6 خطوات لإجراء مفاوضات عقد برنامج ناجح

اجمع معلومات حيوية عن البائع ، وقم ببناء فريق للدفاع عن احتياجات البرامج الخاصة بك.

اختارت شركتك برنامجًا جديدًا ، والآن حان الوقت للتفاوض بشأن العقد. يمكن أن تؤدي هذه المناقشة التي تبدو بسيطة إلى إتمام الصفقة بأكملها أو كسرها وتحديد مدى فائدة البرنامج في نهاية المطاف لعملك.

يريد مقدمو البرامج أن تعمل أداتهم من أجلك ، لكن لديهم أيضًا فرقًا ماهرة مدربة لتعظيم الصفقات لصالحهم. تعال إلى الطاولة مستعدًا للتفاوض مثل المحترفين: توصي شركة Gartner بإرشادات التحضير هذه للتفاوض بشأن عقد البرنامج بشكل مثالي للحصول على أفضل صفقة برنامج ممكنة. لقد لخصنا أيضًا الإجراءات الرئيسية التي يجب عليك اتخاذها في كل خطوة ( التقرير الكامل متاح لعملاء Gartner ) .

1. تشكيل فريق التفاوض

يقوم البائع بإحضار فريقه الأقوى إلى طاولة المفاوضات ، لذلك تحتاج إلى تجميع فريق خاص بك للتركيز على جوانب محددة من الصفقة. سيعتمد أعضاء هذا الفريق على حجم عملك ومواردك - يوضح الجدول أدناه مجالات التركيز المختلفة والأشياء التي يجب مراعاتها لكل مجال تركيز:

استخدم هذا الجدول كقائمة مراجعة لأعضاء فريقك. بالطبع ، ليس لدى كل شركة أفراد لكل مجال من مجالات التركيز هذه - إذا كان الأمر كذلك ، فحدد أعضاء الفريق الأكثر ملاءمة لتولي مسؤوليات متعددة.

2. رسوم الالتقاط والتكاليف الخفية

من المحتمل أنك ستدفع أكثر من السعر المدرج على موقع الويب الخاص ببرنامجك المفضل ، وما لم تسأل ، فلن يقدم البائعون نظرة مفصلة على الأسعار الفعلية. للدخول في مفاوضات مع تقييم حقيقي للتكلفة ، اطرح أسئلة مسبقًا حول جوانب التسعير هذه:

ستحتاج إلى الغوص بشكل أعمق في مقاييس تسعير البرامج للحصول على التكاليف الأكثر دقة. اعتمادًا على إعداد عملك المحدد ، يمكن أن تكون بعض طرق تسعير البائعين "مربحة للجميع". على سبيل المثال ، يمكن للشركة التي توظف موظفين جدد بسرعة الحصول على قيمة أكبر مقابل أموالهم من خلال نموذج اشتراك برمجي يسمح لعدد غير محدود من المستخدمين بسعر محدد.

تأكد من مراجعة المقايضات لكل طريقة لتسعير البرامج لتجنب الدفع الزائد ( التقرير الكامل متاح لعملاء Gartner ) :

3. فهم الشروط والأحكام الخاصة بك

تصف الشروط والأحكام (T & Cs) لاتفاقية البرنامج الخاصة بك مخاطر ومكافآت العقد. يتضمن كل مزود برامج مصطلحات مختلفة ، لذلك من الأسهل صياغة قائمة مرجعية خاصة بك للعناصر الضرورية لعملك.

ستتغير هذه الشروط وفقًا لطريقة النشر — سواء قمت بتثبيت البرنامج في موقعك أو استخدامه من خلال مستعرض ويب.

فيما يلي أمثلة على البنود والشروط النموذجية لكلا النوعين من نشر البرامج:

4. كشف دوافع البائع لكسب النفوذ

من المرجح أن يقوم البائع بجمع معلومات حول حدود ميزانيتك ، وكيف سيتم الدفع مقابل البرنامج ، والمدير التنفيذي الذي سيوافق على الصفقة ، ومن يتخذ القرار النهائي.

يمنح هذا البائع مزيدًا من التفاصيل للاستفادة من الصفقة لصالحه ، ولكن يمكنك طرح أسئلة للكشف عن دوافع البائعين للتأكد من أن لديك نفس الميزة.

ضع في اعتبارك أسئلة مثل:

• كيف يتم الدفع لك - عمولة مباشرة أم راتب وعمولة؟
• هل تحصل على مكافآت على مدار العام؟ متى تحصل على أكبر مكافأة لك؟
• هل تحصل على رواتب عالية على بعض المنتجات والخدمات أكثر من غيرها - أي منها ، وكيف يعمل برنامج حوافز التعويض؟

بعد جمع هذه المعلومات ، تحقق مما إذا كانت هذه العوامل يمكن أن تمنحك ميزة أكبر:

خذ بعين الاعتبار نهاية السنة المالية. هل لديك أي بائعين يدفعونك لإغلاق صفقة قريبًا؟ عادة ما تكون فرق المبيعات عدوانية ، لكنهم يزيدون الضغط بالقرب من نهاية السنة المالية لشركتهم ، ويجب عليك ذلك أيضًا.

من الأفضل دائمًا تمديد مناقشات البرامج حتى نهاية ربع السنة المالية أو السنة المالية للاستفادة من إلحاح البائع للحصول على صفقة أفضل - يكون الحصول على أسعار خاصة وخصومات أسهل عندما يحتاج فريق المبيعات حقًا إلى إغلاق الصفقة النهائية لربع السنة المالية أو عام.

هل البائع الخاص بك شركة ناشئة؟ أدى النمو المزدهر للبرامج المستندة إلى السحابة إلى ظهور المئات من مزودي برامج بدء التشغيل الصغيرة الذين يمكنهم تقديم شروط وعقود أكثر مرونة من منافسيهم من الشركات الأكبر حجمًا. يمكن أن يكون بائع بدء التشغيل الأكثر مرونة هو المطابقة المثالية بين احتياجاتك الوظيفية والميزانية.

يمكن أن تستعد هذه الشركة الناشئة أيضًا لجمع التمويل - في هذه الحالة ، سيرغب البائع في زيادة العملاء والإيرادات قبل جولة تمويل متسلسلة ، مما يمنح شركتك ميزة للتفاوض بشأن صفقة أكثر قيمة.

اعتمادًا على حجم شركة البرمجيات ونوعها ، يمكنك العثور على تفاصيل التمويل والاستحواذ والمستثمر في Crunchbase للاستفادة منها أثناء التفاوض.

5. استخدم نموذج تسجيل النقاط لتحديد أفضل الخيارات المتاحة أمامك

استخدم المعايير المدرجة في الجدول أدناه للحصول على أفضل عدد قليل من خيارات البرامج مقابل بعضها البعض - وبهذه الطريقة ، ستعرف بالضبط كيف يجب أن تستثمر في الصفقة ، أو ما إذا كان يمكنك الابتعاد.

سجل المعايير من 1 إلى 5 ، وامنح الاعتبارات المهمة وزناً أكبر عند حساب الفائزين. استخدم عددًا كبيرًا أو قليلًا من هذه العناصر حسب الحاجة لخيارات البائع الخاصة بك:

• التسعير
  • رسوم الترخيص
  • تكاليف التخصيص والتنفيذ
  • رسوم الصيانة
  • تكاليف التدريب
• الميزات والوظائف المطلوبة (والرائعة)
• متطلبات التشغيل (التوافق والتنقل)
• تكاملات
• قدرات الدعم والتدريب
• مخاطر البنود والشروط

تحميل

6. كن مستعدا للمغادرة

بعد تسجيل نقاط كل بائع ، ومراجعة الشروط والأحكام ، وفهم المخاطر لكل من البائع وشركتك ، فأنت تعلم ما إذا كان بإمكانك تحمل تكاليف الابتعاد نحو خيارات أخرى قابلة للتطبيق.

تمنحك قائمة المتطلبات والبدائل الصالحة لديك القدرة على التخلي عن المفاوضات مع البائعين ذوي الدرجات المنخفضة عندما لا يتقدمون في اتجاه موات. إذا ابتعدت عن المفاوضات ، خذ الوقت الكافي لإعادة التعيين مع فريقك:

• أعد صياغة توقعاتك
• تعزيز تكتيكات التفاوض الخاصة بك
• حدد ما إذا كان خيار البرنامج التالي الأفضل يستحق المتابعة حقًا

ستتعلم من كل مناقشة كيفية الاستفادة بشكل أفضل من بحثك وأفضل طريقة للرد على الأسئلة والتكتيكات الصعبة من البائعين.

اجمع أفضل الموارد للتفاوض بشأن البرنامج

تأكد من أن شركتك مستعدة لأهم محادثة في حياة برنامجك. للتلخيص ، اجمع فريق المفاوضين الخاص بك ، وافهم التكاليف المخفية وشروط العقد المقبولة ، ثم طور خطة لعبة فعالة تعيد الضغط على البائع.

إذا كنت تحصل على السبق في هذه العملية ، فيجب عليك تحليل تقييمات المستخدمين الحقيقية وجدولة بعض العروض التوضيحية للبرامج ، ثم اتبع هذه الخطوات من البداية حتى تتمكن من تخصيص خطة التفاوض الخاصة بك لكل بائع.