成功軟件合同談判的 6 個步驟

收集有關供應商的重要信息，並建立一個團隊來宣傳您的軟件需求。

貴公司選擇了新軟件，現在是談判合同的時候了。 這個看似簡單的討論可以決定整個交易的成敗，並確定該軟件最終對您的業務有多大用處。

軟件提供商希望他們的工具為您工作，但他們也擁有訓練有素的團隊，可以最大限度地為他們提供有利的交易。 準備好像專業人士一樣進行談判：Gartner 推薦這些準備技巧，以進行最佳軟件合同談判，以盡可能獲得最佳軟件交易。 我們還總結了您在每個步驟中應該採取的關鍵行動（ Gartner 客戶可以獲得完整報告） 。

1.組建談判團隊

供應商正在將他們最強大的團隊帶到談判桌上，因此您需要組建自己的團隊來專注於交易的特定方面。 該團隊的成員將取決於您的業務規模和資源——下表顯示了各個重點領域以及每個重點領域需要考慮的事項：

將此表用作您的團隊成員的清單。 當然，並不是每家公司都有針對這些重點領域的個人——如果是這種情況，請選擇最合適的團隊成員來承擔多項職責。

2. 收取費用和隱性成本

您可能會支付比您最喜歡的軟件網站上列出的價格更高的價格，除非您提出要求，否則供應商不會提供實際定價的詳細信息。 要進行真正的成本評估談判，請提前詢問有關以下定價方面的問題：

您需要更深入地了解軟件定價指標以獲得最準確的成本。 根據您的具體業務設置，某些供應商定價方法可能是“雙贏的”。 例如，一家正在快速招聘新員工的公司可以通過軟件訂閱模式獲得更多的價值，該模式允許以固定價格無限用戶。

請務必查看每種軟件定價方法的權衡，以避免多付錢（ Gartner 客戶提供完整報告） ：

3. 了解您的條款和條件

您的軟件協議的條款和條件 (T&C) 描述了合同的風險和回報。 每個軟件提供商都包含不同的條款，因此您可以更輕鬆地製作自己的業務必備項目清單。

這些條款將根據部署方法而有所不同——您是在您的位置安裝軟件還是通過 Web 瀏覽器使用它。

以下是兩種軟件部署類型的典型條款和條件示例：

4. 發現供應商獲得影響力的動機

供應商可能會收集有關您的預算限制、軟件將如何支付、哪位主管將批准交易以及誰做出最終決定的信息。

這為供應商提供了更多細節以利用對他們有利的交易，但您可以提出問題以揭示供應商的動機，以確保您擁有相同的優勢。

考慮以下問題：

• 你如何獲得報酬——直接佣金，還是工資和佣金？
• 全年都有獎金嗎？ 你什麼時候得到最大的紅利？
• 您在某些產品和服務上的薪酬是否比其他產品和服務更高——哪些產品和服務，以及薪酬激勵計劃如何運作？

收集完這些信息後，看看這些因素是否能給你帶來更大的優勢：

考慮財政年度結束。 您是否有任何供應商敦促您盡快完成交易？ 銷售團隊通常很積極，但他們會在公司財政年度結束時加大壓力，你也應該這樣做。

最好將軟件討論延長到財政季度或年度末，以利用供應商的緊迫性來獲得更好的交易——當銷售團隊確實需要完成本季度的最終交易時，更容易獲得特價和折扣或年。

您的供應商是初創公司嗎？ 基於雲的軟件的蓬勃發展催生了數百家小型初創軟件提供商，它們可以提供比大型企業競爭對手更靈活的條款和合同。 一個更敏捷的初創供應商可能是您的功能需求和預算之間的完美匹配。

這家初創公司也可能正在準備籌集資金——在這種情況下，供應商將希望在一系列融資回合之前增加客戶和收入，這使您的公司有優勢談判更有價值的交易。

根據軟件公司的規模和類型，您可以在 Crunchbase 找到資金、收購和投資者詳細信息，以便在談判期間加以利用。

5. 使用評分模板來確定您的最佳選擇

使用下表中列出的標準對您的前幾個軟件選項進行評分 - 這樣，您將確切地知道您應該對交易進行多少投資，或者您是否可以放棄。

從 1 到 5 對標准進行評分，並在計算獲勝者時給予重要考慮更多的權重。 根據您的供應商選項的需要使用盡可能多或盡可能少的這些：

• 價錢
  • 許可費
  • 定制和實施成本
  • 維修費
  • 培訓費用
• 必需的（和不錯的）特性和功能
• 操作要求（兼容性和移動性）
• 集成
• 支持和培訓能力
• 條款和條件 (T&C) 風險

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6.準備走開

在對每個供應商進行評分、查看條款和條件並了解供應商和您的公司的利害關係之後，您就知道您是否有能力放棄其他可行的選擇。

您的要求和有效替代方案列表使您能夠在與得分較低的供應商沒有朝著有利方向發展時放棄談判。 如果您確實放棄了談判，請花時間與您的團隊重新設置：

• 重新定義你的期望
• 加強你的談判策略
• 確定下一個最佳軟件選項是否真的值得追求

您將從每次討論中學習如何更好地利用您的研究，以及如何最好地回應來自供應商的棘手問題和策略。

為您的軟件談判收集最佳資源

確保您的公司為軟件生命週期中最重要的對話做好準備。 回顧一下，召集你的談判團隊，了解隱性成本和可接受的合同條款，然後製定一個有效的遊戲計劃，將壓力重新壓在供應商身上。

如果您在流程上領先一步，您應該分析真實的用戶評論並安排一些軟件演示，然後從一開始就遵循這些步驟，以便您可以為每個供應商量身定制談判計劃。