Как сохранить продуктивность в офисе

На продуктивность влияют стресс и неудовлетворенность. И эти чувства можно подкрепить в офисе — люди начнут видеть себя винтиками в механизме. Производительность падает особенно в корпоративной среде, где люди могут легко начать чувствовать себя винтиками в машине. Все, что начинает иметь значение, — это сроки и удовлетворенность клиентов, в то время как их собственными серьезно пренебрегают.

Есть несколько способов повысить производительность офиса. Некоторые из них просты в реализации и дают отличные результаты, как вы сейчас убедитесь.

Бустеры производительности физического пространства

Позвольте людям выбрать личный декоративный элемент

Независимо от того, есть ли у вас офис открытой планировки или отдельные офисные помещения для разных команд, вы должны дать каждому сотруднику возможность проявить себя.

Их следует поощрять персонализировать пространство настолько, насколько им нужно, чтобы они чувствовали себя более расслабленными. Некоторые предпочтут этого не делать, так как это усиливает их ощущение присутствия в офисе, что тоже хорошо. Но для других несколько настольных растений, фотографий, доски, статуэток или даже их личной кружки могут иметь большое значение. Эти предметы также являются отличным началом разговора.

Декор привносит цвет в рабочее пространство человека и индивидуальность, необходимую ему, чтобы чувствовать себя более важной частью компании. В результате они знают, что их работа — и они как личности — ценятся больше.

Впустите много естественного света

Напомните своим сотрудникам, что офисное помещение — это не тюрьма. Просто впустив дневной свет вместо неоновых огней, они напомнят им о ходе их рабочего дня и о том, когда он подходит к концу. Это будет подталкивать их к тому, чтобы закончить дела вовремя, в то время как закрытые пространства искажают восприятие времени, что может привести к увеличению сверхурочной работы и возможному выгоранию. Как остроумно выразилась Рэйчел Хэдлер для Curbed.com :

«В частности, светодиоды, которые до сих пор являются основным источником офисного освещения в США, могут медленно сводить людей с ума, мерцая на незаметном уровне, вызывая у них головную боль и, в моем случае, стойкое подозрение, что реальность — это субъективный опыт».

Если ваш бюджет и арендная площадь/здание позволяют, вбейте новые окна там, где это уместно. Например, в нашем офисе много естественного света из больших окон по всему периметру стен.

Конечно, летом это может сильно нервировать, но для этого и нужны белые жалюзи. Несравненно легче работать, когда ты находишься у окна. Всякий раз, когда мои глаза устают, я могу просто смотреть на улицы, машины и отдаленные здания. И когда день подходит к концу, ничто не сравнится с видом на закат.

Сосредоточьтесь на стимуляции органов чувств

Прежде чем делать поспешные выводы, мы не будем говорить о том, чтобы заполнить пространство ароматическими свечами или маслами, превратить офисы в миниатюрные джунгли или что-то в этом роде. Речь идет о простых маленьких хитростях, которые обогащают пространство и, таким образом, повышают производительность за счет комфорта.

Взгляд

Проанализируйте покраску стен компании. Исследование, проведенное Нэнси Квалек и ее коллегами из Университета Остина, штат Техас, показало, что когнитивные способности работников и способность решать проблемы зависят от цвета стен офиса. Однако они подчеркнули, что каждый человек может по-разному реагировать на один и тот же цвет. Например, легко ли они отвлекаются на внешние раздражители или нет.

Еще одна полезная вещь, о которой стоит подумать, — расхламление. При необходимости переставьте пространство — переставьте полки, принтеры и даже столы, если они мешают. Например, разместить больше вешалок для одежды, чтобы люди не оставляли свои куртки на столе или стульях. То же самое касается любого настенного декора. Беспорядок одновременно отвлекает и подавляет.

Звук

Офисы с открытой планировкой могут стать серьезным недостатком, когда речь идет о производительности. По моему опыту и опыту моих коллег (нынешних и бывших), нет ничего хуже шумной обстановки, даже когда люди пытаются работать тихо. А через некоторое время даже шумоподавляющие наушники не помогут, если уши начинают болеть от слишком частого их ношения.

Выделяйте места для устных дискуссий, таким образом препятствуя посещениям рабочего места одним сотрудником другому и отвлекая внимание всех остальных. Выделите командам, которым нужна максимальная концентрация, отдельные офисы или более тихие пространства открытой планировки.

Запах/Воздух

Освежители воздуха не являются обязательными, так как многие люди считают их ароматы слишком сильными или агрессивными. Здесь важно также довольно просто: инвестируйте в качественное кондиционирование и вентиляцию. Недостаток чистого воздуха приводит к сонливости и снижению артериального давления, что ускоряет утомление на работе.

Другие формы повышения производительности

Помимо того, что офис остается в целом приятным местом для работы, существуют и другие факторы, которые способствуют или снижают производительность труда людей. Это может варьироваться от типов инструментов, которые вы используете, до того, как вы управляете персоналом.

Выберите идеальное программное обеспечение

В зависимости от вашей отрасли вы будете использовать все виды программного обеспечения. Обычно самые основные из них, которые нам всем нужны, это:

1. Трекеры времени
2. Инструменты управления проектами
3. Программное обеспечение для обработки изображений
4. Облачные сервисы (например, Google Docs, электронные таблицы, Zoom и т. д.)

Как вы можете использовать эти инструменты для повышения производительности? Вы делаете несколько обдуманных решений. А именно, вы найдете программное обеспечение, которое легко подобрать, легко использовать, но которое также бросает вызов настоящему освоению.

Таким образом, менее технологически склонные люди не будут разочарованы потерей драгоценного времени, пытаясь понять инструмент. А для тех, кто более технически подкован, все еще будет кривая обучения более сложным аспектам.

Мозговые штурмы способствуют сплочению команды

Известно, что корпоративная среда быстро переходит в «режим шлифовки». Каждый должен прийти и выполнить свою работу, чтобы уложиться в срок, а общение сводится к сообщениям в командном чате, электронным письмам и односторонним встречам, которые длятся часами.

Чтобы повысить производительность большого офиса, работайте над вовлечением команд в совместную индивидуальную работу. Узнайте, какие части их работы можно выполнить с помощью сеансов мозгового штурма, и убедитесь, что для этого достаточно свободных офисов.

Вы можете предотвратить много недопонимания и ускорить процесс, одновременно повышая мотивацию, просто побуждая людей чаще работать вместе. Кроме того, если у вас есть общекорпоративные встречи (или электронные письма), открыто хвалите или благодарите команды, которые используют этот метод. Это служит хорошим примером для других и дополнительным позитивным толчком в этом направлении.

Вы также можете подавать пример и проводить встречи и мозговые штурмы в одних и тех же офисах.

Проводить регулярные проверки

Когда ваша рабочая сила насчитывает десятки, если не сотни сотрудников, очень важно регулярно проверять их удовлетворенность работой в офисе. Возможно, они недовольны своим карьерным ростом, испытывают трудности с рабочей нагрузкой или проблемы с другими сотрудниками. И все это еще один фактор, влияющий на продуктивность в крупных компаниях.

Большинство людей будут избегать высказывать свои претензии. Они даже позволяют им гноиться, пока это не заставит их брать выходные или значительно терять уровень энергии, что сказывается на их здоровье. Таким образом, обращение к ним в первую очередь является существенной помощью и шагом к повышению производительности.

Вот некоторые отправные точки:

• Ввести раз в два месяца или ежемесячно анонимные опросы с обобщенными вопросами об удовлетворенности сотрудников;
• С HR планируйте встречи 1:1 для более личного подхода (дайте людям высказать свое мнение, но не заставляйте их, так как некоторым людям трудно открыться HR);
• Организуйте образовательные встречи и тренинги, посвященные эмоциональному выгоранию и самоуверенности, и используйте их как публичный форум, чтобы продвигать разговор.

Чем больше вы помогаете людям понять и открыто говорить о проблемах, которые у них есть, тем меньше энергии они тратят на беспокойство о своих рабочих проблемах.

Дайте содержательный, подробный отзыв

Мы подробно рассмотрели эту тему в нашем блоге, посвященном отслеживанию эффективности сотрудников (куда мы также включили шаблоны).

С помощью таблиц производительности, а также помощи руководителей групп и отдела кадров вы можете получить четкое представление о том, как работает каждый отдел, и какие сотрудники нуждаются в дополнительном обучении, дополнительных задачах и т.п.

Источник: Clockify.me

Это также позволяет вам более точно устанавливать стандарты производительности и управлять своими ожиданиями в отношении будущих проектов.

Поощряйте прозрачность

Через табели учета рабочего времени, которые дают понять, кто над чем работает. Они обеспечивают быстрый доступ, указывая, когда некоторые сотрудники могут связаться со своими товарищами по команде, и устраняют необходимость в обновлениях. Например, в Clockify вы можете разрешить сотрудникам просматривать коллективное расписание и информировать их о том, что в данный момент делают их коллеги:

Источник: Clockify.me

Из этого я вижу, что, скажем, Надя в настоящее время работает над исправлением ошибок, и, зная, что ей нужно больше внимания, я могу связаться с ней примерно через час. Пока у Ханны была встреча с клиентом, мне не терпится узнать, как все прошло. Увидев, что задача закончилась полчаса назад, я могу отправить ей сообщение, чтобы спросить об этом.

Это отличный способ установить взаимное уважение ко времени. Более того, люди будут тратить меньше времени на ожидание ответа от кого-то и, например, решат поработать над другой задачей.

Оставьте микроменеджмент в прошлом

Эта практика только расстраивает сотрудников и заставляет их гораздо меньше доверять начальству.

Работайте над тем, чтобы контролировать то, что происходит в любой момент. Делегируйте все, что можете, тем, кто непосредственно ниже вас, но также умоляйте их не висеть у всех на плече. Другие вещи, которые вы можете сделать:

• Проводите меньше совещаний — отфильтруйте неважные и ограничьтесь одним разом в неделю или даже разом в месяц для получения обновлений;
• Не спамить по электронной почте ;
• Не связывайтесь с сотрудниками в нерабочее время (и постарайтесь максимально расслабиться в личное время. Помните, что у других другая рабочая нагрузка, чем у вас, и они не могут и не должны быть доступны 24 часа в сутки 7 дней в неделю). Хорошо отдохнувший сотрудник продуктивный;
• Доверяйте мнению других — вам не нужно быть самым умным человеком в комнате или единственным, кто предлагает лучшее решение. Откажитесь от части этого контроля, проведите мозговой штурм с другими и оставьте принятие решений на себя. Таким образом, вы включили других в важные дела, завоевали их доверие, но также сняли часть груза со своих плеч.

Создавать условия для карьерного роста

Один из самых больших убийц продуктивности — это ощущение, что вам не хватает прогресса. Что ты стоишь на месте, пока все вокруг тебя двигаются вперед. Особенно на работе это способствует еще большему несчастью. Многие люди увольняются с работы, потому что чувствуют, что в их компании недостаточно возможностей для продвижения вперед.

Таким образом, в ваших интересах и интересах вашей компании договориться с HR о некоторых возможностях карьерного роста, таких как конференции, тренинги, обучение в офисе и т. д. Проследите за тем, чтобы каждый впоследствии выдавал какой-то сертификат, который сотрудники могут вставить. их резюме. Это не только отличный мотиватор, но и физическое доказательство другого навыка, который они приобрели или усовершенствовали.

В заключение

Падение производительности дорого обходится, мы это знаем. И мы также знаем, что это хитрая штука, которая может проникнуть в офис с нескольких сторон. Крайне важно выяснить, где падает производительность вашей рабочей силы, и вовремя решить эту проблему. Мы обсудили, как, с одной стороны, физическое пространство, цвет стен, беспорядок и даже запахи могут вызвать снижение производительности. А с другой стороны — отсутствие обратной связи, недопонимание, микроуправление и многое другое. Понемногу совершенствуясь на каждом из этих фронтов, вы обязательно увидите большие изменения со временем.