如何計劃活動：簡單的 8 步指南

計劃您的第一個活動？ 我們支持你。

現在是恐慌時間。 你的老闆讓你策劃一個活動。 您的公司沒有活動團隊，所以一切都在您身上。

不用擔心。 你完全可以做到這一點。 我們是來幫忙的。 這個關於如何計劃活動的八步指南包含您開始所需的一切。

跟隨它——並在活動管理軟件上投入巨資——你應該通過一個讓你的與會者已經為你的下一個活動回复的活動來擺脫這種局面。

以下是計劃活動的 8 個步驟

1. 確定活動的目標和時間表

策劃一場活動是一項艱鉅的任務。 在您深入了解它之前，請考慮一下您為什麼要託管它。 您是否希望擴大您的客戶群？ 推動銷售收入？ 教育客戶？ 招聘新員工？

您甚至可能意識到，某個事件並不是您實現目標的最有力選擇。 畢竟，只有 49% 的企業將事件營銷作為其多渠道營銷活動的一個渠道。*

但是，如果您準備好開展活動，請擴展您的目標以指定目標參與者。 例如，具有參與目標的事件將針對漏斗頂部的潛在客戶。

這些決定將決定你以後的許多決定。

現在也是為您的活動設置時間表的好時機。 這將幫助您確定以下每個步驟的時間。

您不想選擇在您的目標行業有很多其他會議的日期，原因如下：

• 租金價格上漲
• 投票率下降
• 更難脫穎而出

進行一些挖掘以找出您所在行業的大多數事件何時發生，並選擇該領域之外的日期。

您還應該確保將日期設置得足夠遠，以便完成所有事情而不會精疲力盡。

2. 確定你的預算

這是整個 shebang 中最不光彩的部分，但你必須弄清楚你是如何為所有有趣的東西（食物、揚聲器、贓物、五彩紙屑大砲）買單的。 畢竟，事件可能會變得非常昂貴。

Bizzabo 報告稱，對於舉辦活動的公司來說，他們 21% 的營銷預算用於這些活動。 正確分配資源很重要。

在規劃活動預算時，您應該考慮以下幾點：

• 活動後勤（規模、長度、場地、工作人員、運輸）
• 軟件需求（從數字標牌的利基工具到必要的活動管理軟件）
• 體驗必需品（餐飲、影音設備、裝飾品）
• 便利設施（例如，健康產品、狗收養、贓物袋等）
• 額外支出（您總是需要一些迴旋餘地）

一旦你弄清楚了所有東西的確切成本，你就可以為所有這些錢的去向制定一個商業案例。

3. 找到你的場地

如果您要舉辦大型活動，則必須選擇您計劃舉辦的城市。如果您要舉辦較小的本地活動，那就不用擔心了。 無論如何，計劃一個讓您的大多數消費者、潛在客戶和目標受眾都可以輕鬆訪問的活動。

一旦確定了大致位置，就該選擇特定的場地了。

根據該地區的熱門活動場所、其他企業的推薦和當地貿易出版物，建立一個您想要探索的地點的候選名單。 盡可能多地自行審查場地和/或其控股公司，然後安排參觀您名單上的場地。

這裡有幾個問題要問自己和在這些旅行中遇到的供應商：

• 您需要多少個房間（大的和小的）？
• 離機場有多近？
• 離多家酒店有多近？
• 場地是否已經與餐飲公司達成交易？
• 租賃中包含哪些 A/V 設備？
• 他們的安全政策是什麼？
• 他們提供什麼便利設施？

4. 選擇你的技術

那裡有很多軟件。 其中一些對您的活動有所幫助，其中一些可能對未來的活動有所幫助。

在最基本的層面上，閱讀 Capterra 的活動管理軟件買家指南並找出適合您的工具。

活動管理軟件可以幫助您進行註冊、促銷、組織以及——在這個階段最重要的——計劃。

您還應該考慮以下工具：

1. 門票、促銷和付款：活動預訂軟件
2. 現場標牌：數字標牌軟件
3. 直播會議：網絡會議軟件
4. 營銷和推廣：電子郵件營銷和社交媒體管理軟件
5. 與會者體驗：移動活動應用程序
6. 對於活動本身：會議軟件

如果您要投資多種工具，請在花錢之前確保它們都相互集成。 這將確保無縫的用戶體驗，並且不會漏掉任何東西。

您還需要確保您的與會者在註冊時也有同樣流暢的體驗。 讓您的觀眾盡可能輕鬆地找到點擊購買按鈕的方式。

一種方法是確保您的各種營銷軟件工具（營銷自動化、電子郵件營銷和社交媒體營銷等）可以與您的註冊軟件集成。

5. 尋找您的合作夥伴和供應商

根據您選擇的場地，他們可能會提供特價或擁有自己的內部餐飲服務商和 A/V 產品。 如果您不能引入外部供應商，您應該檢查他們是否提供您可以利用的任何特定交易（例如，如果您達到特定的參與者門檻，他們可能會為非營利組織提供交易或折扣）。

如果您被允許引入第三方/外部供應商，請貨比三家以確保您獲得最優惠的價格。

除了食物、景點和聲音，您還應該研究以下內容：

• 交通（入住酒店的客人往返會場）
• 健康產品（包括健身課程、狗收養、手工藝課程等）
• 臨時代理（以確保您的活動配備齊全）
• 安全性（確保您的活動完全安全）
• 娛樂（因為活動不應該只是關於商業）

您還希望尋找任何可以幫助資助和組織此活動的潛在合作夥伴。 通過整合資源，您可以在金錢和資源方面為自己降低成本，同時還可能通過打入您的合作夥伴可以進入的未開發市場來提高出勤率。

但是，出於與我們討論場地選擇相同的原因，正確審查您的合作夥伴和供應商非常重要。

6.找出你的主要吸引力

是什麼讓人們參加你的活動？
也許是主題，也許是演講者。 這取決於活動，不僅如此，還取決於您的與會者。
想想你的聽眾。 什麼會讓他們興奮？ 什麼會激勵他們？
例如，如果您要為公司舉辦頒獎晚宴，食物可能是當晚的一部分，但頒獎是每個人都會關注的。 如果您正在組織公司活動，請考慮您正在進入的市場及其痛點。 他們需要知道什麼？ 尋找可以與之交談的演講者。

嘗試專注於具有廣泛吸引力的景點。 如果您的吸引力是一個人/一群人，請找一個擁有大量熱情追隨者的人，他們現在更有可能參加您的活動。

7. 建立你的營銷活動

你想讓人們坐在那些座位上嗎？ 這是執行此操作的步驟。

您需要為您的活動主題制定一個獨特的願景，並圍繞它開展營銷活動。 您的主題應該與您在開始時設定的目標以及您所追求的受眾相關聯。

從那裡開始，您需要參與營銷團隊擁有的盡可能多的渠道。 除了電子郵件營銷、內容營銷、廣告購買和社交媒體營銷之外，您還應該聯繫那些提前回复的人，看看他們是否會在社交媒體上宣傳活動。

確保您的所有營銷活動都是圍繞該核心主題設計的（包括圖形和副本）。 向吸引更多觀眾的與會者提供推薦率（例如，如果有人說服另一個人參加，則免費升級他們的門票）。 monday.com 是最受評論的活動管理軟件工具之一。 如果您對具有類似功能的產品感興趣，這些 monday.com 替代品是一個很好的起點。

8. 制定計劃以建立與與會者的新關係

該事件甚至還沒有發生，但您應該已經將其作為規劃過程的一部分進行思考。

您需要製定計劃來發展事件產生的關係。

在活動中，通過提供大量附有貴公司信息的免費贈品（例如，鋼筆、磁鐵、活頁夾、手提袋等），為未來的合作關係奠定基礎。

這樣，在活動結束後，人們每次去打開冰箱或收拾雜貨時，仍然會把你的公司放在他們的腦海中。

活動結束後，向與會者發送調查，以便您既能衡量成功，又能獲得具體的見解（例如，哪些人群在活動中擁有最好/最差的體驗或最大/最小的存在）。

是時候開始計劃您的活動了

現在是開始的時候了，請觀看此視頻，了解 4 種可以成功開始計劃活動的方法。

想想你最近參加的一個活動。 你認為他們的目標是什麼？ 結果是否符合這些目標？

現在開始考慮自己的目標。 你實現它們的最佳方式是什麼？ 歡迎來到第一步。 你可以這樣做。

在下方評論一個特別成功的活動以及您認為它令人難忘的原因。 如果您包括如何調整它以使其適用於您自己的活動，則可以獲得獎勵積分！

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*Gartner 的多渠道營銷調查探討了公司如何使用洞察驅動的方法來提供相關的個性化對話，以及他們如何利用技術、技術和時間來使客戶數據在更廣泛的業務目標的背景下具有可操作性、可歸因性和隱私合規性. 該調查由外部合作夥伴在線進行，於 2018 年 11 月至 2019 年 1 月期間在 381 名受訪者中進行，其中包括美國（n=218, 58%）、加拿大（n=66, 17%）和英國（n=97, 26 %); 要求受訪者參與有關其公司多渠道管理戰略和執行的決策。 還要求受訪者對至少 3 個數字渠道直接負責。 79% 的受訪者來自年收入在 10 億美元或以上的組織。 受訪者來自多個行業：金融服務（82 名受訪者）、高科技（88 名受訪者）、製造業（44 名受訪者）、消費品（32 名受訪者）、媒體（13 名受訪者）、零售（61 名受訪者）、醫療保健提供商（31 名受訪者）和旅遊和款待（30 名受訪者）。 該調查由關注市場營銷的 Gartner 分析師團隊合作開發，並由 Gartner 的研究數據分析團隊進行審查、測試和管理。 免責聲明：本研究結果不代表全球調查結果或整個市場，而是本調查涵蓋的目標國家、行業和公司規模細分市場的簡單平均結果。