Os 5 principais softwares de gerenciamento de documentos financeiros

Mantenha seus dados financeiros organizados com o software de gerenciamento de documentos financeiros.

Imagine o seguinte: você é um contador e todos os dias passa horas gerenciando demonstrativos financeiros, balanços e outros registros financeiros. Como esses documentos geralmente contêm dados confidenciais, você deve armazená-los e organizá-los com segurança. Se tiver dificuldade em encontrar a melhor maneira de fazer isso, você pode usar uma solução de gerenciamento de documentos.

O software de gerenciamento de documentos permite armazenar documentos financeiros de forma que você possa organizá-los e recuperá-los facilmente. A ferramenta também permite que você proteja seus dados com senha e autorize usuários selecionados a acessá-los.

Este artigo destaca, em ordem alfabética, os cinco melhores softwares de gerenciamento de documentos financeiros com base nas avaliações dos usuários. Para cada produto, incluímos classificações gerais de usuários junto com o parâmetro de classificação mais alta, trechos de análises de profissionais do setor e preços de produtos. Consulte Mais informação.

1. Caixa

Aqui estão alguns trechos de revisão de profissionais de serviços financeiros que usaram o Box para gerenciamento de documentos:

"Deixamos de usar um armazenamento gerado internamente para documentos e informações, e a flexibilidade e a integração têm sido uma experiência maravilhosa. Acho que o Box oferece armazenamento suficiente e as visualizações personalizadas facilitam a navegação e os favoritos dos locais mais usados. "

"O Box é fácil de usar e os aplicativos para computadores e telefones funcionam sem problemas. Além disso, a interface online é uma ótima alternativa se você estiver trabalhando em um PC sem software pré-instalado. O preço do Box é adequado com 10 GB de armazenamento gratuito para uso privado e descontos disponíveis para pré-pagamento anual."

"O Box Software é um software de gerenciamento de conteúdo e armazenamento em nuvem confiável e criptografado que permite aos usuários compartilhar e armazenar arquivos grandes, centralizar todos os arquivos em um local central para fácil acesso e sincronização de arquivos."

"O que mais gosto no Box é a facilidade de uso. Ele foi projetado para todos os usuários. Ter todos os meus arquivos em um só lugar facilita o acesso ao que estou procurando."

"Gosto mais do fato de que este software é muito fácil de usar. Já usei outro produto semelhante ao box.com que basicamente faz a mesma coisa e tem todos os mesmos recursos, mas o Box.com é muito mais intuitivo e fácil de descobrir sem qualquer direção."

Leia todas as análises da Box aqui.

2. Dropbox Business

Aqui estão alguns trechos de análises de profissionais de serviços financeiros que usaram o Dropbox Business para gerenciamento de documentos:

"A melhor coisa sobre o Dropbox é a fácil integração com nossos dispositivos existentes. Quando instalado no Windows 10, a pasta Dropbox aparece no File Explorer como apenas outra pasta e é tão fácil de usar como se fosse parte do disco rígido. integrado diretamente em nossa impressora/scanner Epson e podemos digitalizar documentos diretamente para o Dropbox e trabalhar com o documento imediatamente. O compartilhamento de arquivos com terceiros é tão fácil quanto enviar um link por e-mail."

"O Dropbox é um dos melhores armazenamentos em nuvem muito adequados às necessidades de negócios, pois também possui recursos para assinatura eletrônica, papel Dropbox e tamanho de arquivo grande para transferência de dados e documentos. A integração com o Slack também nos permite enviar arquivos para a aplicação mais fácil."

"O Dropbox Business é uma das minhas ferramentas de Internet favoritas, pois facilita a hospedagem de reuniões on-line. A mídia deste programa simplifica o armazenamento de arquivos, o compartilhamento sofisticado de documentos e a visualização. Na minha experiência, essa ferramenta promove a colaboração em equipe enquanto preserva um ambiente seguro. Dropbox Business é usado para fornecer muitos níveis de segurança para os arquivos do usuário, e os procedimentos de segurança do aplicativo são definidos com altos padrões para garantir que os dados do usuário sejam mantidos em segurança."

"O Dropbox Business me ofereceu a melhor experiência em gerenciamento de arquivos, oferecendo uma plataforma única onde posso carregar, organizar, colaborar, compartilhar e armazenar todos os arquivos com facilidade. A acessibilidade dos arquivos armazenados é fácil de qualquer lugar e a qualquer momento."

"O que mais gosto no Dropbox é que é fácil de usar e protege seus arquivos, além de organizá-los adequadamente."

Realize todas as análises do Dropbox Business aqui.

3. Google Drive

Aqui estão alguns trechos de revisão de profissionais de serviços financeiros que usaram o Google Drive para gerenciamento de documentos:

"Fácil de usar, com a capacidade de armazenar até 15 GB gratuitamente.Os planos pagos são baratos e permitem uma ampla variedade de funcionalidades adicionais.Ótimo para compartilhar arquivos com outras pessoas por link ou e-mail.Também fornece integração perfeita com o Google Cloud Serviços de plataforma para processamento e análise de dados."

"Os recursos que eu mais gosto são: armazenamento gratuito; acessibilidade para offline e online; opção de privacidade de um arquivo.Sim, o produto/software realmente é fácil de usar e amigável mesmo para usuários não técnicos.Sim, os processos de integração quando se trata do meu trabalho ou outros usos como; acessar e-books ou documentos gratuitos é fácil e fácil de dominar."

"Eu realmente gosto que o Google Drive seja compatível com todos os dispositivos que possuo, e posso coletar todos os dados no armazenamento em nuvem com muita facilidade sempre que preciso, e processá-los muito rápido. Tem duas opções para o link de compartilhamento, um para acesso privado ou outro para acesso público o que torna o processo de compartilhamento mais flexível."

"O Google Drive oferece enormes espaços de armazenamento em nuvem que são capazes de armazenar todos os arquivos e documentos da organização. Os recursos de criptografia e proteção de arquivos, como verificação de vírus, ajudam a manter todos os arquivos e documentos muito protegidos contra violações de segurança, incluindo acesso não autorizado, malware e spam , ransomware ou phishing.Ele também possui funções de backup de dados muito úteis, o que torna a recuperação de dados muito simples.Mais para manter seus arquivos e documentos organizados, torna mais fácil compartilhá-los."

"O Google Drive é semelhante a qualquer outra plataforma de armazenamento de arquivos, mas você também tem o benefício adicional de ter as ferramentas de produtividade do Google integradas diretamente. Você pode salvar todos os tipos de arquivo no Google Drive e fazer o download do FileStream, que permite interagir com Google Drive por meio do explorador de arquivos do seu sistema operacional."

Leia todos os comentários do Google Drive aqui .

4.Microsoft 365

Aqui estão alguns trechos de revisão de profissionais de serviços financeiros que usaram o Microsoft 365 para gerenciamento de documentos:

"Programa de produtividade realmente conveniente que tem tudo o que você precisa para escola, negócios ou uso pessoal. Tem uma quantidade decente de armazenamento para sua documentação para garantir que você possa acessá-la em qualquer lugar. Tem muitos recursos que permitem que até mesmo o usuário mais básico seja capaz de obter os melhores resultados e também possui muitos recursos avançados para quem deseja algo mais."

"Ele permite que toda a nossa empresa seja mais produtiva, colabore com mais facilidade e nos economize muito dinheiro em custos de software."

"O Office 365 oferece uma variedade de produtos, desde e-mail até armazenamento em nuvem. Eles estão constantemente aprimorando os produtos para facilitar o uso. O usuário pode acessar documentos e e-mails de qualquer lugar O preço é muito razoável Funciona muito bem para pequenas e grandes empresas Os produtos são universais, você pode colaborar com qualquer pessoa de qualquer lugar do mundo. Você pode incorporar milhares de aplicativos em diferentes produtos é fácil de usar"

"O Office 365 é um modo de vida para mim e permite que eu faça meu trabalho e obtenha ótimos resultados. A facilidade de uso permite que eu seja tão criativo quanto desejo e a maioria dos produtos fornece modelos e ideias de design grande ajuda.Se você deseja produtos fáceis de usar que não precisam gastar muito tempo tentando aprender, o Microsoft 365 é perfeito para você."

"Fácil e intuitivo de usar com atalhos de teclado. As funções de pesquisa são úteis e a localização centralizada da conta facilita o download do software."

Real todas as análises do Microsoft 365 aqui .

5. Noção

*Análise precisa em dezembro de 2022

Parâmetro com classificação mais alta: Valor pelo dinheiro - 4,87

Comumente usado por: Pequenas empresas

Preço: $ 8 por usuário por mês (cobrado anualmente)

Aqui estão alguns trechos de revisão de profissionais de serviços financeiros que usaram o Notion para gerenciamento de documentos:

"A GUI parece simples, mas muito elegante e moderna. Todos os elementos são suaves e fáceis de organizar. A experiência de edição foi ótima."

"O Notion é um grande passo à frente de como eu costumava organizar meu trabalho... (enviando mensagens para mim mesmo no Slack ou usando adesivos de desktop). minutos e imediatamente fiquei mais organizado em meu trabalho. Ainda nem explorei todo o poder do Notion, mas até agora adoro a capacidade de criar uma nova página e vinculá-la à página original."

"É muito simples de usar, desenvolver e implementar no que diz respeito ao gerenciamento de tarefas e projetos. Eu o uso principalmente no trabalho, mas também adoro para definir e rastrear metas pessoais."

"Em primeiro lugar, a interface do usuário é muito amigável não apenas para a navegação em si, mas também para os olhos, pois é minimalista e não distrai as outras ferramentas que usei. se você quiser fazer uma documentação simples e, eventualmente, precisar de recursos mais complexos, é fácil encontrar tutoriais. E sempre há um modelo útil para ajudar."

"Minha equipe aproveita o Notion para trabalhar em conjunto e abrigar todo o nosso trabalho coletivo. É onde armazenamos os materiais de treinamento, bem como ajudamos a planejar novos projetos. Ele tem vários recursos integrados e sou um grande fã de como é fácil é navegar."

Real todos os comentários de noção aqui .

Quais recursos as ferramentas de gerenciamento de documentos oferecem?

As ferramentas de gerenciamento de documentos oferecem recursos essenciais, como:

• Captura de documentos : digitalize e converta documentos em papel em arquivos digitais e mova-os para o software.

• Armazenamento de documentos : armazene documentos em um local centralizado para facilitar o acesso.

• Pesquisa de texto completo : procure um texto específico em todo o documento, não apenas nas seções.

Todos os produtos listados neste artigo incluem os recursos mencionados acima.

Além desses recursos principais, as ferramentas de gerenciamento de documentos também tendem a oferecer:

• Controles de acesso e permissões

• Arquivamento e retenção

• Ferramentas de colaboração

• Rastreamento de conformidade

• Classificação de documentos

• Conversão de arquivo

• Compartilhamento de arquivos

• Reconhecimento óptico de caracteres

• Controle de versão

Como escolher o software de gerenciamento de documentos certo para o seu negócio financeiro

Investir em uma nova ferramenta pode ser um desafio se você não souber o que procurar. Para ajudá-lo a fazer uma escolha melhor, aqui estão alguns fatores que você deve considerar ao selecionar o software de gerenciamento de documentos para o seu negócio financeiro:

• Verifique as opções de recuperação de documentos : pode acontecer que em algum momento você precise recuperar um documento antigo para verificar as transações. Quando tal cenário chegar, você precisará de uma opção para procurar arquivos excluídos ou arquivados. Pergunte ao seu fornecedor se o software oferece uma opção que você pode usar para recuperar arquivos sempre que necessário.

• Analise os recursos de organização de documentos : sua instituição financeira deve ter um grande número de documentos para armazenar. Se você deseja procurar um documento específico, deseja uma ferramenta que permita organizar documentos com a ajuda de indexação ou numeração ou na forma de pastas. Pergunte ao seu fornecedor se a ferramenta de gerenciamento de documentos vem com esses recursos.

• Procure uma ferramenta com um aplicativo móvel : o software de gerenciamento de documentos com um aplicativo móvel permitirá que você acesse seus documentos em qualquer lugar. O aplicativo móvel também permitirá que você digitalize documentos em papel por meio de um dispositivo móvel e crie cópias digitais. Se você acha que pode se beneficiar desses recursos, procure uma solução de gerenciamento de documentos financeiros com um aplicativo móvel.

Perguntas comuns a serem feitas aos fornecedores de software antes da compra