Como planejar um evento: um guia simples de 8 etapas

Planejando seu primeiro evento? Nós temos suas costas.

É hora do pânico. Seu chefe o chamou para planejar um evento. Sua empresa não tem uma equipe de eventos, então tudo depende de você.

Não se preocupe. Você pode fazer isso totalmente. E estamos aqui para ajudar. Este guia de oito etapas sobre como planejar um evento tem tudo o que você precisa para começar.

Siga-o - e invista muito em software de gerenciamento de eventos - e você deve sair disso com um evento que deixe seus participantes já respondendo ao seu próximo.

Aqui estão os 8 passos a seguir para planejar um evento

1. Descubra seus objetivos e cronograma para o evento

Planejar um evento é uma tarefa gigantesca. Antes de ir muito longe nisso, pense por que você deseja hospedá-lo. Você está procurando aumentar sua base de clientes? Gerar receita de vendas? Educar os clientes? Recrutar novos funcionários?

Você pode até perceber que um evento não é a escolha mais forte para o seu objetivo. Afinal, apenas 49% das empresas empregam o marketing de eventos como um canal em sua campanha de marketing multicanal.*

No entanto, se você estiver pronto para avançar com um evento, expanda sua meta para especificar seus participantes-alvo. Por exemplo, um evento com uma meta de engajamento segmentaria leads no topo do funil.

Essas determinações ditarão muitas de suas decisões mais tarde.

Agora também é um bom momento para definir a linha do tempo para o seu evento. Isso ajudará você a descobrir quanto tempo você tem para cada uma das etapas a seguir.

Você não quer escolher uma data em que haja muitas outras conferências em seu setor-alvo por alguns motivos:

• Aumento dos preços de aluguel
• Participação diminuída
• Mais difícil de se destacar

Faça algumas pesquisas para descobrir quando a maioria dos eventos em seu setor está acontecendo e escolha uma data fora desse reino.

Você também deve certificar-se de definir a data o suficiente para fazer tudo sem queimar.

2. Estabeleça seu orçamento

É a parte menos glamourosa de toda a conversa, mas você precisa descobrir como está pagando por todas as coisas divertidas (comida, alto-falantes, brindes, canhões de confete). Afinal, os eventos podem ficar bem caros.

Bizzabo relata que, para as empresas que realizaram eventos, 21% de seus orçamentos de marketing foram dedicados a esses eventos. É importante alocar adequadamente seus recursos.

Aqui estão algumas coisas que você deve considerar ao planejar o orçamento do seu evento:

• Logística do evento (tamanho, duração, local, equipe, envio)
• Necessidades de software (desde ferramentas de nicho para sinalização digital até o software de gerenciamento de eventos necessário)
• Necessidades de experiência (catering, equipamento audiovisual, decorações)
• Amenidades (por exemplo, ofertas de bem-estar, adoções de cães, bolsas de brindes, etc.)
• Despesas adicionais (você sempre quer algum espaço de manobra)

Depois de descobrir exatamente quanto tudo vai custar, você está pronto para fazer um caso de negócios para onde todo esse dinheiro está indo.

3. Encontre o seu local

Se você estiver organizando um evento maior, terá que selecionar a cidade em que planeja sediar. Se estiver realizando um evento local menor, isso não é uma preocupação. Independentemente disso, planeje um evento que seja facilmente acessível para a maioria de seus consumidores, leads e público-alvo.

Uma vez que a localização geral é definida, é hora de escolher o local específico.

Crie uma lista restrita de locais que você deseja explorar com base em locais de eventos populares na área, referências de outras empresas e publicações comerciais locais. Verifique o local e/ou sua holding o máximo que puder por conta própria e, em seguida, agende passeios pelos locais que sobrevivem em sua lista.

Aqui estão algumas perguntas a serem feitas a si mesmo e aos fornecedores que você encontra durante esses passeios:

• De quantos quartos (grandes e pequenos) você vai precisar?
• A que distância fica o aeroporto?
• Quão perto está de vários hotéis?
• O local já tem um acordo com uma empresa de catering?
• Que equipamento audiovisual está incluído no aluguer?
• Qual é a política de segurança deles?
• Que facilidades eles oferecem?

4. Selecione sua tecnologia

Há muito software por aí. Algumas delas serão úteis para o seu evento e outras poderão ajudar em eventos futuros.

No nível mais básico, leia o guia de compradores do software de gerenciamento de eventos do Capterra e descubra qual ferramenta é a certa para você.

O software de gerenciamento de eventos pode ajudá-lo com registro, promoção, organização e – o mais importante nesta fase – planejamento.

Você também deve considerar as seguintes ferramentas:

1. Para ingressos, promoção e pagamentos: Software de reserva de eventos
2. Para sinalização no evento real: Software de sinalização digital
3. Para transmissão ao vivo da conferência: Software de conferência na Web
4. Para marketing e promoção: E-mail marketing e software de gerenciamento de mídia social
5. Para experiência do participante: aplicativos de eventos móveis
6. Para o evento em si: Software de conferência

Se você estiver investindo em várias ferramentas, certifique-se de que todas elas se integrem umas às outras antes de gastar seu dinheiro. Isso garantirá uma experiência de usuário perfeita e que nada caia nas rachaduras.

Você também vai querer garantir que seus participantes tenham uma experiência igualmente tranquila ao se registrarem. Torne o mais fácil possível para o seu público encontrar o caminho para clicar no botão de compra.

Uma maneira de fazer isso é garantir que suas várias ferramentas de software de marketing (automação de marketing, email marketing e marketing de mídia social, para citar algumas) possam se integrar ao seu software de registro.

5. Encontre seus parceiros e fornecedores

Dependendo do local que você escolher, eles podem oferecer promoções ou ter seus próprios fornecedores internos e ofertas de áudio e vídeo. Se você não puder trazer fornecedores externos, verifique se eles oferecem ofertas específicas das quais você pode aproveitar (por exemplo, eles podem oferecer ofertas para organizações sem fins lucrativos ou descontos se você atingir um determinado limite de participantes).

Se você tiver permissão para trazer fornecedores terceirizados/externos, pesquise para ter certeza de que está fazendo o melhor negócio.

Além de comida, imagens e sons, você deve observar o seguinte:

• Transporte (de e para o local para quem se hospeda em hotéis)
• Ofertas de bem-estar (incluindo aulas de ginástica, adoção de cães, aulas de artesanato etc.)
• Agência de trabalho temporário (para garantir que seu evento tenha uma equipe completa)
• Segurança (para garantir que seu evento seja totalmente seguro)
• Entretenimento (porque os eventos não devem ser apenas sobre negócios)

Você também quer estar atento a possíveis parceiros que possam ajudar a financiar e organizar este evento. Ao combinar recursos, você corta custos para si mesmo em termos de dinheiro e recursos, ao mesmo tempo em que aumenta potencialmente a participação ao atingir mercados inexplorados aos quais seu parceiro tem acesso.

Pelas mesmas razões que falamos sobre a seleção do local, porém, é importante examinar adequadamente seus parceiros e fornecedores.

6. Descubra sua principal atração

O que é que vai levar as pessoas a participar do seu evento?
Talvez seja o assunto, talvez sejam os alto-falantes. Depende do evento, e mais do que isso, depende de seus participantes.
Pense no seu público. O que vai deixá-los animados? O que vai motivá-los?
Se, por exemplo, você estiver dando um banquete de premiação para sua empresa, a comida pode ser uma parte da noite, mas os prêmios são o que todos estarão focados. Se você estiver organizando um evento corporativo, pense no mercado em que está entrando e em seus pontos problemáticos. O que eles precisam saber? Encontre oradores que possam falar sobre isso.

Tente se concentrar em atrações com um apelo amplo. Se a sua atração for uma pessoa/grupo de pessoas, encontre alguém com um grande número de seguidores apaixonados que agora estarão mais propensos a participar do seu evento.

7. Construa sua campanha de marketing

Você quer colocar as pessoas nesses lugares? Este é o passo que faz isso.

Você precisa desenvolver uma visão singular para o tema do seu evento e construir sua campanha de marketing em torno disso. Seu tema deve estar vinculado aos objetivos que você definiu no início e ao público que você procura.

A partir daí, você precisará engajar tantos canais quanto sua equipe de marketing tiver à disposição. Além do marketing por e-mail, marketing de conteúdo, compra de anúncios e marketing de mídia social, você deve entrar em contato com aqueles que responderam antecipadamente para ver se eles promoverão o evento nas mídias sociais.

Certifique-se de que todo o seu marketing seja projetado (tanto graficamente quanto em termos de cópia) em torno desse tema central. Ofereça taxas de indicação para participantes que atraem mais membros do público (por exemplo, se alguém convencer outra pessoa a participar, forneça um upgrade gratuito para o ingresso). Uma das ferramentas de software de gerenciamento de campanhas mais revisadas é a monday.com. Se você estiver interessado em produtos com recursos semelhantes, essas alternativas da monday.com são um ótimo lugar para começar.

8. Desenvolva um plano para desenvolver seus novos relacionamentos com os participantes

O evento ainda nem aconteceu, mas você já deve pensar além dele como parte do processo de planejamento.

Você precisa ter um plano para aumentar os relacionamentos que o evento gera.

No evento, prepare as bases para um relacionamento futuro, oferecendo muitos brindes gratuitos com as informações da sua empresa (por exemplo, canetas, ímãs, fichários, sacolas, etc.).

Assim, após o evento, as pessoas ainda terão a sua empresa em primeiro plano todas as vezes que forem abrir a geladeira ou embalar suas compras.

Após o evento, envie pesquisas aos participantes para que você possa avaliar o sucesso e obter informações específicas (por exemplo, qual grupo demográfico teve a melhor/pior experiência ou a maior/menor presença no evento).

É hora de começar a planejar seu evento

Agora que é hora de começar, confira este vídeo para aprender 4 maneiras de começar a planejar seu evento com sucesso.

Pense em um evento que você participou recentemente. Quais você acha que eram os objetivos deles? O resultado correspondeu a esses objetivos?

Agora comece a pensar em seus próprios objetivos. Qual é a melhor maneira de alcançá-los? Bem-vindo ao primeiro passo. Você consegue fazer isso.

Comente abaixo sobre um evento particularmente bem-sucedido e o que você acha que o tornou memorável. Pontos de bônus se você incluir como você pode ajustá-lo para fazê-lo funcionar para seu próprio evento!

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*A Pesquisa de Marketing Multicanal da Gartner explorou como as empresas usam abordagens orientadas por insights para fornecer conversas relevantes e personalizadas, bem como como elas aproveitam a tecnologia, as técnicas e o tempo para tornar os dados do cliente acionáveis, atribuíveis e compatíveis com a privacidade no contexto de objetivos de negócios mais amplos . A pesquisa foi realizada online por um parceiro externo, entre novembro de 2018 e janeiro de 2019, entre 381 entrevistados, incluindo EUA (n=218, 58%), Canadá (n=66, 17%) e Reino Unido (n=97, 26). %); Os entrevistados foram obrigados a ter envolvimento nas decisões relativas à estratégia e execução de gerenciamento multicanal de sua empresa. Os entrevistados também foram obrigados a direcionar a responsabilidade sobre pelo menos 3 canais digitais. Setenta e nove por cento dos entrevistados vieram de organizações com US$ 1 bilhão ou mais em receita anual. Os entrevistados vieram de uma variedade de setores: serviços financeiros (82 entrevistados), alta tecnologia (88 entrevistados), manufatura (44 entrevistados), produtos de consumo (32 entrevistados), mídia (13 entrevistados), varejo (61 entrevistados), prestadores de serviços de saúde (31 respondentes) e viagens e hospitalidade (30 respondentes). A pesquisa foi desenvolvida de forma colaborativa por uma equipe de analistas do Gartner que seguem o Marketing e foi revisada, testada e administrada pela equipe de análise de dados de pesquisa do Gartner. Isenção de responsabilidade: Os resultados deste estudo não representam descobertas globais ou o mercado como um todo, mas são uma média simples dos resultados para os países, indústrias e segmentos de tamanho de empresa visados ​​abrangidos nesta pesquisa.