Cómo planificar un evento: una guía simple de 8 pasos

¿Estás planeando tu primer evento? Te cubrimos.

Es tiempo de pánico. Tu jefe te ha llamado para planificar un evento. Su empresa no tiene un equipo de eventos, por lo que depende de usted.

No te preocupes. Totalmente puedes hacer esto. Y estamos aquí para ayudar. Esta guía de ocho pasos sobre cómo planificar un evento tiene todo lo que necesita para comenzar.

Sígalo, e invierta mucho en software de gestión de eventos, y debería salir de esto con un evento que deje a sus asistentes confirmando su asistencia para el próximo.

Estos son los 8 pasos a seguir para planificar un evento

1. Determina tus objetivos y el cronograma para el evento

La planificación de un evento es una tarea enorme. Antes de profundizar demasiado, piense por qué desea alojarlo. ¿Está buscando aumentar su base de clientes? ¿Impulsar los ingresos por ventas? ¿Educar a los clientes? ¿Reclutar nuevos empleados?

Incluso puede darse cuenta de que un evento no es la mejor opción para su objetivo. Después de todo, solo el 49 % de las empresas emplean el marketing de eventos como canal en su campaña de marketing multicanal.*

Sin embargo, si está listo para seguir adelante con un evento, amplíe su objetivo para especificar los asistentes objetivo. Por ejemplo, un evento con un objetivo de compromiso apuntaría a los clientes potenciales en la parte superior del embudo.

Estas determinaciones dictarán muchas de sus decisiones más adelante.

Ahora también es un buen momento para establecer la línea de tiempo para su evento. Esto le ayudará a calcular cuánto tiempo tiene para cada uno de los siguientes pasos.

No desea elegir una fecha en la que haya muchas otras conferencias en su industria objetivo por varias razones:

• Aumento de los precios de alquiler
• Disminución de la participación
• Más difícil de sobresalir

Indague un poco para averiguar cuándo se llevarán a cabo la mayoría de los eventos en su industria y elija una fecha fuera de ese ámbito.

También debe asegurarse de establecer la fecha lo suficientemente lejos para hacer todo sin agotarse.

2. Establece tu presupuesto

Es la parte menos glamurosa de todo el tinglado, pero tienes que averiguar cómo vas a pagar todas las cosas divertidas (comida, altavoces, botín, cañones de confeti). Después de todo, los eventos pueden ser bastante caros.

Bizzabo informa que, para las empresas que organizaron eventos, el 21% de sus presupuestos de marketing se dedicaron a esos eventos. Es importante asignar adecuadamente sus recursos.

Aquí hay algunas cosas que debe considerar al planificar el presupuesto de su evento:

• Logística del evento (tamaño, duración, lugar, personal, envío)
• Necesidades de software (desde herramientas de nicho para señalización digital hasta el software de gestión de eventos necesario)
• Necesidades de la experiencia (catering, equipo A/V, decoraciones)
• Servicios (p. ej., ofertas de bienestar, adopciones de perros, bolsos de regalo, etc.)
• Gastos adicionales (siempre quieres algo de margen de maniobra)

Una vez que haya averiguado exactamente cuánto va a costar todo, estará listo para hacer un caso de negocios de adónde va todo ese dinero.

3. Encuentra tu lugar

Si está organizando un evento más grande, tendrá que seleccionar la ciudad en la que planea organizarlo. Si está organizando un evento local más pequeño, eso es menos preocupante. Independientemente, planifique un evento que sea fácilmente accesible para la mayoría de sus consumidores, clientes potenciales y público objetivo.

Una vez que se establece la ubicación general, es hora de elegir el lugar específico.

Cree una lista de ubicaciones que desea explorar en función de los lugares de eventos populares en el área, referencias de otras empresas y publicaciones comerciales locales. Examine el lugar y/o su sociedad de cartera tanto como pueda por su cuenta, y luego programe recorridos por los lugares que sobreviven en su lista.

Aquí hay algunas preguntas que debe hacerse a usted mismo y a los proveedores con los que se reúna durante estos recorridos:

• ¿Cuántas habitaciones (grandes y pequeñas) necesitará?
• ¿Qué tan cerca está del aeropuerto?
• ¿Qué tan cerca está de varios hoteles?
• ¿El lugar ya tiene un acuerdo con una empresa de catering?
• ¿Qué equipo A/V está incluido en el alquiler?
• ¿Cuál es su política de seguridad?
• ¿Qué comodidades ofrecen?

4. Seleccione su tecnología

Hay mucho software por ahí. Una parte será útil para su evento y otra parte podría ayudar con eventos futuros.

En el nivel más básico, lea la guía de compradores de software de gestión de eventos de Capterra y descubra qué herramienta es adecuada para usted.

El software de gestión de eventos puede ayudarlo con el registro, la promoción, la organización y, lo más importante en esta etapa, la planificación.

También debe considerar las siguientes herramientas:

1. Para entradas, promociones y pagos: software de reserva de eventos
2. Para letreros en el evento real: software de señalización digital
3. Para transmitir en vivo la conferencia: software de conferencia web
4. Para marketing y promoción: software de gestión de redes sociales y marketing por correo electrónico
5. Para la experiencia de los asistentes: aplicaciones de eventos móviles
6. Para el evento en sí: software de conferencias

Si está invirtiendo en varias herramientas, asegúrese de que todas se integren entre sí antes de gastar su dinero. Esto garantizará una experiencia de usuario perfecta y que nada se escape.

También querrá asegurarse de que sus asistentes tengan una experiencia igualmente fluida al registrarse. Haz que sea lo más fácil posible para tu audiencia encontrar el camino para hacer clic en ese botón de compra.

Una forma de hacerlo es asegurarse de que sus diversas herramientas de software de marketing (automatización de marketing, marketing por correo electrónico y marketing en redes sociales, por nombrar algunas) puedan integrarse con su software de registro.

5. Encuentre a sus socios y proveedores

Dependiendo del lugar que elija, pueden ofrecer ofertas especiales o tener sus propios servicios de catering internos y ofertas de A/V. Si no puede traer proveedores externos, debe verificar si ofrecen ofertas particulares que pueda aprovechar (por ejemplo, pueden ofrecer ofertas para organizaciones sin fines de lucro o descuentos si alcanza un cierto umbral de asistentes).

Si se le permite traer proveedores de terceros/externos, compare precios para asegurarse de obtener la mejor oferta.

Más allá de la comida, las imágenes y los sonidos, debe considerar lo siguiente:

• Transporte (hacia y desde el lugar de celebración para quienes se hospedan en hoteles)
• Ofertas de bienestar (incluidas clases de fitness, adopción de perros, clases de manualidades, etc.)
• Agencia de trabajo temporal (para asegurarse de que su evento cuente con todo el personal)
• Seguridad (para asegurarse de que su evento sea completamente seguro)
• Entretenimiento (porque los eventos no deben tratarse solo de negocios)

También querrá estar atento a cualquier socio potencial que pueda ayudar a financiar y organizar este evento. Al combinar recursos, reduce los costos en términos de dinero y recursos, al mismo tiempo que aumenta potencialmente la asistencia al llegar a mercados sin explotar a los que tiene acceso su socio.

Sin embargo, por las mismas razones de las que hablamos con la selección del lugar, es importante investigar adecuadamente a sus socios y proveedores.

6. Descubre tu atracción principal

¿Qué es lo que hará que la gente asista a su evento?
Tal vez sea el tema, tal vez sean los oradores. Depende del evento, y más que eso, depende de tus asistentes.
Piensa en tu audiencia. ¿Qué los emocionará? ¿Qué los va a motivar?
Si, por ejemplo, está organizando un banquete de premios para su empresa, la comida puede ser una parte de la noche, pero los premios son en lo que todos se centrarán. Si está organizando un evento corporativo, piense en el mercado al que está accediendo y sus puntos débiles. ¿Qué necesitan saber? Encuentre oradores que puedan hablar de eso.

Trate de concentrarse en atracciones con un gran atractivo. Si su atracción es una persona/grupo de personas, busque a alguien con muchos seguidores apasionados que ahora sea más probable que asista a su evento.

7. Desarrolla tu campaña de marketing

¿Quieres que la gente ocupe esos asientos? Este es el paso que hace eso.

Debe desarrollar una visión singular para el tema de su evento y construir su campaña de marketing en torno a eso. Tu tema debe estar ligado a los objetivos que estableciste al principio y a la audiencia que buscas.

A partir de ahí, deberá involucrar tantos canales como su equipo de marketing tenga a su disposición. Más allá del marketing por correo electrónico, el marketing de contenido, la compra de anuncios y el marketing en redes sociales, debe comunicarse con aquellos que confirmaron su asistencia con anticipación para ver si promocionarán el evento en las redes sociales.

Asegúrese de que todo su marketing esté diseñado (tanto gráficamente como en términos de copia) en torno a ese tema central. Ofrezca tarifas de referencia a los asistentes que traigan más miembros de la audiencia (por ejemplo, si alguien convence a otra persona para que asista, proporcione una actualización gratuita a su boleto). Una de las herramientas de software de administración de campañas más revisadas es monday.com. Si está interesado en productos con características similares, estas alternativas de monday.com son un excelente lugar para comenzar.

8. Desarrolle un plan para aprovechar sus nuevas relaciones con los asistentes

El evento aún no ha ocurrido, pero ya debe pensar más allá como parte del proceso de planificación.

Debe tener un plan para hacer crecer las relaciones que genera el evento.

En el evento, siente las bases para una futura relación ofreciendo muchos regalos gratis con la información de tu empresa (p. ej., bolígrafos, imanes, carpetas, bolsas, etc.).

De esta manera, después del evento, las personas seguirán pensando en su empresa cada vez que abran el refrigerador o empaquen sus compras.

Después del evento, envíe encuestas a los asistentes para que pueda medir el éxito y obtener información específica (p. ej., qué grupo demográfico tuvo la mejor/peor experiencia o la mayor/menor presencia en el evento).

Es hora de empezar a planear tu evento

Ahora que es el momento de comenzar, mira este video para conocer 4 formas en las que puedes comenzar a planificar tu evento con éxito.

Piense en un evento al que asistió recientemente. ¿Cuáles crees que eran sus objetivos? ¿El resultado coincidió con esos objetivos?

Ahora empieza a pensar en tus propios objetivos. ¿Cuál es la mejor manera de lograrlos? Bienvenido al paso uno. Puedes hacerlo.

Comenta a continuación sobre un evento particularmente exitoso y qué crees que lo hizo memorable. ¡Puntos de bonificación si incluye cómo podría modificarlo para que funcione para su propio evento!

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*La Encuesta de marketing multicanal de Gartner exploró cómo las empresas utilizan enfoques basados ​​en conocimientos para brindar conversaciones relevantes y personalizadas, así como también cómo aprovechan la tecnología, las técnicas y el tiempo para hacer que los datos de los clientes sean procesables, atribuibles y compatibles con la privacidad en el contexto de objetivos comerciales más amplios. . La encuesta fue realizada en línea por un socio externo, entre noviembre de 2018 y enero de 2019 entre 381 encuestados, que incluían EE. UU. (n=218, 58 %), Canadá (n=66, 17 %) y el Reino Unido (n=97, 26 %); Se exigió a los encuestados que participaran en las decisiones relativas a la estrategia y ejecución de la gestión multicanal de su empresa. Los encuestados también debían dirigir la responsabilidad sobre al menos 3 canales digitales. El setenta y nueve por ciento de los encuestados procedían de organizaciones con ingresos anuales de mil millones de dólares o más. Los encuestados procedían de una variedad de industrias: servicios financieros (82 encuestados), alta tecnología (88 encuestados), fabricación (44 encuestados), productos de consumo (32 encuestados), medios (13 encuestados), comercio minorista (61 encuestados), proveedores de atención médica (31 encuestados) y viajes y hospitalidad (30 encuestados). La encuesta fue desarrollada en colaboración por un equipo de analistas de Gartner que siguen el área de marketing y fue revisada, probada y administrada por el equipo de análisis de datos de investigación de Gartner. Descargo de responsabilidad: los resultados de este estudio no representan hallazgos globales o el mercado en su conjunto, sino que son un promedio simple de los resultados para los segmentos de tamaño de empresa, industrias y países objetivo cubiertos en esta encuesta.