Ofis ortamında üretkenlik nasıl korunur

Verimlilik, stres ve memnuniyetsizlikten etkilenir. Ve bu duygular bir ofiste pekiştirilebilir - insanlar kendilerini bir makinenin dişlileri olarak görmeye başlayacaklar. Verimlilik, özellikle insanların bir makinedeki çarklar gibi hissetmeye kolayca başlayabilecekleri kurumsal bir ortamda düşer. Önemli olmaya başlayan tek şey, son teslim tarihleri ​​ve müşteri memnuniyeti olurken, bunların kendileri ciddi şekilde ihmal edilir.

Ofis üretkenliğini ele almanın birden çok yolu vardır. Bazılarının uygulanması kolaydır ve görmek üzere olduğunuz gibi harika sonuçlar verir.

Fiziksel alan üretkenliği artırıcılar

İnsanlara bazı kişisel dekoratif seçeneklere izin verin

İster açık plan bir ofisiniz olsun, ister farklı ekipler için ayrılmış ofis alanlarınız olsun, her çalışana kendini ifade etme şansı vermelisiniz.

Alanı ihtiyaç duydukları kadar kişiselleştirmeleri, kendilerini daha rahat hissetmeleri için teşvik edilmelidirler. Bazıları, bir ofiste olma hissini güçlendirdiği için, bu da sorun değil. Ancak diğerleri için, birkaç masa bitkisi, fotoğraf, bir pano, figürinler veya kişisel kupaları gibi çok az şey uzun bir yol kat edebilir. Bu öğeler aynı zamanda harika bir konuşma başlatıcıdır.

Dekor, bir kişinin çalışma alanına biraz renk katar ve şirketin daha önemli bir parçası gibi hissetmek için ihtiyaç duyduğu bireyselliği getirir. Sonuç olarak, yaptıkları işin ve bir birey olarak kendilerine daha fazla değer verildiğini biliyorlar.

Bol miktarda doğal ışık girmesine izin verin

Çalışanlarınıza ofis alanının bir hapishane olmadığını hatırlatın. Neon ışıkları yerine sadece gün ışığına izin vermek, onlara iş günü ilerlemelerini ve sona yaklaştığını hatırlatacaktır. Bu onları işleri zamanında bitirmeye zorlarken, kapalı alanlar zaman algısını çarpıtarak daha fazla mesaiye ve sonunda tükenmişliğe yol açabilir. Curbed.com için Rachel Hadler'in çok zekice söylediği gibi:

"Özellikle, ABD'de hâlâ birincil ofis aydınlatma kaynağı olan LED'ler, algılanamaz bir düzeyde titreşerek, baş ağrısına neden olarak ve benim durumumda, gerçekliğin öznel bir deneyim olduğuna dair kalıcı şüphe uyandırarak insanları yavaşça delirtebilir."

Bütçeniz ve kiralık alanınız/binanız izin veriyorsa, uygun olan yerlerde yeni pencereler açın. Örneğin ofis alanımız, duvarların etrafındaki büyük pencerelerden gelen bol miktarda doğal ışık almaktadır.

Tabii ki, yaz aylarında oldukça sinir bozucu olabiliyor ama beyaz perdeler bunun için var. Bir pencerenin yanındayken çalışmanın ne kadar kolay olduğu kıyaslanamaz. Ne zaman gözlerim yorulsa, sadece sokaklara, arabalara ve uzaktaki binalara bakabiliyorum. Ve gün sona ererken, hiçbir şey gün batımı manzarasının yerini tutamaz.

Duyuları uyarmaya odaklanın

Hemen sonuca varmadan önce, alanı kokulu mumlar veya yağlarla doldurmaktan, ofisleri minyatür ormanlara dönüştürmekten ya da buna benzer herhangi bir şeyden bahsetmeyeceğiz. Alanı zenginleştiren ve böylece konfor yoluyla üretkenliği artıran basit küçük numaralar hakkında.

Görme

Şirket duvarlarındaki boya işini analiz edin. Nancy Kwalek ve Texas Austin Üniversitesi'nden meslektaşları tarafından yapılan bir araştırma, çalışanların bilişsel yeteneklerinin ve problem çözmenin ofis duvarlarının rengine bağlı olduğunu gösterdi. Ancak her bireyin aynı renge farklı tepki gösterebileceğini vurgulamışlardır. Örneğin, dış uyaranlarla dikkatlerinin kolayca dağılıp dağılmayacağı.

Dikkate alınması gereken bir başka yararlı şey de dağınıklıktır. Gerekirse alanı yeniden düzenleyin - raflar, yazıcılar ve hatta engelleniyorlarsa masalar arasında gezinin. Örneğin, insanların ceketlerini masalarında veya sandalyelerinde bırakmamaları için daha fazla elbise askısı yerleştirmek. Aynısı herhangi bir duvar dekoru için de geçerlidir. Dağınıklık hem dikkat dağıtıcı hem de ezicidir.

Ses

Açık plan ofisler, üretkenlik söz konusu olduğunda büyük bir olumsuzluk olabilir. Benim ve iş arkadaşlarımın (şimdiki ve geçmişteki) deneyimlerine göre, insanlar sessizce çalışmaya çalışırken bile gürültülü bir ortamdan daha kötü bir şey yoktur. Ve bir süre sonra, çok sık takmaktan kulaklarınız ağrımaya başlarsa, gürültü önleyici kulaklıklar bile yardımcı olamaz.

Sözlü tartışmalar için alanlar belirleyin, böylece bir iş arkadaşınızdan diğerine iş istasyonu ziyaretlerini caydırın ve diğer herkesin odağını bozmasını sağlayın. En çok odaklanan ayrı ofislere veya açık planın daha sessiz alanlarına ihtiyaç duyan ekiplere verin.

Koku/Hava

Birçok insan kokularını çok güçlü veya istilacı bulduğundan oda spreyleri şart değildir. Burada önemli olan da oldukça basittir: kaliteli iklimlendirme ve havalandırmaya yatırım yapın. Temiz hava eksikliği, çalışma sırasında yorgunluğu hızlandıran uyuşukluğa ve kan basıncının düşmesine neden olur.

Verimliliği artırmanın diğer biçimleri

Ofisi çalışmak için genel olarak hoş bir alan tutmanın yanı sıra, insanların üretkenliğine katkıda bulunan veya azaltan başka faktörler de var. Kullandığınız araç türlerinden personeli nasıl yönettiğinize kadar değişebilir.

Mükemmel yazılımı seçin

Sektörünüze bağlı olarak, her türlü yazılımı kullanacaksınız. Genellikle, hepimizin ihtiyaç duyduğu en temel olanlar:

1. Zaman izleyiciler
2. Proje yönetimi araçları
3. Görüntü işleme yazılımı
4. Bulut tabanlı hizmetler (google dokümanlar, elektronik tablolar, Zoom vb.)

Üretkenliği artırmak için bu araçları nasıl kullanabilirsiniz? İyi düşünülmüş seçimler yapıyorsun. Yani, alması kolay, kullanımı kolay, ancak aynı zamanda gerçekten ustalaşmak için bir meydan okuma sağlayan bir yazılım buluyorsunuz.

Bu şekilde, teknolojik olarak daha az eğilimli insanlar, aracı anlamaya çalışırken değerli zamanlarını kaybettikleri için hüsrana uğramazlar. Ve daha teknoloji meraklıları için, daha karmaşık yönleri için hala bir öğrenme eğrisi olacak.

Beyin fırtınası oturumları ekip uyumunu sağlar

Kurumsal ortamların hızla "eziyet moduna" geçtiği bilinmektedir. Herkesin gelip son teslim tarihine yetişmek için işini yapması gerekiyor ve iletişim, ekip sohbet mesajlarına, e-postalara ve saatlerce süren tek taraflı toplantılara dönüşüyor.

Büyük ofis üretkenliğini artırmak için ekipleri bire bir birlikte çalışmaya dahil etmeye çalışın. Beyin fırtınası oturumları aracılığıyla işlerinin hangi bölümlerinin yapılabileceğini öğrenin ve bunu kolaylaştırmak için yeterince boş ofis olduğundan emin olun.

İnsanları daha sık birlikte çalışmaya teşvik ederek motivasyonu artırırken birçok yanlış iletişimi önleyebilir ve süreci hızlandırabilirsiniz. Ayrıca, şirket çapında toplantılarınız (veya e-postalarınız) varsa, bu yöntemi kullanan ekipleri açıkça övün veya teşekkür edin. Başkaları için iyi bir örnek ve bu yönde ek bir olumlu itme işlevi görür.

Ayrıca örnek olarak liderlik edebilir, aynı ofislerde toplantılar ve beyin fırtınası seansları yapabilirsiniz.

Düzenli check-in yapın

İş gücünüz yüzlerce değilse de düzinelerce çalışan saydığında, ofisteki memnuniyetlerini düzenli olarak “nabız kontrolü” yapmak çok önemlidir. Belki kariyer ilerlemelerinden memnun değiller, iş yükü ile mücadele ediyorlar veya diğer çalışanlarla sorunları var. Ve tüm bunlar, büyük şirketlerde verimliliği etkileyen başka bir faktör.

Çoğu insan sıkıntıları hakkında öne çıkmaktan kaçınacaktır. Hatta işten izin almalarına veya sağlıklarını etkileyen enerji seviyelerini önemli ölçüde kaybetmelerine neden olana kadar iltihaplanmalarına izin veriyorlar. Bu nedenle, önce onlara yaklaşmak önemli bir yardım ve üretkenliği artırmaya yönelik bir adımdır.

İşte bazı başlangıç ​​noktaları:

• Çalışan memnuniyeti hakkında genel sorular içeren iki ayda bir veya ayda bir anonim anketler hazırlayın;
• İK ile, daha kişisel bir yaklaşım için 1:1 oturumlar planlayın (insanların görüşlerini dile getirmelerine izin verin, ancak bazı insanlar İK'ya açılmakta zorlandığından onları zorlamayın);
• Tükenmişlik, atılganlık ile ilgili eğitim toplantıları ve eğitimler düzenleyin ve tartışmayı ilerletmek için bunu halka açık bir forum olarak ele alın.

İnsanların sorunları anlamalarına ve açık olmalarına ne kadar çok yardımcı olursanız, işle ilgili sorunları için endişelenmek için daha az enerji harcarlar.

Anlamlı, derinlemesine geri bildirim verin

Bu konuyu blogumuzda, çalışan performansını takip ederken (şablonları da dahil ettiğimiz) derinlemesine ele aldık.

Takım liderlerinin ve İK'nın yardımıyla performans sayfaları aracılığıyla, her bir departmanın nasıl çalıştığına ve hangi çalışanların ek öğrenmeye, daha fazla zorluğa ve benzerlerine ihtiyacı olduğuna dair iyi bir fikir edinebilirsiniz.

Kaynak: Clockify.me

Bunlar ayrıca performans standartlarını daha doğru bir şekilde belirlemenize ve gelecekteki projelerle ileriye dönük beklentilerinizi yönetmenize olanak tanır.

Şeffaflığı teşvik edin

Kimin ne üzerinde çalıştığını netleştiren zaman çizelgeleri aracılığıyla. Bazı iş arkadaşlarının takım arkadaşlarıyla ne zaman iletişime geçebileceğini açıkça belirterek bir kısayol sağlarlar ve güncelleme ihtiyacını ortadan kaldırırlar. Örneğin, Clockify'da çalışanların toplu zaman çizelgesini görmelerini sağlayabilir ve iş arkadaşlarının şu anda ne yaptıklarından haberdar olmalarını sağlayabilirsiniz:

Kaynak: Clockify.me

Buradan, diyelim ki Nadia'nın şu anda hata düzeltme üzerinde çalıştığını ve ekstra odaklanmaya ihtiyacı olduğunu bilerek, bir saat kadar sonra onunla iletişime geçebileceğimi görebiliyorum. Hannah'nın bir müşteri toplantısı varken, nasıl gittiğini duymak için sabırsızlanıyorum. Yarım saatten fazla bir süre önce görevin nasıl olduğunu görünce, ona sormak için bir mesaj gönderebilirim.

Zamana karşılıklı saygı göstermenin harika bir yolu. Dahası, insanlar birinden yanıt beklemekle daha az zaman kaybedecek ve örneğin farklı bir görev üzerinde çalışmayı tercih edecekler.

Mikro yönetimi geçmişte bırakın

Bu uygulama sadece çalışanları hayal kırıklığına uğratmakta ve üstlerine daha az güvenmelerini sağlamaktadır.

Her an neler olup bittiğine dair gevşek bir saltanat sürdürmek için çalışın. Elinizden gelen her şeyi doğrudan altınızdakilere devredin, ancak herkesin omzunun üzerinden geçmemeleri için onlara da yalvarın. Yapabileceğiniz diğer şeyler:

• Daha az toplantı yapın – önemsiz olanları filtreleyin ve güncellemeler için haftada bir, hatta ayda bir ile sınırlayın;
• E-postayı spam yapmayın ;
• Mesai saatleri dışında çalışanlarla iletişime geçmeyin (ve mümkün olduğunca kendi kişisel zamanınızda rahatlamaya çalışın. Başkalarının sizden farklı iş yüklerine sahip olduğunu ve 7/24 müsait olamayacaklarını - ve olmamaları gerektiğini - unutmayın). İyi dinlenmiş bir çalışan üretkendir;
• Başkalarının yargılarına güvenin – odadaki en zeki kişi ya da en iyi çözümü sunan tek kişi olmanız gerekmez. Bu kontrolün bir kısmından vazgeçin, başkalarıyla beyin fırtınası yapın ve karar vermeyi kendinize bırakın. Bu şekilde, önemli konulara başkalarını da dahil ettiniz, güvenlerini inşa ettiniz ama aynı zamanda omuzlarınızdaki yükün bir kısmını da kaldırdınız.

Kariyer gelişimi için koşullar sağlayın

En büyük üretkenlik katillerinden biri, ilerlemeden yoksun olduğunuz hissidir. Etrafındaki herkes ilerlerken senin yerinde durduğunu. Özellikle iş yerinde, bu daha fazla mutsuzluğa katkıda bulunur. Pek çok insan, şirketlerinde ilerlemek için yeterli yol olmadığını düşündükleri için işlerini bırakacak.

Bu nedenle, konferanslar, eğitimler, ofis içi eğitim vb. gibi bazı kariyer geliştirme seçeneklerini İK ile ayarlamak sizin ve şirketinizin yararına olacaktır. Her birinin daha sonra çalışanların koyabileceği bir tür sertifika vermesini sağlayın özgeçmişleri. Sadece harika bir motive edici değil, aynı zamanda kazandıkları veya mükemmelleştirdikleri başka bir becerinin fiziksel kanıtıdır.

Sonuç olarak

Verimlilikteki düşüşler çok maliyetlidir, bunu biliyoruz. Ayrıca bunun bir ofise birden çok yönden sızabilecek sinsi bir şey olduğunu da biliyoruz. İş gücü üretkenliğinizin nerede düştüğünü bulmak ve zamanında ele almak çok önemlidir. Bir tarafta, fiziksel alanın, duvarların renginin, dağınıklığın ve hatta kokuların çıktıda düşüşe neden olabileceğini tartıştık. Diğer tarafta ise geri bildirim eksikliği, yanlış iletişim, mikro yönetim ve daha fazlası var. Bu cephelerin her birinde yavaş yavaş iyileşirken, zaman içinde bazı büyük değişiklikler görmeniz kaçınılmazdır.