이벤트 계획 방법: 간단한 8단계 가이드

첫 이벤트를 계획 중이신가요? 우리는 당신의 뒤를 가지고 있습니다.

패닉 시간입니다. 상사가 이벤트를 계획하기 위해 당신을 도청했습니다. 귀하의 회사에는 이벤트 팀이 없으므로 모든 것은 귀하에게 달려 있습니다.

괜찮아요. 완전히 할 수 있습니다. 저희가 도와드리겠습니다. 이벤트를 계획하는 방법에 대한 이 8단계 가이드에는 시작하는 데 필요한 모든 것이 포함되어 있습니다.

그것을 따르고 이벤트 관리 소프트웨어에 막대한 투자를 하십시오. 그러면 참석자가 다음 이벤트에 대해 이미 RSVP를 하도록 하는 이벤트를 통해 이 상황에서 벗어나야 합니다.

이벤트를 계획하기 위해 따라야 할 8단계는 다음과 같습니다.

1. 이벤트의 목표와 일정을 파악합니다.

이벤트를 계획하는 것은 엄청난 작업입니다. 너무 깊이 들어가기 전에 호스팅하려는 이유를 생각하십시오. 고객 기반을 확장하고 싶으십니까? 판매 수익을 유도하시겠습니까? 고객 교육? 신입사원 모집?

이벤트가 목표를 위한 가장 강력한 선택이 아니라는 것을 깨달을 수도 있습니다. 결국, 기업의 49%만이 이벤트 마케팅을 다중 채널 마케팅 캠페인의 채널로 사용합니다.*

그러나 이벤트를 진행할 준비가 되었다면 목표를 확장하여 대상 참석자를 지정하십시오. 예를 들어 참여 목표가 있는 이벤트는 유입경로 상단의 리드를 대상으로 합니다.

이러한 결정은 나중에 많은 결정에 영향을 미칩니다.

지금은 이벤트의 타임라인을 설정하기에 좋은 시기이기도 합니다. 이렇게 하면 다음 각 단계에 얼마나 많은 시간이 있는지 파악하는 데 도움이 됩니다.

다음과 같은 몇 가지 이유로 대상 산업에 다른 회의가 많이 있는 날짜를 선택하고 싶지 않습니다.

• 임대료 인상
• 투표율 감소
• 눈에 띄기 더 어렵다

업계에서 대부분의 이벤트가 언제 발생하는지 알아보기 위해 조사를 수행하고 해당 영역 이외의 날짜를 선택하십시오.

또한 소진되지 않고 모든 작업을 완료할 수 있도록 날짜를 충분히 멀리 설정해야 합니다.

2. 예산 설정

그것은 전체 shebang에서 가장 화려하지 않은 부분이지만 모든 재미있는 것들(음식, 스피커, 약품, 색종이 조각)에 대해 어떻게 지불하고 있는지 파악해야 합니다. 이벤트는 결국 꽤 비쌀 수 있습니다.

Bizzabo는 이벤트를 주최한 회사의 경우 마케팅 예산의 21%가 이벤트에 사용되었다고 보고합니다. 리소스를 적절하게 할당하는 것이 중요합니다.

이벤트 예산을 계획할 때 고려해야 할 몇 가지 사항은 다음과 같습니다.

• 행사물류(크기, 길이, 장소, 직원, 배송)
• 소프트웨어 요구 사항(디지털 사이니지를 위한 틈새 도구에서 필요한 이벤트 관리 소프트웨어까지)
• 체험 필수품(케이터링, A/V 장비, 데코레이션)
• 편의 시설(예: 웰빙 제공, 강아지 입양, 스웨그 백 등)
• 추가 비용(항상 약간의 흔들림 공간이 필요함)

모든 비용이 얼마인지 정확히 파악했다면 그 돈이 어디로 가는지에 대한 비즈니스 사례를 만들 준비가 된 것입니다.

3. 장소 찾기

더 큰 이벤트를 개최하는 경우 주최할 도시를 선택해야 합니다. 소규모의 지역 이벤트를 개최하는 경우 문제가 되지 않습니다. 그럼에도 불구하고 대다수의 소비자, 리드 및 대상 청중이 쉽게 액세스할 수 있는 이벤트를 계획하십시오.

일반적인 위치가 설정되면 특정 장소를 선택할 차례입니다.

해당 지역의 인기 이벤트 장소, 다른 기업의 추천, 지역 무역 간행물을 기반으로 탐색할 위치의 후보 목록을 작성하십시오. 장소 및/또는 해당 지주 회사를 가능한 한 많이 조사한 다음 목록에 남아 있는 장소의 투어를 ​​예약하십시오.

다음은 이 투어 동안 자신과 만나는 벤더에게 물어볼 몇 가지 질문입니다.

• 몇 개의 방(대형 및 소형)이 필요합니까?
• 공항에서 얼마나 가까운가요?
• 여러 호텔과 얼마나 가깝습니까?
• 장소가 이미 케이터링 회사와 계약을 맺었습니까?
• 렌탈에는 어떤 A/V 장비가 포함되나요?
• 그들의 보안 정책은 무엇입니까?
• 그들은 어떤 편의 시설을 제공합니까?

4. 기술 선택

많은 소프트웨어가 있습니다. 일부는 귀하의 행사에 도움이 될 것이고 일부는 향후 행사에 도움이 될 것입니다.

가장 기본적인 수준에서 Capterra의 이벤트 관리 소프트웨어 구매자 가이드를 읽고 귀하에게 적합한 도구를 파악하십시오.

이벤트 관리 소프트웨어는 등록, 판촉, 조직, 그리고 가장 중요한 것은 이 단계에서 계획하는 데 도움이 될 수 있습니다.

다음 도구도 고려해야 합니다.

1. 티켓, 판촉 및 결제의 경우: 이벤트 예약 소프트웨어
2. 실제 이벤트 사인용: 디지털 사이니지 소프트웨어
3. 회의 라이브 스트리밍: 웹 회의 소프트웨어
4. 마케팅 및 판촉용: 이메일 마케팅 및 소셜 미디어 관리 소프트웨어
5. 참석자 경험: 모바일 이벤트 앱
6. 이벤트 자체: 회의 소프트웨어

여러 도구에 투자하는 경우 비용을 지출하기 전에 도구가 모두 서로 통합되는지 확인하십시오. 이것은 원활한 사용자 경험을 보장하고 균열을 통해 떨어지는 것이 없습니다.

또한 참석자가 등록할 때 이와 유사한 원활한 경험을 할 수 있도록 하고 싶을 것입니다. 청중이 구매 버튼을 클릭하는 방법을 최대한 쉽게 찾을 수 있도록 하세요.

이를 수행하는 한 가지 방법은 다양한 마케팅 소프트웨어 도구(예: 마케팅 자동화, 이메일 마케팅, 소셜 미디어 마케팅)를 등록 소프트웨어와 통합할 수 있는지 확인하는 것입니다.

5. 파트너 및 공급업체 찾기

선택한 장소에 따라 스페셜을 제공하거나 자체 케이터링 및 A/V 서비스를 제공할 수 있습니다. 외부 공급업체를 가져올 수 없는 경우 이용할 수 있는 특정 거래를 제공하는지 확인해야 합니다(예: 특정 참석자 임계값을 충족하는 경우 비영리 또는 할인을 위한 거래를 제공할 수 있음).

제3자/외부 공급업체를 데려오는 것이 허용되는 경우 최고의 거래를 얻을 수 있는지 확인하십시오.

음식, 볼거리, 소리 외에도 다음을 살펴봐야 합니다.

• 교통편(호텔 숙박객은 회장 왕복)
• 웰빙 서비스(피트니스 수업, 반려견 입양, 공예 수업 등 포함)
• 임시 대행사(행사에 직원이 가득 차 있는지 확인하기 위해)
• 보안(이벤트가 완전히 안전한지 확인하기 위해)
• 엔터테인먼트(이벤트는 비즈니스에 관한 것만이 아니므로)

또한 이 이벤트에 자금을 지원하고 조직하는 데 도움이 될 수 있는 잠재적인 파트너를 찾고 있습니다. 리소스를 결합하면 돈과 리소스 측면에서 비용을 절감할 수 있으며 파트너가 액세스할 수 있는 미개척 시장을 공략하여 잠재적으로 참석률을 높일 수 있습니다.

장소 선택에 대해 이야기한 것과 같은 이유로 파트너와 공급업체를 적절하게 조사하는 것이 중요합니다.

6. 주요 매력 파악

사람들이 당신의 행사에 참석하게 만드는 것은 무엇입니까?
주제일 수도 있고, 스피커일 수도 있습니다. 이벤트에 따라 다르고 그 이상으로 참석자에 따라 다릅니다.
청중을 생각하십시오. 무엇이 그들을 흥분하게 만들까요? 무엇이 그들에게 동기를 줄까요?
예를 들어, 회사를 위해 시상식 만찬을 연다면 음식은 저녁의 한 부분일 수 있지만 시상식은 모두가 집중하게 될 것입니다. 기업 행사를 조직하는 경우, 귀하가 진출하고 있는 시장과 해당 시장의 문제점에 대해 생각해 보십시오. 그들이 알아야 할 것은 무엇입니까? 그것에 대해 말할 수 있는 스피커를 찾으십시오.

폭넓은 매력으로 어트랙션에 집중해 보세요. 귀하의 매력이 개인/그룹인 경우 이제 귀하의 이벤트에 참석할 가능성이 더 높은 열성 팬이 많은 사람을 찾으십시오.

7. 마케팅 캠페인 구축

사람들을 그 자리에 앉히고 싶습니까? 하는 단계입니다.

이벤트 테마에 대한 단일 비전을 개발하고 이를 중심으로 마케팅 캠페인을 구축해야 합니다. 테마는 처음에 설정한 목표와 추구하는 청중과 연결되어야 합니다.

거기에서 마케팅 팀이 마음대로 사용할 수 있는 최대한 많은 채널을 참여시켜야 합니다. 이메일 마케팅, 콘텐츠 마케팅, 광고 구매 및 소셜 미디어 마케팅 외에도 일찍 RSVP를 한 사람들에게 연락하여 소셜 미디어에서 이벤트를 홍보할 것인지 확인해야 합니다.

모든 마케팅이 그 핵심 테마를 중심으로 (그래픽 및 카피 측면에서) 디자인되었는지 확인하십시오. 더 많은 청중을 모으는 참석자에게 추천 비율을 제공하십시오(예를 들어, 누군가가 다른 사람에게 참석하도록 설득하는 경우 티켓을 무료로 업그레이드하십시오). 가장 많이 검토된 캠페인 관리 소프트웨어 도구 중 하나는 monday.com입니다. 유사한 기능을 가진 제품에 관심이 있는 경우 다음 monday.com 대안이 좋은 출발점입니다.

8. 참석자와의 새로운 관계를 구축하기 위한 계획 개발

이벤트는 아직 발생하지 않았지만 계획 프로세스의 일부로 이미 그 이상을 생각해야 합니다.

이벤트가 생성하는 관계를 확장하려면 계획을 세워야 합니다.

이벤트에서 회사 정보(예: 펜, 자석, 바인더, 토트백 등)와 함께 많은 무료 스왑을 제공하여 미래 관계를 위한 토대를 마련하십시오.

이렇게 하면 행사가 끝난 후에도 사람들이 냉장고를 열거나 식료품을 가방에 넣을 때마다 여전히 여러분의 회사를 가장 먼저 생각하게 될 것입니다.

이벤트가 끝나면 참석자에게 설문조사를 보내 성공 여부를 측정하고 구체적인 통찰력을 얻을 수 있습니다(예: 이벤트에서 어떤 인구 통계가 최고/최악의 경험을 했는지 또는 가장 큰/작은 참여를 보였는지).

이벤트 계획을 시작할 때입니다.

이제 시작할 시간입니다. 이 비디오를 확인하여 이벤트 계획을 성공적으로 시작할 수 있는 4가지 방법을 알아보세요.

최근에 참석한 행사를 생각해 보십시오. 그들의 목표는 무엇이었습니까? 결과가 그 목표와 일치했습니까?

이제 자신의 목표에 대해 생각하기 시작하십시오. 그것들을 달성하는 가장 좋은 방법은 무엇입니까? 1단계에 오신 것을 환영합니다. 당신은 이것을 할 수 있습니다.

특히 성공적인 행사와 기억에 남는 행사에 대해 아래에 댓글을 작성하십시오. 자신의 이벤트에 맞게 조정할 수 있는 방법을 포함하면 보너스 포인트!

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*Gartner의 다채널 마케팅 설문조사에서는 기업이 통찰력 기반 접근 방식을 사용하여 관련성 높은 개인화된 대화를 제공하는 방법과 기술, 기술 및 타이밍을 활용하여 보다 광범위한 비즈니스 목표의 맥락에서 고객 데이터를 실행 가능하고, 귀속 가능하며, 개인정보 보호를 준수하도록 만드는 방법을 탐구했습니다. . 설문 조사는 외부 파트너가 2018년 11월부터 2019년 1월 사이에 미국(n=218, 58%), 캐나다(n=66, 17%) 및 영국(n=97, 26)을 포함한 381명의 응답자를 대상으로 온라인으로 수행되었습니다. %); 응답자는 회사의 다채널 관리 전략 및 실행과 관련된 결정에 참여해야 했습니다. 응답자는 또한 최소 3개의 디지털 채널에 대한 책임을 지시해야 했습니다. 응답자의 79%는 연간 매출이 10억 달러 이상인 조직에서 왔습니다. 응답자들은 다양한 산업 분야에서 왔습니다. 금융 서비스(82 응답자), 하이테크(88 응답자), 제조(44 응답자), 소비재(32 응답자), 미디어(13 응답자), 소매(61 응답자), 의료 제공자 (응답자 31명) 및 여행 및 접대(응답자 30명). 설문 조사는 마케팅을 따르는 Gartner 분석가 팀이 공동으로 개발했으며 Gartner의 연구 데이터 분석 팀에서 검토, 테스트 및 관리했습니다. 면책 조항: 이 연구의 결과는 글로벌 조사 결과나 시장 전체를 나타내는 것이 아니라 이 설문조사에서 다루는 대상 국가, 산업 및 기업 규모 부문에 대한 결과의 단순 평균입니다.