Serbest çalışan olarak müşterilerinize faturalarınızı nasıl doğrulayabilirsiniz?

Müşteri iletişiminin, onlarla tekrar çalışıp çalışmamamız konusunda en büyük belirleyici faktörlerden biri olduğunu biliyoruz. Güven yaratır, sizi bir profesyonel olarak boyar ve projelerinin emin ellerde olduğunu bilmelerini istersiniz, değil mi? Faturalarınızı haklı çıkarmak, bu müşteri-serbest çalışan ilişkisinin başarısında büyük bir rol oynayabilir. Başarılı bir uzun vadeli ortaklığın yapı taşlarını temsil eder - müşterilerin geri gelmeleri, hizmetlerinizi önermeleri, olumlu geri bildirim bırakmaları ve yargınıza sorgulamadan güvenmeye başlamaları daha olasıdır.

Neden faturalarımı gerekçelendirmeliyim?

Girişte buna değindik ve buna ek olarak, faturalarınızı gerekçelendirmek sizi makul olmayan taleplerde bulunarak ödeme yapmaktan kaçınan müşterilerden koruyabilir. Ya bu fiyatın sonucundan memnun değiller ya da revizyon için neden daha fazla ücret talep ettiğinizi “anlamıyorlar” ya da belirli bir görevde daha uzun süre alma seçiminize katılmazlar.

Yine de ikna olmamanız durumunda, faturalara eklenen iş/proje raporlarının kariyerinize nasıl fayda sağlayacağı aşağıda açıklanmıştır.

Raporlar yanlış anlamaları önler

Her türden müşteri gelir - bazıları sadece bir fatura göndermenizden ve saçlarından uzak durmanızdan son derece memnundur. Diğerleri biraz daha ayrıntı ister, çünkü sonuçta para onlarındır ve nereye gittiğini bilmek isterler.

İyi yapılandırılmış bir rapor, müşterilere tam olarak neyi neden ücretlendirdiğinizi göstermeyi kolaylaştırır. Herkesin işimizin ne anlama geldiğini bildiğini varsayamayız. Bu yüzden basit açıklamalar uzun bir yol kat ediyor.

Raporunuz, örneğin araştırma yapmak için neden bu kadar çok saat harcadığınızı gösteriyorsa, olası bir yanlış anlaşılma olasılığını ele almış olursunuz:

1. Müşteri, onları dolandırmaya çalıştığınızı düşünmeyecektir;
2. Erteleyici veya vasıfsız biri olarak çıkmayacaksınız;
3. Şeffaflık sayesinde saygı duyacaksınız;
4. Müşterinin daha sonra anlaşmayı veya oranları değiştirmeye çalışması durumunda yazılı bir iz olacaktır.

Belki bu belirli görev, müşterinin söylediğinden biraz daha karmaşıktı veya teknik sorunlarınız vardı ya da sadece mümkün olan en iyi işi yapmak istediniz ve sonuç bunu yansıtıyor. Görevleri belirli bir şekilde yapma nedenlerinizi açıkça iletmekten korkmayın ve yöntemlerinizin arkasında durun.

Gerekçeli faturalar şeffaflığı besler

Müşteriler, iş akışınızı özgürce tartışmaya ve onlara nasıl çalıştığınızı göstermeye istekli olduğunuzu gördüklerinde, saklayacak hiçbir şeyiniz olmadığı konusunda daha emin olacaklardır. Genellikle, çalışma programlarını aşırı derecede koruyan insanlar ya bu programlara sahip değildir, tam bir karmaşa içindedirler ya da müşteri standartlarına uymazlar.

Bu yalnızca güvensizliğe yol açar ve müşterilere potansiyel sorularını yanıtlamak veya tavsiye veya öneri almak istemediğinizi gösterir. Faturalarınızın şüpheye düşmesini ve sorgulanmasını istemiyorsanız, onları yarı yolda karşılayın. Güvenilir, profesyonel bir kişi olduğunuzu gösterin.

Raporlar, olumlu bir itibar oluşturmaya yardımcı olur

Daha önce değindiğimiz gibi, faturalarınızı raporlar aracılığıyla gerekçelendirme pratiğine yerleşmek, sektör itibarınızı artırmanıza yardımcı olur.

Mutlu müşterilerin sizi iş ortaklarına, tanıdıklarına vb. tavsiye etme olasılıkları daha yüksektir. İyi bir ağızdan ağıza iletişim, genellikle yapabileceğiniz tüm ağlardan daha değerlidir.

Faturanızı nasıl gerekçelendirebilirsiniz?

Faturaların gerekçelendirilmesi en iyi şekilde proje ilerleme raporları aracılığıyla yapılır. Hem size hem de müşteriye fayda sağlayacak sağlam bir rapor oluşturma adımları oldukça basittir. Ancak, zaman çizelgelerini doldurmak ve neredeyse tüm görevlerde zamanı takip etmek gibi alışkanlıklarda değişiklik ve biraz hazırlık gerektirir.

Bunlar sizin için bir sorun değilse, aşağıdaki süreç bir esinti olacaktır. Raporunuzun ve tartışmanızın içermesi gereken unsurlara bir göz atın.

Müşterileri sektör oranlarıyla tanıştırın

Her şeyden önce – müşterileriniz sektörünüz ve belirli branşınız için ortalama saatlik (veya proje başına) ücreti bilmelidir.

Ayrıca onlara oranların nasıl farklılık gösterdiğini de açıklayabilirsiniz.

Küresel verilerle desteklenen güvenilir bir bilgi kaynağı bulduğunuzdan emin olun. İşte 2021 için araştırdığımız ve derlediğimiz bazı serbest çalışma ve danışmanlık oranları.

Zamanını takip et

Her iyi raporun omurgası, zaman çizelgesidir.

Burası, tüm görevleri planladığınız, hesapladığınız ve üzerinde çalıştığınız projenin her bir yönünü bitirmenin ne kadar sürdüğünü takip ettiğiniz yerdir. Bu uygulamaya alışkın değilseniz, zaman takibi yapmayı düşünün ve sizin için en uygun zaman takibi yöntemini bulun.

Şimdi, zaman izleme, faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz saatleri hesaplamak için en kullanışlı olanıdır. Ancak faturalandırmayla ilgili talimatlar için burada değiliz. Zaman takibinin bunu doğrulamanıza nasıl yardımcı olduğunu görmek için buradayız. Örneğin, bir dijital zaman çizelgesi şöyle görünür:

Kaynak: Clockify.me

Şimdi, bu girişlerden birine ve bu zaman izleme biçiminin faturaları haklı çıkarmaya nasıl yardımcı olduğuna bir göz atalım.

Bu, Clockify'daki belirli bir zaman girişine ayrıntılı bir bakış. Bir görev üzerinde ne zaman ve ne kadar süreyle çalıştığınızı göstermenin yanı sıra, süreci istediğiniz kadar ayrıntılı olarak tanımlama seçeneğine de sahip olursunuz. Bu, raporlarınızı hazırlamak için mükemmeldir. Basitçe görevin nasıl gittiğini, daha uzun mu yoksa daha mı kısa sürdüğünü ve nedenini yazın. Bu şekilde, bir rapor oluşturmanız gerektiğinde, müşteri için gerekli tüm bilgilere sahip olursunuz.

İlerlemeni takip et

Dijital bir zaman izleyici, proje ilerlemenizi de takip edebilir.

Bir projeye başladığınızda, projenin belirli yönlerinin ve görevlerin kendilerinin ne kadar süreceği konusunda tahminler yaparsınız. Tahminler aracılığıyla, müşterinize her şeyi bitirmesinin kabaca ne kadar süreceğini söyleyebilirsiniz.

Dijital zaman izleyicide, bu tahminleri girebilir ve her gün çalışırken ve zamanınızı takip ederken, bunların gerçek çalışma süreleriyle nasıl karşılaştırıldığını kontrol edebilirsiniz. Örneğin:

Kaynak: Clockify.me

Yukarıdaki girişlerdeki tahminlerden bazıları, geliştirmenin 20 saat süreceği, ancak pazarlama doğru bir şekilde değerlendirilirken bunun yerine 10 saat süreceği yönündeydi. Bu, oranlarınızı haklı çıkarırken de çok değerli bilgiler olabilir.

Yaşadığınız sorunları veya "yoldaki tümsekleri" listeleyin

Soruna neyin neden olduğunu ve attığınız adımları ayrıntılı olarak açıklayın.

Bazen bir görev daha uzun sürer ve bu da müşteriye daha fazla maliyet getirir. Sorunu çözmeden önce nedenini fark edip not alarak kendinizi olası suçlamalardan veya eleştirilerden kurtarabilirsiniz. Bu şekilde, daha sonra müşteriye sunmanız gerektiğinde bilgiler taze kalacaktır.

Rakamları gördüklerinde olumsuz bir görüş oluşturma fırsatı bulamadan kararlarınız konusunda onlara güvence verebilirsiniz.

fazla detaya girme

Mükemmel uzunluğu ve mükemmel dili bulun.

Çoğu müşteri, ne kadar zorlu olursa olsun, sayfalarca rapor okumak istemeyecektir. Raporu görmezden gelecekler ve muhtemelen sizi raporun özetlenmiş bir versiyonu için arayacaklar. Sonunda, kimsenin okumayacağı bir raporla zaman kaybetmekten başka bir şey yapmadınız.

Yapmanız gereken en iyi şey, müşteriyle oturup raporlarınızı tartışmak olacaktır. Genellikle neyi takip ettiğinizi bilmelerini sağlayın ve hangi bilgilere ihtiyaç duyup duymadıklarını görün. Sizin tarafınızdan tahminde bulunmaya gerek yok ve müşteri ne bekleyeceğini biliyor.

Son olarak, Clockify'da müşterileri faturalandırmak için zaman izleyiciyi nasıl kullandığımıza bir göz atabilirsiniz. Açık açıklamalarla süreci adım adım listeler.

Faturalarınızı gerekçelendirirken kullanacağınız ifadeler

Faturalandırma kararlarınızı açıklarken müşterinize nasıl yaklaşmanız gerektiğine dair bir şablon yapamıyoruz. Her sektör aynı değildir, hatta aynı iş kolunda çalışan iki serbest çalışan bile değildir! Yapabileceğimiz şey, toplantılarınız, aramalarınız ve e-postalarınız için size iyi açılışların ve kapanışların bir listesini vermek.

İlk olarak, müşteriyi bir toplantıya davet edin

Ücretlerinizi ve iş akışınızla nasıl ilişkili olduklarını açıklayabilmek için müşteriyle iletişim kurmak istiyorsunuz. Müşteriyi söz konusu toplantıya davet eden bir e-posta şablonuyla başlayacağız:

merhaba, XY

Umarım bu e-posta sizi iyi bulur.

Sizinle tanışmak bir zevk ve bu projede sizinle çalışmayı dört gözle bekliyorum. Memnun kalacağınız sonuçları size sunmak için elimden geleni yapacağım.

Size bu e-postayı, bu proje üzerinde nasıl çalışacağımı biraz daha iyi açıklayabileceğim bir toplantı veya bir arama ayarlamamızı önermek için gönderiyorum. Bunun, beklentilerinizi paylaşmanız ve neden bu oranları uyguladığımı açıklamam için mükemmel bir yol olduğuna inanıyorum. Çalışmamın hızlı ve basit bir dökümünü alacaksınız, böylece paranızın nereye gittiğini bileceksiniz ve hiçbir gizli maliyet olmadığından emin olabilirsiniz.

Profesyonel ilişkilerim şeffaflık üzerine kurulu ve bence her şey ortadayken çok daha sorunsuz ilerliyor.

(TARİH VE SAAT) tarihinde boşum. Ne düşündüğünüzü bana bildirin ve bu saatlerden herhangi biri sizin için işe yararsa.

Cevabını bekliyorum.

Saygılarımla,

ZY

Tabii ki, daha kişisel hale getirmek için istediğiniz ifadeyi değiştirmekte özgürsünüz.

Faturanızı gerekçelendirirken kullanacağınız ifadeler

Bu bölümü kısa ve öz tutmak için, hem e-postalarda hem de şahsen kullanabileceğiniz bazı açıcılar (ve kapatıcılar) burada.

• "Buna benzer projelerdeki deneyimlerimden, en yaygın sorunların (XY) olduğunu ve bitirmenin daha uzun sürdüğünü buldum. Dolayısıyla, o bölgede potansiyel olarak daha uzun çalışma süreleri bekleyebilirsiniz.”
• “Bunlar ortalama endüstri oranları…”
• “Daha önce anlaştığımız gibi…”
• "Faturalandırma sürecimin herhangi bir kısmı belirsizse bana bildirin."
• "Benimle bunu yaşamak için zaman ayırdığınız için teşekkür ederim."
• “İlerleme raporlarımızda proje geliştirmenin hangi yönlerine odaklanmak istersiniz?”

anlaşmazlıklar nasıl ele alınır

Muhtemelen hata yapacağınız ve bu adımlardan bazılarını kaçıracağınız zamanlar vardır. Belki sağlam bir rapor için gerekli olanı hazırlamazsınız ya da müşteriniz kararlarından biri üzerine terlik atar. Yanlış anlamalardan kaçınmayı başaramadıysanız (ki bu genellikle olabilir), yapabileceğiniz birkaç şey var.

Şimdi, anlaşmazlıkların birçok nedeni olabilir ve faturalandırmaya bağlı olanlar şunları içerir:

• Proje çok uzun sürdü
• Faturalandırılabilir saat oranı baştan net değildi
• Müşterinin kabul etmediği ek işler vardı

Bir fatura anlaşmazlığına nasıl yaklaşırsınız? Faturanızı profesyonelce gerekçelendirmeyi nasıl hallediyorsunuz?

1. Durumu analiz edin

İlk içgüdünüz, gözetimi kimin yaptığını - siz mi yoksa müşteri mi - belirlemek olmalıdır.

Yanlış anlaşılmaya neden olan sizseniz, onlara sorunu çözeceğinizi garanti eden bir özür e-postası gönderin. Bu, sorun nihai üründe olduğunda işe yarar:

• Ürün kalitesinden memnun değiller

Yeni talimatlarla çizim tahtasına geri dönersiniz, ancak aynı zamanda tekrar faturalandıracağınızı ve ek süre için ücret alacağınızı da bildirirsiniz. Bu konuda çok net olun, çünkü bazıları revizyonlara rağmen çalışmanızı “beğenmedikleri” için ödeme yapmaktan kaçınmaya çalışacaklardır.

Aşağıda, böyle bir durumun harika, sakin bir şekilde ele alınmasına bir örnek verilmiştir.

Kaynak: Clientsfromhell.net

• Bazı şeylerin neden çok uzun veya çok az sürdüğünü anlamıyorlar

Bununla mücadele etmek için raporlarınızı, zaman çizelgelerinizi ve proje üzerinde çalışırken yazdığınızı umduğunuz tüm notları çıkarmalısınız. Faturanızı ve yaptığınız seçimleri haklı çıkarmaya istekli olduğunuzu gösteren bir toplantı veya arama düzenleyin.

Yanlış anlamanın arkasında müşteri varsa, yine iki yol vardır:

• Yanlışlıkla bir soruna neden olmak

Genellikle önemli soruları erkenden sormayı unutmaktan veya üzerinde anlaştığınız şeyleri hatırlayamamaktan kaynaklanır. Onlara anlaşmalarınızı, sözleşmenin bölümlerini ve sahip olduğunuz tüm e-posta alışverişlerini hatırlatan basit bir e-posta onların hafızasını canlandıracaktır.

• Kasten soruna neden olmak

Bunlar genellikle paralarıyla cimrilik yapan müşterilerdir. Olaydan sonra şikayetleri gündeme getirmek sadece hayal ürünü bir bit pazarı takasıdır. Bunun gibi müşteriler nadir olsa da, her serbest çalışan onlarla hayatlarında en az bir veya iki kez karşılaşmıştır.

Düzgün belgelere sahip olmak, müşteriler ödemeden sıyrılma şansı bulamadan çok sayıda serbest çalışanın hayatını kurtardı. Avukat katılımını düşünmek bile, aşırı durumlarda gitmeniz gereken şey olmalıdır. Ödemeyi hak ediyorsun.

2. Elinizde kanıt bulundurun

Bunca zaman her şeyi belgelemenin ne kadar önemli olduğunu vurguladık. İşinizin, itibarınızın ve ödemenizin korunduğunu görmenin tek yolu budur.

E-postaları silmeyin, metinlerin ve sohbet günlüklerinin ekran görüntülerini ve toplantıların veya aramaların özetlerini yapmayın.

️ Önemli not:

Yasadışı olduğu için müşterinin bilgisi olmadan toplantıları ve aramaları kaydetmekten kaçının! İlk önce herhangi bir şeyi kaydetmek için onay istemelisiniz. Reddederlerse, toplantı/çağrı sırasında kabul ettiğiniz şeyin bir özetini yazın ve onlara e-postayı iletin. Özetinizin doğru olup olmadığını görmelerini isteyin ve onaylarlarsa, potansiyel olarak lehinize çalışabilecek bir “kağıt izi” daha yaptınız.

3. Sivil kalın

Müşteri nasıl tepki verirse versin, hiçbir şey nezaket ve görgü kurallarının önüne geçemez.

Ne kadar zor olursa olsun, kişi inatçı olduğunda veya ne iletmeye çalıştığınızı anlayamadığında bile soğukkanlı olun. Kişisel deneyimimizden yola çıkarak, müşteriden kaba olmadan ödeme istemek için bir şablon listesi oluşturduk.

Çözüm

Müşteri iş ahlakınızdan şüphelenmeye başladığında, faturaları haklı çıkarmak sonradan akla gelmemelidir. Bunun olmasını önlemek için, faturalarınızı erkenden, neredeyse ortaklığınızın en başında haklı göstermelisiniz. Müşteriler neden ilk andan itibaren sizin kadar ücret aldığınızı bilirlerse, daha sonra herhangi bir değişiklik veya şikayette bulunma olasılıkları azalır.

Sıkı ve ayrıntılı belgeler (zaman çizelgeleri, e-postalar ve raporlar) tutmak, bir anlaşmazlık çıkması durumunda avantaj elde etmenizi sağlar. Sonuç olarak, fiyatlandırma sürecinizin kısa dökümleri şeffaflık yoluyla güven oluşturmaya yardımcı olur. Müşterilerin sizinle tekrar çalışması ve hatta sizi meslektaşlarına tavsiye etmesi daha olasıdır.

Kendinize ait uygulamalarınız var mı? Deneyimlerinizi [email protected] adresinden bizimle paylaşın ve sizi sonraki makalelerimizden birinde öne çıkaralım.