Etkinlik Planlama İşinize Nasıl Başlayacağınıza İlişkin En İyi Kılavuz

Etkinlik planlama işinize başlamak için şimdiki gibi bir zaman yok. Ancak ilk müşterinizi almadan önce bazı hazırlık çalışmaları yapmanız gerekir.

Belki lisede, ara öğünleri, gündemi ve herkesin çalışma toplantılarındaki rollerini planladığınızda başladı. Belki de kolejde, yerel bir barda açık mikrofon geceleri düzenlediğin zaman başladı. Tek bildiğin kaşındığın: Bir etkinlik planlama işine başlamak istiyorsun.

Ama sadece düşünmekten gerçekten bir iş yürütmeye nasıl geçersiniz?

İşinizi başlatmak için atmanız gereken altı önemli adım vardır. Her birini size aktaracağız, böylece bunu okumayı bitirene kadar mağaza açmaya daha hazırlıklı olacaksınız.

İşinizi başlatmak için 6 adım

1. Uzmanlığınızı oluşturun

İnsanların olayları konusunda size güvenmelerini istiyorsanız, ne yaptığınızı bildiğinizi göstermeniz gerekir.

Konaklama alanında lisans derecesi dışında, uzmanlığınızı artırmanıza ve müşterilerinizin bilgili ellerde olduklarını bilmelerine yardımcı olacak çeşitli sertifika programlarına kayıt olabilirsiniz.

Ancak o kadar çok sertifika türü vardır ki, alınabilecek en iyi sertifikayı bilmek zor olabilir. Aşağıda, alabileceğiniz üç genel (özel olmayan) sertifikaya göz atacağız.

Elbette, alabileceğiniz çok sayıda başka sertifika ve alabileceğiniz çok daha fazla etkinlik türüne özel kurslar vardır. Ayrıca, yerel kolejinizin veya üniversitenizin başlamanıza yardımcı olabilecek kurslar veya sertifikalar sunup sunmadığını da görebilirsiniz.

Sertifikalı Toplantı Uzmanı (CMP) Sertifikası

CMP, Convention Industry Council tarafından oluşturulur ve sınav planlama, site yönetimi, etkinlik tasarımı, pazarlama ve uluslararası standartları kapsar.

Konseyin web sitesinde önerilen okuma ve hazırlık materyalleri bulunur ve sınav birkaç ayda bir yapılır. 2020 için açıklanan test tarihleri ​​Ocak, Mayıs ve Ağustos'tur.

Events Council'e göre, bir CMP sahibi, sertifikasız muadillerinden yılda yaklaşık 10.000 dolar daha fazla kazanıyor.

Bir sağlık olayı uzmanı olarak çalışmayı düşündüğünüz en ufak bir şans bile varsa, bu işlev için özel olarak bir CMP de sunarlar.

Sertifikalı Özel Etkinlikler Profesyoneli (CSEP) Sertifikası

Yılda dört kez yapılan bu sınava uzaktan girilebilir. CMP'ye benzer şekilde, bir grup profesyonel tarafından kurulmuştur (bu sefer Uluslararası Canlı Etkinlikler Derneği).

Sertifikanızla birlikte, kaynaklarınızı oluşturmanıza, tavsiye almanıza ve işinizin büyümesine yardımcı olacak danışmanlar bulmanıza yardımcı olabilecek sektör haber bültenleri ve yapılandırılmış bir ağ da alırsınız. Ancak, bunu alabilmeniz için bir uzmanlık gereksinimi (etkinlik planlama endüstrisinde üç yıl) vardır.

Toplantı Yönetimi Sertifikası (CMM)

Bilginizi test etmek için bir sınava girmek yerine, CMM tam bir eğitim programıdır. Yaklaşık 15 hafta sürer ve yaklaşımı pratikten çok akademiktir.

Dezavantajı ise Indiana'ya seyahat etmeniz gerekmesidir, bu nedenle bölgeden değilseniz, bu sertifikayı almak için hazır olduğunuzdan biraz daha fazla bütçe gerektirebilir.

Bununla birlikte, CMM'si olan kişiler, olmayanlara göre yılda yaklaşık 30.000 ABD Doları (ve CMP sertifikasına sahip olanlardan yılda 20.000 ABD Doları) daha fazla kazanmaktadır.

2. Etkili bir iş planı oluşturun

Bir iş planı, esas olarak, iş hedeflerinizin ve stratejilerinizin ne yönde ilerleyeceğini belirler.

Bir iş planına sahip olmak, yalnızca işinizin başarısını organize etmenize ve yol haritasını çıkarmanıza yardımcı olmaz. Stratejinizi merak eden potansiyel yatırımcılar gibi dış dünyaya sunmak için de güçlü bir araç olabilir.

Planınız aşağıdakileri içermelidir:

• Yönetici özeti—şirketiniz neden diğer tüm şirketlerden farklı?
• Şirkete genel bakış—şirket böyle görünecek.
• Bir endüstri analizi—etkinlik endüstrisindeki nişimiz buna benziyor.
• Müşteri analizi—müşterilerimiz böyle görünecek.
• Başlıca rakiplerinizin bir dökümü - karşı karşıya olduğumuz şey bu.
• Pazarlama, operasyonlar, yönetim ve finans planlarınız—paramızı bu şekilde kazanacağız.
• Tüm destekleyici belgelerinizin bir eki - kiralamalar, sözleşmeler, ticari markalar, özgeçmişler, pazarlama materyalleri vb.

Skor, başlamanıza yardımcı olabilecek kullanışlı bir şablon sunar.

Şirketinizin genel bakışında, ne tür etkinliklere odaklanmayı planladığınızı sağlam bir şekilde belirlemeniz gerekir. Bu olay türüne sonsuza kadar bağlı kalmanıza gerek yok, ancak tek bir çabayla başlamak önemlidir. Kaynaklarınızın ve uzmanlığınızın tamamını bu hedefe adayabilir ve ardından yavaş yavaş oradan inşa edebilirsiniz.

Tek bir etkinlik türüne odaklanmak, müşterilerinizin kim olacağı konusunda size çok daha net bir fikir verecektir. Bu, iş planınızın çeşitli bölümlerinde yardımcı olabilir.

3. Güvenli başlangıç ​​sermayesi

İşletmenizi yerden kaldırmak için yalnızca 2.000 ila 5.000 ABD Doları gerekir. Bunun ötesinde, hemen kârlı olmayacağınız için bütçenize dahil etmeniz gereken yinelenen maliyetler olacaktır.

Bu parayı güvence altına almanın birkaç yolu vardır:

• kendi kendini finanse etme
• Bankalar (yani kredi limitleri, küçük işletme kredileri veya 401(k) işletme finansmanı)
• Arkadaşlar ve aile

Ama ya başlangıç ​​paranız yoksa?

Kendi kendinizi finanse edemiyorsanız endişelenmeyin, iş planınız size yardımcı olmak için burada.

İster bir banka sunumuna dahil edin, ister AngelList, CrowdFunder veya Fundable gibi bir kitle fonlaması platformu kullanın, iş planınız yatırımcılarınızın parasının tam olarak nereye gittiğini ve onu nasıl geri almayı planladığınızı gösterecektir. onlara.

4. İşinizi verimli bir şekilde yürütmek için ihtiyacınız olan yazılıma yatırım yapın

İşletmeniz için kullanabileceğiniz çok sayıda yazılım türü vardır. Bazılarını hemen faydalı bulacaksınız ve bazılarını ileride faydalı bulacaksınız.

İşte temel yazılım türlerinin bir listesi ve bunlara neden yatırım yapmak isteyebileceğiniz:

• Projeleri, görevleri ve iş akışını yönetmeye yardımcı olmak için: olay yönetimi veya proje yönetimi yazılımı.
• Mevcut ve gelecekteki müşterilerinizle etkileşime geçmenize yardımcı olmak için: müşteri ilişkileri yönetimi, müşteri adayı yönetimi, e-posta pazarlaması, sosyal medya pazarlaması, pazarlama otomasyon yazılımı.
• Bilgilerinizi güvende tutmaya yardımcı olmak için: e-posta güvenliği, bulut güvenliği, ağ güvenliği ve/veya SIEM yazılımı.
• Ofisinizin sorunsuz çalışmasını sağlamak için: bütçeleme, faturalandırma ve faturalandırma ve işbirliği yazılımı.
• Etkinliklerinizde katılımcı deneyimini geliştirmek için: konferans (kayıt özelliklerine sahip bir tane edindiğinizden emin olun), mekan yönetimi ve mobil etkinlik uygulamaları.

Bazı ücretsiz seçenekler bulabilirsiniz (ücretsiz ve açık kaynaklı olay yönetimi yazılımıyla ilgili bu makaledeki gibi). Değerinden daha fazla sorun olmayacağından emin olmak için potansiyel satın alma işleminizin kullanıcı incelemelerini kontrol ettiğinizden emin olun. Capterra'nın yazılım dizini, yukarıda listelenen tüm ürünler için kullanıcı incelemelerine sahiptir.

5. Etkinlik planlama işinizi yasal olarak yürütmek için neye ihtiyacınız olduğunu belirleyin

Etkinlik planlama işinizin her şeyin üstünde ve korumalı olduğundan emin olmak için şimdi çaba harcamak, ileride çok daha az evrak işi (ve potansiyel yasal ücretler açısından çok daha az) anlamına gelir.

İlk büyük adım, işinizi eyalet ve federal hükümetlere kaydettirmektir. IRS, bunun tam olarak nasıl yapılacağı konusunda kullanışlı tavsiyeler sunar.

Ayrıca, hangi lisanslara ve izinlere ihtiyacınız olduğunu bulmanız gerekecektir. Bunların çoğu, yapmayı düşündüğünüz etkinlik planlamasının türüne bağlı olacaktır, ancak Brand Name USA, başlamanız için iyi bir kılavuza sahiptir.

Son olarak, size, işinize veya çalışanlarınıza herhangi bir kaza durumunda sigortalı olduğunuzdan emin olmalısınız. Bir işçinin sigorta poliçesini ve ayrıca çeşitli farklı sigorta türlerini güvence altına almanız gerekir.

6. Bir pazarlama kampanyası oluşturun ve ağınızı oluşturun

İşletmenizin gerçekten başarılı olması için müşterilere ve ortaklara ihtiyacınız var.

İşletmenizi müşterilere pazarlamak

İş planınızda yapılan araştırmalar sayesinde hedef müşterilerinizin tam olarak kim olduğunu bilirsiniz. Bu potansiyel müşterilere ulaşmanın zamanı geldi. Örneğin, e-posta pazarlama kampanyaları, işletmelere yapılan soğuk aramalar veya sosyal medya gibi emrinizde olan herhangi bir kanalı kullanın.

Hedef kitleniz için son derece etkili olan kanallara odaklandığınızdan emin olun. Bunu, geniş bir kanal grubunu test ederek ve ağınızdan hangisinin en fazla etkileşimi aldığını görerek yapabilirsiniz. Bu süreci biraz daha kolaylaştırmaya yardımcı olabilecek sosyal medya segmentasyonu da kullanabilirsiniz.

Örneğin, pop-up yemek deneyimleri planlamak istiyorsanız Instagram, Twitter ve Facebook harika kanallardır. Yazılım vitrinleri planlamak istiyorsanız, LinkedIn ve e-posta pazarlaması daha iyi bir oyun olabilir.

Mümkün olan en etkili pazarlama stratejisini yapın ve bu potansiyel müşterileri hemen yakalayın.

İşletmenizi potansiyel ortaklara pazarlamak

Hizmetlerine ihtiyaç duyabileceğiniz satıcılar, mekanlar ve diğer endüstri uzmanları ağınızı oluşturmanız gerekir.

İşinize odaklanmak istediğiniz etkinliğin türünü zaten belirlediniz. Olası bir olayın her yönünü düşünün. Bir etkinliği nasıl planlayacağınızla ilgili kılavuzumuzu inceleyin. Oradaki satıcıların listesine bakın ve bu kategorilerin her birine hitap eden yerel satıcılar bulun. İster yemek servisi, ister güvenlik veya A/V ekipmanı olsun, etkinlikler için kime başvurabileceğinizi bilmeniz gerekir.

Onlara ulaşın ve bir bağlantı kurun, böylece bir etkinliğiniz olduğunda ve hizmetlerine ihtiyaç duyduğunuzda, üzerinde çalışabileceğiniz mevcut bir ilişkiniz olur.

Etkinlik planlama işinize başlamadan önce önemli okumalar

Bu kılavuz, etkinlik planlama işinize başlamak için yapmanız gerekenler konusunda size güçlü bir anlayış sağlamalıdır.