Diversi modi in cui Google Workspace può aiutare le aziende nel 2022

Google Workspace è una raccolta di app di collaborazione e comunicazione progettate per i dipendenti delle organizzazioni. Le principali app di comunicazione di Google Workspace, tra cui Gmail e Google Meet, sono ampiamente utilizzate in tutto il mondo, così come le app collaborative come Documenti, Fogli, Presentazioni e Moduli Google. Le app di collaborazione sono state create dall'inizio per consentire a più utenti di modificare documenti, fogli di calcolo o presentazioni contemporaneamente.

Cos'è l'area di lavoro di Google?

Un tempo noto come G Suite, Google Workspace offre una raccolta solida ed elegante di app per la collaborazione e l'ufficio adatte per l'istruzione, le aziende e altre strutture. È un aggiornamento basato su abbonamento di Google Workspace, un'app Google gratuita disponibile per tutti coloro che dispongono di un account Google. È di gran lunga la suite per ufficio disponibile basata su cloud più efficace. Google Workspace è la scelta migliore se stai cercando di spostare l'intera attività su Internet ed eliminare le app desktop. A molti piace la potenza paragonabile di Microsoft 365 di Microsoft, ma con la sicurezza dell'archiviazione basata su desktop.

Quali app sono incluse in Google Workspace?

Questo elenco di app rientra nell'offerta standard per tutte le versioni in Google Workspace. Per ulteriori informazioni su ogni app disponibile, fare clic sul collegamento per accedere alla pagina di Google Workspace appropriata.

Un aspetto chiave delle applicazioni Workspace è la loro velocità. Google fornisce scorciatoie .new che, una volta inserite nella casella URL dei browser moderni, creano un elemento nuovo di zecca del tipo specificato. Ad esempio, cal.new crea un nuovo evento di Google Calendar, mentre doc.new crea un nuovo Google Doc.

• Gmail: il servizio di posta elettronica più utilizzato al mondo
• Calendario : soluzione di pianificazione
• Incontra hardware Audio e videoconferenza
• Spazi / Chat Team e posizioni di progetto
• Drive : spazio di archiviazione cloud per uso privato che consente di condividere file e file
• Documenti : documenti che collaborano (doc.new)
• Fogli : fogli di calcolo per la collaborazione (sheet.new)
• Diapositive : Presentazioni collaborative (slide.new)
• Formule : Moduli e sondaggi personalizzabili (form.new)
• Note da conservare : note collaborative (note.new e keep.new)
• Siti : siti web collaborativi (site.new)

Queste app non sono in genere presenti come applicazioni di base di Workspace, ma sono generalmente disponibili, a seconda della versione che utilizzi in Google Workspace. In alcuni casi, richiedono acquisti aggiuntivi.

• Gruppi e Gruppi Per le aziende : gestione degli accessi e liste di posta elettronica
• Cloud Search : cerca nel tuo Google Workspace
• Vault : conservazione dei dati ed eDiscovery
• Script delle app : automatizzazione dei processi aziendali
• AppSheet : sviluppo di applicazioni senza codice
• Aula : Spazi per l'apprendimento strutturati per studenti e insegnanti
• Domini : registrazione del dominio utilizzando la registrazione e la configurazione integrate di Google Workspace

Vantaggi di Google Workspace per le aziende

1. Accessibilità in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo.

È un servizio ospitato su cloud; È possibile accedere a Google Workspace (ex G Suite) per le aziende 24 ore su 24, 7 giorni su 7, ovunque. Inoltre, poiché le app di Google Workspace funzionano anche con qualsiasi browser, puoi utilizzare tutti i dispositivi per connetterti ai servizi e alle informazioni di Google Workspace indipendentemente dal Mac o PC, dai telefoni Android e dai tablet Apple.

Grazie alle funzionalità offline di G Workspace, non è più necessario dipendere da Internet per completare il lavoro svolto o accedere ai propri file. G File Stream può trasferire i tuoi contenuti G Drive più recenti sul tuo dispositivo se preferisci le copie dei tuoi file archiviate localmente per assicurarti la massima tranquillità o il lavoro offline. In questo modo, Google ti assicura di lavorare sempre con i dati più aggiornati e di non dover perdere tempo a spostare o ricopiare le risorse.

2. Sicurezza aziendale leader del settore

Uno dei motivi principali per utilizzare Google Workspace è che la piattaforma fa del suo meglio per proteggere i tuoi dati. Google utilizza protocolli di sicurezza rigorosi e leader del settore nei suoi data center in posizioni fisiche e operazioni ospitate nel cloud.

3. Dati illimitati

A differenza degli account Gmail gratuiti (che offrono agli utenti l'accesso gratuito fino a 15 GB di dati), con Google Workspace per un'azienda, ricevi dati illimitati su tutte le tue risorse come app, file, immagini, documenti, documenti, ed e-mail.

Google Workspace ti fornisce anche un set intuitivo di strumenti e strumenti per la migrazione dei dati che ti aiutano nel processo di spostamento dei dati in modo sicuro dal tuo computer o dal server dell'ufficio per archiviare e gestire tutti i tuoi file e dati su un hub centrale.

Se l'idea di fare affidamento sull'archiviazione cloud per proteggere i tuoi dati ti rende ansioso, non preoccuparti, Google Workspace ha diverse opzioni per proteggere i tuoi dati. Ad esempio, puoi controllare le ricerche e le esportazioni di e-mail e documenti della tua azienda su dispositivi locali e impostare linee guida di conservazione per qualsiasi materiale di archivio tramite Vault. Google Backup and Sync ti consente inoltre di conservare una copia di tutti i dati ospitati nel cloud archiviati sul tuo computer o server al lavoro.

4. Semplice governance amministrativa

La Console di amministrazione di Google Workspace è uno strumento efficace che consente ad amministratori e proprietari un maggiore controllo sulle attività aziendali. Ad esempio, utilizzando il Pannello di amministrazione, gli utenti possono impostare restrizioni o restrizioni su account, dispositivi, dati, impostazioni di verifica e app dei dipendenti per assicurarsi che li utilizzino correttamente.

È inoltre possibile visualizzare report sull'attività dell'utente. Il pannello Rapporti della console produce anche rapporti sull'attività degli utenti e fornisce agli amministratori informazioni importanti su come i dipendenti utilizzano Google Workspace per le aziende. In pochi clic, gli amministratori possono raccogliere dati utili come la quantità di contenuto prodotto, chi trae vantaggio dalle funzionalità di miglioramento della produttività e chi è il dispositivo che potrebbe rappresentare un rischio per la sicurezza.

5. Soluzioni convenienti

Esistono numerosi modi in cui Google Workspace può far risparmiare denaro alla tua attività. L'acquisto e la manutenzione dei server e delle apparecchiature della tua azienda non sono più necessari. Google gestisce protocolli e controlli di sicurezza. Gli strumenti di collaborazione consentono di ridurre i tempi di viaggio o addirittura lo spazio in ufficio; se desideri scalare su e giù può essere facile da fare. È semplice come pagare un secondo account Google Workspace anziché software o spazio di archiviazione aggiuntivi.

Con un costo di un abbonamento mensile di soli $ 12 per utente per Google Workspace Business e $ 25 per utente per Google Workspace Enterprise, questi sono solo alcuni dei vantaggi convenienti di Google Workspace per le piccole imprese e le grandi aziende.

6. Integrazioni di terze parti

Le integrazioni di terze parti sono un ulteriore grande vantaggio che viene fornito con Google Workspace for business, in quanto è una piattaforma che funziona bene con altre applicazioni, come strumenti CRM e piattaforme di gestione dei modelli come Templafy.

Quanto costa l'area di lavoro?

Google Workspace non è economico. La sua edizione Business Starter costa $ 6 al mese per ogni utente. Include 100 riunioni video al mese (senza registrazione) e 30 GB di memoria a persona. La sua versione Business Standard raddoppia il prezzo a $ 12 al mese, offre fino a 150 riunioni basate su video (con l'opzione di registrazione) ed estende lo spazio di archiviazione fino a 2 TB a persona. I piani Business Plus ed Enterprise più costosi offrono più funzionalità di sicurezza. Google fornisce versioni gratuite a istituti di istruzione e organizzazioni senza scopo di lucro. Tuttavia, gli istituti più grandi dovrebbero optare per la versione Enterprise.

Il piano simile di Microsoft 365 Business Basic costa $ 5 al mese per utente e il livello Business Standard è di $ 12,50 al mese per utente. Potrebbero essere disponibili anche i piani aziendali Premium ed Enterprise più costosi. Il piano Business Basic di Microsoft, come Google Workspace, è disponibile solo online, tramite un browser Internet (Chrome è il più compatibile) o come app Android e programmi iOS per smartphone con funzionalità limitate. I piani Business Premium di Microsoft e tutti i piani precedenti con applicazioni desktop come Outlook, Word, Excel, PowerPoint e altro, insieme alle principali applicazioni disponibili per piattaforme Windows, Mac, Android e iOS.

Aggiornamenti dell'area di lavoro di Google

Google ha annunciato nuovi miglioramenti alla piattaforma Google Workspace sulla base delle informazioni fornite dal machine learning.

La società afferma di aver utilizzato l'intelligenza artificiale per un po' di tempo per migliorare l'esperienza dell'utente e le modifiche più recenti hanno lo scopo di migliorare il lavoro dello strumento ibrido.

Gli aggiornamenti sono riepiloghi di riepilogo integrati per Spaces e trascrizioni di riunioni automatizzate e riepilogative. Inoltre, restauro del ritratto con luce del ritratto, oltre ad altre caratteristiche.

Spazio di lavoro di Google vs Office 365

Facilità d'uso

Nel caso di Office 365 rispetto a Google Workspace, Google rimane fedele al suo principio di semplicità. Google generalmente dà la priorità alla facilità d'uso rispetto al design, motivo per cui gli strumenti che offre non sono progettati per attirare gli occhi come quelli di Microsoft. Ma possono funzionare senza problemi sul back-end, con conseguente miglioramento dell'efficienza.

Ad esempio, i documenti di Google Documenti vengono salvati automaticamente su Google Drive senza nemmeno dover prima assegnare un nome al documento.

Google Workspace si concentra sulle attività essenziali che consentono agli utenti di collaborare e diventare produttivi. Non è dotato di alcune delle funzionalità avanzate e complesse disponibili in Office 365 e compensa quelle semplici.

Gmail

Google Workspace offre 30 GB di spazio di archiviazione per utente con il piano più semplice. Questo spazio di archiviazione è raggruppato su Drive, Gmail, Chat, Documenti e altri servizi Google. Ti consente inoltre di configurare il dominio web della tua azienda e tutti i vantaggi di Gmail. Gmail consente di inserire allegati di dimensioni fino a 25 MB nell'e-mail. Gli utenti possono anche trasferire file più grandi utilizzando Google Drive.

Gmail è meno costoso di Outlook di Microsoft. Inoltre, gli utenti possono creare fino a 2000 messaggi e-mail e ricevere più di 86.000 e-mail al giorno. Sebbene sia Gmail che Outlook forniscano l'autenticazione in due passaggi e funzionalità anti-spam integrate, Gmail ti consente anche di controllare quando e quando è stato utilizzato l'ultima volta, questa è una caratteristica di sicurezza distintiva.

App di Google Workspace

Le app di Google, come Fogli di Documenti, Documenti e Presentazioni, sono accessibili come app basate su browser Web e versioni mobili. Google non offre versioni desktop di queste applicazioni; tuttavia, gli utenti possono contrassegnare i propri file come accessibili offline per lavorare su di essi senza una connessione Internet.

Collaborazione

Uno studio quantitativo commissionato da Google ha scoperto che "sebbene entrambe le suite abbiano un impatto positivo nell'area della collaborazione, Google Workspace ha costantemente generato impatti maggiori, e talvolta con un margine considerevole".

Ad esempio, l'84% degli utenti di Google Workspace modifica e rivede lo stesso documento nel corso di una riunione, rispetto al 69% degli utenti di Microsoft 365 che fa lo stesso.

Analogamente, anche il 95% degli utenti di Google Workspace collabora facilmente con più utenti nello stesso documento; al contrario, l'84% degli utenti di Microsoft 365.

Informazioni che illustrano l'importanza della cooperazione di gruppo

Mobilità

È risaputo che poter lavorare da qualsiasi luogo e da qualsiasi luogo aumenta l'efficienza e la soddisfazione sul lavoro dei lavoratori. I dati sono un valido argomento per dimostrare che Google Workspace offre un'esperienza mobile più intuitiva ed efficiente che consente ai lavoratori di fare di più mentre sono in movimento.

Il 76% degli utenti di Google Workspace esegue attività utilizzando dispositivi mobili, a differenza del 61% degli utenti di Office 365. Ciò include varie attività come la modifica, la revisione o la fornitura di feedback a Documenti e Fogli, la pianificazione di riunioni e la loro partecipazione e la risposta alle e-mail.

Lavorare in mobilità può influire notevolmente sulla produttività e sulla capacità di lavorare di un dipendente. Google Workspace è leader del settore in questo senso.

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