사무실 환경에서 생산성을 유지하는 방법

생산성은 스트레스와 불만족의 영향을 받습니다. 그리고 이러한 감정은 사무실에서 강화될 수 있습니다. 사람들은 자신을 기계의 톱니바퀴처럼 보기 시작할 것입니다. 생산성은 특히 사람들이 기계의 톱니바퀴처럼 쉽게 느껴질 수 있는 기업 환경에서 떨어집니다. 중요한 것은 마감일과 고객 만족뿐이지만 그 자체는 심각하게 무시됩니다.

사무실 생산성을 해결하는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 일부는 구현하기 쉽고 앞으로 보게 될 훌륭한 결과를 얻을 수 있습니다.

물리적 공간 생산성 부스터

사람들에게 개인적인 장식 선택을 허용하십시오.

개방형 사무실이든 다른 팀을 위한 지정된 사무실 공간이든 관계없이 각 직원에게 자신을 표현할 수 있는 기회를 주어야 합니다.

더 편안하게 느끼기 위해 필요한 만큼 공간을 개인화하도록 권장해야 합니다. 어떤 사람들은 사무실에 있는 듯한 느낌을 더 많이 받기 때문에 선택하지 않을 것입니다. 그러나 다른 사람들에게는 몇 가지 책상 식물, 사진, 핀보드, 인형 또는 개인 머그잔이 먼 길을 갈 수 있습니다. 이러한 항목은 또한 훌륭한 대화 시작 도구입니다.

장식은 개인의 작업 공간에 색상을 제공하고 회사에서 더 중요한 부분처럼 느껴지기 위해 필요한 개성을 제공합니다. 결과적으로 그들은 자신의 일과 개인으로서 자신이 더 가치 있다는 것을 알고 있습니다.

자연광을 충분히 들이자

직원들에게 사무실 공간은 감옥이 아님을 상기시키십시오. 네온 불빛 대신 일광을 들여보내는 것만으로도 그들의 업무 진행 상황과 업무가 끝나는 시점을 상기시켜 줄 것입니다. 폐쇄된 공간은 시간에 대한 인식을 왜곡시켜 더 많은 초과 근무와 궁극적인 소진으로 이어질 수 있습니다. Curbed.com 의 Rachel Hadler는 다음과 같이 재치 있게 말했습니다.

"특히, 여전히 미국의 주요 사무실 조명인 LED는 눈에 띄지 않는 수준으로 깜박임으로써 사람들을 천천히 미치게 만들 수 있습니다.

예산과 임대 공간/건물이 허락한다면 적절한 곳에서 새 창을 여십시오. 예를 들어, 우리 사무실 공간은 벽 전체의 큰 창에서 들어오는 많은 자연광을 가지고 있습니다.

물론 여름에는 상당히 불안할 수 있지만 그것이 바로 화이트 블라인드입니다. 창가에 있을 때 작업하기가 얼마나 쉬운지 비교할 수 없습니다. 눈이 피곤할 때면 그저 거리와 차, 멀리 있는 건물만 바라볼 수 있다. 그리고 날이 저물어갈수록 일몰을 보는 것만큼 멋진 것은 없습니다.

감각 자극에 집중

결론을 내리기 전에 향초나 오일로 공간을 채우는 것, 사무실을 미니어처 정글로 바꾸는 것 또는 그와 유사한 것에 대해서는 이야기하지 않을 것입니다. 공간을 풍부하게 하여 편안함을 통해 생산성을 높이는 간단한 트릭에 관한 것입니다.

시력

회사 벽의 페인트 작업을 분석합니다. 텍사스 오스틴 대학의 Nancy Kwalek과 동료들의 연구에 따르면 직원의 인지 능력과 문제 해결 능력은 사무실 벽의 색상에 달려 있습니다. 하지만 같은 색이라도 사람마다 다르게 반응할 수 있다는 점을 강조했다. 예를 들어 외부 자극에 쉽게 주의가 산만해지는지 여부.

고려해야 할 또 다른 유용한 사항은 정리입니다. 필요한 경우 공간을 재배치하십시오. 선반, 프린터 및 책상이 방해가 되는 경우 이동하십시오. 예를 들어, 옷걸이를 더 배치하여 사람들이 재킷을 책상이나 의자에 두지 않도록 합니다. 어떤 벽 장식도 마찬가지입니다. 혼란은 산만하고 압도적입니다.

소리

개방형 사무실은 생산성과 관련하여 엄청난 비방자가 될 수 있습니다. 제 경험과 제 동료(현재 및 과거)의 경험에 따르면 사람들이 조용히 일하려고 해도 시끄러운 환경보다 나쁜 것은 없습니다. 그리고 얼마 후 노이즈 캔슬링 헤드폰이라도 너무 자주 착용하여 귀가 아프기 시작하면 도움이 되지 않습니다.

구두 토론을 위한 공간을 지정하여 한 동료에서 다른 동료로 워크 스테이션을 방문하지 않도록 하고 다른 동료의 초점을 방해하게 합니다. 가장 집중해야 하는 팀에게 별도의 사무실이나 개방형 계획의 조용한 공간을 제공하십시오.

냄새/공기

많은 사람들이 향이 너무 강하거나 침습적이라고 생각하기 때문에 방향제는 필수가 아닙니다. 여기서 중요한 것은 매우 간단합니다. 양질의 에어컨과 환기에 투자하십시오. 깨끗한 공기가 부족하면 졸음이 오고 혈압이 낮아져 작업 중 피로가 가속화됩니다.

생산성 향상의 다른 형태

사무실을 전반적으로 쾌적한 작업 공간으로 유지하는 것 외에도 사람들의 생산성에 기여하거나 저해하는 다른 요소가 있습니다. 사용하는 도구 유형부터 직원 관리 방법까지 다양합니다.

완벽한 소프트웨어 선택

산업에 따라 모든 종류의 소프트웨어를 사용하게 됩니다. 일반적으로 우리 모두에게 필요한 가장 기본적인 것은 다음과 같습니다.

1. 시간 추적기
2. 프로젝트 관리 도구
3. 이미지 처리 소프트웨어
4. 클라우드 기반 서비스(예: Google 문서, 스프레드시트, Zoom 등)

이러한 도구를 사용하여 생산성을 높일 수 있는 방법은 무엇입니까? 당신은 잘 생각한 선택을 합니다. 즉, 선택하기 쉽고 사용하기 쉬우면서도 진정으로 마스터하기 어려운 소프트웨어를 찾을 수 있습니다.

그렇게 하면 기술적인 성향이 덜한 사람들이 도구를 이해하는 데 귀중한 시간을 허비하는 것에 대해 좌절하지 않을 것입니다. 그리고 기술에 정통한 사람들을 위해 더 복잡한 측면에 대한 학습 곡선이 여전히 있을 것입니다.

브레인스토밍 세션으로 팀 결속력 달성

기업 환경은 빠르게 "갈기 모드"로 빠져드는 것으로 알려져 있습니다. 마감일을 맞추기 위해 모든 사람이 와서 일을 해야 하고 몇 시간 동안 계속되는 팀 채팅 메시지, 이메일 및 일방적인 회의로 커뮤니케이션이 저하됩니다.

대규모 사무실 생산성을 높이려면 개인 대 개인으로 협력하도록 팀을 참여시키십시오. 브레인스토밍 세션을 통해 업무의 어떤 부분을 수행할 수 있는지 알아보고 이를 용이하게 하기 위해 빈 사무실이 충분한지 확인하십시오.

사람들이 더 자주 함께 일하도록 격려함으로써 많은 오해를 예방하고 프로세스 속도를 높이면서 동기를 높일 수 있습니다. 또한, 회사 차원의 회의(또는 이메일)가 있는 경우 이 방법을 사용하는 팀을 공개적으로 칭찬하거나 감사합니다. 그것은 다른 사람들에게 좋은 본보기가 되고 그 방향으로 추가적인 긍정적인 힘이 됩니다.

당신은 또한 모범을 보이고 같은 사무실에서 회의와 브레인스토밍 세션을 가질 수 있습니다.

정기 체크인 실시

직원이 수백 명까지는 아니더라도 수십 명인 경우 사무실에서의 만족도를 정기적으로 "맥박 확인"하는 것이 중요합니다. 아마도 그들은 경력 진행에 불만이 있거나, 업무량에 어려움을 겪거나, 다른 직원과 문제가 있을 수 있습니다. 그리고 이 모든 것이 대기업의 생산성에 영향을 미치는 또 다른 요소입니다.

대부분의 사람들은 자신의 불만 사항에 대해 앞으로 나서지 않을 것입니다. 그들은 심지어 일을 쉬거나 에너지 수준을 크게 잃어 건강에 영향을 미칠 때까지 곪아 터지도록 내버려둡니다. 따라서 그들에게 먼저 접근하는 것은 상당한 도움이 되며 생산성 향상을 위한 단계입니다.

다음은 몇 가지 시작점입니다.

• 직원 만족도에 대한 일반적인 질문과 함께 격월 또는 월간 익명 설문 조사를 도입합니다.
• HR과 함께 보다 개인적인 접근을 위해 1:1 세션을 계획하십시오(사람들이 자신의 의견을 말할 수 있도록 하되, 일부 사람들은 HR에 마음을 여는 데 어려움을 겪을 수 있으므로 강요하지 마십시오).
• 소진, 자기 주장에 관한 교육 회의 및 훈련을 조직하고 대화를 진전시키기 위한 공개 포럼으로 취급하십시오.

사람들이 자신이 가진 문제를 이해하고 공개하도록 더 많이 도와줄수록 업무 문제에 대해 걱정하는 데 소비하는 에너지가 줄어듭니다.

의미 있고 깊이 있는 피드백 제공

직원 성과 추적(템플릿도 포함)에서 이 주제를 블로그에서 자세히 다루었습니다.

팀장 및 HR의 도움과 함께 성과 시트를 통해 각 부서가 어떻게 작동하는지, 어떤 직원이 추가 학습, 더 많은 과제 등을 필요로 하는지에 대한 좋은 그림을 얻을 수 있습니다.

출처: Clockify.me

또한 이를 통해 성능 표준을 보다 정확하게 설정하고 향후 프로젝트에 대한 기대치를 관리할 수 있습니다.

투명성 장려

누가 무엇을 하고 있는지 명확히 하는 작업표를 통해. 일부 동료가 팀원에게 연락할 수 있는 시기를 명확히 하여 업데이트가 필요 없는 지름길을 제공합니다. 예를 들어, Clockify 에서 직원들이 전체 작업표를 보고 동료가 현재 무엇을 하고 있는지 알 수 있도록 할 수 있습니다.

출처: Clockify.me

이를 통해 나디아가 현재 버그 수정 작업을 하고 있으며 추가 집중이 필요하다는 것을 알고 한 시간 정도 후에 연락할 수 있음을 알 수 있습니다. Hannah가 고객 회의를 하는 동안 어떻게 진행되었는지 듣고 싶습니다. 30분 전의 작업이 어땠는지 보고 나는 그녀에게 메시지를 보내 그것에 대해 물어볼 수 있습니다.

그것은 시간에 대한 상호 존중을 확립하는 좋은 방법입니다. 또한 사람들은 다른 사람의 응답을 기다리는 데 시간을 덜 낭비하고 다른 작업을 선택합니다.

과거의 미세 관리를 떠나십시오.

이러한 관행은 직원들을 좌절시킬 뿐이며 직원들이 윗사람을 훨씬 덜 신뢰하게 만듭니다.

어떤 순간에 진행되는지에 대해 느슨한 통치를 유지하기 위해 노력하십시오. 당신이 할 수 있는 모든 것을 당신의 바로 아래에 있는 사람들에게 위임하되, 그들에게도 모든 사람의 어깨 위에 떠 있지 않도록 간청하십시오. 할 수 있는 다른 작업:

• 회의 횟수를 줄입니다. 중요하지 않은 회의 는 걸러내고 업데이트를 위해 일주일에 한 번 또는 한 달에 한 번으로 제한합니다.
• 스팸 이메일을 보내지 마십시오 .
• 근무 시간 외에 직원에게 연락하지 마십시오 (그리고 가능한 한 개인 시간에 휴식을 취하도록 노력하십시오. 다른 사람들은 귀하와 업무량이 다르므로 연중무휴로 연락할 수 없으며, 있어서도 안 됩니다.) 잘 쉬는 직원은 생산적인 직원입니다.
• 다른 사람의 판단을 믿으 세요. 당신이 방에서 가장 똑똑한 사람이 될 필요도, 최고의 솔루션을 가진 유일한 사람이 될 필요도 없습니다. 그러한 통제의 일부를 포기하고, 다른 사람들과 솔루션을 브레인스토밍하고, 결정을 스스로에게 맡기십시오. 그렇게 하면 중요한 문제에 다른 사람들을 포함시키고 신뢰를 구축할 수 있을 뿐만 아니라 어깨에서 짐을 덜게 되었습니다.

경력 향상을 위한 조건 제공

가장 큰 생산성 킬러 중 하나는 진행이 부족하다는 느낌입니다. 주위의 모든 사람들이 앞으로 나아가는 동안 당신은 제자리에 서 있다는 것입니다. 특히 직장에서 이것은 더 큰 불행에 기여합니다. 많은 사람들이 회사에서 앞으로 나아갈 방법이 충분하지 않다고 느끼기 때문에 직장을 떠날 것입니다.

따라서 회의, 교육, 사내 교육 등과 같은 몇 가지 경력 개선 옵션을 HR과 함께 준비하는 것이 귀하와 귀하의 회사에 가장 큰 도움이 될 것입니다. 나중에 각 직원이 직원이 제출할 수 있는 일종의 인증서를 수여하도록 하십시오. 그들의 이력서. 그것은 훌륭한 동기 부여일 뿐만 아니라 그들이 얻었거나 완성한 또 다른 기술의 물리적 증거입니다.

결론적으로

생산성 저하에는 많은 비용이 듭니다. 우리는 알고 있습니다. 그리고 우리는 그것이 여러 면에서 사무실로 스며들 수 있는 교활한 일이라는 것도 압니다. 직원 생산성이 떨어지는 부분을 파악하고 적시에 해결하는 것이 중요합니다. 우리는 한편으로 물리적 공간, 벽의 색상, 어수선한 것, 심지어 냄새가 어떻게 출력을 감소시킬 수 있는지 논의했습니다. 그리고 다른 한편으로는 피드백 부족, 잘못된 의사소통, 미세 관리 등이 있습니다. 이러한 각 면에서 조금씩 개선되면 시간이 지남에 따라 몇 가지 큰 변화를 보게 될 것입니다.