3 modi potenti per ottenere il buy-in per il nuovo software

Per creare un business case software convincente, illustra la sfida aziendale, il suo impatto e come il software lo risolverà.

Convincere un gruppo di persone a concordare un posto per il pranzo può essere difficile. Ora, immagina di coinvolgere i tuoi capi, colleghi e dipendenti per un software nuovo di zecca che abbia un impatto sull'intera azienda.

Questa rimane una sfida importante per qualsiasi azienda che introduce nuove tecnologie. Secondo il nostro recente sondaggio tra gli acquirenti di software, i tre principali ostacoli all'investimento in nuovo software includono il budget, i problemi di ritorno sull'investimento e la mancanza di soddisfazione per le opzioni.

Con un po' di preparazione, puoi offrire dettagli sufficienti per schiacciare queste esitazioni, ottenere il consenso e iniziare a utilizzare un software moderno che aiuta a risolvere le tue sfide più grandi. Ecco tre suggerimenti per creare un valido business case software.

1. Sviluppare una presentazione concisa per il nuovo software

Un elevator pitch è una descrizione rapida di un concetto, inclusi tutti i punti salienti che attireranno un ascoltatore a seguire per ulteriori informazioni. Come primo passo per ottenere il buy-in del software, crea una presentazione chiara e concisa che incapsula alcuni punti chiave:

• Il punto più critico per il business che il nuovo software può affrontare. Descrivi chiaramente la sfida in modo che tutti comprendano qual è la posta in gioco.
• Come il software risolve il problema. Descrivi rapidamente come un CRM, ad esempio, aiuta ad affrontare il problema dei dati imprecisi automatizzando l'immissione dei dati. Quantificare questo miglioramento quando possibile.
• Perché il prodotto o i prodotti che hai selezionato sono l'opzione migliore. Fornisci rapidi esempi di recensioni positive, come funziona con il tuo software attuale e qualsiasi nota sulla facilità di implementazione, esperienza utente, supporto e formazione o altri dettagli rilevanti per le tue esigenze.

Più tempo hai bisogno per spiegare il vantaggio di qualcosa, meno avvincente sarà il campo. Crea una dichiarazione chiara che spieghi la sfida, l'obiettivo e la soluzione in due frasi o meno. In questo modo è più facile reclutare sostenitori, anche quando si chatta nella sala relax dell'ufficio.

2. Arruolati sostenitori con veri punti deboli

Grazie alla tua proposta, puoi reclutare più facilmente da due a tre sostenitori che possono rafforzare il tuo business case con esempi del mondo reale. Dovresti già sapere quale sfida può affrontare il tuo software proposto, quindi trova alcuni dipendenti che sperimentano quella sfida per illustrare la gravità del problema.

Chiedi loro di partecipare alla tua presentazione in modo che possano spiegare brevemente il problema che devono affrontare e le conseguenze se nulla viene risolto. Questo mostra ai tuoi stakeholder esattamente perché è necessaria un'azione a breve.

Se la tua sfida attuale riguarda la vecchia tecnologia, gli utenti diretti sono ottimi candidati. Ma se il tuo problema è più una sfida di processo, trova dipendenti che svolgano tale attività per comprendere gli aspetti più frustranti.

Ecco alcune altre considerazioni per raccogliere sostenitori:

• Non dimenticare di reclutare manager i cui team affrontano la sfida. Avranno una prospettiva diversa da condividere.
• Se hai un sostenitore particolarmente carismatico, consentigli di spiegare i problemi con la sua voce . Le suppliche emotive possono essere particolarmente potenti.
• La varietà è preziosa, ma cerca di raggruppare i problemi dei dipendenti in un unico tema , come "perdita di produttività" o "opportunità di business redditizie mancanti".

3. Spiega perché la tua scelta di software è l'opzione migliore

Supponiamo che tu abbia stabilito che un CRM può aiutare a risolvere il problema dei dati imprecisi dei clienti automatizzando gran parte del processo di immissione. Potresti sentire feedback del tipo "Certo, la maggior parte dei CRM può semplificare l'attività di immissione delle informazioni sui clienti, ma perché hai scelto il fornitore X?"

Per mostrare perché il software che hai scelto è l'opzione migliore, dovrai dimostrare come hai controllato tutte le potenziali opzioni. Con oltre 600 prodotti CRM sul mercato, non solo qualsiasi vecchio software funzionerà.

Capterra può aiutarti a confrontare software funzionalmente simili per trovare le migliori opzioni in base al prezzo e alla valutazione

Per la maggior parte dei mercati del software, la distinzione sta nei dettagli. Considera gli aspetti meno tangibili del software che potrebbero avere un grande impatto sulla tua sfida, come ad esempio:

• Un'interfaccia utente pulita che rende il software visivamente piacevole
• Un buon servizio clienti per soluzioni rapide ai problemi
• Assistenza all'implementazione per migrare facilmente i dati
• Opzioni di formazione convenienti per aggiornare gli utenti

Questi aspetti più piccoli contano: un sistema più semplice che i dipendenti effettivamente usano correttamente è più prezioso del prodotto ricco di funzionalità che è difficile da usare.

Risolvere la sfida è la chiave per un business case solido

Ci sono dozzine di dettagli da considerare per un investimento software, ma per ottenere il consenso di manager e dipendenti, il messaggio centrale di "Il prodotto X risolve la sfida Y perché può fare Z" è fondamentale.

Per ulteriori indicazioni su questa decisione, conferma se hai davvero bisogno di un nuovo software e segui l'intero processo di acquisto del software.

Puoi anche utilizzare questo modello di PowerPoint per impostare la tua presentazione.

Metodologia del sondaggio sulle tendenze di acquisto del software per piccole imprese 2019

I risultati presentati si basano su uno studio di Gartner per comprendere i comportamenti di acquisto di software dei proprietari di piccole e medie imprese negli ultimi dodici mesi.

La ricerca principale è stata condotta online tra settembre e ottobre 2019 tra 488 intervistati negli Stati Uniti, Canada, Germania, Francia e Spagna.

Le aziende sono state selezionate per numero di dipendenti e ricavi nell'anno fiscale 2018 per arrivare alle piccole e medie imprese. Dovevano inoltre aver acquistato almeno un sistema software per $ 5.000 o più negli ultimi dodici mesi.

Gli intervistati dovevano essere almeno responsabili di ufficio, influenzando le decisioni di acquisto del software nelle loro organizzazioni.

Lo studio è stato sviluppato in collaborazione dagli analisti di Gartner e dal principale team di ricerca che segue Digital Markets.

Dichiarazione di non responsabilità: i risultati non rappresentano risultati "globali" o il mercato nel suo insieme, ma riflettono il sentimento degli intervistati e delle aziende intervistate.

NOTA: le applicazioni selezionate in questo articolo sono esempi per mostrare una funzionalità nel contesto e non sono intese come conferme o consigli. Sono stati ottenuti da fonti ritenute affidabili al momento della pubblicazione.