Sekretarka dla małych firm: 6 najlepszych opcji

Utrzymanie przewagi konkurencyjnej w przypadku małej firmy może stanowić wyzwanie w dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym. Szybko rozwijająca się technologia i stale zmieniające się wymagania klientów tworzą ruchome cele, które trudno uchwycić bez odpowiednich narzędzi.

Kierowanie połączeń do poczty głosowej za pośrednictwem wirtualnej recepcjonistki pomaga także zaoszczędzić czas i zasoby, które w przeciwnym razie musiałbyś spędzać na wewnętrznym zarządzaniu połączeniami. Dzięki temu będziesz mógł bardziej skoncentrować się na skalowaniu swojego biznesu.

W tym przewodniku omówimy najlepsze usługi poczty głosowej dla właścicieli małych firm, które pomogą w utrzymaniu klientów, a także omówimy, na co należy zwrócić uwagę przed dokonaniem wyboru.

Zacznijmy od porównania.

OdpowiedźPołącz

Najlepsza ogólna obsługa

AnswerConnect to narzędzie do odpowiadania na żywo i czatu, które oferuje dwujęzyczne wsparcie. Ich zespół wsparcia może Ci pomóc, przyjmując wiadomości, przekierowując połączenia i kwalifikując potencjalnych klientów przychodzących.

AnswerConnect może również pomóc w zarządzaniu doświadczeniem klienta (CX) dzięki personalizacji dzięki identyfikatorowi dzwoniącego.

Cechy

Oprócz odbierania na żywo AnswerConnect oferuje szereg funkcji:

• Identyfikator dzwoniącego umożliwiający rozpoznawanie powtarzających się rozmówców w celu lepszej personalizacji połączenia
• Kwalifikacja przychodzących potencjalnych klientów, aby Twój zespół sprzedaży mógł od razu zacząć działać
• Szczegółowe odbieranie wiadomości, dzięki czemu nie stracisz żadnych ważnych informacji
• Kierowanie połączeń zależne od czasu, w zależności od lokalizacji Twoich zespołów
• Rezerwacje spotkań w celu ustalenia przyszłego punktu kontaktowego

Ponadto AnswerConnect ma system reagowania na przepełnienie w godzinach szczytu, aby mieć pewność, że żadne połączenie nie pozostanie bez odpowiedzi.

cennik

W AnswerConnect dostępne są trzy główne opcje cenowe:

• 100 minut wliczonych w cenę: 325 USD miesięcznie plus 2,95 USD za minutę i 75 USD opłaty konfiguracyjnej
• 300 minut wliczonych w cenę: 425 USD miesięcznie plus 2,75 USD za minutę
• 450 minut wliczonych w cenę: 825 USD miesięcznie plus 2,75 USD za minutę i 75 USD opłaty konfiguracyjnej

Istnieje również 14 dodatkowych poziomów cenowych dla większych firm, od 600 minut za 1095 USD miesięcznie do 100 000 minut za 168 995 USD miesięcznie. Plany od 600 do 5000 minut mają opłatę konfiguracyjną w wysokości 75 USD, podczas gdy większe plany nie mają opłaty konfiguracyjnej.

Wykwintny

Najlepsze dla firm zorientowanych na usługi osobiste

Posh to usługa odbierania połączeń na żywo oferująca możliwości połączeń wychodzących. Jej doświadczeni agenci specjalizują się w obsłudze klienta dla firm z branży zdrowia, dobrego samopoczucia, nieruchomości i doradztwa.

Co najważniejsze, jego możliwości wychodzące oznaczają, że może pomóc w pozyskiwaniu i kwalifikowaniu potencjalnych klientów oraz konwertowaniu początkowych zapytań klientów.

Powiązany artykuł

Co to jest telefonia IP? Jak to działa?

Cechy

Posh oferuje kilka funkcji dla firm różnej wielkości, poszukujących możliwości świadczenia usług odbierania telefonów:

• Odpowiadaj na żywo na każde połączenie, dzięki czemu Twoi klienci nigdy nie dotrą do poczty głosowej w pierwszym punkcie kontaktu
• Dwujęzyczna wirtualna recepcjonistka, która obsłuży większą liczbę klientów
• Aplikacja mobilna, dzięki której agenci mogą pomagać klientom niezależnie od tego, gdzie się znajdują
• Nieograniczona liczba użytkowników, dzięki czemu firmy nie muszą płacić za więcej miejsc

Dzięki partnerstwu z Zapierem Posh oferuje także integracje z ponad 3000 aplikacji biznesowych.

cennik

Istnieje siedem poziomów cenowych dla klientów Posh:

• 0 minut wliczonych w cenę: 64 USD miesięcznie plus 2,20 USD za minutę
• 50 minut wliczonych w cenę: 119 USD miesięcznie plus 2,10 USD za minutę
• 100 minut wliczonych w cenę: 204 USD miesięcznie plus 2,04 USD za minutę
• 200 minut wliczonych w cenę: 394 USD miesięcznie plus 1,97 USD za minutę
• 350 minut wliczonych w cenę: 664 USD miesięcznie plus 1,90 USD za minutę
• 500 minut wliczonych w cenę: 924 USD miesięcznie plus 1,85 USD za minutę
• 1000 minut wliczonych w cenę: 1794 USD miesięcznie plus 1,79 USD za minutę

VoiceNation

Najlepsze dla małych firm, które muszą oferować całodobową obsługę

VoiceNation to dostawca usług poczty głosowej na żywo i rozwiązanie dla wirtualnej recepcjonisty.

VoiceNation zapewnia agentom specjalistyczną wiedzę w zakresie wsparcia technicznego dla małych firm nieposiadających dużych zasobów. Oferuje również natychmiastową aktywację, jeśli potrzebujesz natychmiastowego rozwiązania do odbierania połączeń na żywo, ale nie masz infrastruktury, aby go szybko skonfigurować.

Cechy

VoiceNation oferuje kilka funkcji, w tym:

• Nielimitowane rozmowy międzymiastowe, dzięki którym Twoi klienci będą słyszani niezależnie od tego, gdzie się znajdują
• Odpowiadanie na żywo podczas każdego połączenia, dzięki czemu klienci nie docierają do poczty głosowej przy pierwszym kontakcie
• Aplikacja mobilna, dzięki której agenci mogą pomagać klientom niezależnie od tego, gdzie się znajdują
• Niestandardowe skrypty połączeń dopasowane do Twojej marki
• Natychmiastowa aktywacja zapewniająca łatwą konfigurację od razu po wyjęciu z pudełka
• Bezpłatne łatanie połączeń ( ciepłe transfery ), dzięki czemu nie naliczasz opłat, upewniając się, że Twoi agenci są poinformowani

Użytkownicy VoiceNation mogą także bezpłatnie korzystać z dostarczania wiadomości za pośrednictwem poczty głosowej, poczty elektronicznej lub SMS-ów.

cennik

VoiceNation oferuje pięć planów cenowych:

• 20 minut wliczonych w cenę: 65 USD miesięcznie plus 2,19 USD za minutę
• 50 minut wliczonych w cenę: 135 USD miesięcznie plus 2,19 USD za minutę
• 150 minut wliczonych w cenę: 319 USD miesięcznie plus 2,19 USD za minutę
• 250 minut wliczonych w cenę: 525 USD miesięcznie plus 2,19 USD za minutę
• 500 minut wliczonych w cenę: 925 USD miesięcznie plus 1,99 USD za minutę

Rubin

Najlepsze rozwiązanie dla firm o zmiennej liczbie połączeń i potrzebach związanych z przekazywaniem połączeń

Ruby to rozwiązanie do odbierania i czatowania na żywo. Jej agenci mają w całości siedzibę w USA i posiadają wiedzę specjalistyczną niezbędną do pomocy w zakresie obsługi klienta, wsparcia, a nawet potrzeb związanych z przejęciami.

Ruby obsługuje połączenia wychodzące, kwalifikuje i przechwytuje leady oraz kieruje połączenia do odpowiedniego abonenta.

Cechy

Ruby oferuje sporo funkcji:

• Aplikacja mobilna, dzięki której agenci mogą pomagać klientom niezależnie od tego, gdzie się znajdują
• Integracje innych firm w celu połączenia się z istniejącym stosem technologii
• Automatyczne przechwytywanie przychodzących potencjalnych klientów, dzięki czemu Twój zespół sprzedaży może od razu zacząć działać
• Kierowanie i przekazywanie połączeń, aby dotrzeć do odpowiedniego członka zespołu
• Rezerwacje spotkań w celu ustalenia przyszłego punktu kontaktowego

Ruby jest również znana z wyjątkowej obsługi klienta, co jest świetną opcją, jeśli potrzebujesz pomocy z zewnątrz w celu wzmocnienia CX.

cennik

Ruby ma cztery różne poziomy cenowe za odbiór na żywo:

• 50 minut wliczonych w cenę: 235 USD miesięcznie plus opłata za minutę
• 100 minut wliczonych w cenę: 375 USD miesięcznie plus opłata za minutę
• 200 minut wliczonych w cenę: 680 USD miesięcznie plus opłata za minutę
• 500 minut wliczonych w cenę: 1640 USD miesięcznie plus opłata za minutę

Oferują również czat na żywo, a także pakietowe opcje odbioru i czatu.

Abby Connect

Najlepsze dla firm, które potrzebują dedykowanego menedżera konta

Abby Connect oferuje usługi odbierania na żywo, czatu i wirtualnej recepcjonistki. Chociaż recepcjonistki na żywo nie są dostępne w święta za pośrednictwem Abby Connect, czat na żywo jest dostępny przez całą dobę, 365 dni w roku.

Cechy

Funkcje oferowane przez Abby Connect obejmują:

• Dedykowane zespoły recepcjonistów, które pozostają przy Twoim koncie w celu zapewnienia spójności
• Rezerwacje spotkań w celu ustalenia przyszłego punktu kontaktowego
• Ogłoszenia o zaproszeniach zapewniają przejrzystość i jasną komunikację
• Zadzwoń do transferu, aby dotrzeć do odpowiedniego członka zespołu
• Aplikacja mobilna, dzięki której agenci mogą pomagać klientom niezależnie od tego, gdzie się znajdują

Abby oferuje także integrację z Zapier, zapewniającą kompatybilność z ponad 3000 aplikacjami innych firm.

cennik

Abby Connect oferuje trzy pakiety cenowe za odbieranie na żywo:

• 100 minut wliczonych w cenę: 299 USD miesięcznie plus 2,99 USD za minutę
• 200 minut wliczonych w cenę: 549 USD miesięcznie plus 2,75 USD za minutę
• 500 minut wliczonych w cenę: 1199 USD miesięcznie plus 2,40 USD za minutę

Abby oferuje również czat na żywo, a także pakietowe opcje odbioru i czatu.

Wirtualny Davinci

Najlepsze dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą i start-upów

Davinci Virtual to kompleksowe rozwiązanie biznesowe obejmujące usługi recepcjonisty na żywo. Jest to stosunkowo niedroga usługa automatyczna, oferująca firmom usługi administracyjne, takie jak udostępnianie adresu fizycznego, zasoby obsługi klienta i recepcjonistki na żywo.

Zamiast rekompensować godziny pracy poza godzinami pracy i święta, Davinci przejmuje wsparcie telefoniczne dla wyjątkowo małych zespołów. Oznacza to, że nie mają usług odbierania połączeń na żywo przez całą dobę, jak inne rozwiązania.

Cechy

Plany biznesowe Davinci Virtual traktują priorytetowo usługi odbierania połączeń na żywo i oferują sporo funkcji, takich jak:

• Bezpłatny lokalny lub bezpłatny numer telefonu, w zależności od potrzeb
• Przekazywanie i sprawdzanie połączeń w celu dotarcia do odpowiedniego członka zespołu
• Nielimitowane rozmowy międzymiastowe, dzięki którym Twoi klienci będą słyszani niezależnie od tego, gdzie się znajdują
• Faksowanie online w celu przesyłania ważnych dokumentów i informacji

Odpowiadanie na żywo za pomocą Davinci jest dostępne tylko w standardowych godzinach pracy, a nie 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu przez 365 dni w tygodniu, więc dzwoniący mogą czasami skontaktować się z pocztą głosową.

cennik

Davinci oferuje klientom cztery poziomy cenowe, podzielone na dwie kategorie. Plany Biznes to usługi odbierania odpowiedzi, natomiast plany Premium to szersze rozwiązania contact center:

• Biznes | 50 minut wliczonych w cenę: 129 USD miesięcznie plus 1,75 USD za minutę
• Biznes | 100 minut wliczonych w cenę: 239 USD miesięcznie plus 1,75 USD za minutę
• Premium | 50 minut wliczonych w cenę: 249 USD miesięcznie plus 2,50 USD za minutę
• Premium | 100 minut wliczonych w cenę: 319 USD miesięcznie plus 2,50 USD za minutę

Każdy poziom cenowy wiąże się z dodatkowymi opłatami konfiguracyjnymi, zaczynającymi się od 50 USD i więcej, w zależności od potrzebnych usług.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze usługi sekretarki

Wybrana przez Ciebie usługa sekretarki będzie często pierwszym wrażeniem osób dzwoniących do Twojej firmy. Jeśli weźmie się pod uwagę, że 83% firm albo straciło klienta, nie dotrzymało terminu, albo zwolniło pracownika z powodu błędnej komunikacji, to pierwsze wrażenie staje się jeszcze ważniejsze.

Usługa odbierania telefonów może pomóc w zwiększeniu wskaźników KPI zaangażowania klientów , takich jak wynik wysiłku klienta (CES) i wartość życiowa klienta (CLV). Czyni to poprzez zwiększenie wygody klientów, dzięki czemu istnieje większe prawdopodobieństwo, że wyjdą z doświadczenia z pozytywną opinią.

Powiązany artykuł

Typowe problemy VoIP i sposoby ich rozwiązywania

Najlepsze usługi poczty głosowej dla małych firm pomagają w zaangażowaniu i utrzymaniu, ponieważ:

• Możliwość dostosowania : poszukaj usługi oferującej konfigurowalne rozwiązania, takie jak możliwość dostosowania skryptów i procedur obsługi połączeń w celu dostosowania do Twojej marki.
• Dostępność 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu: wybierz usługę, która obsługuje połączenia przez całą dobę (nawet w weekendy i święta), aby mieć pewność, że będziesz zawsze dostępny dla klientów.
• Skalowalność: wybierz usługę, którą można skalować wraz z rozwojem Twojej firmy. Oznacza to obsługę rosnącej liczby połączeń i dostosowywanie się do szybkich zmian.
• Opłacalność: wybierz usługę, która równoważy przystępność cenową i jakość, zapewniając najlepszy stosunek jakości do ceny.
• Możliwość integracji: wybierz usługę, która płynnie integruje się z Twoim stosem technologii, np. oprogramowaniem CRM, aby usprawnić obsługę połączeń i zarządzanie danymi.
• Renomowany: Wyróżnij referencje i recenzje innych małych firm. Renomowany serwis, posiadający historię zadowolonych klientów, z większym prawdopodobieństwem spełni Twoje oczekiwania.

Przyciągając uwagę klienta już w pierwszym momencie kontaktu, usługa automatyczna angażuje klienta i przygotowuje go do następnego kroku w podróży. Zaangażowani klienci są również bardziej wartościowi — według Gallupa generują o 23% premię w porównaniu do przeciętnego klienta pod względem udziału w portfelu wśród konkurencji.

Jak firmy korzystają z usług sekretarki

Firmy korzystają z usług poczty elektronicznej, aby utrzymywać otwarte linie komunikacyjne ze swoimi klientami, gdy zwykły zespół nie jest dostępny. Mogą dodać usługę sekretarki do swoich połączeń po godzinach pracy, w czasie wakacji lub w przypadku przerwy w świadczeniu usług.

Typowy przepływ połączeń obejmujący usługę poczty głosowej może wyglądać następująco:

1. Klient dzwoni do Twojej firmy w weekend, kiedy Twój zespół jest wyłączony.
2. Połączenie uruchamia interaktywne menu odpowiedzi głosowej (IVR) , które prosi klienta o odpowiedź.
3. Klient podaje dane.
4. Połączenie jest kierowane do usługi zgłoszeniowej obejmującej miejsce docelowe osoby dzwoniącej.
5. Osoba dzwoniąca łączy się z pracownikiem obsługi sekretarki, który odnotowuje problem i ustala oczekiwania dotyczące kolejnych kroków.
6. W razie potrzeby Twój zespół skontaktuje się z rozmówcą po wznowieniu normalnych godzin pracy lub za pośrednictwem automatycznego e-maila lub SMS-a.

Usprawnienie procesów biznesowych może pomóc w zwiększeniu wydajności operacji, lepszej obsłudze klienta i niższych wskaźnikach rotacji . Zatrzymanie klientów na dłuższą metę jest ważne — im dłużej prowadzą z Tobą interesy, tym więcej wydają pieniędzy. Mogą nawet wysłać do Ciebie nowe firmy.

Powiązany artykuł

Gotowy na VoIP? Zalety i wady dokonania właściwego wyboru

Bądź tam, kiedy dzwonią Twoi klienci

Aby konkurować na dzisiejszym rynku, musisz być tam, gdzie dzwonią klienci. Czy to dzień, czy noc, dzień powszedni czy weekend, święto czy nie. Dzięki całodobowej dostępności, profesjonalnej obsłudze połączeń i skalowalności usługa sekretarki dla małych firm może poprawić jakość obsługi klienta i utrzymanie jej.

Rozwiązanie Voice over Internet Protocol (VoIP), takie jak Nextiva, jest niezbędne do zarządzania, przekierowywania i analizowania połączeń, dzięki czemu możesz być do dyspozycji swoich klientów nawet wtedy, gdy nie jesteś dostępny.

Często zadawane pytania dotyczące usług sekretarki dla małych firm

Jeśli nadal interesują Cię usługi poczty głosowej dla małych firm, zapoznaj się z często zadawanymi pytaniami.