如何在办公环境中保持生产力

生产力受到压力和不满的影响。 而这些感觉可以在办公室中得到强化——人们会开始将自己视为机器中的齿轮。 生产力下降，尤其是在企业环境中，人们很容易开始感觉像是机器上的齿轮。 最重要的是最后期限和客户满意度，而他们自己却被严重忽视了。

有多种方法可以解决办公室生产力问题。 正如您即将看到的那样，有些很容易实现，并产生了很好的结果。

物理空间生产力助推器

允许人们一些个人的装饰选择

无论您是否拥有开放式办公室或为不同团队指定的办公空间，您都应该给每个员工一个表达自己的机会。

应该鼓励他们尽可能多地个性化空间，让他们感觉更放松。 有些人会选择不这样做，因为这会增强他们在办公室的感觉，这也很好。 但对于其他人来说，一些桌面植物、照片、插板、小雕像或像他们个人的杯子一样少的东西可以有很长的路要走。 这些项目也是一个很好的对话启动器。

装饰为一个人的工作空间带来了一些色彩，以及他们需要的个性，让他们感觉自己是公司更重要的一部分。 因此，他们知道他们的工作——以及他们作为个人——更受重视。

让充足的自然光进入

提醒您的员工，办公空间不是监狱。 只是让日光进入而不是霓虹灯会提醒他们他们的工作日进程，以及何时接近尾声。 这将促使他们按时完成工作，而封闭的空间会扭曲对时间的看法，这可能导致更多的加班和最终的倦怠。 正如 Curbed.com 的 Rachel Hadler所说：

“具体来说，LED——仍然是美国主要的办公室照明光源——可以通过在难以察觉的水平上闪烁来慢慢地让人们发疯，让他们头疼，在我的情况下，还有挥之不去的怀疑，即现实是一种主观体验。”

如果您的预算和租赁空间/建筑物允许，请在适当的地方打开新窗口。 例如，我们的办公空间有大量的自然光来自墙壁周围的大窗户。

当然，在夏天，它会变得相当令人不安，但那是白色百叶窗的用途。 当您位于窗户旁时，工作变得多么容易，这是无法比拟的。 每当我的眼睛累了，我就可以简单地看看街道、汽车和远处的建筑物。 当一天接近尾声时，没有什么能比得上日落美景。

专注于刺激感官

在下结论之前，我们不会谈论用香味蜡烛或精油填充空间，将办公室变成微型丛林，或类似的东西。 这是关于丰富空间的简单小技巧，从而通过舒适提高生产力。

视线

分析公司墙壁上的油漆工作。 德克萨斯州奥斯汀大学的 Nancy Kwalek 和她的同事进行的一项研究表明，员工的认知能力和解决问题的能力取决于办公室墙壁的颜色。 然而，他们强调每个人对相同颜色的反应可能不同。 例如，他们是否容易被外界刺激分心。

另一个需要考虑的有用的事情是整理。 如果需要，重新布置空间——在架子、打印机甚至桌子（如果它们妨碍的话）周围移动。 例如，放置更多衣架，这样人们就不会将夹克留在桌子或椅子上。 任何墙壁装饰也是如此。 杂乱既让人分心，又让人难以抗拒。

声音

在生产力方面，开放式办公室可能是一个巨大的贬低者。 根据我和我的同事（现在和过去）的经验，没有什么比嘈杂的环境更糟糕的了，即使人们试图安静地工作。 一段时间后，如果您的耳朵因经常佩戴而开始受伤，即使是降噪耳机也无济于事。

为口头讨论指定空间，从而阻止一位同事到另一位同事访问工作站，并让他们扰乱其他人的注意力。 为需要最集中注意力的团队提供单独的办公室，或更安静的开放式空间。

气味/空气

空气清新剂不是必须的，因为很多人发现他们的气味太浓或太具侵略性。 这里重要的一点也很简单：投资优质的空调和通风设备。 缺乏干净的空气会导致嗜睡和血压降低，从而加速工作中的疲劳。

其他形式的生产力提升

除了让办公室成为一个整体令人愉悦的工作空间外，还有其他因素有助于或降低人们的工作效率。 它的范围可以从您使用的工具类型到您管理员工的方式。

选择完美的软件

根据您的行业，您将使用各种软件。 通常，我们都需要的最基本的是：

1. 时间追踪器
2. 项目管理工具
3. 图像处理软件
4. 基于云的服务（如谷歌文档、电子表格、Zoom 等）

您如何使用这些工具来提高生产力？ 你做了一些深思熟虑的选择。 即，您会发现易于上手、易于使用的软件，但也为真正掌握提供了挑战。

这样，不太喜欢技术的人就不会因为浪费宝贵的时间试图理解该工具而感到沮丧。 对于那些更精通技术的人来说，对于更复杂的方面仍然会有一个学习曲线。

头脑风暴会议实现团队凝聚力

众所周知，企业环境会迅速陷入“磨合模式”。 每个人都需要来完成他们的工作以赶上最后期限，而沟通会降级为团队聊天消息、电子邮件和持续数小时的单方面会议。

为了提高大型办公室的生产力，努力让团队参与到人与人之间的合作中。 找出他们工作的哪些部分可以通过头脑风暴会议完成，并确保有足够的空办公室来促进这一点。

您可以通过鼓励人们更频繁地一起工作来防止很多误解并加快流程，同时提高动力。 此外，如果您有公司范围的会议（或电子邮件），请公开表扬或感谢使用此方法的团队。 它为其他人提供了一个很好的例子，并在这个方向上产生了额外的积极推动。

您还可以以身作则，在同一个办公室举行会议和头脑风暴会议。

进行定期签到

当您的员工有数十名（如果不是数百名）员工时，定期“检查”他们对办公室的满意度至关重要。 也许他们对自己的职业发展不满意，在工作量上遇到困难，或者与其他员工有问题。 所有这些都是影响大公司生产力的另一个因素。

大多数人会避免说出他们的抱怨。 他们甚至让他们溃烂，直到导致他们请假几天，或显着失去他们的能量水平，影响他们的健康。 因此，首先接近它们是显着的帮助，也是朝着提高生产力迈出的一步。

以下是一些起点：

• 引入关于员工满意度的一般性问题的双月或每月匿名调查；
• 与 HR 一起，计划 1:1 的会议以采用更个性化的方法（让人们发表意见，但不要强迫他们，因为有些人很难向 HR 敞开心扉）；
• 组织有关倦怠、自信的教育会议和培训，并将其视为推动对话向前发展的公共论坛。

你越是帮助人们理解他们所面临的问题并对他们持开放态度，他们花在担心工作问题上的精力就越少。

提供有意义的、深入的反馈

我们已经在我们的博客中深入讨论了这个主题，跟踪员工绩效（我们还包括模板）。

通过绩效表，在团队领导和 HR 的帮助下，您可以很好地了解每个部门的工作方式，以及哪些员工需要额外的学习、更多的挑战等。

资料来源：Clockify.me

这些还使您能够更准确地设定绩效标准并管理您对未来项目的期望。

鼓励透明度

通过时间表明确谁在做什么。 他们提供了一条捷径，明确了一些同事何时可以联系他们的队友，并消除了更新的需要。 例如，在Clockify中，您可以让员工查看集体时间表，并让他们知道他们的同事当前在做什么：

资料来源：Clockify.me

从这里，我可以看到，假设 Nadia 目前正在修复错误，并且知道她需要额外的关注，我可以在一个小时左右与她联系。 当汉娜有一个客户会议时，我很想知道它是如何进行的。 看到半个多小时前的任务如何，我可以给她发消息，询问一下。

这是建立相互尊重时间的好方法。 更重要的是，人们会在等待某人的回复上浪费更少的时间，例如，选择从事不同的任务。

让微观管理成为过去

这种做法只会让员工感到沮丧，并使他们对上级的信任度大大降低。

努力对随时发生的事情保持松散的统治。 把你能做的事情委派给你正下方的人，但也要恳求他们不要徘徊在每个人的肩膀上。 您可以做的其他事情：

• 减少会议——过滤掉不重要的会议，限制为每周一次甚至每月一次，以进行更新；
• 不要发送垃圾邮件；
• 不要在工作时间以外联系员工（并尽量在自己的个人时间放松。请记住，其他人的工作量与您不同，他们不能 - 也不应该 - 24/7 全天候可用）。 一个充分休息的员工是一个有生产力的人；
• 相信别人的判断——你不必成为房间里最聪明的人，也不必是唯一拥有最佳解决方案的人。 放弃部分控制权，与他人集体讨论解决方案，然后将决策权留给自己。 这样一来，您就可以让其他人参与重要事务，建立他们的信任，同时也减轻了您肩上的一些负担。

为职业提升提供条件

最大的生产力杀手之一是你缺乏进步的感觉。 当你周围的每个人都在前进时，你就站在原地。 尤其是在工作中，这会导致更大的不快乐。 很多人会离开他们的工作，因为他们觉得在他们的公司没有足够的方法来前进。

因此，与人力资源部安排一些职业提升选项，如会议、培训、办公室教育等，这将符合您和您公司的最大利益。请确保每个人事后都会颁发某种证书，员工可以放入这些证书他们的简历。 这不仅是一个很好的激励因素，而且是他们获得或完善的另一种技能的物理证明。

综上所述

我们知道，生产力下降的代价很大。 而且我们也知道这是一件可以从多个方面潜入办公室的偷偷摸摸的东西。 找出您的劳动力生产力下降的地方并及时解决这一点至关重要。 我们已经讨论过，一方面，物理空间、墙壁的颜色、杂物甚至气味会如何导致输出减少。 另一方面是缺乏反馈、沟通不畅、微观管理等等。 在这些方面一点一点地改进，随着时间的推移，你一定会看到一些大的变化。