Come pianificare un evento: una semplice guida in 8 passaggi

Stai pianificando il tuo primo evento? Ti copriamo le spalle.

È tempo di panico. Il tuo capo ti ha contattato per pianificare un evento. La tua azienda non ha un team di eventi, quindi dipende tutto da te.

Non preoccuparti. Puoi farlo totalmente. E noi siamo qui per aiutarti. Questa guida in otto passaggi su come pianificare un evento ha tutto ciò di cui hai bisogno per iniziare.

Seguilo e investi molto nel software di gestione degli eventi e dovresti uscirne con un evento che lasci i tuoi partecipanti già RSVPing per il tuo prossimo.

Ecco gli 8 passi da seguire per pianificare un evento

1. Scopri i tuoi obiettivi e la tempistica per l'evento

Organizzare un evento è un'impresa enorme. Prima di approfondire, pensa al motivo per cui vuoi ospitarlo. Stai cercando di far crescere la tua base di clienti? Incrementare i ricavi delle vendite? Educare i clienti? Assumere nuovi dipendenti?

Potresti anche renderti conto che un evento non è la scelta migliore per il tuo obiettivo. Dopotutto, solo il 49% delle aziende utilizza il marketing di eventi come canale nella propria campagna di marketing multicanale.*

Se sei pronto per andare avanti con un evento, tuttavia, espandi il tuo obiettivo per specificare i partecipanti di destinazione. Ad esempio, un evento con un obiettivo di coinvolgimento avrebbe come target i lead nella parte superiore della canalizzazione.

Queste determinazioni determineranno molte delle tue decisioni in seguito.

Ora è anche un buon momento per impostare la sequenza temporale per il tuo evento. Questo ti aiuterà a capire quanto tempo hai a disposizione per ciascuno dei seguenti passaggi.

Non vuoi scegliere una data in cui ci sono molte altre conferenze nel tuo settore di destinazione per alcuni motivi:

• Aumento dei prezzi degli affitti
• Diminuzione dell'affluenza alle urne
• Più difficile distinguersi

Scava un po' per scoprire quando si stanno verificando la maggior parte degli eventi nel tuo settore e scegli una data al di fuori di quel regno.

Dovresti anche assicurarti di impostare la data abbastanza lontano da fare tutto senza esaurirsi.

2. Stabilisci il tuo budget

È la parte meno affascinante dell'intero shebang, ma devi capire come stai pagando per tutte le cose divertenti (cibo, altoparlanti, gadget, canoni di coriandoli). Dopotutto, gli eventi possono diventare piuttosto costosi.

Bizzabo riferisce che, per le aziende che hanno ospitato eventi, il 21% dei loro budget di marketing è stato dedicato a quegli eventi. È importante allocare correttamente le tue risorse.

Ecco alcune cose che dovresti considerare quando pianifichi il budget del tuo evento:

• Logistica dell'evento (dimensioni, lunghezza, sede, personale, spedizione)
• Esigenze software (dagli strumenti di nicchia per il digital signage al software di gestione degli eventi necessario)
• Necessità dell'esperienza (ristorazione, apparecchiature A/V, decorazioni)
• Servizi (p. es., offerte benessere, adozioni di cani, borse swag, ecc.)
• Spese aggiuntive (vuoi sempre un po' di spazio di manovra)

Una volta che hai capito esattamente quanto costerà tutto, sei pronto per fare un business case per dove stanno andando tutti quei soldi.

3. Trova la tua sede

Se stai organizzando un evento più grande, dovrai selezionare la città in cui intendi ospitare. Se stai organizzando un evento locale più piccolo, non è un problema. Indipendentemente da ciò, pianifica un evento facilmente accessibile alla maggior parte dei tuoi consumatori, lead e pubblico di destinazione.

Una volta impostata la posizione generale, è il momento di scegliere la sede specifica.

Crea un elenco di luoghi che desideri esplorare in base alle sedi di eventi popolari nella zona, ai referral di altre attività commerciali e alle pubblicazioni commerciali locali. Controlla la sede e/o la loro holding il più possibile da solo, quindi programma i tour delle sedi che sopravvivono nella tua lista.

Ecco alcune domande da porre a te stesso e ai fornitori che incontri durante questi tour:

• Di quante stanze (grandi e piccole) avrai bisogno?
• Quanto è vicino all'aeroporto?
• Quanto è vicino a più hotel?
• Il locale ha già un accordo con una società di catering?
• Quale attrezzatura A/V è inclusa nel noleggio?
• Qual è la loro politica di sicurezza?
• Quali servizi offrono?

4. Seleziona la tua tecnologia

C'è un sacco di software là fuori. Alcuni saranno utili per il tuo evento e altri potrebbero essere utili per eventi futuri.

Al livello più elementare, leggi la guida agli acquirenti del software di gestione degli eventi di Capterra e scopri quale strumento è giusto per te.

Il software di gestione degli eventi può aiutarti con la registrazione, la promozione, l'organizzazione e, soprattutto in questa fase, la pianificazione.

Dovresti anche considerare i seguenti strumenti:

1. Per biglietti, promozioni e pagamenti: software per la prenotazione di eventi
2. Per la segnaletica dell'evento reale: software di digital signage
3. Per lo streaming live della conferenza: software per conferenze Web
4. Per il marketing e la promozione: software di email marketing e gestione dei social media
5. Per l'esperienza dei partecipanti: app per eventi mobili
6. Per l'evento stesso: software per conferenze

Se stai investendo in più strumenti, assicurati che si integrino tutti tra loro prima di spendere i tuoi soldi. Ciò garantirà un'esperienza utente senza interruzioni e che nulla cada attraverso le crepe.

Dovrai anche assicurarti che i tuoi partecipanti abbiano un'esperienza altrettanto fluida al momento della registrazione. Rendi il più semplice possibile per il tuo pubblico trovare la strada per fare clic su quel pulsante di acquisto.

Un modo per farlo è assicurarsi che i vari strumenti del software di marketing (automazione del marketing, e-mail marketing e social media marketing, solo per citarne alcuni) possano integrarsi con il software di registrazione.

5. Trova i tuoi partner e fornitori

A seconda del luogo che scegli, potrebbero offrire offerte speciali o avere i propri ristoratori interni e offerte A/V. Se non puoi coinvolgere fornitori esterni, dovresti verificare se offrono offerte particolari di cui puoi trarre vantaggio (ad esempio, potrebbero offrire offerte per organizzazioni non profit o sconti se raggiungi una determinata soglia di partecipanti).

Se ti è permesso portare fornitori di terze parti/esterni, guardati intorno per assicurarti di ottenere il miglior affare.

Oltre a cibo, immagini e suoni, dovresti esaminare quanto segue:

• Trasporto (da e per la sede per chi soggiorna in hotel)
• Offerte benessere (compresi corsi di fitness, adozione di cani, corsi di artigianato, ecc.)
• Agenzia temporanea (per assicurarti che il tuo evento sia completamente attrezzato)
• Sicurezza (per assicurarti che il tuo evento sia completamente sicuro)
• Intrattenimento (perché gli eventi non dovrebbero riguardare solo gli affari)

Vuoi anche essere alla ricerca di potenziali partner che potrebbero aiutare a finanziare e organizzare questo evento. Combinando le risorse, riduci i costi per te stesso in termini di denaro e risorse, aumentando potenzialmente anche la partecipazione colpendo mercati non sfruttati a cui il tuo partner ha accesso.

Per gli stessi motivi di cui abbiamo parlato con la selezione della sede, tuttavia, è importante controllare adeguatamente i tuoi partner e fornitori.

6. Scopri la tua attrazione principale

Cosa spingerà le persone a partecipare al tuo evento?
Forse è l'argomento, forse sono gli altoparlanti. Dipende dall'evento e, soprattutto, dipende dai partecipanti.
Pensa al tuo pubblico. Cosa li farà eccitare? Cosa li motiverà?
Se, ad esempio, stai organizzando un banchetto di premiazione per la tua azienda, il cibo potrebbe essere una parte della serata, ma i premi sono ciò su cui tutti si concentreranno. Se stai organizzando un evento aziendale, pensa al mercato a cui stai attingendo e ai suoi punti deboli. Cosa devono sapere? Trova relatori che possano parlare con quello.

Cerca di concentrarti su attrazioni con un ampio appeal. Se la tua attrazione è una persona/gruppo di persone, trova qualcuno con un seguito ampio e appassionato che ora avrà maggiori probabilità di partecipare al tuo evento.

7. Crea la tua campagna di marketing

Vuoi portare la gente in quei posti? Questo è il passaggio che lo fa.

Devi sviluppare una visione singolare per il tema del tuo evento e costruire la tua campagna di marketing attorno a questo. Il tuo tema dovrebbe essere legato agli obiettivi che ti sei prefissato all'inizio e al pubblico che stai cercando.

Da lì, dovrai coinvolgere tutti i canali che il tuo team di marketing ha a disposizione. Oltre all'email marketing, al content marketing, agli acquisti di annunci e al social media marketing, dovresti contattare coloro che hanno risposto in anticipo per vedere se promuoveranno l'evento sui social media.

Assicurati che tutto il tuo marketing sia progettato (sia graficamente che in termini di copia) attorno a quel tema centrale. Offri tariffe di riferimento ai partecipanti che portano più membri del pubblico (ad esempio, se qualcuno convince un'altra persona a partecipare, fornisci un upgrade gratuito al suo biglietto). Uno degli strumenti software di gestione delle campagne più recensiti è monday.com. Se sei interessato a prodotti con caratteristiche simili, queste alternative a monday.com sono un ottimo punto di partenza.

8. Sviluppa un piano per costruire sulle tue nuove relazioni con i partecipanti

L'evento non è ancora avvenuto, ma dovresti già pensare oltre come parte del processo di pianificazione.

È necessario disporre di un piano in atto per far crescere le relazioni generate dall'evento.

All'evento, getta le basi per una futura relazione offrendo un sacco di gadget gratuiti con le informazioni della tua azienda su di esso (ad esempio, penne, magneti, raccoglitori, borse, ecc.).

In questo modo, dopo l'evento, le persone avranno ancora la tua azienda al centro della loro mente ogni volta che andranno ad aprire il frigorifero oa fare la spesa.

Dopo l'evento, invia sondaggi ai partecipanti in modo da poter valutare il successo e ottenere informazioni specifiche (ad esempio, quale gruppo demografico ha avuto l'esperienza migliore/peggiore o la presenza più grande/minima all'evento).

È ora di iniziare a pianificare il tuo evento

Ora che è il momento di iniziare, dai un'occhiata a questo video per scoprire 4 modi in cui puoi iniziare a pianificare con successo il tuo evento.

Pensa a un evento a cui hai partecipato di recente. Quali pensi fossero i loro obiettivi? Il risultato corrispondeva a quegli obiettivi?

Ora inizia a pensare ai tuoi obiettivi. Qual è il modo migliore per raggiungerli? Benvenuto al primo passaggio. Puoi farlo.

Commenta di seguito su un evento particolarmente riuscito e su ciò che secondo te lo ha reso memorabile. Punti bonus se includi come puoi modificarlo per farlo funzionare per il tuo evento!

---

*Il sondaggio sul marketing multicanale di Gartner ha esplorato il modo in cui le aziende utilizzano approcci basati sugli insight per fornire conversazioni pertinenti e personalizzate, nonché come sfruttano la tecnologia, le tecniche e i tempi per rendere i dati dei clienti utilizzabili, attribuibili e conformi alla privacy nel contesto di obiettivi aziendali più ampi . Il sondaggio è stato condotto online da un partner esterno, tra novembre 2018 e gennaio 2019 tra 381 intervistati, che includevano Stati Uniti (n=218, 58%), Canada (n=66, 17%) e Regno Unito (n=97, 26 %); Agli intervistati è stato richiesto di essere coinvolti nelle decisioni relative alla strategia e all'esecuzione della gestione multicanale della loro azienda. Agli intervistati è stato inoltre richiesto di dirigere la responsabilità su almeno 3 canali digitali. Il settantanove percento degli intervistati proveniva da organizzazioni con un fatturato annuo pari o superiore a 1 miliardo di dollari. Gli intervistati provenivano da diversi settori: servizi finanziari (82 intervistati), high tech (88 intervistati), produzione (44 intervistati), prodotti di consumo (32 intervistati), media (13 intervistati), vendita al dettaglio (61 intervistati), fornitori di servizi sanitari (31 intervistati) e viaggi e ospitalità (30 intervistati). Il sondaggio è stato sviluppato in collaborazione da un team di analisti Gartner che seguono il marketing ed è stato esaminato, testato e amministrato dal team di analisi dei dati di ricerca di Gartner. Dichiarazione di non responsabilità: i risultati di questo studio non rappresentano risultati globali o il mercato nel suo insieme, ma sono una semplice media dei risultati per i paesi, le industrie e i segmenti di dimensioni aziendali presi in considerazione in questo sondaggio.