如何（重新）确定任务的优先级

在繁忙的世界中很容易感到压力，待办事项清单似乎只会变得更长，同时处理所有任务感觉就像一项极限运动。

好消息是，并非所有任务都是平等的——有些任务比其他任务更平等。 你有没有想过你的优先事项是什么？ 你的哪些任务比别人更平等？ 减少不知所措的一个好方法是简单地确定优先级。 对你的优先事项进行分类也是一个好主意——工作、健康、个人生活等。

在本文中，我们将重点关注工作优先级以及如何确定任务的优先级； 我们还将讨论您可能需要重新确定优先级的迹象以及如何做到这一点。

优先事项和目标之间的区别

在我们详细介绍（重新）优先级之前，我们需要澄清目标和优先级之间的区别，因为它们经常可以互换使用。 它们确实齐头并进，但它们是两种不同的东西。

目标是您想要完成的具体事情，而优先事项是对您而言重要的事情以及您将大部分时间用于的事情。

例如，如果您的目标是通过硬性考试，那么您的首要任务可能是学习。 如果您的目标是在工作中获得晋升，那么您的首要任务就是努力满足所有要求。 如果目标是增加销售额，则优先事项可能是推出新产品或与销售团队一起制定新策略。

如何确定 101 的优先级

将一项任务优先于另一项任务并不总是那么容易，尤其是在两项任务都很重要的情况下。 当涉及多项任务时，它可能会变得相当不堪重负。
这里有一些技巧可以帮助您以较小的压力直接确定优先事项。

做一个主要的待办事项清单

拿一张纸/打开一个空白文档，列出你所有的任务，无论大小。 收集您在随机纸片上潦草地写的所有小待办事项，写在手机上的笔记应用程序中，截图，或在您的计划中注明。 当您将所有任务都放在您面前，在一个主要的待办事项列表上时，这会更容易。

在你写下所有内容后，看看你的大待办事项清单，然后慢慢地、深思熟虑地开始工作。 将其分解为每月、每周和每日目标。 选择一些当月最重要的任务，并将它们分解成更小的部分，用于您的每周和每日待办事项。 此外，如果您想让流程更快、更容易，还有多种待办事项列表模板。

将您的列表放在可见的地方

列出清单后，将它们放在可见的地方——最好放在你面前的某个地方，这样你就会经常看到它们。 您可以将它们粘贴到您的笔记本电脑或办公桌前的墙上，就像视觉板更无聊的表亲一样。

把你的待办事项清单放在你的视野范围内，会让你专注并有动力尽快完成任务。

一次只做一件事

我知道这可能很诱人，但不要一心多用。 你不会在更短的时间内完成更多工作——你最终只会完成一些半完成的任务。 一次完成一项任务，完成它，然后继续下一个任务会更有效率。

想想什么对你来说真正重要

您应该优先考虑哪些任务并不总是很明显。 要掌握优先排序的艺术，您必须进行一些自我反省。 为了正确看待事情，问问自己通常会有所帮助：我今天能做的最重要的事情是什么，这会让明天变得更好？

什么能让我最快地达到我的目标？

（不）将此作为优先事项的可能结果是什么？

哪些任务对时间敏感？

我能做些什么，而且只有我能做得好，才能有所作为？

我的最高价值活动是什么？

了解你的自然节奏

注意你的自然节奏以及你的注意力何时达到顶峰。 你什么时候感觉最好？ 你有没有注意到你在一天中的某个时间特别有效率？ 你在早上、下午还是晚上工作效率最高？

不管你的答案是什么，那是你应该做一天中最重要的任务的时候。

战略性地交叉任务

你知道那些日子，尽管你很努力，但你似乎一无所获？ 如果您的清单变得太多，请完成一些快速简单的任务，让您有成就感，并在后面有一些风继续。

乐于改变

如果出现新信息，请灵活并开放地重新确定优先级。 随着时间的推移，您的优先事项也可以改变。 有某些迹象让您知道您可能需要停下来重新考虑您的计划——继续阅读以了解它们是什么。

您需要重新确定优先级的迹象

“当事情出错时，不要和他们一起去。” - 埃尔维斯·普雷斯利

有时，智慧就是知道何时放弃和调整。 放弃你已经花费了时间、精力和金钱的东西并不容易； 然而，在错误的事情上花费更多的时间、精力和金钱会更糟。 这些是您需要重新确定优先级的一些迹象：

• 你工作了很多，但感觉自己什么都没做；
• 你感到杂乱无章，注意力不集中；
• 您的日常任务使您感到压力和/或只会引起负面情绪；
• 你做了很长时间的事情，但没有任何成果的迹象；
• 你发现很难停止工作，有趣的事情感觉像是一件苦差事。

（重新）优先排序技术

无论您是第一次处理优先级还是决定重新确定任务的优先级，某些技术可以帮助您。 这里有一些最简单和最受欢迎的。

ABCDE法

从这篇博客文章的开头获取您的主要待办事项列表。 在每个任务旁边写下以下字母之一：

A – 最高优先级的任务。 它们是最重要的，如果你不完成它们，它们将产生最大的后果，或者如果你完成它们，它们将获得最大的奖励。
您最多可以拥有三个 A 任务，并且您还需要确定它们的优先级——将它们标记为 A1、A2 和 A3。

B – 重要的任务，但不如 A 的重要； 奖励和负面后果更小。 完成所有 A 任务后，应完成 B 任务。

C - 好做的任务。 如果你没有完成它们，就不会有任何后果。 你不会通过完成 C 任务来改变世界，但如果你在完成 A 和 B 任务之后还有时间和精力，你就可以做到。

D - D 代表代表。 这些是其他人可以完成的任务，因此您可以专注于 A 任务。

E - E 喜欢消除。 E 任务是不重要的，不应该在你的待办事项列表中占据空间。

常春藤李方法

1918 年，伯利恒钢铁公司总裁查尔斯·施瓦布 (Charles M. Schwab) 是一位非常成功的商人——他是世界上最富有的人之一。

当他决定提高团队的效率并把事情做得更好更快时，他聘请了著名的生产力顾问 Ivy Lee。 Lee要求与公司的每位高管共15分钟，然后他向他们解释了以下方法。

1. 在每个工作日结束时，写下明天需要完成的 6 项任务。 任务可以少于 6 个，但不能更多。
2. 按照它们的真正重要性对它们进行组织。 您可以使用财务价值等其他指标来确定它们的顺序。
3. 上班时，专注于第一项任务。 工作直到完成任务，然后移动到第二个。
4. 以相同的方式完成列表的其余部分。 如果您无法完成所有任务，请将未完成的任务移到明天的列表中。
5. 重复。

结果非常令人满意，李得到了六位数的报酬（以今天的钱计算）。

这种方法的主要优点是它便于启动（这通常是最难的部分）。 它可以减少决策疲劳——它可以防止你的盘子里有太多的事情和过度劳累。 它还迫使您刻意使用您的时间和精力，这可能就是它如此简单但有效的原因。

麻省理工学院（最重要的任务）

不是每个人都同意 Ivy Lee 的观点——有些人认为每天 6 个任务太多了，你不应该选择超过 3 个每日优先事项。

MIT 战略的前提是我们所有人每天的时间和精力都是有限的，因此我们必须选择最多三个 MIT（最重要的任务），我们将致力于这一天。 MIT 是至关重要的任务，它们将产生最大的影响，并使您在实现目标的过程中走得更远。 如果你有疑问，想想什么任务让你最不舒服和最焦虑——你最害怕的可能是你应该首先做的。

您应该在工作日开始时进行 2-3 次 MIT，此时您的思想还很新鲜和专注。 如果您怀疑自己会提前完成它们，您可以添加一些不错的待办事项 - 一些可以完成但并不重要的事情。

单任务优先级

如果事情变得艰难，你可能需要更加无情地缩短你的待办事项清单。 对于某些人来说，这可能是一个短期的解决方案，而对于其他人来说，这可能是一个很好的日常选择，具体取决于您正在做的工作类型。

本质上，您选择一项更大的任务或与多项任务相关的主题，并全天专注于它。 例如，我工作日的首要任务是写博客文章。 这是我唯一关注的事情，但它包含一些相关的任务，例如研究、实际写作（具有讽刺意味的是，这需要最少的时间）和编辑。

艾森豪威尔矩阵

艾森豪威尔矩阵以 Dwight D. Eisenhower 命名。 他是二战中的五星级将军，美国第 34 任总统，以及 DARPA 和 NASA 的创始人（除此之外），所以我认为可以肯定地说他是一个颇有成效的人。

艾森豪威尔矩阵让您根据任务的重要性和紧迫性来划分任务。

• 重要而紧急——应该首先完成的任务。
• 重要但不紧急——应该安排在以后完成的任务。 诸如行使或制定长期业务战略之类的事情都属于这一类。
• 紧急但不重要的任务——你应该委派的任务，这样你就可以专注于你最重要的任务。 在这种情况下，“不重要”意味着它不一定必须由您完成，也可以由其他人完成。 这些任务的示例可能是回复某些电子邮件、上传博客文章或安排会议。
• 不重要也不紧急——应该从待办事项列表中删除的任务。

有时很难在紧迫性和重要性之间做出判断。 紧急任务具有时间敏感性，而重要任务有助于我们的长期目标和使命。

帕累托原则

一天，意大利经济学家维尔弗雷多·帕累托（Vilfredo Pareto）在他的花园里散步时注意到，他 20% 的豌豆植物生产了 80% 的豌豆。 这导致了更多的结论——在许多行业和公司中，20% 的生产力最高的部分负责 80% 的生产。 20%的人口拥有80%的财富。 20% 的客户赚取 80% 的收入。

这后来被称为帕累托原则。 正如它所说，我们 20% 的行动带来了 80% 的结果。 这意味着找出 20% 的任务带来 80% 的结果并专注于它们是一种很好的优先级排序技术。 如果您不确定哪些是您的 20%，请尝试弄清楚您的哪些任务会产生最大的影响并最有助于实现您的目标。

莫斯科法

在你问之前——不，它与俄罗斯的首都无关。 它是首字母缩写词 MSCW（必须、应该、可以、会）加上两个“o”以便于发音。

这是管理需求的一种流行技术。 它将它们分为 4 类：

• M（必须有） ——一个项目将失败的不可协商的要求。
• S（应该有） ——重要的东西不是强制性的，但会增加很多价值。
• C (could have) – 可取但非必要的要求； 如果被排除在外，它们的影响将很小甚至没有。
• W（不会有） ——不是优先级； 将来可能会很好地包含它们。

结论

掌握（重新）优先排序的艺术在当今世界非常重要，在当今世界，商业和个人生活之间的界限经常变得模糊，压力导致的疾病每天都在恶化。 如果您绝对必须强调，重要的是要意识到并非所有任务都值得强调 - 这就是优先级的目的。 拿起你的主要待办事项清单，开始思考什么对你来说真正重要。