6 etapas para uma negociação de contrato de software bem-sucedida

Reúna informações vitais sobre o fornecedor e construa uma equipe para defender suas necessidades de software.

Sua empresa escolheu um novo software e agora é hora de negociar o contrato. Essa discussão aparentemente simples pode fazer ou quebrar todo o negócio e determinar o quão útil o software acaba sendo para o seu negócio.

Os provedores de software querem que sua ferramenta funcione para você, mas também têm equipes qualificadas e treinadas para maximizar os negócios a seu favor. Venha para a mesa pronto para negociar como um profissional: o Gartner recomenda estas dicas de preparação para uma negociação de contrato de software ideal para obter o melhor negócio de software possível. Também resumimos as principais ações que você deve tomar em cada etapa ( relatório completo disponível para clientes Gartner ) .

1. Monte uma equipe de negociação

O fornecedor está trazendo sua equipe mais forte para a mesa de negociação, então você precisa montar uma para se concentrar em aspectos específicos do negócio. Os membros dessa equipe dependerão do tamanho e dos recursos do seu negócio - a tabela abaixo mostra as várias áreas de foco e coisas a serem consideradas para cada área de foco:

Use esta tabela como uma lista de verificação para os membros de sua equipe. É claro que nem toda empresa tem indivíduos para cada uma dessas áreas de foco — se for o caso, selecione os membros da equipe mais adequados para assumir várias responsabilidades.

2. Taxas de captura e custos ocultos

Você provavelmente pagará mais do que o preço listado no site do seu software favorito e, a menos que você pergunte, os fornecedores não oferecerão uma visão detalhada do preço real. Para entrar em uma negociação com uma verdadeira avaliação de custos, faça perguntas com antecedência sobre esses aspectos de preços:

Você precisará se aprofundar nas métricas de preços de software para obter os custos mais precisos. Dependendo da configuração específica da sua empresa, determinados métodos de precificação de fornecedores podem ser “ganha-ganha”. Por exemplo, uma empresa que está contratando rapidamente novos funcionários pode obter mais valor pelo seu dinheiro com um modelo de assinatura de software que permite usuários ilimitados por um preço definido.

Certifique-se de revisar as compensações para cada método de precificação de software para evitar pagamentos excessivos ( relatório completo disponível para clientes Gartner ) :

3. Entenda seus T&Cs

Os termos e condições (T&Cs) do seu contrato de software descrevem os riscos e vantagens do contrato. Cada fornecedor de software inclui termos diferentes, por isso é mais simples criar sua própria lista de verificação de itens essenciais para o seu negócio.

Esses termos mudarão dependendo do método de implantação — se você instalar o software em seu local ou usá-lo por meio de um navegador da web.

Aqui estão exemplos de termos e condições típicos para ambos os tipos de implantação de software:

4. Descubra as motivações do fornecedor para obter alavancagem

O fornecedor provavelmente reunirá informações sobre seus limites de orçamento, como o software será pago, qual executivo aprovará o acordo e quem tomará a decisão final.

Isso dá ao fornecedor mais detalhes para alavancar o negócio a seu favor, mas você pode fazer perguntas para revelar as motivações dos fornecedores para garantir que você tenha a mesma vantagem.

Considere questões como:

• Como você é pago — comissão direta ou salário e comissão?
• Você recebe bônus ao longo do ano? Quando você recebe seu maior bônus?
• Você é mais bem remunerado em alguns produtos e serviços do que em outros – quais e como funciona o programa de incentivo à remuneração?

Depois de coletar essas informações, veja se esses fatores podem te dar uma vantagem maior:

Considere o final do ano fiscal. Você tem algum fornecedor empurrando você para fechar um negócio em breve? As equipes de vendas normalmente são agressivas, mas aumentam a pressão perto do final do ano fiscal da empresa, e você também deveria.

É sempre melhor estender as discussões de software até o final de um trimestre ou ano fiscal para alavancar a urgência do fornecedor em obter um negócio melhor - preços e descontos especiais são mais fáceis de obter quando a equipe de vendas realmente precisa fechar o negócio final do trimestre ou ano.

Seu fornecedor é uma startup? O crescente crescimento de software baseado em nuvem gerou centenas de pequenos fornecedores de software de inicialização que podem oferecer termos e contratos mais flexíveis do que seus concorrentes maiores. Um fornecedor de inicialização mais ágil pode ser a combinação perfeita entre suas necessidades de funcionalidade e orçamento.

Essa startup também pode estar se preparando para arrecadar financiamento – nesse caso, o fornecedor desejará aumentar os clientes e a receita antes de uma rodada de financiamento em série, o que dá à sua empresa uma vantagem para negociar um acordo mais valioso.

Dependendo do tamanho e do tipo de empresa de software, você pode encontrar detalhes de financiamento, aquisição e investidores na Crunchbase para alavancar durante a negociação.

5. Use um modelo de pontuação para identificar suas melhores opções

Use os critérios listados na tabela abaixo para pontuar suas principais opções de software umas contra as outras - dessa forma, você saberá exatamente o quanto deve investir no negócio ou se pode desistir.

Pontue os critérios de 1 a 5 e dê mais peso às considerações importantes ao calcular os vencedores. Use quantos deles forem necessários para suas opções de fornecedor:

• Preços
  • Taxas de licença
  • Custos de customização e implementação
  • Taxas de manutenção
  • Custos de treinamento
• Recursos e funcionalidades obrigatórios (e interessantes)
• Requisitos operacionais (compatibilidade e mobilidade)
• Integrações
• Recursos de suporte e treinamento
• Riscos dos termos e condições (T&Cs)

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6. Esteja preparado para ir embora

Depois de pontuar cada fornecedor, revisar os termos e condições e entender os riscos para o fornecedor e sua empresa, você sabe se pode se dar ao luxo de ir em direção a outras opções viáveis.

Sua lista de requisitos e alternativas válidas lhe dá a capacidade de abandonar as negociações com fornecedores de pontuação mais baixa quando eles não progridem em uma direção favorável. Se você desistir das negociações, reserve um tempo para redefinir com sua equipe:

• Reformule suas expectativas
• Fortaleça suas táticas de negociação
• Determine se a próxima melhor opção de software realmente vale a pena perseguir

Você aprenderá com cada discussão como aproveitar melhor sua pesquisa e como responder melhor a perguntas difíceis e táticas de fornecedores.

Reúna os melhores recursos para sua negociação de software

Certifique-se de que sua empresa esteja preparada para a conversa mais importante na vida do seu software. Para recapitular, reúna sua equipe de negociadores, entenda os custos ocultos e os termos de contrato aceitáveis ​​e, em seguida, desenvolva um plano de jogo eficaz que coloque a pressão de volta no fornecedor.

Se você estiver começando o processo, você deve analisar avaliações reais de usuários e agendar algumas demonstrações de software e, em seguida, seguir estas etapas desde o início para que você possa adaptar seu plano de negociação a cada fornecedor.