Los 5 mejores software de gestión de documentos financieros

Mantenga sus datos financieros organizados con el software de gestión de documentos financieros.

Imagínese esto: usted es contador y todos los días pasa horas administrando estados financieros, balances y otros registros financieros. Dado que estos documentos a menudo contienen datos confidenciales, debe almacenarlos y organizarlos de forma segura. Si tiene dificultades para encontrar la mejor manera de hacerlo, puede utilizar una solución de gestión de documentos.

El software de administración de documentos le permite almacenar documentos financieros de tal manera que pueda organizarlos y recuperarlos fácilmente. La herramienta también le permite proteger con contraseña sus datos y autorizar a los usuarios seleccionados a acceder a ellos.

Este artículo destaca, en orden alfabético, los cinco mejores software de gestión de documentos financieros según las opiniones de los usuarios. Para cada producto, incluimos calificaciones generales de los usuarios junto con el parámetro mejor calificado, extractos de reseñas de profesionales de la industria y precios de productos. Lee mas.

1. Caja

Estos son algunos extractos de reseñas de profesionales de servicios financieros que han utilizado Box para la gestión de documentos:

"Pasamos de usar un almacenamiento generado internamente para documentos e información, y la flexibilidad y la integración han sido una experiencia maravillosa. Creo que Box ofrece suficiente almacenamiento y las vistas personalizadas facilitan la navegación y la selección de los lugares más utilizados. "

"Box es fácil de usar y las aplicaciones para computadoras y teléfonos funcionan sin problemas. Además, la interfaz en línea es una excelente alternativa si está trabajando en una PC sin software preinstalado. El precio de Box es apropiado con 10 GB de almacenamiento gratuito para uso privado y descuentos disponibles por prepago anual."

"Box Software es un software de administración de contenido y almacenamiento en la nube confiable y encriptado que permite a los usuarios compartir y almacenar archivos grandes, centralizar todos los archivos en una ubicación central para facilitar el acceso y la sincronización de archivos".

"Lo que más me gusta de Box es la facilidad de uso. Está diseñado pensando en todos los usuarios. Tener todos mis archivos en un solo lugar facilita el acceso a lo que estoy buscando".

"Lo que más me gusta es que este software es muy fácil de usar. He usado otro producto similar a box.com que esencialmente hace lo mismo y tiene las mismas características, pero Box.com es mucho más intuitivo y fácil de entender sin cualquier dirección."

Lea todas las reseñas de Box aquí.

2. Negocio de Dropbox

Estos son algunos extractos de reseñas de profesionales de servicios financieros que han usado Dropbox Business para la administración de documentos:

"Lo mejor de Dropbox es la fácil integración en nuestros dispositivos existentes. Cuando se instala en Windows 10, la carpeta de Dropbox aparece en el Explorador de archivos como una carpeta más y es tan fácil de usar como si fuera parte del disco duro. integrado directamente en nuestra impresora/escáner Epson y podemos escanear documentos directamente a Dropbox y trabajar con el documento inmediatamente. Compartir archivos con terceros es tan fácil como enviar un enlace por correo electrónico".

"Dropbox es uno de los mejores almacenamientos en la nube que se adaptan mucho a las necesidades comerciales, ya que también tienen funciones para firma electrónica, papel de Dropbox y archivos de gran tamaño para transferir datos y documentos. La integración con Slack también nos permite enviar archivos a la aplicación más fácil."

"Dropbox Business es una de mis herramientas de Internet favoritas, ya que facilita la organización de reuniones en línea. El medio de este programa simplifica el almacenamiento de archivos, el intercambio sofisticado de documentos y la visualización. Según mi experiencia, esta herramienta fomenta la colaboración en equipo y preserva un entorno seguro. Dropbox Business se utiliza para proporcionar muchos niveles de seguridad para los archivos de los usuarios, y los procedimientos de seguridad de la aplicación se establecen con altos estándares para garantizar que los datos de los usuarios se mantengan seguros".

"Dropbox Business me ha ofrecido la mejor experiencia en la gestión de archivos al ofrecer una plataforma única donde puedo cargar, organizar, colaborar, compartir y almacenar todos los archivos con facilidad. El acceso a los archivos almacenados es fácil desde cualquier lugar y en cualquier momento que lo necesite".

"Lo que más me gusta de Dropbox es que es fácil de usar y protege tus archivos, y también los organiza correctamente".

Real todas las reseñas de Dropbox Business aquí.

3. Google Drive

Estos son algunos extractos de reseñas de profesionales de servicios financieros que han utilizado Google Drive para la gestión de documentos:

"Fácil de usar, con la capacidad de almacenar hasta 15 GB de forma gratuita. Los planes pagos son económicos y permiten una amplia variedad de funcionalidades adicionales. Excelente para usar para compartir archivos con otras personas a través de un enlace o correo electrónico. También brinda una integración perfecta con Google Cloud Servicios de plataforma de procesamiento y análisis de datos".

"Las características que más me gustan son: almacenamiento gratuito, accesibilidad para fuera de línea y en línea, opción de privacidad de un archivo. los procesos de integración cuando se trata de mi trabajo u otros usos, como el acceso a libros electrónicos o documentos gratuitos, son fluidos y fáciles de dominar".

"Realmente me gusta que Google Drive sea compatible con todos los dispositivos que tengo, y puedo recopilar todos los datos en el almacenamiento en la nube muy fácilmente cada vez que los necesito, y los procesa muy rápido. Tiene dos opciones para el compartir enlace, uno para acceso privado y otro para acceso público, lo que hace que el proceso de intercambio sea más flexible".

"Google Drive ofrece enormes espacios de almacenamiento en la nube que son capaces de contener todos los archivos y documentos de la organización. Las funciones de cifrado y protección de archivos, como el análisis de virus, ayudan a mantener todos los archivos y documentos muy seguros frente a cualquier infracción de seguridad, incluido el acceso no autorizado, el malware y el spam. , ransomware o phishing. También tiene funciones de respaldo de datos muy útiles que hacen que la recuperación de datos sea muy simple. Además de mantener sus archivos y documentos organizados, hace que sea fácil compartirlos".

"Google Drive es similar a cualquier otra plataforma de almacenamiento de archivos, pero también tiene el beneficio adicional de tener las herramientas de productividad de Google directamente integradas. Puede guardar todos los tipos de archivos en Google Drive y puede descargar FileStream, que le permite interactuar con Google Drive a través del explorador de archivos de su sistema operativo".

Lea todas las reseñas de Google Drive aquí .

4.Microsoft 365

Estos son algunos extractos de reseñas de profesionales de servicios financieros que han usado Microsoft 365 para la gestión de documentos:

"Programa de productividad realmente conveniente que tiene todo lo que pueda necesitar para uso escolar, comercial o personal. Tiene una cantidad decente de almacenamiento para su documentación para asegurarse de que pueda acceder a ella en cualquier lugar. Tiene muchas capacidades que permiten que incluso el usuario más básico sea capaz de lograr los mejores resultados y también tiene muchas características avanzadas para aquellos que quieren algo más".

"Permite que toda nuestra empresa sea más productiva, colabore más fácilmente y nos ahorra mucho dinero en costos de software".

"Office 365 ofrece una variedad de productos, desde correo electrónico hasta almacenamiento en la nube. Mejoran constantemente los productos para facilitar su uso. El usuario puede acceder a documentos y correos electrónicos desde cualquier lugar. El precio es muy razonable. Funciona muy bien para pequeñas y grandes empresas. Los productos son universales, puede colaborar. con cualquier persona de cualquier parte del mundo. Puede incorporar miles de aplicaciones en los diferentes productos es fácil de usar"

"Office 365 es una forma de vida para mí y me permite hacer mi trabajo y obtener excelentes resultados. La facilidad de uso me permite ser tan creativo como quiero ser y la mayoría de los productos brindan plantillas e ideas de diseño que son un gran ayuda. Si desea productos fáciles de usar que no tenga que pasar mucho tiempo tratando de aprender, entonces Microsoft 365 es perfecto para usted".

"Fácil e intuitivo de usar con atajos de teclado. Las funciones de búsqueda son útiles y la ubicación centralizada de la cuenta facilita la descarga del software".

Realice todas las reseñas de Microsoft 365 aquí .

5. Noción

*Análisis preciso a diciembre de 2022

Parámetro mejor valorado: relación calidad-precio - 4,87

Comúnmente utilizado por: Pequeñas empresas

Precio: $8 por usuario por mes (facturado anualmente)

Estos son algunos extractos de reseñas de profesionales de servicios financieros que han utilizado Notion para la gestión de documentos:

"La GUI parece simple pero muy elegante y moderna. Todos los elementos son fluidos y fáciles de organizar. La experiencia de edición fue excelente".

"Notion es un gran avance con respecto a la forma en que solía organizar mi trabajo... (enviándome mensajes a mí mismo en Slack o usando adhesivos de escritorio). Me encanta lo personalizable que es a la vez que es extremadamente fácil de usar. Lo aprendí en 5 minutos e inmediatamente estaba más organizado en mi trabajo. Ni siquiera he explorado todo el poder de Notion todavía, pero hasta ahora me encanta la capacidad de crear una nueva página y vincularla a la página original".

"Es muy sencillo de usar, desarrollar e implementar en lo que respecta a la gestión de tareas y proyectos. Lo uso principalmente en el trabajo, pero también me encanta para establecer objetivos personales y realizar un seguimiento".

"En primer lugar, la interfaz de usuario es muy amigable no solo para la navegación en sí, sino también para los ojos, ya que es minimalista y no distrae a otras herramientas que he usado. Realmente me gusta cómo no se siente demasiado complejo de usar si desea crear una documentación simple y, eventualmente, necesita funciones más complejas, es fácil encontrar tutoriales. Y siempre hay una plantilla útil para ayudar".

"Mi equipo aprovecha Notion para trabajar juntos y albergar todo nuestro trabajo colectivo. Es donde almacenamos los materiales de capacitación y ayudamos a planificar nuevos proyectos. Tiene un montón de funciones integradas y soy un gran admirador de lo fácil que es. es navegar".

Reseñas reales de Notion aquí .

¿Qué características ofrecen las herramientas de gestión de documentos?

Las herramientas de gestión de documentos ofrecen funciones básicas como:

• Captura de documentos : escanee y convierta documentos en papel en archivos digitales y transfiéralos al software.

• Almacenamiento de documentos : almacene documentos en una ubicación centralizada para facilitar el acceso.

• Búsqueda de texto completo : busque texto específico en todo el documento, no solo en secciones.

Todos los productos enumerados en este artículo incluyen las características mencionadas anteriormente.

Además de estas características principales, las herramientas de gestión de documentos también suelen ofrecer:

• Controles de acceso y permisos

• Archivado y retención

• Herramientas de colaboración

• Seguimiento del cumplimiento

• Clasificación de documentos

• Conversión de archivos

• Compartición de archivos

• Reconocimiento óptico de caracteres

• Control de versiones

Cómo elegir el software de gestión de documentos adecuado para su negocio financiero

Invertir en una nueva herramienta puede ser un desafío si no sabe qué buscar. Para ayudarlo a tomar una mejor decisión, aquí hay algunos factores que debe considerar al seleccionar el software de administración de documentos para su negocio financiero:

• Verifique las opciones de recuperación de documentos : puede suceder que en algún momento necesite recuperar un documento antiguo para verificar las transacciones. Cuando llegue tal escenario, necesitará una opción para buscar archivos eliminados o archivados. Pregúntele a su proveedor si su software ofrece una opción que pueda usar para recuperar archivos cuando sea necesario.

• Analice las características de organización de documentos : su institución financiera debe tener una gran cantidad de documentos para almacenar. Si desea poder buscar un documento específico, desea una herramienta que le permita organizar documentos con la ayuda de la indexación o la numeración o en forma de carpetas. Pregúntele a su proveedor si su herramienta de administración de documentos viene con estas características.

• Busque una herramienta con una aplicación móvil : el software de gestión de documentos con una aplicación móvil le permitirá acceder a sus documentos sobre la marcha. La aplicación móvil también le permitirá escanear documentos en papel a través de un dispositivo móvil y crear copias digitales. Si cree que puede beneficiarse de estas funciones, busque una solución de gestión de documentos financieros con una aplicación móvil.

Preguntas comunes para hacer a los proveedores de software antes de la compra