3 Cara Kuat untuk Mendapatkan Dukungan untuk Perangkat Lunak Baru

Untuk membuat kasus bisnis perangkat lunak yang meyakinkan, gambarkan tantangan bisnis, dampaknya, dan bagaimana perangkat lunak akan menyelesaikannya.

Mendapatkan sekelompok orang untuk menyepakati tempat untuk makan siang bisa jadi sulit. Sekarang, bayangkan bos, rekan kerja, dan karyawan Anda bergabung dengan perangkat lunak baru yang berdampak pada seluruh perusahaan.

Ini tetap menjadi tantangan utama bagi setiap bisnis yang memperkenalkan teknologi baru. Menurut survei pembeli perangkat lunak kami baru-baru ini, tiga hambatan teratas untuk berinvestasi dalam perangkat lunak baru meliputi penganggaran, pengembalian investasi, dan kurangnya kepuasan dengan pilihan.

Dengan sedikit persiapan, Anda dapat menawarkan detail yang cukup untuk menghilangkan keraguan ini, mendapatkan persetujuan, dan mulai menggunakan perangkat lunak modern yang membantu memecahkan tantangan terbesar Anda. Berikut adalah tiga tip untuk membuat kasus bisnis perangkat lunak yang kuat.

1. Kembangkan promosi singkat untuk perangkat lunak baru

Elevator pitch adalah deskripsi konsep yang disampaikan dengan cepat, termasuk semua sorotan yang akan menarik pendengar untuk menindaklanjuti informasi lebih lanjut. Sebagai langkah pertama untuk mendapatkan pembelian perangkat lunak, buatlah elevator pitch yang jelas dan ringkas yang merangkum beberapa poin penting:

• Titik nyeri bisnis paling kritis yang dapat diatasi oleh perangkat lunak baru. Jelaskan tantangannya dengan jelas sehingga semua orang mengerti apa yang dipertaruhkan.
• Bagaimana perangkat lunak mengatasi masalah. Jelaskan dengan cepat bagaimana CRM, misalnya, membantu mengatasi masalah data yang tidak akurat dengan mengotomatiskan entri data. Hitung peningkatan ini jika memungkinkan.
• Mengapa produk yang Anda pilih adalah pilihan terbaik. Berikan contoh cepat ulasan positif, cara kerjanya dengan perangkat lunak Anda saat ini, dan catatan apa pun tentang kemudahan penerapan, pengalaman pengguna, dukungan dan pelatihan, atau detail lain yang relevan dengan kebutuhan Anda.

Semakin banyak waktu yang Anda butuhkan untuk menjelaskan manfaat dari sesuatu, semakin tidak menarik nadanya. Buatlah pernyataan yang jelas yang menjelaskan tantangan, tujuan, dan solusi dalam dua kalimat atau kurang. Hal ini memudahkan untuk merekrut pendukung, bahkan saat mengobrol di ruang istirahat kantor.

2. Daftarkan pendukung dengan poin rasa sakit yang nyata

Berbekal promosi Anda, Anda dapat lebih mudah merekrut dua hingga tiga pendukung yang dapat memperkuat kasus bisnis Anda dengan contoh dunia nyata. Anda seharusnya sudah tahu tantangan mana yang dapat ditangani oleh perangkat lunak yang Anda usulkan, jadi temukan beberapa karyawan yang mengalami tantangan itu untuk menggambarkan tingkat keparahan masalahnya.

Minta mereka untuk berpartisipasi dalam presentasi Anda sehingga mereka dapat menjelaskan secara singkat masalah yang mereka hadapi dan konsekuensinya jika tidak ada yang diperbaiki. Ini menunjukkan kepada pemangku kepentingan Anda mengapa tindakan diperlukan segera.

Jika tantangan Anda saat ini adalah berurusan dengan teknologi lama, pengguna langsung adalah kandidat yang sangat baik. Tetapi jika masalah Anda lebih merupakan tantangan proses, temukan karyawan yang melakukan tugas itu untuk memahami aspek yang paling membuat frustrasi.

Berikut beberapa pertimbangan lain untuk mengumpulkan pendukung:

• Jangan lupa untuk merekrut manajer yang timnya mengalami tantangan. Mereka akan memiliki perspektif yang berbeda untuk dibagikan.
• Jika Anda memiliki pendukung yang sangat karismatik, biarkan mereka menjelaskan masalah dengan suara mereka sendiri . Permohonan emosional bisa sangat kuat.
• Keragaman itu berharga, tetapi cobalah untuk menggabungkan masalah karyawan ke dalam satu tema , seperti “kehilangan produktivitas” atau “kehilangan peluang bisnis yang menguntungkan”.

3. Jelaskan mengapa pilihan perangkat lunak Anda adalah pilihan terbaik

Katakanlah Anda telah menentukan bahwa CRM dapat membantu memecahkan masalah data pelanggan yang tidak akurat dengan mengotomatisasi banyak proses entri. Anda mungkin mendengar umpan balik seperti, "Tentu, sebagian besar CRM dapat menyederhanakan tugas memasukkan informasi pelanggan, tetapi mengapa Anda memilih Vendor X?"

Untuk menunjukkan mengapa perangkat lunak yang Anda pilih adalah opsi terbaik, Anda harus menunjukkan bagaimana Anda memeriksa semua opsi potensial. Dengan lebih dari 600 produk CRM di pasaran, tidak hanya perangkat lunak lama yang bisa melakukannya.

Capterra dapat membantu Anda membandingkan perangkat lunak yang berfungsi serupa untuk menemukan opsi terbaik berdasarkan harga dan peringkat

Untuk sebagian besar pasar perangkat lunak, perbedaannya ada pada detailnya. Pertimbangkan aspek perangkat lunak yang kurang nyata yang mungkin berdampak besar pada tantangan Anda, seperti:

• Antarmuka pengguna yang bersih yang membuat perangkat lunak secara visual menyenangkan
• Layanan pelanggan yang baik untuk solusi cepat untuk masalah
• Bantuan implementasi untuk memigrasikan data dengan mudah
• Opsi pelatihan yang terjangkau untuk meningkatkan kecepatan pengguna

Aspek-aspek yang lebih kecil ini penting—sistem sederhana yang benar-benar digunakan karyawan dengan benar lebih berharga daripada produk penuh fitur yang sulit digunakan.

Memecahkan tantangan adalah kunci untuk kasus bisnis yang kuat

Ada lusinan detail yang perlu dipertimbangkan untuk investasi perangkat lunak, tetapi untuk mendapatkan dukungan dari manajer dan karyawan, pesan inti dari "produk X memecahkan tantangan Y karena dapat melakukan Z" adalah yang terpenting.

Untuk panduan lebih lanjut tentang keputusan ini, konfirmasikan apakah Anda benar-benar membutuhkan perangkat lunak baru, dan ikuti seluruh proses pembelian perangkat lunak.

Anda juga dapat menggunakan template PowerPoint ini untuk mengatur presentasi Anda.

Metodologi Survei Tren Pembelian Perangkat Lunak Bisnis Kecil 2019

Hasil yang disajikan didasarkan pada studi Gartner untuk memahami perilaku pembelian perangkat lunak pemilik usaha kecil dan menengah dalam dua belas bulan terakhir.

Penelitian utama dilakukan secara online antara September dan Oktober 2019 di antara 488 responden di AS, Kanada, Jerman, Prancis, dan Spanyol.

Perusahaan disaring untuk jumlah karyawan dan pendapatan pada tahun fiskal 2018 untuk sampai pada usaha kecil dan menengah. Mereka juga diharuskan membeli setidaknya satu sistem perangkat lunak seharga $5.000 atau lebih dalam waktu dua belas bulan terakhir.

Responden diminta setidaknya menjadi manajer kantor, yang memengaruhi keputusan pembelian perangkat lunak di organisasi mereka.

Studi ini dikembangkan secara kolaboratif oleh analis Gartner dan tim peneliti utama yang mengikuti Pasar Digital.

Penafian: Hasil tidak mewakili temuan "global" atau pasar secara keseluruhan, tetapi mencerminkan sentimen responden dan perusahaan yang disurvei.

CATATAN: Aplikasi yang dipilih dalam artikel ini adalah contoh untuk menampilkan fitur dalam konteks dan tidak dimaksudkan sebagai dukungan atau rekomendasi. Mereka telah diperoleh dari sumber yang diyakini dapat diandalkan pada saat publikasi.