5 Perangkat Lunak Manajemen Dokumen Keuangan Teratas

Atur data keuangan Anda dengan perangkat lunak manajemen dokumen keuangan.

Bayangkan ini: Anda seorang akuntan, dan setiap hari Anda menghabiskan berjam-jam mengelola laporan keuangan, neraca, dan catatan keuangan lainnya. Karena dokumen ini sering memiliki data sensitif, Anda harus menyimpan dan mengaturnya dengan aman. Jika Anda kesulitan menemukan cara terbaik untuk melakukannya, Anda dapat menggunakan solusi manajemen dokumen.

Perangkat lunak manajemen dokumen memungkinkan Anda menyimpan dokumen keuangan sedemikian rupa sehingga Anda dapat mengatur dan mengambilnya dengan mudah. Alat ini juga memungkinkan Anda untuk melindungi data Anda dengan kata sandi dan mengotorisasi pengguna terpilih untuk mengaksesnya.

Artikel ini menyoroti, dalam urutan abjad, lima perangkat lunak manajemen dokumen keuangan terbaik berdasarkan ulasan pengguna. Untuk setiap produk, kami menyertakan peringkat pengguna secara keseluruhan beserta parameter dengan peringkat tertinggi, kutipan ulasan dari profesional industri, dan harga produk. Baca lebih banyak.

1. Kotak

Berikut adalah beberapa kutipan ulasan dari para profesional jasa keuangan yang telah menggunakan Box untuk manajemen dokumen:

"Kami beralih dari menggunakan penyimpanan yang dibuat sendiri untuk dokumen dan informasi, dan fleksibilitas serta integrasi telah menjadi pengalaman yang luar biasa. Saya menemukan bahwa Box menawarkan penyimpanan yang cukup dan tampilan yang disesuaikan memudahkan untuk menjelajah dan memfavoritkan tempat yang paling sering digunakan. "

"Box mudah digunakan dan aplikasi untuk komputer dan ponsel berjalan lancar. Selain itu, antarmuka online adalah alternatif yang bagus jika Anda menggunakan PC tanpa perangkat lunak pra-instal. Harga Box sesuai dengan penyimpanan gratis 10 GB untuk penggunaan pribadi dan diskon tersedia untuk pembayaran di muka tahunan."

"Box Software adalah perangkat lunak penyimpanan awan dan manajemen konten yang andal dan terenkripsi yang memungkinkan pengguna untuk berbagi dan menyimpan file besar, memusatkan semua file di lokasi terpusat untuk akses mudah dan menyinkronkan file."

"Yang paling saya sukai dari Box adalah kemudahan penggunaannya. Ini dirancang untuk semua pengguna. Memiliki semua file saya di satu tempat membuatnya mudah untuk mengakses apa yang saya cari."

"Saya paling suka perangkat lunak ini sangat mudah digunakan. Saya telah menggunakan produk lain yang mirip dengan box.com dengan dasarnya melakukan hal yang sama dan memiliki semua fitur yang sama, tetapi Box.com jauh lebih intuitif dan lebih mudah dipahami tanpa segala arah."

Baca semua ulasan Box di sini.

2. Dropbox Bisnis

Berikut beberapa kutipan ulasan dari para profesional jasa keuangan yang telah menggunakan Dropbox Business untuk pengelolaan dokumen:

"Hal terbaik tentang Dropbox adalah integrasi yang mudah ke dalam perangkat kami yang sudah ada. Saat diinstal di Windows 10, folder Dropbox muncul di File Explorer hanya sebagai folder lain dan mudah digunakan seolah-olah itu adalah bagian dari hard drive. Itu terintegrasi langsung pada Printer/Scanner Epson kami dan kami dapat memindai dokumen langsung ke Dropbox dan segera bekerja dengan dokumen tersebut. Berbagi file dengan pihak ke-3 semudah mengirim tautan melalui email."

“Dropbox adalah salah satu cloud storage terbaik yang sangat sesuai dengan kebutuhan bisnis, karena mereka juga memiliki fitur untuk tanda tangan elektronik, kertas Dropbox dan ukuran file besar untuk mentransfer data dan dokumen. Integrasi dengan Slack juga memungkinkan kita untuk mengirimkan file ke aplikasi lebih mudah."

"Dropbox Business adalah salah satu alat internet favorit saya karena memudahkan penyelenggaraan rapat online. Media program ini menyederhanakan penyimpanan file, berbagi dokumen canggih, dan melihat. Menurut pengalaman saya, alat ini memupuk kolaborasi tim sekaligus menjaga lingkungan yang aman. Dropbox Business digunakan untuk memberikan banyak tingkat keamanan untuk file pengguna, dan prosedur keamanan aplikasi ditetapkan ke standar tinggi untuk memastikan bahwa data pengguna tetap aman."

"Dropbox Business telah menawarkan kepada saya pengalaman terbaik dalam mengelola file dengan menawarkan satu platform tempat saya dapat mengunggah, mengatur, berkolaborasi, berbagi, dan menyimpan semua file dengan mudah. ​​Aksesibilitas file yang disimpan mudah dari mana saja kapan saja dibutuhkan."

"Yang paling saya sukai dari Dropbox adalah mudah digunakan dan melindungi file Anda, serta mengatur file Anda dengan benar."

Nyatakan semua ulasan Dropbox Business di sini.

3.Google Drive

Berikut beberapa kutipan ulasan dari para profesional jasa keuangan yang telah menggunakan Google Drive untuk pengelolaan dokumen:

"Mudah digunakan, dengan kemampuan untuk menyimpan hingga 15GB secara gratis. Paket berbayar tidak mahal dan memungkinkan berbagai fungsi tambahan. Sangat cocok digunakan untuk berbagi file dengan orang lain melalui tautan atau email. Juga menyediakan integrasi tanpa batas dengan Google Cloud Layanan platform untuk pemrosesan dan analitik data."

“Fitur yang paling saya sukai adalah: penyimpanan gratis; aksesibilitas untuk offline dan online; opsi privasi file.Ya, produk/perangkat lunak ini memang mudah digunakan dan ramah pengguna bahkan untuk pengguna non-techy.Ya, proses integrasi ketika datang ke pekerjaan saya atau penggunaan lain seperti; mengakses e-book, atau dokumen gratis lancar dan mudah dikuasai."

"Saya sangat suka bahwa Google Drive kompatibel dengan semua perangkat yang saya miliki, dan saya dapat mengumpulkan kembali semua data di penyimpanan cloud dengan sangat mudah setiap kali saya membutuhkannya, dan memprosesnya dengan sangat cepat. Ada dua opsi untuk berbagi tautan, satu untuk akses pribadi atau satu lagi untuk akses publik yang membuat proses berbagi lebih fleksibel."

"Google Drive menawarkan ruang penyimpanan cloud besar yang mampu menampung semua file dan dokumen organisasi. Fitur enkripsi dan perlindungan file seperti pemindaian virus membantu menjaga semua file dan dokumen tetap aman dari pelanggaran keamanan apa pun termasuk akses tidak sah, malware, spam .

"Google Drive mirip dengan platform penyimpanan file lainnya, tetapi Anda juga memiliki manfaat tambahan karena memiliki alat produktivitas Google yang terintegrasi secara langsung. Anda dapat menyimpan semua jenis file ke Google Drive, dan Anda dapat mengunduh FileStream, yang memungkinkan Anda untuk berinteraksi dengan Google Drive melalui penjelajah file sistem operasi Anda."

Baca semua ulasan Google Drive di sini .

4.Microsoft 365

Berikut beberapa kutipan ulasan dari profesional jasa keuangan yang telah menggunakan Microsoft 365 untuk manajemen dokumen:

"Program produktivitas yang benar-benar nyaman yang memiliki semua yang Anda perlukan untuk sekolah, bisnis, atau penggunaan pribadi. Ini memiliki jumlah penyimpanan yang layak untuk dokumentasi Anda untuk memastikan Anda dapat mengaksesnya di mana saja. Memiliki banyak kemampuan yang memungkinkan bahkan pengguna paling dasar sekalipun mampu mencapai hasil terbaik dan juga memiliki banyak fitur canggih bagi mereka yang menginginkan sesuatu yang lebih."

"Ini memungkinkan seluruh perusahaan kami menjadi lebih produktif, berkolaborasi dengan lebih mudah, dan menghemat banyak uang untuk biaya perangkat lunak."

"Office 365 menawarkan rangkaian produk mulai dari email hingga penyimpanan cloud. Mereka terus menyempurnakan produk agar lebih mudah digunakan. Pengguna dapat mengakses dokumen dan email dari mana sajaHarga sangat masuk akalIni berfungsi baik untuk perusahaan kecil hingga besarProduk bersifat universal, Anda dapat berkolaborasi dengan siapa saja dari mana saja di dunia. Anda dapat memasukkan ribuan aplikasi ke dalam produk yang berbeda dan ramah pengguna"

"Office 365 adalah gaya hidup bagi saya dan memungkinkan saya untuk melakukan pekerjaan saya dan mendapatkan hasil yang luar biasa. Kemudahan penggunaan memungkinkan saya untuk menjadi sekreatif yang saya inginkan dan sebagian besar produk menyediakan template dan ide desain yang merupakan sangat membantu. Jika Anda menginginkan produk yang mudah digunakan sehingga Anda tidak perlu menghabiskan banyak waktu untuk mencoba mempelajarinya, Microsoft 365 sangat cocok untuk Anda."

"Mudah dan intuitif untuk digunakan dengan pintasan keyboard. Fungsi pencarian sangat membantu dan lokasi akun yang terpusat memudahkan pengunduhan perangkat lunak."

Nyatakan semua ulasan Microsoft 365 di sini .

5. Pengertian

*Analisis akurat per Desember 2022

Parameter dengan nilai tertinggi: Nilai uang - 4,87

Biasa digunakan oleh: Usaha kecil

Harga: $8 per pengguna per bulan (ditagih setiap tahun)

Berikut adalah beberapa kutipan ulasan dari para profesional jasa keuangan yang telah menggunakan Notion untuk manajemen dokumen:

"GUI-nya terlihat sederhana namun sangat elegan dan modern. Semua elemennya mulus dan mudah diatur. Pengalaman mengeditnya luar biasa."

"Notion adalah langkah besar dari bagaimana saya biasa mengatur pekerjaan saya... (mengirim pesan sendiri di slack, atau menggunakan perekat desktop). Saya suka bagaimana dapat disesuaikan sementara sangat mudah digunakan. Saya mengambilnya dalam 5 menit dan segera lebih terorganisir dalam pekerjaan saya. Saya bahkan belum menjelajahi kekuatan penuh Notion, tetapi sejauh ini saya menyukai kemampuan untuk membuat halaman baru dan menautkannya ke halaman asli."

"Sangat mudah digunakan, disempurnakan, dan diterapkan sejauh manajemen tugas dan proyek. Saya menggunakannya terutama di tempat kerja, tetapi juga menyukainya untuk penetapan dan pelacakan tujuan pribadi."

"Pertama-tama, antarmuka pengguna sangat ramah tidak hanya untuk navigasi itu sendiri, tetapi juga untuk mata, karena minimalis dan tidak mengganggu alat lain yang saya gunakan. Saya sangat suka bagaimana rasanya tidak terlalu rumit untuk digunakan jika Anda ingin membuat dokumentasi sederhana, dan pada akhirnya membutuhkan fitur yang lebih kompleks, mudah untuk menemukan tutorial.Dan selalu ada template yang berguna untuk membantu."

"Tim saya memanfaatkan Notion untuk bekerja bersama dan menyimpan semua pekerjaan kolektif kami. Ini tempat kami menyimpan materi pelatihan, serta membantu merencanakan proyek baru. Notion memiliki banyak fitur bawaan dan saya sangat menyukai betapa mudahnya itu untuk navigasi."

Nyata semua ulasan Notion di sini .

Fitur apa yang ditawarkan alat manajemen dokumen?

Alat manajemen dokumen menawarkan fitur inti seperti:

• Pengambilan dokumen : Pindai dan ubah dokumen kertas menjadi file digital dan pindahkan ke perangkat lunak.

• Penyimpanan dokumen : Simpan dokumen di lokasi terpusat untuk memudahkan akses.

• Pencarian teks lengkap : Cari teks tertentu di seluruh dokumen, bukan hanya bagian.

Semua produk yang tercantum dalam artikel ini menyertakan fitur yang disebutkan di atas.

Selain fitur inti ini, alat manajemen dokumen juga cenderung menawarkan:

• Kontrol akses dan izin

• Pengarsipan dan penyimpanan

• Alat kolaborasi

• Pelacakan kepatuhan

• Klasifikasi dokumen

• Konversi file

• File sharing

• Pengenalan karakter optik

• Kontrol versi

Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen dokumen yang tepat untuk bisnis keuangan Anda

Berinvestasi dalam alat baru bisa menjadi tantangan jika Anda tidak tahu apa yang harus dicari. Untuk membantu Anda membuat pilihan yang lebih baik, berikut adalah beberapa faktor yang harus Anda pertimbangkan saat memilih perangkat lunak manajemen dokumen untuk bisnis keuangan Anda:

• Periksa opsi pengambilan dokumen : Bisa terjadi bahwa pada titik tertentu Anda perlu mengambil dokumen lama untuk memverifikasi transaksi. Ketika skenario seperti itu tiba, Anda memerlukan opsi untuk mencari file yang dihapus atau diarsipkan. Tanyakan vendor Anda apakah perangkat lunak mereka menawarkan opsi yang dapat Anda gunakan untuk mengambil file kapan pun diperlukan.

• Menganalisis fitur organisasi dokumen : Lembaga keuangan Anda harus memiliki sejumlah besar dokumen untuk disimpan. Jika Anda ingin dapat mencari dokumen tertentu, Anda menginginkan alat yang memungkinkan Anda mengatur dokumen dengan bantuan pengindeksan atau penomoran atau dalam bentuk folder. Tanyakan vendor Anda apakah alat manajemen dokumen mereka dilengkapi dengan fitur ini.

• Cari alat dengan aplikasi seluler : Perangkat lunak manajemen dokumen dengan aplikasi seluler memungkinkan Anda mengakses dokumen saat bepergian. Aplikasi seluler juga memungkinkan Anda untuk memindai dokumen kertas melalui perangkat seluler dan membuat salinan digital. Jika Anda merasa dapat memanfaatkan fitur-fitur ini, carilah solusi manajemen dokumen keuangan dengan aplikasi seluler.

Pertanyaan umum untuk ditanyakan kepada vendor perangkat lunak sebelum membeli