6 pași pentru o negociere de succes a contractului software

Adunați informații vitale despre furnizor și construiți o echipă care să vă susțină nevoile de software.

Compania ta a ales software nou, iar acum este timpul să negociezi contractul. Această discuție aparent simplă poate face sau rupe întreaga afacere și poate determina cât de util va fi software-ul pentru afacerea dvs.

Furnizorii de software doresc ca instrumentul lor să funcționeze pentru dvs., dar au și echipe calificate pregătite pentru a maximiza ofertele în favoarea lor. Veniți la masă gata să negociați ca un profesionist: Gartner recomandă aceste sfaturi de pregătire pentru o negociere optimă a contractului de software pentru a obține cea mai bună ofertă de software posibilă. De asemenea, am rezumat acțiunile cheie pe care ar trebui să le întreprindeți la fiecare pas ( raportul complet disponibil pentru clienții Gartner ) .

1. Formați o echipă de negociere

Vânzătorul aduce cea mai puternică echipă a lor la masa de negocieri, așa că trebuie să adunați una dintre ele pentru a vă concentra pe anumite aspecte ale înțelegerii. Membrii acestei echipe vor depinde de dimensiunea și resursele afacerii dvs. — tabelul de mai jos arată diferitele domenii de interes și lucruri de luat în considerare pentru fiecare zonă de interes:

Utilizați acest tabel ca o listă de verificare pentru membrii echipei dvs. Desigur, nu fiecare companie are indivizi pentru fiecare dintre aceste domenii de interes - dacă este cazul, selectați cei mai adecvați membri ai echipei pentru a-și asuma mai multe responsabilități.

2. Capturați taxe și costuri ascunse

Probabil că veți plăti mai mult decât prețul afișat pe site-ul software-ului dvs. preferat și, dacă nu întrebați, furnizorii nu vor oferi o privire detaliată asupra prețurilor reale. Pentru a intra într-o negociere cu o evaluare reală a costurilor, adresați întrebări din timp despre aceste aspecte legate de preț:

Va trebui să faceți o scufundare mai profundă în valorile prețurilor software pentru a obține cele mai precise costuri. În funcție de configurația specifică a afacerii dvs., anumite metode de stabilire a prețurilor furnizorilor pot fi „câștig-câștig”. De exemplu, o companie care angajează rapid noi angajați poate obține mai multă valoare pentru banii lor cu un model de abonament software care permite utilizatorilor nelimitați la un preț stabilit.

Asigurați-vă că examinați compromisurile pentru fiecare metodă de stabilire a prețurilor software pentru a evita plata în exces ( raportul complet disponibil pentru clienții Gartner ) :

3. Înțelegeți-vă T&C-urile

Termenii și condițiile (T&C) ai acordului dumneavoastră de software descriu riscurile și beneficiile contractului. Fiecare furnizor de software include termeni diferiți, astfel încât este mai simplu să vă creați propria listă de verificare cu articole care sunt indispensabile pentru afacerea dvs.

Acești termeni se vor schimba în funcție de metoda de implementare, indiferent dacă instalați software-ul în locația dvs. sau îl utilizați printr-un browser web.

Iată exemple de termeni și condiții tipice pentru ambele tipuri de implementare de software:

4. Descoperiți motivațiile furnizorilor pentru a obține efect de pârghie

Este posibil ca vânzătorul să adune informații despre limitele bugetare, cum va fi plătit software-ul, care director va aproba afacerea și cine ia decizia finală.

Acest lucru oferă vânzătorului mai multe detalii pentru a valorifica afacerea în favoarea sa, dar puteți pune întrebări pentru a dezvălui motivațiile vânzătorilor pentru a vă asigura că aveți același avantaj.

Luați în considerare întrebări precum:

• Cum ești plătit - comision direct sau salariu și comision?
• Primești bonusuri pe tot parcursul anului? Când primești cel mai mare bonus?
• Sunteți mai mult compensat pentru unele produse și servicii decât pentru altele - care și cum funcționează programul de stimulente de compensare?

După ce ați adunat aceste informații, vedeți dacă acești factori vă pot oferi un avantaj mai mare:

Luați în considerare sfârșitul anului fiscal. Aveți vânzători care vă împing să încheiați o afacere în curând? Echipele de vânzări sunt, în mod normal, agresive, dar cresc presiunea aproape de sfârșitul anului fiscal al companiei lor, la fel și dvs.

Este întotdeauna cel mai bine să întindeți discuțiile despre software până la sfârșitul unui trimestru fiscal sau al anului pentru a profita de urgența furnizorului pentru a obține o ofertă mai bună - prețurile speciale și reducerile sunt mai ușor de obținut atunci când echipa de vânzări chiar trebuie să încheie tranzacția finală a trimestrului sau an.

Vânzătorul dvs. este un startup? Creșterea în plină expansiune a software-ului bazat pe cloud a dat naștere a sute de mici furnizori de software pentru startup, care pot oferi termeni și contracte mai flexibile decât concurenții lor întreprinderi mai mari. Un furnizor de startup mai agil ar putea fi potrivirea perfectă între nevoile dvs. de funcționalitate și buget.

Acest startup s-ar putea pregăti, de asemenea, să strângă fonduri – în acest caz, furnizorul va dori să crească clienții și veniturile înainte de o serie de runde de finanțare, ceea ce oferă companiei dvs. un avantaj de a negocia o afacere mai valoroasă.

În funcție de dimensiunea și tipul companiei de software, puteți găsi detalii despre finanțare, achiziție și investitori la Crunchbase pentru a le folosi în timpul negocierii.

5. Utilizați un șablon de punctaj pentru a vă identifica cele mai bune opțiuni

Utilizați criteriile enumerate în tabelul de mai jos pentru a vă nota primele câteva opțiuni de software una față de cealaltă - în acest fel, veți ști exact cât de investit ar trebui să fiți în afacere sau dacă puteți renunța.

Notați criteriile de la 1 la 5 și acordați mai multă pondere considerațiilor importante atunci când calculați câștigătorii. Utilizați cât mai multe sau cât de puține dintre acestea este necesar pentru opțiunile de furnizor:

• Prețuri
  • Taxe de licență
  • Costuri de personalizare și implementare
  • Taxe de mentenanță
  • Costuri de formare
• Caracteristici și funcționalități necesare (și plăcute de a avea).
• Cerințe de funcționare (compatibilitate și mobilitate)
• Integrari
• Capacități de suport și formare
• Riscurile legate de termeni și condiții (T&C).

DESCARCA

6. Fii pregătit să pleci

După ce ați punctat fiecare furnizor, revizuiți termenii și condițiile și înțelegeți mizele atât pentru furnizor, cât și pentru compania dvs., știți dacă vă puteți permite să plecați către alte opțiuni viabile.

Lista dvs. de cerințe și alternative valide vă oferă posibilitatea de a abandona negocierile cu furnizorii cu scoruri mai mici atunci când aceștia nu progresează într-o direcție favorabilă. Dacă renunți la negocieri, fă-ți timp pentru a reseta cu echipa ta:

• Reformulați-vă așteptările
• Consolidează-ți tactica de negociere
• Stabiliți dacă următoarea cea mai bună opțiune de software merită cu adevărat urmărită

Veți învăța din fiecare discuție cum să vă valorificați mai bine cercetarea și cum să răspundeți cel mai bine la întrebările și tacticile dificile de la furnizori.

Adunați cele mai bune resurse pentru negocierea software-ului dvs

Asigurați-vă că compania dumneavoastră este pregătită pentru cea mai importantă conversație din viața software-ului dumneavoastră. Pentru a recapitula, adunați-vă echipa de negociatori, înțelegeți costurile ascunse și termenii contractuali acceptabili, apoi dezvoltați un plan de joc eficient care pune presiunea înapoi asupra vânzătorului.

Dacă aveți un avans în procesul, ar trebui să analizați recenziile reale ale utilizatorilor și să programați câteva demonstrații de software, apoi urmați acești pași de la început, astfel încât să vă puteți personaliza planul de negociere pentru fiecare furnizor.