Wie man die Produktivität in einer Büroumgebung aufrechterhält

Die Produktivität wird durch Stress und Unzufriedenheit beeinträchtigt. Und diese Gefühle können in einem Büro verstärkt werden – die Menschen beginnen, sich selbst als Rädchen in einer Maschine zu sehen. Die Produktivität sinkt besonders in einer Unternehmensumgebung, in der sich die Menschen leicht wie Rädchen in einer Maschine fühlen können. Wichtig sind nur noch die Fristen und die Kundenzufriedenheit, während die eigene stark vernachlässigt wird.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Büroproduktivität zu verbessern. Einige sind einfach zu implementieren und liefern großartige Ergebnisse, wie Sie gleich sehen werden.

Booster für die physische Raumproduktivität

Ermöglichen Sie den Menschen einige persönliche dekorative Entscheidungen

Unabhängig davon, ob Sie ein Großraumbüro oder ausgewiesene Büroräume für verschiedene Teams haben, Sie sollten jedem Mitarbeiter die Möglichkeit geben, sich zu entfalten.

Sie sollten ermutigt werden, den Raum so individuell wie nötig zu gestalten, um sich entspannter zu fühlen. Einige werden sich dagegen entscheiden, da es ihr Gefühl verstärkt, in einem Büro zu sein, was auch in Ordnung ist. Aber für andere können ein paar Schreibtischpflanzen, Fotos, eine Pinnwand, Figuren oder so wenig wie ihre persönliche Tasse viel ausreichen. Diese Artikel sind auch ein großartiger Gesprächsstarter.

Dekor bringt Farbe in den Arbeitsplatz einer Person und die Individualität, die sie braucht, um sich als wichtiger Teil des Unternehmens zu fühlen. Dadurch wissen sie, dass ihre Arbeit – und sie als Individuen – mehr wertgeschätzt werden.

Lassen Sie viel natürliches Licht herein

Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter daran, dass die Büroräume kein Gefängnis sind. Einfach nur Tageslicht statt Neonlicht hereinzulassen, wird sie an den Ablauf ihres Arbeitstages und dessen Ende erinnern. Es wird sie dazu bringen, Dinge rechtzeitig fertig zu stellen, während geschlossene Räume die Wahrnehmung der Zeit verzerren, was zu mehr Überstunden und schließlich zu Burnout führen kann. Wie Rachel Hadler für Curbed.com es so geistreich ausdrückte:

„Insbesondere LEDs – die immer noch die wichtigste Bürobeleuchtungsquelle in den USA sind – können Menschen langsam in den Wahnsinn treiben, indem sie auf einem nicht wahrnehmbaren Niveau flackern, ihnen Kopfschmerzen und in meinem Fall den anhaltenden Verdacht bereiten, dass die Realität eine subjektive Erfahrung ist.“

Wenn es Ihr Budget und die Mietfläche/das Gebäude zulassen, brechen Sie neue Fenster ein, wo es angebracht ist. Unsere Büroräume zum Beispiel haben viel natürliches Licht durch große Fenster rund um die Wände.

Natürlich kann es im Sommer ziemlich nervenaufreibend werden, aber dafür sind weiße Jalousien da. Es ist unvergleichlich, wie viel einfacher es ist, zu arbeiten, wenn man sich am Fenster befindet. Wenn meine Augen müde werden, kann ich einfach auf die Straßen und die Autos und fernen Gebäude blicken. Und wenn sich der Tag dem Ende zuneigt, geht nichts über die Aussicht auf den Sonnenuntergang.

Konzentrieren Sie sich darauf, die Sinne zu stimulieren

Bevor wir voreilige Schlüsse ziehen, werden wir nicht darüber sprechen, den Raum mit Duftkerzen oder Ölen zu füllen, die Büros in Miniaturdschungel zu verwandeln oder ähnliches. Es geht um einfache kleine Tricks, die den Raum bereichern und damit – die Produktivität durch Komfort steigern.

Sicht

Analysieren Sie die Lackierung der Firmenwände. Eine Studie von Nancy Kwalek und ihren Kollegen von der University of Austin, Texas, zeigte, dass die kognitiven Fähigkeiten und die Problemlösung von Arbeitern von der Farbe der Bürowände abhängen. Sie betonten jedoch, dass jeder Einzelne auf die gleiche Farbe unterschiedlich reagieren könne. Ob sie sich zum Beispiel leicht durch äußere Reize ablenken lassen oder nicht.

Eine weitere nützliche Sache, die es zu beachten gilt, ist das Entrümpeln. Ordnen Sie den Raum bei Bedarf neu an – verschieben Sie Regale, Drucker und sogar Schreibtische, wenn sie im Weg sind. Zum Beispiel mehr Kleiderbügel aufstellen, damit die Leute ihre Jacken nicht auf ihrem Schreibtisch oder ihren Stühlen liegen lassen. Dasselbe gilt für jede Wanddekoration. Unordnung ist sowohl ablenkend als auch überwältigend.

Klang

Großraumbüros können die Produktivität erheblich beeinträchtigen. Aus meiner Erfahrung und der meiner Kollegen (aktuell und früher) gibt es nichts Schlimmeres als eine laute Umgebung, selbst wenn die Leute versuchen, leise zu arbeiten. Und nach einer Weile helfen auch Noise-Cancelling-Kopfhörer nicht mehr, wenn die Ohren durch zu häufiges Tragen zu schmerzen beginnen.

Weisen Sie Räume für verbale Diskussionen zu, und vermeiden Sie so Arbeitsplatzbesuche von einem Kollegen zum anderen, die die Konzentration aller anderen stören. Geben Sie Teams, die sich am meisten konzentrieren müssen, separate Büros oder ruhigere Räume im Großraum.

Geruch/Luft

Lufterfrischer sind kein Muss, da viele Menschen ihre Düfte zu stark oder aufdringlich finden. Was hier wichtig ist, ist auch ziemlich einfach: Investieren Sie in eine hochwertige Klimatisierung und Belüftung. Der Mangel an sauberer Luft führt zu Schläfrigkeit und Blutdruckabfall, was die Ermüdung während der Arbeit beschleunigt.

Andere Formen der Produktivitätssteigerung

Abgesehen davon, dass das Büro insgesamt ein angenehmer Ort zum Arbeiten bleibt, gibt es noch andere Faktoren, die zur Produktivität der Menschen beitragen oder sie beeinträchtigen. Dies kann von der Art der Tools, die Sie verwenden, bis hin zur Verwaltung des Personals reichen.

Wählen Sie die perfekte Software

Abhängig von Ihrer Branche verwenden Sie alle Arten von Software. Normalerweise sind die grundlegendsten, die wir alle brauchen:

1. Zeiterfassung
2. Projektmanagement-Tools
3. Bildverarbeitungssoftware
4. Cloudbasierte Dienste (wie Google Docs, Tabellenkalkulationen, Zoom usw.)

Wie können Sie diese Tools nutzen, um die Produktivität zu steigern? Du triffst wohlüberlegte Entscheidungen. Sie finden nämlich Software, die einfach zu verstehen und zu verwenden ist, aber auch eine Herausforderung darstellt, die es wirklich zu meistern gilt.

Auf diese Weise werden weniger technisch versierte Menschen nicht frustriert, weil sie wertvolle Zeit verlieren, wenn sie versuchen, das Tool zu verstehen. Und für diejenigen, die technisch versierter sind, wird es immer noch eine Lernkurve für komplexere Aspekte geben.

Brainstorming-Sitzungen schaffen Teamzusammenhalt

Unternehmensumgebungen rutschen bekanntlich schnell in den „Grind-Modus“. Jeder muss kommen und seine Arbeit erledigen, um die Frist einzuhalten, und die Kommunikation verkommt zu Team-Chat-Nachrichten, E-Mails und einseitigen Meetings, die sich über Stunden hinziehen.

Um die Produktivität großer Büros zu steigern, arbeiten Sie daran, Teams für die persönliche Zusammenarbeit zu gewinnen. Finden Sie heraus, welche Teile ihrer Arbeit durch Brainstorming-Sitzungen erledigt werden können, und stellen Sie sicher, dass genügend leere Büros vorhanden sind, um dies zu ermöglichen.

Sie können viele Missverständnisse vermeiden, den Prozess beschleunigen und gleichzeitig die Motivation steigern, indem Sie einfach die Menschen dazu ermutigen, häufiger zusammenzuarbeiten. Wenn Sie unternehmensweite Meetings (oder E-Mails) haben, loben oder danken Sie Teams offen, die diese Methode verwenden. Es dient als gutes Beispiel für andere und als zusätzlicher positiver Impuls in diese Richtung.

Sie können auch mit gutem Beispiel vorangehen und Besprechungen und Brainstorming-Sitzungen in denselben Büros abhalten.

Führen Sie regelmäßige Kontrollen durch

Wenn Ihre Belegschaft Dutzende, wenn nicht Hunderte von Mitarbeitern zählt, ist es wichtig, regelmäßig den „Puls“ ihrer Zufriedenheit im Büro zu überprüfen. Vielleicht sind sie mit ihrer Karriere unzufrieden, haben Probleme mit der Arbeitsbelastung oder Probleme mit anderen Mitarbeitern. Und all dies ist ein weiterer Faktor, der die Produktivität in großen Unternehmen beeinflusst.

Die meisten Menschen werden es vermeiden, sich über ihre Beschwerden zu äußern. Sie lassen sie sogar eitern, bis sie dadurch Tage von der Arbeit nehmen oder ihr Energieniveau erheblich verlieren, was ihre Gesundheit beeinträchtigt. Sich zuerst an sie zu wenden, ist also eine erhebliche Hilfe und ein Schritt zur Verbesserung der Produktivität.

Hier einige Ansatzpunkte:

• Führen Sie zweimonatliche oder monatliche anonyme Umfragen mit allgemeinen Fragen zur Mitarbeiterzufriedenheit ein;
• Planen Sie mit der Personalabteilung 1:1-Sitzungen für einen persönlicheren Ansatz (lassen Sie die Leute ihre Meinung äußern, aber zwingen Sie sie nicht dazu, da es manchen Menschen schwer fällt, sich der Personalabteilung zu öffnen);
• Organisieren Sie Bildungstreffen und Schulungen zu Burnout und Durchsetzungsvermögen und behandeln Sie sie als öffentliches Forum, um das Gespräch voranzutreiben.

Je mehr Sie den Menschen helfen, ihre Probleme zu verstehen und offen damit umzugehen, desto weniger Energie verwenden sie darauf, sich über ihre Arbeitsprobleme Sorgen zu machen.

Geben Sie aussagekräftiges, tiefgreifendes Feedback

Wir haben dieses Thema in unserem Blog ausführlich behandelt, indem wir die Mitarbeiterleistung verfolgen (wo wir auch Vorlagen eingefügt haben).

Durch Leistungsblätter können Sie sich zusammen mit der Hilfe von Teamleitern und der Personalabteilung ein gutes Bild davon machen, wie jede Abteilung funktioniert und welche Mitarbeiter zusätzliches Lernen, mehr Herausforderungen und dergleichen benötigen.

Quelle: Clockify.me

Diese ermöglichen es Ihnen auch, Leistungsstandards genauer festzulegen und Ihre Erwartungen für zukünftige Projekte zu verwalten.

Fördern Sie Transparenz

Durch Arbeitszeittabellen, die deutlich machen, wer woran arbeitet. Sie bieten eine Abkürzung, indem sie deutlich machen, wann einige Kollegen ihre Teamkollegen kontaktieren können, und Updates überflüssig machen. Beispielsweise können Sie in Clockify Mitarbeitern ermöglichen, die kollektive Arbeitszeittabelle anzuzeigen, und sie darüber informieren, was ihre Kollegen gerade tun:

Quelle: Clockify.me

Daraus erkenne ich, dass, sagen wir, Nadia derzeit an der Fehlerbehebung arbeitet, und da ich weiß, dass sie sich besonders konzentrieren muss, kann ich sie in etwa einer Stunde kontaktieren. Während Hannah ein Kundengespräch hatte, bin ich gespannt, wie es gelaufen ist. Wenn ich sehe, wie die Aufgabe vor über einer halben Stunde war, kann ich ihr eine Nachricht schicken, um danach zu fragen.

Es ist eine großartige Möglichkeit, gegenseitigen Respekt vor der Zeit aufzubauen. Darüber hinaus verschwenden die Mitarbeiter weniger Zeit damit, auf eine Antwort von jemandem zu warten, und entscheiden sich beispielsweise dafür, an einer anderen Aufgabe zu arbeiten.

Lassen Sie Mikromanagement in der Vergangenheit

Diese Praxis dient nur dazu, die Mitarbeiter zu frustrieren und dazu zu führen, dass sie ihren Vorgesetzten viel weniger vertrauen.

Arbeite daran, eine lockere Herrschaft über das zu behalten, was in jedem Moment vor sich geht. Delegieren Sie alles, was Sie können, an diejenigen direkt unter Ihnen, aber flehen Sie sie auch an, nicht jedem über die Schulter zu schweben. Andere Dinge, die Sie tun können:

• Halten Sie weniger Besprechungen ab – filtern Sie die unwichtigen heraus und beschränken Sie sich auf einmal pro Woche oder sogar einmal im Monat, um Updates zu erhalten;
• Versenden Sie keine E-Mails mit Spam ;
• Kontaktieren Sie Mitarbeiter nicht außerhalb der Arbeitszeit (und versuchen Sie, sich so weit wie möglich in Ihrer persönlichen Zeit zu entspannen. Denken Sie daran, dass andere ein anderes Arbeitspensum haben als Sie und nicht rund um die Uhr verfügbar sein können – und sollten). Ein ausgeruhter Mitarbeiter ist ein produktiver;
• Vertrauen Sie auf das Urteil anderer – Sie müssen weder die klügste Person im Raum noch die einzige mit der besten Lösung sein. Geben Sie einen Teil dieser Kontrolle auf, erarbeiten Sie Lösungen mit anderen und überlassen Sie die Entscheidungsfindung sich selbst. Auf diese Weise haben Sie andere in wichtige Angelegenheiten einbezogen, ihr Vertrauen aufgebaut, aber auch etwas von der Last von Ihren Schultern genommen.

Schaffen Sie Bedingungen für die Karriereverbesserung

Einer der größten Produktivitätskiller ist das Gefühl, dass Ihnen der Fortschritt fehlt. Dass Sie an Ort und Stelle stehen, während sich alle um Sie herum vorwärts bewegen. Gerade im Beruf trägt dies zu größerer Unzufriedenheit bei. Viele Menschen werden ihren Job aufgeben, weil sie das Gefühl haben, dass es in ihrem Unternehmen nicht genug Möglichkeiten gibt, sich weiterzuentwickeln.

Es wäre also in Ihrem Interesse und im besten Interesse Ihres Unternehmens, mit der Personalabteilung einige Möglichkeiten zur Karriereverbesserung zu vereinbaren, wie Konferenzen, Schulungen, innerbetriebliche Schulungen usw. Sorgen Sie dafür, dass jeder danach eine Art Zertifikat ausstellt, das die Mitarbeiter einreichen können ihren Lebenslauf. Es ist nicht nur ein großartiger Motivator, sondern auch ein physischer Beweis für eine andere Fähigkeit, die sie erworben oder perfektioniert haben.

Abschließend

Produktivitätsverluste kosten viel, das wissen wir. Und wir wissen auch, dass es eine hinterhältige Sache ist, die sich von mehreren Seiten in ein Büro einschleichen kann. Es ist wichtig, herauszufinden, wo die Produktivität Ihrer Mitarbeiter nachlässt, und rechtzeitig Abhilfe zu schaffen. Wir haben diskutiert, wie auf der einen Seite der physische Raum, die Farbe der Wände, Unordnung und sogar Gerüche zu einer Verringerung der Leistung führen können. Und auf der anderen Seite stehen fehlendes Feedback, Missverständnisse, Mikromanagement und mehr. Wenn Sie sich an jeder dieser Fronten nach und nach verbessern, werden Sie im Laufe der Zeit einige große Veränderungen feststellen.