Топ 5 программ для управления финансовыми документами

Организуйте свои финансовые данные с помощью программного обеспечения для управления финансовыми документами.

Представьте себе: вы бухгалтер, и каждый день вы тратите часы на управление финансовыми отчетами, балансовыми отчетами и другими финансовыми документами. Поскольку в этих документах часто содержатся конфиденциальные данные, их необходимо надежно хранить и упорядочивать. Если вам трудно найти лучший способ сделать это, вы можете использовать решение для управления документами.

Программное обеспечение для управления документами позволяет хранить финансовые документы таким образом, чтобы их можно было легко систематизировать и извлекать. Инструмент также позволяет защитить ваши данные паролем и разрешить избранным пользователям доступ к ним.

В этой статье в алфавитном порядке представлены пять лучших программ для управления финансовыми документами на основе отзывов пользователей. Для каждого продукта мы включаем общие оценки пользователей, а также параметр с наивысшей оценкой, выдержки из обзоров от профессионалов отрасли и цены на продукты. Читать больше.

1. Коробка

Вот несколько выдержек из отзывов специалистов по финансовым услугам, которые использовали Box для управления документами:

«Мы отказались от использования внутреннего хранилища для документов и информации, и гибкость и интеграция были прекрасным опытом. Я считаю, что Box предлагает достаточно места для хранения, а настраиваемые представления упрощают просмотр и избранное место в наиболее часто используемых местах. "

«Box прост в использовании, а приложения для компьютеров и телефонов работают без сбоев. Кроме того, онлайн-интерфейс является отличной альтернативой, если вы работаете на ПК без предустановленного программного обеспечения. Цена на Box соответствует 10 ГБ бесплатного хранилища. для личного пользования и скидки при годовой предоплате."

«Box Software — это надежное и зашифрованное облачное хранилище и программное обеспечение для управления контентом, которое позволяет пользователям обмениваться и хранить большие файлы, централизовать все файлы в центральном расположении для легкого доступа и синхронизации файлов».

«Что мне больше всего нравится в Box, так это простота использования. Он разработан для всех пользователей. Наличие всех моих файлов в одном месте упрощает доступ к тому, что я ищу».

«Мне больше всего нравится, что это программное обеспечение очень простое в использовании. Я использовал другой продукт, похожий на box.com, который, по сути, делает то же самое и имеет все те же функции, но Box.com намного более интуитивно понятен и легче разобраться без любое направление».

Все обзоры Box читайте здесь.

2. Дропбокс Бизнес

Вот несколько выдержек из отзывов специалистов по финансовым услугам, которые использовали Dropbox Business для управления документами:

«Лучшее в Dropbox — это простая интеграция с нашими существующими устройствами. При установке в Windows 10 папка Dropbox отображается в проводнике как еще одна папка, и ею так же легко пользоваться, как если бы она была частью жесткого диска. интегрированы непосредственно в наш принтер/сканер Epson, и мы можем сканировать документы напрямую в Dropbox и сразу же работать с документом. Делиться файлами с третьими лицами так же просто, как отправить ссылку по электронной почте».

«Dropbox — одно из лучших облачных хранилищ, которое очень подходит для нужд бизнеса, поскольку в нем также есть функция электронной подписи, бумага Dropbox и файл большого размера для передачи данных и документов. Интеграция со Slack также позволяет нам отправлять файлы к приложению проще."

«Dropbox Business — один из моих любимых интернет-инструментов, поскольку он упрощает проведение онлайн-совещаний. Среда этой программы упрощает хранение файлов, сложный обмен документами и просмотр. используется для обеспечения многих уровней безопасности пользовательских файлов, а процедуры безопасности приложения установлены в соответствии с высокими стандартами для обеспечения безопасности пользовательских данных».

«Dropbox Business предоставил мне наилучший опыт управления файлами, предложив единую платформу, на которой я могу с легкостью загружать, упорядочивать, совместно работать, делиться и хранить все файлы. Доступ к сохраненным файлам осуществляется из любого места и в любое время».

«Что мне больше всего нравится в Dropbox, так это простота использования, защита ваших файлов и их правильная организация».

Настоящие все обзоры Dropbox Business здесь.

3. Гугл Диск

Вот несколько выдержек из отзывов специалистов по финансовым услугам, которые использовали Google Диск для управления документами:

«Простой в использовании, с возможностью бесплатного хранения до 15 ГБ. Платные планы недороги и предоставляют широкий спектр дополнительных функций. Отлично подходят для обмена файлами с другими по ссылке или электронной почте. Также обеспечивает бесшовную интеграцию с Google Cloud. Сервисы платформы для обработки и аналитики данных».

«Функции, которые мне больше всего нравятся: бесплатное хранилище, доступность для офлайн и онлайн, возможность конфиденциальности файла. Да, продукт/программа действительно прост в использовании и удобен даже для нетехнических пользователей. Да, процессы интеграции, когда дело доходит до моей работы или других целей, таких как доступ к электронным книгам или бесплатным документам, гладки и просты в освоении».

«Мне очень нравится, что Google Диск совместим со всеми устройствами, которыми я владею, и я могу очень легко собирать все данные в облачном хранилище каждый раз, когда они мне нужны, и обрабатывать их очень быстро. ссылка для обмена, одна для частного доступа, а другая для общего доступа, что делает процесс обмена более гибким».

«Диск Google предлагает огромное облачное пространство для хранения, способное хранить все файлы и документы организации. Функции шифрования и защиты файлов, такие как сканирование на вирусы, помогают защитить все файлы и документы от любых нарушений безопасности, включая несанкционированный доступ, вредоносное ПО, спам. , программы-вымогатели или фишинг. Он также имеет очень полезные функции резервного копирования данных, которые делают восстановление данных очень простым. Помимо организации ваших файлов и документов, он позволяет легко делиться ими ».

«Диск Google похож на любую другую платформу хранения файлов, но у вас также есть дополнительное преимущество, заключающееся в прямой интеграции инструментов повышения производительности Google. Вы можете сохранять все типы файлов на Google Диске и загружать FileStream, который позволяет вам Google Диск через проводник вашей операционной системы».

Прочитайте все обзоры Google Диска здесь .

4. Microsoft 365

Вот несколько выдержек из отзывов специалистов по финансовым услугам, которые использовали Microsoft 365 для управления документами:

«Действительно удобная программа для повышения производительности, в которой есть все, что вам может понадобиться для учебы, бизнеса или личного использования. В ней достаточно места для хранения вашей документации, чтобы вы могли получить к ней доступ в любом месте. способный достичь наилучших результатов, а также имеет множество дополнительных функций для тех, кто хочет чего-то большего».

«Это позволяет всей нашей компании работать более продуктивно, упрощает совместную работу и экономит нам много денег на затратах на программное обеспечение».

«Office 365 предлагает ряд продуктов, от электронной почты до облачного хранилища. Они постоянно совершенствуют продукты для более удобного использования. Пользователь может получить доступ к документам и электронной почте из любого места. Цены очень разумные. Он отлично подходит для малых и крупных компаний. Продукты универсальны, вы можете сотрудничать с кем угодно из любой точки мира. Вы можете включить тысячи приложений в различные продукты, это удобно для пользователя"

«Office 365 — это образ жизни для меня, который позволяет мне выполнять свою работу и получать отличные результаты. Простота использования позволяет мне быть настолько креативным, насколько я хочу, и большинство продуктов предоставляют шаблоны и дизайнерские идеи, которые отличная помощь. Если вам нужны простые в использовании продукты, на изучение которых не нужно тратить много времени, тогда Microsoft 365 идеально подходит для вас».

«Простое и интуитивно понятное использование с помощью сочетаний клавиш. Функции поиска полезны, а централизованное расположение учетной записи упрощает загрузку программного обеспечения».

Настоящие все обзоры Microsoft 365 здесь .

5. Понятие

*Анализ точен по состоянию на декабрь 2022 г.

Параметр с наивысшей оценкой: Соотношение цены и качества - 4,87

Обычно используется: малым бизнесом

Цена: 8 долларов США за пользователя в месяц (оплачивается ежегодно)

Вот несколько выдержек из отзывов специалистов по финансовым услугам, которые использовали Notion для управления документами:

«Графический интерфейс выглядит просто, но очень элегантно и современно. Все элементы гладкие, и их легко организовать. Опыт редактирования был отличным».

«Notion — это гигантский шаг вперед по сравнению с тем, как я раньше организовывал свою работу… (отправлял себе сообщения в slack или использовал стикеры на рабочем столе). минут и сразу стал более организованным в своей работе. Я еще даже не изучил всю мощь Notion, но пока мне нравится возможность создать новую страницу и связать ее с исходной страницей».

«Его очень просто использовать, дорабатывать и внедрять в том, что касается управления задачами и проектами. Я использую его в основном на работе, но также люблю его для постановки и отслеживания личных целей».

«Прежде всего, пользовательский интерфейс очень удобен не только для самой навигации, но и для глаз, поскольку он минималистичный и не отвлекает от других инструментов, которые я использовал. Мне очень нравится, что он не кажется слишком сложным в использовании. если вы хотите создать простую документацию и, в конечном итоге, вам понадобятся более сложные функции, легко найти учебные пособия. И всегда есть полезный шаблон, который поможет».

«Моя команда использует Notion для совместной работы и размещения всей нашей коллективной работы. Здесь мы храним учебные материалы, а также помогаем планировать новые проекты. это ориентироваться».

Настоящие все обзоры Notion здесь .

Какие функции предлагают инструменты управления документами?

Инструменты управления документами предлагают основные функции, такие как:

• Захват документов : сканирование и преобразование бумажных документов в цифровые файлы и перенос их в программное обеспечение.

• Хранение документов : Храните документы в централизованном месте для быстрого доступа.

• Полнотекстовый поиск : поиск определенного текста во всем документе, а не только в его разделах.

Все продукты, перечисленные в этой статье, включают функции, упомянутые выше.

Помимо этих основных функций, инструменты управления документами также обычно предлагают:

• Контроль доступа и разрешения

• Архивирование и хранение

• Инструменты для совместной работы

• Отслеживание соответствия

• Классификация документов

• Преобразование файлов

• Обмен файлами

• Оптическое распознавание символов

• Контроль версий

Как правильно выбрать программное обеспечение для управления документами для вашего финансового бизнеса

Инвестирование в новый инструмент может стать проблемой, если вы не знаете, что искать. Чтобы помочь вам сделать лучший выбор, вот несколько факторов, которые вы должны учитывать при выборе программного обеспечения для управления документами для вашего финансового бизнеса:

• Проверьте параметры извлечения документа : может случиться так, что в какой-то момент вам потребуется получить старый документ для проверки транзакций. Когда наступит такой сценарий, вам потребуется возможность поиска удаленных или заархивированных файлов. Спросите своего поставщика, предлагает ли его программное обеспечение опцию, которую вы можете использовать для извлечения файлов, когда это необходимо.

• Проанализируйте особенности организации документов . Ваше финансовое учреждение должно хранить огромное количество документов. Если вы хотите иметь возможность искать конкретный документ, вам нужен инструмент, позволяющий упорядочивать документы с помощью индексации или нумерации или в виде папок. Спросите своего поставщика, есть ли у его инструмента управления документами эти функции.

• Ищите инструмент с мобильным приложением : программное обеспечение для управления документами с мобильным приложением позволит вам получать доступ к своим документам на ходу. Мобильное приложение также позволит вам сканировать бумажные документы через мобильное устройство и создавать цифровые копии. Если вы считаете, что можете извлечь выгоду из этих функций, ищите решение для управления финансовыми документами с мобильным приложением.

Общие вопросы, которые следует задать поставщикам программного обеспечения перед покупкой