So planen Sie eine Veranstaltung: Eine einfache Anleitung in 8 Schritten

Planen Sie Ihre allererste Veranstaltung? Wir halten Ihnen den Rücken frei.

Es ist Panikzeit. Ihr Chef hat Sie angezapft, um eine Veranstaltung zu planen. Ihr Unternehmen hat kein Event-Team, also liegt alles bei Ihnen.

Mach dir keine Sorgen. Sie können dies absolut tun. Und wir sind hier, um zu helfen. Dieser achtstufige Leitfaden zur Planung einer Veranstaltung enthält alles, was Sie für den Einstieg benötigen.

Folgen Sie ihm – und investieren Sie viel in Event-Management-Software – und Sie sollten mit einem Event herauskommen, bei dem Ihre Teilnehmer bereits auf Ihr nächstes Event warten.

Hier sind die 8 Schritte, die Sie befolgen müssen, um eine Veranstaltung zu planen

1. Finden Sie Ihre Ziele und Ihren Zeitplan für die Veranstaltung heraus

Die Planung einer Veranstaltung ist ein gewaltiges Unterfangen. Bevor Sie sich zu weit damit befassen, überlegen Sie, warum Sie es hosten möchten. Möchten Sie Ihren Kundenstamm erweitern? Umsatz steigern? Kunden aufklären? Neue Mitarbeiter rekrutieren?

Vielleicht stellen Sie sogar fest, dass ein Event nicht die beste Wahl für Ihr Ziel ist. Immerhin nutzen nur 49 % der Unternehmen Eventmarketing als Kanal in ihrer Multichannel-Marketingkampagne.*

Wenn Sie jedoch bereit sind, mit einer Veranstaltung fortzufahren, erweitern Sie Ihr Ziel, um Ihre Zielteilnehmer zu spezifizieren. Beispielsweise würde ein Ereignis mit einem Engagement-Ziel auf Leads am oberen Ende des Trichters abzielen.

Diese Feststellungen werden viele Ihrer späteren Entscheidungen diktieren.

Jetzt ist auch ein guter Zeitpunkt, um den Zeitplan für Ihre Veranstaltung festzulegen. Dies wird Ihnen helfen herauszufinden, wie viel Zeit Sie für jeden der folgenden Schritte haben.

Sie möchten aus mehreren Gründen kein Datum auswählen, an dem viele andere Konferenzen in Ihrer Zielbranche stattfinden:

• Erhöhte Mietpreise
• Weniger Wahlbeteiligung
• Schwieriger, sich abzuheben

Recherchieren Sie, um herauszufinden, wann die meisten Veranstaltungen in Ihrer Branche stattfinden, und wählen Sie ein Datum außerhalb dieses Bereichs.

Sie sollten auch darauf achten, dass Sie das Datum weit genug vor sich legen, um alles zu erledigen, ohne auszubrennen.

2. Legen Sie Ihr Budget fest

Es ist der am wenigsten glamouröse Teil des ganzen Krams, aber Sie müssen herausfinden, wie Sie für all die lustigen Dinge (Essen, Lautsprecher, Beute, Konfetti-Kanonen) bezahlen. Events können schließlich ziemlich teuer werden.

Bizzabo berichtet, dass bei Unternehmen, die Veranstaltungen veranstalteten, 21 % ihrer Marketingbudgets für diese Veranstaltungen aufgewendet wurden. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Ressourcen richtig zuweisen.

Hier sind ein paar Dinge, die Sie bei der Planung Ihres Veranstaltungsbudgets beachten sollten:

• Logistik der Veranstaltung (Größe, Länge, Veranstaltungsort, Personal, Versand)
• Softwarebedarf (von Nischentools für Digital Signage bis hin zur notwendigen Event-Management-Software)
• Erfahrungsnotwendigkeiten (Catering, A/V-Ausrüstung, Dekoration)
• Ausstattung (z. B. Wellnessangebote, Hundeadoptionen, Swagbags etc.)
• Mehraufwand (einen Spielraum will man immer haben)

Sobald Sie genau herausgefunden haben, wie viel alles kosten wird, können Sie einen Business Case dafür erstellen, wohin all dieses Geld fließt.

3. Finden Sie Ihren Veranstaltungsort

Wenn Sie eine größere Veranstaltung veranstalten, müssen Sie die Stadt auswählen, in der Sie veranstalten möchten. Wenn Sie eine kleinere, lokale Veranstaltung veranstalten, ist dies weniger von Bedeutung. Planen Sie trotzdem eine Veranstaltung, die für die Mehrheit Ihrer Kunden, Leads und Zielgruppen leicht zugänglich ist.

Sobald der allgemeine Standort festgelegt ist, ist es an der Zeit, den spezifischen Veranstaltungsort auszuwählen.

Erstellen Sie eine Auswahlliste mit Orten, die Sie erkunden möchten, basierend auf beliebten Veranstaltungsorten in der Umgebung, Empfehlungen von anderen Unternehmen und lokalen Fachpublikationen. Überprüfen Sie den Veranstaltungsort und/oder seine Holdinggesellschaft so weit wie möglich selbst und planen Sie dann Besichtigungen der Veranstaltungsorte, die auf Ihrer Liste stehen.

Hier sind ein paar Fragen, die Sie sich und den Anbietern, die Sie während dieser Touren treffen, stellen sollten:

• Wie viele Zimmer (groß und klein) benötigen Sie?
• Wie nah ist es am Flughafen?
• Wie nah ist es an mehreren Hotels?
• Hat der Veranstaltungsort bereits einen Vertrag mit einem Cateringunternehmen?
• Welche A/V-Geräte sind in der Miete enthalten?
• Was ist ihre Sicherheitspolitik?
• Welche Annehmlichkeiten bieten sie?

4. Wählen Sie Ihre Technik aus

Es gibt eine Menge Software da draußen. Einiges davon wird für Ihre Veranstaltung hilfreich sein, und einiges davon könnte bei zukünftigen Veranstaltungen hilfreich sein.

Lesen Sie auf der grundlegendsten Ebene den Käuferleitfaden für Event-Management-Software von Capterra und finden Sie heraus, welches Tool das richtige für Sie ist.

Event-Management-Software kann Ihnen bei der Registrierung, Promotion, Organisation und – am wichtigsten in dieser Phase – der Planung helfen.

Sie sollten auch die folgenden Tools in Betracht ziehen:

1. Für Tickets, Werbung und Zahlungen: Veranstaltungsbuchungssoftware
2. Für die Beschilderung auf dem eigentlichen Event: Digital Signage Software
3. Für das Livestreaming der Konferenz: Webkonferenz-Software
4. Für Marketing und Werbung: E-Mail-Marketing und Social-Media-Management-Software
5. Für das Teilnehmererlebnis: Mobile Event-Apps
6. Für die Veranstaltung selbst: Konferenzsoftware

Wenn Sie in mehrere Tools investieren, stellen Sie sicher, dass sie alle miteinander integriert sind, bevor Sie Ihr Geld ausgeben. Dies stellt eine nahtlose Benutzererfahrung sicher und nichts geht verloren.

Sie sollten auch sicherstellen, dass Ihre Teilnehmer bei der Registrierung ein ähnlich reibungsloses Erlebnis haben. Machen Sie es Ihrem Publikum so einfach wie möglich, den Weg zum Klicken auf diese Kaufschaltfläche zu finden.

Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, sicherzustellen, dass Ihre verschiedenen Marketing-Software-Tools (Marketing-Automatisierung, E-Mail-Marketing und Social-Media-Marketing, um nur einige zu nennen) in Ihre Registrierungssoftware integriert werden können.

5. Finden Sie Ihre Partner und Lieferanten

Je nachdem, welchen Veranstaltungsort Sie wählen, bieten sie möglicherweise Specials an oder haben ihre eigenen hauseigenen Caterer und A/V-Angebote. Wenn Sie keine externen Anbieter einbeziehen können, sollten Sie prüfen, ob sie bestimmte Angebote anbieten, die Sie nutzen können (z. B. Angebote für gemeinnützige Organisationen oder Rabatte, wenn Sie eine bestimmte Teilnehmerschwelle erreichen).

Wenn Sie Drittanbieter/externe Anbieter einbeziehen dürfen, schauen Sie sich um, um sicherzustellen, dass Sie das beste Angebot erhalten.

Über Essen, Sehenswürdigkeiten und Geräusche hinaus sollten Sie sich mit Folgendem befassen:

• Transport (zum und vom Veranstaltungsort für Hotelgäste)
• Wellnessangebote (u.a. Fitnesskurse, Hundeadoption, Bastelkurse etc.)
• Zeitarbeitsagentur (um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung vollständig besetzt ist)
• Sicherheit (um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung absolut sicher ist)
• Unterhaltung (weil es bei Veranstaltungen nicht nur ums Geschäft gehen sollte)

Sie sollten auch nach potenziellen Partnern Ausschau halten, die bei der Finanzierung und Organisation dieser Veranstaltung helfen könnten. Durch die Kombination von Ressourcen senken Sie die Kosten für sich selbst in Bezug auf Geld und Ressourcen und erhöhen gleichzeitig möglicherweise die Besucherzahlen, indem Sie unerschlossene Märkte erreichen, zu denen Ihr Partner Zugang hat.

Aus den gleichen Gründen, über die wir bei der Auswahl des Veranstaltungsortes gesprochen haben, ist es jedoch wichtig, Ihre Partner und Anbieter gründlich zu überprüfen.

6. Finden Sie Ihre Hauptattraktion heraus

Was wird die Leute dazu bringen, an Ihrer Veranstaltung teilzunehmen?
Vielleicht liegt es am Thema, vielleicht an den Lautsprechern. Es hängt von der Veranstaltung ab, und mehr noch, es hängt von Ihren Teilnehmern ab.
Denken Sie an Ihr Publikum. Was wird sie begeistern? Was wird sie motivieren?
Wenn Sie zum Beispiel ein Preisverleihungsbankett für Ihr Unternehmen veranstalten, mag das Essen ein Teil des Abends sein, aber die Preise sind das, worauf sich alle konzentrieren werden. Wenn Sie eine Firmenveranstaltung organisieren, denken Sie an den Markt, den Sie erschließen, und an die Schmerzpunkte. Was müssen sie wissen? Finden Sie Redner, die dazu sprechen können.

Versuchen Sie, sich auf Attraktionen mit großer Anziehungskraft zu konzentrieren. Wenn Ihre Attraktion eine Person/eine Gruppe von Personen ist, finden Sie jemanden mit einer großen und leidenschaftlichen Anhängerschaft, der jetzt mit größerer Wahrscheinlichkeit an Ihrer Veranstaltung teilnehmen wird.

7. Bauen Sie Ihre Marketingkampagne auf

Sie wollen Leute auf diese Sitze bekommen? Dies ist der Schritt, der das tut.

Sie müssen eine einzigartige Vision für Ihr Veranstaltungsthema entwickeln und Ihre Marketingkampagne darauf aufbauen. Ihr Thema sollte an die Ziele gebunden sein, die Sie zu Beginn festgelegt haben, und an das Publikum, das Sie suchen.

Von dort aus müssen Sie so viele Kanäle nutzen, wie Ihrem Marketingteam zur Verfügung stehen. Über E-Mail-Marketing, Content-Marketing, Anzeigenkäufe und Social-Media-Marketing hinaus sollten Sie sich frühzeitig an diejenigen wenden, die sich gemeldet haben, um zu sehen, ob sie die Veranstaltung in den sozialen Medien bewerben werden.

Stellen Sie sicher, dass Ihr gesamtes Marketing (sowohl grafisch als auch in Bezug auf die Texte) um dieses Kernthema herum gestaltet ist. Bieten Sie Teilnehmern, die mehr Zuschauer anziehen, Empfehlungsraten an (wenn jemand beispielsweise eine andere Person zur Teilnahme überredet, bieten Sie ein kostenloses Upgrade für ihr Ticket an). Eines der meistbewerteten Kampagnenmanagement-Softwaretools ist monday.com. Wenn Sie an Produkten mit ähnlichen Funktionen interessiert sind, sind diese monday.com-Alternativen ein guter Ausgangspunkt.

8. Entwickeln Sie einen Plan, um auf Ihren neuen Beziehungen zu den Teilnehmern aufzubauen

Das Event ist noch nicht einmal passiert, aber Sie sollten bereits im Rahmen der Planung darüber nachdenken.

Sie müssen einen Plan haben, um die Beziehungen auszubauen, die das Ereignis generiert.

Legen Sie bei der Veranstaltung den Grundstein für eine zukünftige Beziehung, indem Sie viele kostenlose Werbeartikel mit den Informationen Ihres Unternehmens darauf anbieten (z. B. Stifte, Magnete, Ordner, Tragetaschen usw.).

So haben die Menschen auch nach der Veranstaltung immer Ihr Unternehmen im Kopf, wenn sie den Kühlschrank öffnen oder ihre Einkäufe einpacken.

Versenden Sie nach der Veranstaltung Umfragen an die Teilnehmer, damit Sie sowohl den Erfolg messen als auch spezifische Erkenntnisse gewinnen können (z. B. welche Bevölkerungsgruppe die beste/schlechteste Erfahrung oder die größte/kleinste Präsenz bei der Veranstaltung hatte).

Es ist an der Zeit, mit der Planung Ihrer Veranstaltung zu beginnen

Jetzt, da es an der Zeit ist, loszulegen, sehen Sie sich dieses Video an, um 4 Möglichkeiten zu erfahren, wie Sie erfolgreich mit der Planung Ihrer Veranstaltung beginnen können.

Denken Sie an eine Veranstaltung, an der Sie kürzlich teilgenommen haben. Was denkst du, waren ihre Ziele? Entsprach das Ergebnis diesen Zielen?

Fangen Sie jetzt an, über Ihre eigenen Ziele nachzudenken. Was ist der beste Weg für Sie, sie zu erreichen? Willkommen bei Schritt eins. Du kannst das.

Kommentieren Sie unten eine besonders erfolgreiche Veranstaltung und was sie Ihrer Meinung nach unvergesslich gemacht hat. Bonuspunkte, wenn Sie angeben, wie Sie es optimieren können, damit es für Ihre eigene Veranstaltung funktioniert!

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*Die Multichannel-Marketing-Umfrage von Gartner untersuchte, wie Unternehmen erkenntnisbasierte Ansätze nutzen, um relevante, personalisierte Gespräche zu führen, und wie sie Technologie, Techniken und Timing nutzen, um Kundendaten im Kontext umfassenderer Geschäftsziele umsetzbar, zuordenbar und datenschutzkonform zu machen . Die Umfrage wurde online von einem externen Partner zwischen November 2018 und Januar 2019 unter 381 Befragten durchgeführt, darunter USA (n = 218, 58 %), Kanada (n = 66, 17 %) und Großbritannien (n = 97, 26 %); Die Befragten mussten an Entscheidungen in Bezug auf die Multichannel-Managementstrategie und -ausführung ihres Unternehmens beteiligt sein. Die Befragten mussten außerdem die Verantwortung über mindestens 3 digitale Kanäle lenken. 79 % der Befragten kamen aus Unternehmen mit einem Jahresumsatz von 1 Milliarde US-Dollar oder mehr. Die Befragten kamen aus einer Vielzahl von Branchen: Finanzdienstleistungen (82 Befragte), Hightech (88 Befragte), Fertigung (44 Befragte), Konsumgüter (32 Befragte), Medien (13 Befragte), Einzelhandel (61 Befragte), Gesundheitsdienstleister (31 Befragte) und Reisen und Gastgewerbe (30 Befragte). Die Umfrage wurde gemeinsam von einem Team von Gartner-Analysten entwickelt, die sich mit Marketing befassen, und wurde vom Research Data Analytics-Team von Gartner überprüft, getestet und verwaltet. Haftungsausschluss: Die Ergebnisse dieser Studie stellen keine globalen Ergebnisse oder den Markt als Ganzes dar, sondern sind ein einfacher Durchschnitt der Ergebnisse für die Zielländer, Branchen und Unternehmensgrößensegmente, die in dieser Umfrage abgedeckt werden.