الدليل النهائي حول كيفية بدء أعمال التخطيط للأحداث الخاصة بك

ليس هناك وقت مثل الوقت الحاضر لبدء مشروعك الخاص بالتخطيط للمناسبات. ولكن قبل أن تحصل على عميلك الأول ، عليك القيام ببعض الأعمال التحضيرية.

ربما بدأت في المدرسة الثانوية ، عندما خططت للوجبات الخفيفة وجدول الأعمال وأدوار الجميع في جلسات الدراسة. ربما بدأ الأمر في الكلية ، عندما نظمت ليالي ميكروفون مفتوحة في حانة محلية. كل ما تعرفه هو أن لديك الحكة: تريد أن تبدأ مشروعًا لتخطيط الأحداث.

ولكن كيف يمكنك الانتقال من مجرد التفكير في الأمر إلى إدارة شركة بالفعل؟

هناك ست خطوات رئيسية تحتاج إلى اتخاذها لبدء عملك. سنأخذك عبر كل واحد حتى أنه بحلول الوقت الذي تنتهي فيه من قراءة هذا ، ستكون مستعدًا بشكل أفضل لفتح متجر.

6 خطوات لبدء عملك

1. تأسيس خبرتك

إذا كنت تريد أن يثق بك الناس في أحداثهم ، فعليك أن تثبت أنك تعرف ما تفعله.

خارج درجة البكالوريوس في الضيافة ، يمكنك التسجيل في العديد من برامج الشهادات التي ستساعد في زيادة خبرتك وإعلام عملائك بأنهم في أيدٍ مطلعة.

هناك العديد من أنواع الشهادات ، ومع ذلك ، قد يكون من الصعب معرفة الأفضل للحصول عليها. أدناه ، سنلقي نظرة على ثلاث شهادات عامة (أي غير متخصصة) يمكنك الحصول عليها.

هناك ، بالطبع ، الكثير من الشهادات الأخرى التي يمكنك الحصول عليها والدورات التدريبية التي يمكنك الحصول عليها والتي تكون أكثر تحديدًا لنوع الحدث. يمكنك أيضًا معرفة ما إذا كانت كليتك أو جامعتك المحلية تقدم أي دورات أو شهادات قد تساعدك على البدء.

شهادة محترف الاجتماع المعتمد (CMP)

تم إنشاء CMP من قبل مجلس صناعة الاتفاقية ، ويغطي الاختبار التخطيط وإدارة الموقع وتصميم الأحداث والتسويق والمعايير الدولية.

يقدم موقع المجلس على الإنترنت مواد قراءة وتحضيرية مقترحة ، ويتم تقديم الاختبار كل بضعة أشهر. لعام 2020 ، مواعيد الاختبار المعلنة هي يناير ومايو وأغسطس.

يكسب حامل شهادة CMP حوالي 10000 دولار سنويًا أكثر من نظرائه غير المعتمدين ، وفقًا لمجلس الأحداث.

إذا كانت هناك أدنى فرصة تفكر في العمل كمتخصص في حدث الرعاية الصحية ، فإنهم يقدمون أيضًا CMP لهذه الوظيفة على وجه التحديد.

شهادة محترف الأحداث الخاصة المعتمد (CSEP)

يمكن إجراء هذا الاختبار ، الذي يتم إجراؤه أربع مرات في السنة ، عن بُعد. على غرار CMP ، تم إنشاؤه من قبل مجموعة من المحترفين (هذه المرة ، International Live Events Association).

من خلال شهادتك ، تحصل أيضًا على نشرات إخبارية في المجال وشبكة منظمة يمكنها مساعدتك في بناء مواردك والحصول على المشورة والعثور على موجهين لمساعدة عملك على النمو. ومع ذلك ، هناك شرط خبرة (ثلاث سنوات في صناعة التخطيط للأحداث) قبل أن تتمكن من الحصول عليها.

شهادة في إدارة الاجتماعات (CMM)

بدلاً من مجرد إجراء اختبار لاختبار معلوماتك ، فإن CMM عبارة عن برنامج تدريبي كامل. يستغرق الأمر حوالي 15 أسبوعًا وهو أكاديمي أكثر من كونه عمليًا في منهجه.

الجانب السلبي هو أنه سيتعين عليك السفر إلى إنديانا ، لذلك إذا لم تكن من المنطقة ، فقد يتطلب الأمر ميزانية أكثر قليلاً مما لديك بسهولة للحصول على هذه الشهادة.

ومع ذلك ، فإن الأشخاص الذين لديهم CMM يكسبون حوالي 30000 دولار سنويًا أكثر من أولئك الذين ليس لديهم (و 20000 دولار سنويًا أكثر من أولئك الحاصلين على شهادة CMP).

2. بناء خطة عمل فعالة

تحدد خطة العمل بشكل أساسي الأهداف والاستراتيجيات التي ستتقدم بها أعمالك.

إن وجود خطة عمل لا يساعدك فقط على تنظيم وخريطة الطريق لنجاح عملك. يمكن أن تكون أيضًا أداة قوية لتقديمها للعالم الخارجي ، مثل المستثمرين المحتملين الذين لديهم فضول بشأن استراتيجيتك.

يجب أن تتضمن خطتك ما يلي:

• ملخص تنفيذي - لماذا تختلف شركتك عن جميع الشركات الأخرى؟
• نظرة عامة على الشركة - هذا ما ستبدو عليه الشركة.
• تحليل الصناعة - يبدو مكانتنا في صناعة الأحداث.
• تحليل العملاء - سيبدو عملاؤنا هكذا.
• تفصيل منافسيك الرئيسيين - هذا ما نواجهه.
• خططك للتسويق والعمليات والإدارة والشؤون المالية - هذه هي الطريقة التي سنجني بها أموالنا.
• ملحق بجميع المستندات الداعمة - عقود الإيجار ، والعقود ، والعلامات التجارية ، والسير الذاتية ، والمواد التسويقية ، وما إلى ذلك.

تقدم Score نموذجًا مفيدًا يمكن أن يساعدك على البدء.

ضمن نظرة عامة على شركتك ، تحتاج إلى تحديد نوع الأحداث التي تخطط للتركيز عليها بحزم. لا تحتاج إلى الاستمرار في هذا النوع من الأحداث إلى الأبد ، ولكن من المهم أن تبدأ بجهد واحد. يمكنك تخصيص المدى الكامل لمواردك وخبراتك لتحقيق هذا الهدف ، ثم البناء ببطء من هناك.

سوف يمنحك التركيز على نوع واحد من الأحداث أيضًا فكرة أوضح بكثير عن هوية عملائك. يمكن أن يساعد هذا في عدة أقسام من خطة عملك.

3. تأمين رأس مال بدء التشغيل

لا يتطلب الأمر سوى حوالي 2000 دولار إلى 5000 دولار لبدء عملك على أرض الواقع. علاوة على ذلك ، ستكون هناك تكاليف متكررة يجب أن تضعها في الاعتبار في ميزانيتك ، لأنك لن تحقق أرباحًا على الفور.

هناك عدة طرق يمكنك من خلالها تأمين هذه الأموال:

• تمويل ذاتي
• البنوك (مثل خطوط الائتمان أو قروض الأعمال الصغيرة أو 401 (ك) تمويل الأعمال)
• الأصدقاء والعائلة

ولكن ماذا لو لم يكن لديك أي أموال لبدء التشغيل؟

إذا كنت لا تستطيع التمويل الذاتي ، فلا تقلق - خطة عملك هنا لمساعدتك.

سواء كنت تدمجها في عرض تقديمي إلى أحد البنوك ، أو تستخدم منصة تمويل جماعي مثل AngelList أو CrowdFunder أو Fundable ، ستوضح خطة عملك بالضبط أين تذهب أموال المستثمرين وكيف تخطط لاستعادتها إلى هم.

4. استثمر في البرنامج الذي تحتاجه لإدارة عملك بفعالية

هناك عدد هائل من أنواع البرامج التي يمكنك استخدامها لعملك. ستجد بعضها مفيدًا على الفور ، وستجد بعضها مفيدًا في المستقبل.

فيما يلي قائمة بأنواع البرامج الأساسية ولماذا قد ترغب في الاستثمار فيها:

• للمساعدة في إدارة المشاريع والمهام وسير العمل: برنامج إدارة الأحداث أو إدارة المشاريع.
• للمساعدة في التفاعل مع عملائك الحاليين والمستقبليين: إدارة علاقات العملاء ، وإدارة العملاء المحتملين ، والتسويق عبر البريد الإلكتروني ، والتسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي ، وبرامج أتمتة التسويق.
• للمساعدة في الحفاظ على أمان معلوماتك: أمان البريد الإلكتروني و / أو أمان السحابة و / أو أمان الشبكة و / أو برنامج SIEM.
• للحفاظ على عمل مكتبك بسلاسة: إعداد الميزانية والفواتير والفواتير وبرامج التعاون.
• لتحسين تجربة الحاضرين في الأحداث الخاصة بك: المؤتمر (تأكد من الحصول على واحد مع إمكانات التسجيل) ، وإدارة المكان ، وتطبيقات أحداث الهاتف المحمول.

قد تتمكن من العثور على بعض الخيارات المجانية (مثل هذه المقالة حول برامج إدارة الأحداث المجانية والمفتوحة المصدر). فقط تأكد من التحقق من مراجعات المستخدم لعملية الشراء المحتملة للتأكد من أنها لن تكون مشكلة أكثر مما تستحق. يحتوي دليل برامج Capterra على مراجعات المستخدمين لجميع المنتجات المذكورة أعلاه.

5. اكتشف ما تحتاجه لإدارة مشروع تخطيط الأحداث الخاص بك بشكل قانوني

إن بذل الجهد الآن للتأكد من أن أعمال تخطيط الأحداث الخاصة بك فوق اللوحة ومحمية تعني الكثير من الأعمال الورقية (وأقل بكثير من حيث الرسوم القانونية المحتملة) لاحقًا.

الخطوة الأولى الكبيرة هي تسجيل عملك لدى حكومات الولايات والحكومات الفيدرالية. تقدم IRS نصيحة مفيدة حول كيفية القيام بذلك بالضبط.

ستحتاج أيضًا إلى معرفة التراخيص والتصاريح التي تحتاجها. سيعتمد الكثير منها على نوع التخطيط للحدث الذي تنوي القيام به ، ولكن لدى Brand Name USA دليل جيد للبدء.

أخيرًا ، يجب أن تتأكد من تغطيتك في حالة وقوع أي حوادث - لك أو لشركتك أو لموظفيك. ستحتاج إلى تأمين بوليصة تأمين العامل ، بالإضافة إلى مجموعة متنوعة من أنواع التأمين المختلفة.

6. إنشاء حملة تسويقية وبناء شبكتك

لكي ينجح عملك حقًا ، فأنت بحاجة إلى عملاء وشركاء.

تسويق عملك للعملاء

أنت تعرف بالضبط من هم عملاؤك المستهدفون ، وذلك بفضل البحث الذي تم إجراؤه في خطة عملك. حان الوقت للوصول إلى هؤلاء العملاء المحتملين. استخدم أي قناة لديك تحت تصرفك - حملات التسويق عبر البريد الإلكتروني ، أو المكالمات الباردة للشركات ، أو وسائل التواصل الاجتماعي ، على سبيل المثال.

تأكد من أنك تركز على القنوات ذات التأثير الكبير على جمهورك المستهدف. يمكنك القيام بذلك عن طريق اختبار مجموعة كبيرة من القنوات ومعرفة أيها يحصل على أكبر قدر من المشاركة من شبكتك. يمكنك أيضًا استخدام تجزئة الوسائط الاجتماعية التي يمكن أن تساعد في تبسيط هذه العملية قليلاً.

على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في التخطيط لتجارب طعام منبثقة ، فإن Instagram و Twitter و Facebook هي قنوات رائعة. إذا كنت ترغب في التخطيط لعروض البرامج ، فقد يكون التسويق عبر البريد الإلكتروني و LinkedIn أفضل.

اجعل إستراتيجية التسويق الأكثر تأثيرًا ممكنة ، وستحصل على هؤلاء العملاء المحتملين في لمح البصر.

تسويق عملك لشركاء محتملين

تحتاج إلى بناء شبكتك من البائعين والأماكن وخبراء الصناعة الآخرين الذين قد تحتاج إلى خدماتهم.

لقد حددت بالفعل نوع الحدث الذي تريد تركيز عملك عليه. فكر في كل جانب من جوانب حدث محتمل. راجع دليلنا حول كيفية التخطيط لحدث ما. انظر إلى قائمة البائعين هناك ، وابحث عن البائعين المحليين الذين يلبيون كل فئة من هذه الفئات. سواء كان الأمر يتعلق بتقديم الطعام أو الأمن أو معدات الصوت والصورة ، فستحتاج إلى معرفة من يمكنك اللجوء إليه لحضور الأحداث.

تواصل معهم وقم بإنشاء اتصال بحيث يكون لديك علاقة قائمة يمكنك العمل من خلالها عندما يكون لديك حدث وتحتاج إلى خدماتهم.

قراءة مهمة قبل أن تبدأ عملك التخطيطي للحدث

يجب أن يمنحك هذا الدليل فهمًا قويًا لما تحتاج إلى القيام به لبدء مشروع تخطيط الأحداث الخاص بك.