Top 5 des logiciels de gestion de documents financiers

Gardez vos données financières organisées avec un logiciel de gestion de documents financiers.

Imaginez ceci : vous êtes comptable et vous passez chaque jour des heures à gérer des états financiers, des bilans et d'autres documents financiers. Étant donné que ces documents contiennent souvent des données sensibles, vous devez les stocker et les organiser en toute sécurité. Si vous rencontrez des difficultés pour trouver le meilleur moyen de le faire, vous pouvez utiliser une solution de gestion de documents.

Un logiciel de gestion de documents vous permet de stocker des documents financiers de manière à pouvoir les organiser et les récupérer facilement. L'outil vous permet également de protéger vos données par mot de passe et d'autoriser les utilisateurs sélectionnés à y accéder.

Cet article met en évidence, par ordre alphabétique, les cinq meilleurs logiciels de gestion de documents financiers basés sur les avis des utilisateurs. Pour chaque produit, nous incluons les notes globales des utilisateurs ainsi que le paramètre le mieux noté, des extraits de critiques de professionnels de l'industrie et les prix des produits. Lire la suite.

1. Boîte

Voici quelques extraits d'avis de professionnels des services financiers qui ont utilisé Box pour la gestion de documents :

"Nous avons abandonné l'utilisation d'un stockage généré en interne pour les documents et les informations, et la flexibilité et l'intégration ont été une expérience merveilleuse. Je trouve que Box offre suffisamment de stockage et que les vues personnalisées facilitent la navigation et favorisent les endroits les plus utilisés. "

"Box est facile à utiliser et les applications pour ordinateurs et téléphones fonctionnent sans problème. De plus, l'interface en ligne est une excellente alternative si vous travaillez sur un PC sans logiciel préinstallé. Le prix de Box est approprié avec 10 Go de stockage gratuit pour un usage privé et des réductions disponibles pour le prépaiement annuel."

"Box Software est un logiciel fiable et crypté de stockage en nuage et de gestion de contenu qui permet aux utilisateurs de partager et de stocker des fichiers volumineux, de centraliser tous les fichiers dans un emplacement central pour un accès facile et de synchroniser les fichiers."

"Ce que j'aime le plus dans Box, c'est la facilité d'utilisation. Il est conçu pour tous les utilisateurs. Le fait d'avoir tous mes fichiers au même endroit facilite l'accès à ce que je recherche."

"J'aime le plus que ce logiciel soit très facile à utiliser. J'ai utilisé un autre produit similaire à box.com qui fait essentiellement la même chose et a toutes les mêmes fonctionnalités, mais Box.com est beaucoup plus intuitif et plus facile à comprendre sans N'importe quelle direction."

Lisez toutes les critiques de Box ici.

2. Entreprise Dropbox

Voici quelques extraits d'avis de professionnels des services financiers qui ont utilisé Dropbox Business pour la gestion de documents :

"La meilleure chose à propos de Dropbox est l'intégration facile dans nos appareils existants. Lorsqu'il est installé dans Windows 10, le dossier Dropbox apparaît dans l'explorateur de fichiers comme un simple dossier et est aussi facile à utiliser que s'il faisait partie du disque dur. Il intégré directement sur notre imprimante/scanner Epson et nous pouvons numériser des documents directement vers Dropbox et travailler immédiatement avec le document. Le partage de fichiers avec des tiers est aussi simple que d'envoyer un lien par e-mail."

"Dropbox est l'un des meilleurs stockages en nuage parfaitement adaptés aux besoins des entreprises, car ils disposent également d'une fonction de signature électronique, de papier Dropbox et d'une grande taille de fichier pour le transfert de données et de documents. L'intégration avec Slack nous permet également d'envoyer des fichiers à l'application plus facile."

"Dropbox Business est l'un de mes outils Internet préférés car il facilite l'hébergement de réunions en ligne.Le support de ce programme simplifie le stockage de fichiers, le partage de documents sophistiqués et la visualisation.D'après mon expérience, cet outil favorise la collaboration en équipe tout en préservant un environnement sécurisé.Dropbox Business est utilisé pour fournir de nombreux niveaux de sécurité pour les fichiers des utilisateurs, et les procédures de sécurité de l'application sont définies selon des normes élevées pour garantir la sécurité des données des utilisateurs. »

"Dropbox Business m'a offert la meilleure expérience de gestion de fichiers en offrant une plate-forme unique où je peux télécharger, organiser, collaborer, partager et stocker facilement tous les fichiers. L'accessibilité des fichiers stockés est facile de n'importe où et à tout moment."

"Ce que j'aime le plus à propos de Dropbox, c'est qu'il est facile à utiliser et qu'il protège vos fichiers, et qu'il organise également vos fichiers correctement."

Toutes les critiques de Dropbox Business ici.

3. Google Disque

Voici quelques extraits d'avis de professionnels des services financiers qui ont utilisé Google Drive pour la gestion de documents :

"Facile à utiliser, avec la possibilité de stocker jusqu'à 15 Go gratuitement. Les plans payants sont peu coûteux et permettent une grande variété de fonctionnalités supplémentaires. Idéal pour partager des fichiers avec d'autres via un lien ou un e-mail. Fournit également une intégration transparente avec Google Cloud Services de plate-forme pour le traitement et l'analyse des données."

"Les fonctionnalités que j'aime le plus sont : le stockage gratuit ; l'accessibilité hors ligne et en ligne ; l'option de confidentialité d'un fichier.Oui, le produit/logiciel est en effet facile à utiliser et convivial même pour les utilisateurs non avertis.Oui, les processus d'intégration en ce qui concerne mon travail ou d'autres utilisations telles que l'accès à des livres électroniques ou à des documents gratuits sont fluides et faciles à maîtriser."

"J'aime vraiment que Google Drive soit compatible avec tous les appareils que je possède, et je peux récupérer toutes les données sur le stockage en nuage très facilement chaque fois que j'en ai besoin, et il les traite très rapidement. Il a deux options pour le lien de partage, un pour un accès privé ou un autre pour un accès public, ce qui rend le processus de partage plus flexible."

"Google Drive offre d'énormes espaces de stockage dans le cloud capables de contenir tous les fichiers et documents de l'organisation. Les fonctionnalités de cryptage et de protection des fichiers, telles que l'analyse antivirus, permettent de protéger tous les fichiers et documents contre toute faille de sécurité, y compris les accès non autorisés, les logiciels malveillants, les spams. , ransomware ou phishing. Il dispose également de fonctions de sauvegarde de données très utiles qui rendent la récupération de données très simple. En plus de garder vos fichiers et documents organisés, il facilite leur partage.

"Google Drive est similaire à toute autre plate-forme de stockage de fichiers, mais vous avez également l'avantage supplémentaire d'avoir les outils de productivité Google directement intégrés. Vous pouvez enregistrer tous les types de fichiers sur Google Drive, et vous pouvez télécharger FileStream, qui vous permet d'interagir avec Google Drive via l'explorateur de fichiers de votre système d'exploitation."

Lisez tous les avis sur Google Drive ici .

4.Microsoft 365

Voici quelques extraits de critiques de professionnels des services financiers qui ont utilisé Microsoft 365 pour la gestion de documents :

"Programme de productivité vraiment pratique qui a tout ce dont vous pourriez avoir besoin pour l'école, l'entreprise ou l'utilisation personnelle. Il dispose d'une quantité décente de stockage pour votre documentation afin de vous assurer que vous pouvez y accéder n'importe où. capable d'obtenir les meilleurs résultats et dispose également de nombreuses fonctionnalités avancées pour ceux qui veulent quelque chose de plus."

"Cela permet à toute notre entreprise d'être plus productive, de collaborer plus facilement et cela nous permet d'économiser beaucoup d'argent sur les coûts logiciels."

"Office 365 propose une gamme de produits allant de la messagerie au stockage dans le cloud. Ils améliorent constamment les produits pour une utilisation plus facile. L'utilisateur peut accéder aux documents et aux e-mails de n'importe où Le prix est très raisonnable Cela fonctionne très bien pour les petites et grandes entreprises Les produits sont universels, vous pouvez collaborer avec n'importe qui de n'importe où dans le monde. Vous pouvez intégrer des milliers d'applications dans les différents produits, c'est convivial"

"Office 365 est un mode de vie pour moi et me permet de faire mon travail et d'obtenir d'excellents résultats. La facilité d'utilisation me permet d'être aussi créatif que je le souhaite et la plupart des produits fournissent des modèles et des idées de conception qui sont un une grande aide. Si vous voulez des produits faciles à utiliser que vous n'avez pas à passer beaucoup de temps à essayer d'apprendre, alors Microsoft 365 est parfait pour vous."

"Facile et intuitif à utiliser avec les raccourcis clavier. Les fonctions de recherche sont utiles et l'emplacement centralisé du compte facilite le téléchargement du logiciel."

Toutes les critiques de Microsoft 365 ici .

5. Notion

*Analyse précise en décembre 2022

Paramètre le mieux noté : Rapport qualité-prix - 4,87

Couramment utilisé par : Petites entreprises

Tarification : 8 $ par utilisateur et par mois (facturé annuellement)

Voici quelques extraits de critiques de professionnels des services financiers qui ont utilisé Notion pour la gestion de documents :

"L'interface graphique a l'air simple mais très élégante et moderne. Tous les éléments sont fluides et faciles à organiser. L'expérience d'édition était géniale."

"Notion est un pas de géant par rapport à la façon dont j'organisais mon travail... (en m'envoyant des messages sur le mou ou en utilisant des stickies de bureau). J'adore sa personnalisation tout en étant extrêmement facile à utiliser. Je l'ai pris en 5 minutes et j'ai immédiatement été plus organisé dans mon travail. Je n'ai même pas encore exploré toute la puissance de Notion, mais jusqu'à présent, j'aime la possibilité de créer une nouvelle page et de la lier à la page d'origine."

"Il est très simple à utiliser, à étoffer et à mettre en œuvre en ce qui concerne la gestion des tâches et des projets. Je l'utilise principalement au travail, mais je l'adore aussi pour la définition et le suivi d'objectifs personnels."

"Tout d'abord, l'interface utilisateur est très conviviale non seulement pour la navigation elle-même, mais aussi pour les yeux, car elle est minimaliste et ne dérange pas les autres outils que j'ai utilisés. J'aime vraiment le fait qu'elle ne soit pas trop complexe à utiliser si vous souhaitez créer une documentation simple et que vous avez éventuellement besoin de fonctionnalités plus complexes, il est facile de trouver des didacticiels. Et il y a toujours un modèle utile pour vous aider."

"Mon équipe s'appuie sur Notion pour travailler ensemble et héberger tout notre travail collectif. C'est là que nous stockons le matériel de formation, ainsi que pour aider à planifier de nouveaux projets. Il a une tonne de fonctionnalités intégrées et je suis un grand fan de la facilité c'est pour naviguer."

Réel toutes les critiques de Notion ici .

Quelles fonctionnalités offrent les outils de gestion de documents ?

Les outils de gestion de documents offrent des fonctionnalités essentielles telles que :

• Capture de documents : Numérisez et convertissez des documents papier en fichiers numériques et transférez-les vers le logiciel.

• Stockage de documents : stockez les documents dans un emplacement centralisé pour un accès facile.

• Recherche plein texte : recherchez un texte spécifique dans l'ensemble du document, pas seulement dans les sections.

Tous les produits répertoriés dans cet article incluent les fonctionnalités mentionnées ci-dessus.

Outre ces fonctionnalités essentielles, les outils de gestion de documents ont également tendance à offrir :

• Contrôles d'accès et autorisations

• Archivage et conservation

• Outils de collaboration

• Suivi de la conformité

• Classement des documents

• Conversion de fichiers

• Partage de fichiers

• Reconnaissance optique de caractères

• Contrôle de version

Comment choisir le bon logiciel de gestion de documents pour votre entreprise financière

Investir dans un nouvel outil peut être un défi si vous ne savez pas quoi chercher. Pour vous aider à faire un meilleur choix, voici quelques facteurs dont vous devriez tenir compte lors de la sélection d'un logiciel de gestion de documents pour votre entreprise financière :

• Vérifier les options de récupération des documents : Il peut arriver qu'à un moment donné, vous ayez besoin de récupérer un ancien document pour vérifier les transactions. Lorsqu'un tel scénario arrive, vous aurez besoin d'une option pour rechercher des fichiers supprimés ou archivés. Demandez à votre fournisseur si son logiciel offre une option que vous pouvez utiliser pour récupérer des fichiers en cas de besoin.

• Analyser les fonctionnalités d'organisation des documents : Votre institution financière doit avoir un grand nombre de documents à stocker. Si vous voulez pouvoir rechercher un document spécifique, vous voulez un outil qui vous permette d'organiser les documents à l'aide de l'indexation ou de la numérotation ou sous forme de dossiers. Demandez à votre fournisseur si son outil de gestion de documents est doté de ces fonctionnalités.

• Recherchez un outil avec une application mobile : Un logiciel de gestion de documents avec une application mobile vous permettra d'accéder à vos documents lors de vos déplacements. L'application mobile vous permettra également de numériser des documents papier via un appareil mobile et de créer des copies numériques. Si vous pensez pouvoir bénéficier de ces fonctionnalités, recherchez une solution de gestion de documents financiers avec une application mobile.

Questions courantes à poser aux éditeurs de logiciels avant l'achat