Le guide ultime sur la façon de démarrer votre entreprise de planification d'événements

Il n'y a pas de meilleur moment que le présent pour démarrer votre entreprise de planification d'événements. Mais avant d'avoir votre premier client, vous devez faire un travail de préparation.

Peut-être que cela a commencé au lycée, lorsque vous avez planifié les collations, l'ordre du jour et les rôles de chacun pour les sessions d'étude. Cela a peut-être commencé à l'université, lorsque vous avez organisé des soirées à micro ouvert dans un bar local. Tout ce que vous savez, c'est que vous avez la démangeaison : vous voulez démarrer une entreprise de planification d'événements.

Mais comment passer d'une simple réflexion à la gestion d'une entreprise ?

Il y a six étapes principales que vous devez suivre pour démarrer votre entreprise. Nous vous expliquerons chacun d'entre eux afin que lorsque vous aurez fini de lire ceci, vous serez mieux préparé à ouvrir une boutique.

6 étapes pour démarrer votre entreprise

1. Établissez votre expertise

Si vous voulez que les gens vous fassent confiance pour leurs événements, vous devez démontrer que vous savez ce que vous faites.

En dehors d'un diplôme de premier cycle en hôtellerie, vous pouvez vous inscrire à divers programmes de certification qui vous aideront à renforcer votre expertise et à faire savoir à vos clients qu'ils sont entre de bonnes mains.

Cependant, il existe tellement de types de certifications qu'il peut être difficile de savoir lequel obtenir. Ci-dessous, nous examinerons trois certifications générales (c'est-à-dire non spécialisées) que vous pouvez obtenir.

Il existe, bien sûr, de nombreuses autres certifications que vous pouvez obtenir et des cours que vous pouvez suivre qui sont beaucoup plus spécifiques au type d'événement. Vous pouvez également voir si votre collège ou votre université locale propose des cours ou des certificats qui pourraient vous aider à démarrer.

Certification CMP (Certified Meeting Professional)

Le CMP est établi par le Convention Industry Council, et l'examen couvre la planification, la gestion du site, la conception d'événements, le marketing et les normes internationales.

Le site Web du Conseil propose des lectures suggérées et du matériel préparatoire et l'examen est proposé tous les quelques mois. Pour 2020, les dates de test annoncées sont en janvier, mai et août.

Un titulaire de CMP gagne environ 10 000 $ de plus par an que ses homologues non certifiés, selon le Events Council.

S'il y a la moindre chance que vous envisagiez de travailler en tant que professionnel de l'événementiel de santé, ils proposent également un CMP pour cette fonction spécifique.

Certification de professionnel certifié des événements spéciaux (CSEP)

Cet examen, administré quatre fois par an, peut être passé à distance. Semblable au CMP, il a été créé par un groupe de professionnels (cette fois, l'International Live Events Association).

Avec votre certification, vous recevez également des newsletters de l'industrie et un réseau structuré qui peut vous aider à développer vos ressources, à obtenir des conseils et à trouver des mentors pour aider votre entreprise à se développer. Cependant, il y a une exigence d'expertise (trois ans dans l'industrie de la planification d'événements) avant de pouvoir le prendre.

Certificat en gestion de réunion (CMM)

Plutôt que de simplement passer un examen pour tester vos connaissances, le CMM est un programme de formation complet. Il dure environ 15 semaines et est plus académique que pratique dans son approche.

L'inconvénient est que vous devrez vous rendre dans l'Indiana, donc si vous n'êtes pas de la région, cela pourrait prendre un peu plus de budget que ce dont vous disposez pour obtenir cette certification.

Cependant, les personnes avec un CMM gagnent environ 30 000 $ par an de plus que celles qui n'en ont pas (et 20 000 $ par an de plus que celles qui ont la certification CMP).

2. Construire un business plan efficace

Un plan d'affaires établit essentiellement les objectifs et les stratégies de votre entreprise pour aller de l'avant.

Avoir un plan d'affaires ne vous aide pas seulement à organiser et à planifier le succès de votre entreprise. Cela peut également être un outil puissant à présenter au monde extérieur, comme les investisseurs potentiels qui sont curieux de connaître votre stratégie.

Votre plan doit inclure les éléments suivants :

• Un résumé—pourquoi votre entreprise est-elle différente de toutes les autres entreprises ?
• L'aperçu de l'entreprise - voici à quoi ressemblera l'entreprise.
• Une analyse de l'industrie - notre créneau de l'industrie de l'événementiel ressemble.
• Analyse client—nos clients ressembleront à ceci.
• Une répartition de vos principaux concurrents - c'est ce à quoi nous sommes confrontés.
• Vos plans de marketing, d'exploitation, de gestion et de finances : c'est ainsi que nous gagnerons notre argent.
• Une annexe de tous vos documents justificatifs : baux, contrats, marques de commerce, CV, documents marketing, etc.

Score propose un modèle pratique qui peut vous aider à démarrer.

Dans la vue d'ensemble de votre entreprise, vous devez établir fermement le type d'événements sur lesquels vous prévoyez de vous concentrer. Vous n'avez pas besoin de vous en tenir à ce type d'événement pour toujours, mais il est important de commencer par un seul effort. Vous pouvez consacrer toute l'étendue de vos ressources et de votre expertise à cet objectif, puis développer lentement à partir de là.

Se concentrer sur un seul type d'événement vous donnera également une idée beaucoup plus claire de qui seront vos clients. Cela peut aider dans plusieurs sections de votre plan d'affaires.

3. Sécuriser le capital de démarrage

Il suffit d'environ 2 000 $ à 5 000 $ pour faire décoller votre entreprise. Au-delà de cela, il y aura des coûts récurrents dont vous devrez tenir compte dans votre budget, car vous ne serez pas rentable tout de suite.

Il existe plusieurs façons de sécuriser cet argent :

• Autofinancement
• Banques (c.-à-d. lignes de crédit, prêts aux petites entreprises ou financement aux entreprises 401(k))
• Amis et famille

Mais que se passe-t-il si vous n'avez pas d'argent de démarrage ?

Si vous ne pouvez pas vous autofinancer, ne vous inquiétez pas, votre plan d'affaires est là pour vous aider.

Que vous l'incorporiez dans une présentation à une banque ou que vous utilisiez une plateforme de financement participatif comme AngelList, CrowdFunder ou Fundable, votre plan d'affaires montrera exactement où va l'argent de vos investisseurs et comment vous prévoyez de le récupérer. leur.

4. Investissez dans le logiciel dont vous avez besoin pour gérer efficacement votre entreprise

Il existe un nombre impressionnant de types de logiciels que vous pouvez utiliser pour votre entreprise. Certains d'entre eux vous seront utiles tout de suite, et certains d'entre eux vous seront utiles plus tard.

Voici une liste des principaux types de logiciels et des raisons pour lesquelles vous pourriez vouloir y investir :

• Pour aider à gérer les projets, les tâches et le flux de travail : logiciel de gestion d'événements ou de gestion de projet.
• Pour vous aider à interagir avec vos clients actuels et futurs : gestion de la relation client, gestion des prospects, marketing par e-mail, marketing sur les réseaux sociaux, logiciel de marketing automation.
• Pour assurer la sécurité de vos informations : sécurité des e-mails, sécurité du cloud, sécurité du réseau et/ou logiciel SIEM.
• Pour assurer le bon fonctionnement de votre bureau : logiciel de budgétisation, de facturation et de facturation, et de collaboration.
• Pour améliorer l'expérience des participants à vos événements : conférence (assurez-vous d'en avoir une avec des capacités d'inscription), gestion des lieux et applications d'événements mobiles.

Vous pourrez peut-être trouver des options gratuites (comme dans cet article sur les logiciels de gestion d'événements gratuits et open source). Assurez-vous simplement de vérifier les avis des utilisateurs sur votre achat potentiel pour vous assurer qu'il ne posera pas plus de problèmes qu'il n'en vaut la peine. Le répertoire des logiciels de Capterra contient des avis d'utilisateurs pour tous les produits répertoriés ci-dessus.

5. Déterminez ce dont vous avez besoin pour exploiter légalement votre entreprise de planification d'événements

S'efforcer maintenant de s'assurer que votre entreprise de planification d'événements est au-dessus de tout bord et protégée signifie beaucoup moins de paperasse (et beaucoup moins en termes de frais juridiques potentiels) plus tard.

La première grande étape consiste à enregistrer votre entreprise auprès des gouvernements des États et du gouvernement fédéral. L'IRS offre des conseils pratiques pour savoir exactement comment procéder.

Vous devrez également déterminer les licences et les permis dont vous avez besoin. Beaucoup d'entre eux dépendront du type de planification d'événement que vous avez l'intention de faire, mais Brand Name USA a un bon guide pour vous aider à démarrer.

Enfin, vous devez vous assurer que vous êtes couvert en cas d'accident, qu'il s'agisse de vous, de votre entreprise ou de vos employés. Vous aurez besoin d'obtenir une police d'indemnisation des travailleurs, ainsi qu'une variété de différents types d'assurance.

6. Établissez une campagne de marketing et développez votre réseau

Pour que votre entreprise réussisse vraiment, vous avez besoin de clients et de partenaires.

Commercialiser votre entreprise auprès des clients

Vous savez exactement qui sont vos clients cibles, grâce aux recherches effectuées dans votre plan d'affaires. Il est temps de tendre la main à ces clients potentiels. Utilisez n'importe quel canal à votre disposition - campagnes de marketing par e-mail, appels à froid aux entreprises ou médias sociaux, par exemple.

Assurez-vous de vous concentrer sur les canaux qui ont un impact élevé sur votre public cible. Vous pouvez le faire en testant sur un large groupe de canaux et en voyant lequel obtient le plus d'engagement de votre réseau. Vous pouvez également utiliser la segmentation des médias sociaux, ce qui peut aider à rationaliser un peu ce processus.

Par exemple, si vous souhaitez planifier des expériences culinaires éphémères, Instagram, Twitter et Facebook sont d'excellents canaux. Si vous souhaitez planifier des vitrines de logiciels, LinkedIn et le marketing par e-mail pourraient être un meilleur jeu.

Créez la stratégie marketing la plus percutante possible et vous saisirez ces prospects en un rien de temps.

Commercialisation de votre entreprise auprès de partenaires potentiels

Vous devez développer votre réseau de fournisseurs, de sites et d'autres experts de l'industrie dont vous pourriez avoir besoin des services.

Vous avez déjà défini le type d'événement sur lequel vous souhaitez concentrer votre activité. Pensez à toutes les facettes d'un événement possible. Parcourez notre guide sur la façon de planifier un événement. Consultez la liste des fournisseurs et trouvez des fournisseurs locaux qui répondent à chacune de ces catégories. Qu'il s'agisse de restauration, de sécurité ou d'équipement audiovisuel, vous devez savoir à qui vous adresser pour les événements.

Contactez-les et établissez une connexion afin que lorsque vous avez un événement et que vous avez besoin de leurs services, vous ayez une relation existante à partir de laquelle vous pouvez travailler.

Lecture importante avant de démarrer votre entreprise de planification d'événements

Ce guide devrait vous donner une bonne compréhension de ce que vous devez faire pour démarrer votre entreprise de planification d'événements.