نصائح لإدارة مشروع وسائل التواصل الاجتماعي ، مع إرشادات للعثور على أفضل الأدوات

تجلب أدوات إدارة مشروع الوسائط الاجتماعية واحدًا أو أكثر من الأدوات المساعدة الاجتماعية تحت لافتة واحدة - غالبًا ما تكون لوحة معلومات قابلة للتخصيص تعرض تدفقات معلومات متعددة. سواء كنت تدير حملات تسويقية اجتماعية بنفسك أو تعتمد على فريق كبير لتلبية كل قائمة عملاء تتوسع ، يمكنك استخدام هذه الأدوات لتبسيط عملياتك واستكشاف طرق أكثر كفاءة وفعالية لتحقيق الأهداف الجماعية.

كن ناجحًا مع وسائل التواصل الاجتماعي نيابة عن عملائك عن طريق تنزيل "الدليل النهائي لوسائل التواصل الاجتماعي الفعالة للأعمال" الآن.

في هذه المقالة ، سنستعرض بعض النصائح وأفضل الممارسات التي يمكنك استخدامها لإدارة مشاريع الوسائط الاجتماعية الخاصة بك بشكل فعال ، بالإضافة إلى بعض الإرشادات حول كيفية العثور على أداة إدارة الوسائط الاجتماعية المناسبة لوكالتك.

جدول المحتويات

• لماذا تعتبر إدارة مشروع وسائل التواصل الاجتماعي مهمة؟
  • يضع أهدافًا وغايات واضحة
  • يحدد الأدوار والمسؤوليات
  • يساعد في مراقبة وتقييم تقدم المشروع
• التحديات والحلول الشائعة في إدارة مشاريع وسائل التواصل الاجتماعي
  • إدارة حسابات ومنصات متعددة على وسائل التواصل الاجتماعي
  • البقاء منظمًا والوفاء بالمواعيد النهائية
  • ضمان اتساق صوت العلامة التجارية والرسائل
  • التعامل مع المشكلات أو الأزمات غير المتوقعة
• فوائد برامج إدارة مشاريع وسائل التواصل الاجتماعي
  1. يساعد في توفير الوقت والموارد
  2. يعزز الإنتاجية الفردية والجماعية
  3. يساعد في إدارة حملات وسائل التواصل الاجتماعي
  4. يحاذي الفريق نحو هدف مشترك
• يوفر تذكيرًا بالمهام التي تحتاج إلى الاهتمام
• يسمح بمراقبة وتحكم أفضل في استراتيجيتك
• تحسين إدارة العلاقات مع العملاء والتواصل
• ما الذي تبحث عنه في أدوات إدارة مشروع وسائل التواصل الاجتماعي
  1. جدولة فعالة عبر منصات التواصل الاجتماعي
  2. التحليلات الاجتماعية وإعداد التقارير
  3. خيارات التحليلات
  4. ميزات الموافقة على المحتوى
  5. إنشاء المحتوى الاجتماعي
• أسئلة مكررة
  • كم مرة يجب أن أعيد تقييم إستراتيجيتي لوسائل التواصل الاجتماعي وأعدلها حسب الحاجة؟
  • ماذا أفعل إذا ظهرت مشاكل أو أزمات غير متوقعة أثناء مشروع على وسائل التواصل الاجتماعي؟

لماذا تعتبر إدارة مشروع وسائل التواصل الاجتماعي مهمة؟

تفضل الشركات عادةً استخدام إدارة وسائل التواصل الاجتماعي ذات العلامة البيضاء لأنهم يقومون بتفويض مجموعة ضخمة من المهام ، بشكل أساسي تسليم مشروع يمكن أن يكون له تأثير كبير على مستقبل علامتهم التجارية. لكي ترقى وكالتك إلى مستوى التوقعات ، يجب أن تفهم كيف تساعد إدارة المشروع الإستراتيجية في تشكيل الإنتاجية والتعاون ونتائج كل حملة على وسائل التواصل الاجتماعي.

يضع أهدافًا وغايات واضحة

يمنحك الهدف المحدد والقابل للقياس شيئًا تهدف إليه. تساعد معرفة هدفك أيضًا على تحديد عمليتك ، مما يساعدك على بناء إطار عمل مصمم لدفع استراتيجيتك من البداية إلى النهاية. يجب تقسيم الأهداف الأكبر حجمًا إلى أجزاء أصغر ، مع توفر المعالم المدمجة مساحة للتحقق من التقدم وتعديل الإستراتيجية حسب الحاجة.

يحدد الأدوار والمسؤوليات

يقرر مديرو المشاريع الذين يشرفون على وسائل التواصل الاجتماعي من هو المسؤول عن ماذا ومتى. هذا لا يترك أي شك في أي عضو في الفريق يمتلك مهمة معينة. وعمومًا ، يتم تعيين الملكية بناءً على مجموعة المهارات والخبرة.

على سبيل المثال ، قد يتفوق شخص واحد في استخدام وسائل التواصل الاجتماعي في إدارة السمعة وبالتالي يتم تكليفه بمراقبة مراجعات العملاء والرد عليها. قد يكون شخص آخر بارعًا في جدولة تقويم وسائل التواصل الاجتماعي الخاص بالعميل والإشراف عليه باعتباره واجبه الأساسي.

يساعد في مراقبة وتقييم تقدم المشروع

تشكل أدوات واستراتيجيات وسائل التواصل الاجتماعي جوهر عملية التخطيط ، لكن الأمر يتطلب من مدير المشروع ضمان وجود رقابة كافية (ودقيقة). يوافق المديرون على الخطوات الرئيسية ، ويحللون المقاييس لتقييم التقدم ، ويحددون التغييرات التي يجب إجراؤها ، إن وجدت ، لتحقيق أفضل الأهداف الشاملة.

التحديات والحلول الشائعة في إدارة مشاريع وسائل التواصل الاجتماعي

لا يوجد دليل شامل لإدارة وسائل التواصل الاجتماعي يكتمل بمعالجة التحديات التي قد تمنع الحملات من تحقيق النتائج المثلى. يمكن أن يساعدك إدراك المخاطر الشائعة وتنسيق الحلول على تخطي العقبات ببراعة مذهلة.

إدارة حسابات ومنصات متعددة على وسائل التواصل الاجتماعي

تختلف الخصائص الديمغرافية وأنماط المحتوى من منصة إلى أخرى. تغطي أكبر فئة عمرية على Facebook المستخدمين الذين تتراوح أعمارهم بين 25 و 34 عامًا (Statista) ، بينما يتحول Instagram إلى أصغر سنًا ، مع أكثر من 30 بالمائة من المستخدمين الذين تتراوح أعمارهم بين 18 و 24 عامًا (Statista). يزيد إنشاء ملفات تعريف على جميع المنصات الرئيسية بشكل كبير ويسمح بإجراء المزيد من التجارب من حيث ما يتم نشره ومتى يتم نشره.

ولكن كلما زاد عدد الملفات الشخصية التي تنشئها ، كلما تطلب الأمر مزيدًا من الجهد للحفاظ على تلك الصفحات والتفاعل مع المتابعين. يمكن أن تساعد جدولة المنشورات وتعيين أعضاء الفريق لكل نظام أساسي (أو مهمة واحدة محددة عبر جميع الأنظمة الأساسية) في تبسيط العمليات وتجنب الثغرات في التغطية.

البقاء منظمًا والوفاء بالمواعيد النهائية

يمكن أن تتسرب الطبيعة التلقائية إلى حد كبير لمنشورات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بسهولة إلى المجال المهني ، لكن الافتقار إلى التنظيم يمكن أن يجعل من الصعب بناء الزخم وقياس الفعالية. كلما زادت ضبابية خطة وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك ، زادت احتمالية خروجك عن الجدول الزمني ، مما قد يتسبب في تفويت فرصة مشاهدة محتوى وأحداث حساسة للوقت مثل إطلاق المنتجات والعطلات.

من الأهمية بمكان بناء مخطط ملموس يحدد كل شيء من الأصول المخطط لها إلى نشر التفاصيل إلى الوقت الذي سيتحقق فيه فريقك من التعليقات أو تشغيل التقارير. يمكن أن تكون التكتيكات مثل عناصر الترميز اللوني وفقًا للإلحاح وإدراج الأشخاص كنسخة احتياطية لتولي المهام في حالة المرض أو الغياب الآخر مفيدة أيضًا.

ضمان اتساق صوت العلامة التجارية والرسائل

يمتلك مستخدم الوسائط الاجتماعية العادي سبعة حسابات اجتماعية فريدة يصل إليها شهريًا ، ويمثل كل حساب نظامًا أساسيًا اجتماعيًا مختلفًا (تقرير البيانات). لتحقيق أقصى قدر من التأثير وبناء الثقة ، يجب أن تتمتع العلامات التجارية بحضور متماسك ومتسق عبر جميع هذه القنوات ، بحيث يمكن للمستهلكين الذين يتصفحون الإنترنت التعرف بسهولة على الملفات الشخصية المألوفة والانجذاب إليها.

أنشئ واتبع بصرامة أدلة العلامة التجارية وسياسات الوسائط الاجتماعية التي تنقل معايير الألوان والخطوط وأحجام الصور والصوت.

التعامل مع المشكلات أو الأزمات غير المتوقعة

سواء كنت متدربًا ينزلق ويثير غضبًا أو ملاحظات العملاء السلبية التي أصبحت فجأة فيروسية ، فسوف تصادف وقتًا يستدعي رؤوسًا رائعة وخطة خبراء.

تعلم وتبني وظيفة وسائل التواصل الاجتماعي في إدارة السمعة. استخدم الأدوات ذات الصلة ، مثل الاستماع الاجتماعي والاستجابة للإشارة إلى العلامات التجارية ، لتشكيل السرد وتخفيف السخط في مهده.

فوائد برامج إدارة مشاريع وسائل التواصل الاجتماعي

يمكن أن تساعد أدوات إدارة الوسائط الاجتماعية مديري المشاريع في تحديث قوائم المهام الخاصة بهم وتبسيطها باستخدام التكنولوجيا والأتمتة لإزالة الحواجز وتحسين الاتصال والوصول.

1. يساعد على توفير الوقت والموارد

لا يتعين على أدوات إدارة مشروع الوسائط الاجتماعية تسجيل الدخول أو الخروج في وقت معين. يمكن لفريقك إنشاء منشورات خلال يوم العمل يتم نشرها في الليالي وعطلات نهاية الأسبوع - كلما تم إعداد الخوارزمية لتوصيل المحتوى الخاص بك إلى المجموعة السكانية المستهدفة. تعمل مجموعات التصميم على تمكين الوكالات من إدراك المفاهيم الرسومية دون الاستعانة بمصادر خارجية ، بينما تقوم الأدوات الأخرى بمسح الموضوعات الشائعة للعثور على مصدر إلهام للمنشورات الاجتماعية.

استخدم أداة واحدة أو أكثر - في كلتا الحالتين ، أنت تقف لتوفير الوقت واكتشاف القدرة على فعل المزيد بنفس النطاق الترددي كما كان من قبل.

2. يعزز الإنتاجية الفردية والجماعية

تعمل الأدوات على تحسين الإنتاجية أيضًا من خلال السماح لك بزيادة وقتك إلى الحد الأقصى. تقدم بعض الأدوات خيارات الأتمتة ، مما يضمن أن التكنولوجيا ستعمل لفترة طويلة بعد الانتهاء من الليل.

الأدوات أيضا تفيد عملية صنع القرار. بدلاً من مناقشة مزايا الحملة ، يمكنك ببساطة إلقاء نظرة على التقارير التي تم إنشاؤها بواسطة البرامج لترى ، بالأبيض والأسود ، ما إذا كان التكتيك يعمل أو ما إذا كان الوقت قد حان لإجراء تغيير. إزالة الشك يوفر الوقت والعمل من الحقائق بدلاً من الافتراضات يساعد على ضمان وضع كل خطوة لتحقيق أفضل نتيجة ممكنة.

3. يساعد على إدارة حملات وسائل الإعلام الاجتماعية

تساعد أدوات إدارة المشروع في تجميع جميع العناصر القابلة للتنفيذ تحت مظلة واحدة - أو في معظم الحالات ، في لوحة معلومات موحدة. بدلاً من التقليب ذهابًا وإيابًا بين تطبيقات التقويم وأدوات الجدولة وأدوات التقاط البيانات وما إلى ذلك ، يمكنك إلقاء نظرة شاملة على حالة إعلاناتك الاجتماعية ومنشوراتك بنقرة واحدة.

يعد هذا الأسلوب أكثر فاعلية - ولطيفًا بشكل كبير مع إصبع النقر - ولكنه يمكن أن يساعدك أيضًا في اتخاذ قرارات مستنيرة أكثر. عندما تتصفح باستمرار ، من السهل أن تفوتك نقطة بيانات أو تسيء تفسير المعلومات لأنك تفتقر إلى السياق. يمكن للقدرة على فهم الصورة الكبيرة عبر أداة واحدة (حتى إذا كان عليك الذهاب إلى مكان آخر للحصول على تفاصيل محددة) أن تحدث فرقًا كبيرًا في مخرجاتك اليومية ونتائج حملتك.

4. يوجه الفريق نحو هدف مشترك

لا تتعلق إدارة المشروع فقط بإدارة المشروع نفسه ، بل تتعلق أيضًا بإدارة فريقك. من خلال إعادة تنظيم حملتك وأصولك باستخدام أدوات إدارة الوسائط الاجتماعية ، يمكنك إبقاء الجميع على نفس الصفحة للمساعدة في ضمان عدم وجود جداول أعمال متداخلة أو عدم وجود أي شخص خارج الحلقة.

سواء كان هدفك هو هدف حملة العميل أو شيء أصغر مثل حدث رئيسي ، يمكنك استخدام الأداة التي اخترتها لأداء مهام متعددة وتفويضها. استخدم أدوات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك لتعيين المهام وتعقبها ، والتواصل بشأن الإنجازات والفواق ، ووضع علامة على العناصر كأولوية ، ومشاركة الأخبار أو الروابط الأخرى ذات الصلة. كل هذا دون اللجوء إلى سلاسل البريد الإلكتروني المرهقة أو إرسال رسائل بريد إلكتروني لكل شخص بشكل منفصل بالتحديثات أو الأسئلة.

يوفر تذكيرًا بالمهام التي تحتاج إلى الاهتمام

قم بتمكين دفع الإشعارات من أدوات إدارة الوسائط الاجتماعية المفضلة لديك ، وقد لا يفوتك ذكر العلامة التجارية أو المهمة الرئيسية مرة أخرى. بناءً على كيفية الاشتراك ، يمكن لأدوات إدارة الوسائط الاجتماعية إرسال نافذة منبثقة إلى هاتفك الذكي بناءً على مشغلات محددة مسبقًا ، مثل:

• عندما يحين وقت تسجيل الوصول مع الفريق
• عندما تحتاج إلى التحقق من مهمة محددة
• اجتماع افتراضي على وشك البدء
• أكمل عضو آخر في الفريق مهمة
• وصلت حملتك إلى معيار الأداء
• ذكر شخص ما العلامة التجارية لعميلك على وسائل التواصل الاجتماعي

يسمح بمراقبة وتحكم أفضل في استراتيجيتك

عندما تعمل كل من مخططك وتحليلاتك واتصالاتك تحت العين الساهرة لأداة أو اثنتين من أدوات إدارة الوسائط الاجتماعية ، يكون لديك قدرة لا مثيل لها على مراقبة حملتك. في بعض الأحيان تكفي أداة واحدة لتلبية احتياجاتك. تتطلب أهداف بعض العملاء عدة أدوات متزامنة.

في كلتا الحالتين ، فكر في الأمر مثل تجميع جميع الإرشادات والتقارير الخاصة بمشروع ضخم وتقطيعها في ملف. أفضل بكثير من البحث في مكتبك أو خزانة الملفات عن أجزاء وقطع من المعلومات عند الطلب ، أليس كذلك؟

تحسين إدارة العلاقات مع العملاء والتواصل

متحدون تحت أداة واحدة تسهل التعاون والتواصل ، يمكن لفريقك مشاركة المعلومات والتحديثات بسرعة وتقديم الملاحظات بنفس السرعة. هذا يبقي الجميع على نفس الصفحة حتى تتمكن من تقديم واجهة موحدة عندما يكون لديك اجتماعات مع العملاء. بدلاً من الإجابة على سؤال بنسخة ما ، "دعني أسأل جون أين نحن في ذلك" ، لقد حصلت بالفعل على ملاحظات جون على المنصة - وكذلك ملاحظات الآخرين.

يمكنك أيضًا استخدام النظام الأساسي لتتبع اتصالات العميل ، وزيادة الشفافية. ابحث عن الأدوات التي تتيح لك إرسال محتوى تم إنشاؤه حديثًا أو تقارير جاهزة للعرض التقديمي مباشرة إلى العميل للحصول على المزيد من الوظائف.

ما الذي تبحث عنه في أدوات إدارة مشروع وسائل التواصل الاجتماعي

لا يوجد مشروعان متشابهان تمامًا لوسائل التواصل الاجتماعي ، لذلك فمن المنطقي أن ميزات البرنامج التي ستحتاجها للتعامل مع كل حملة ببراعة قد تختلف أيضًا. ومع ذلك ، هناك بعض الإمكانات التي تكاد تكون مفيدة عالميًا لبيع حزم الوسائط الاجتماعية والتأكد من أن لديك الموارد اللازمة لمتابعة وعودك.

1. جدولة فعالة عبر منصات التواصل الاجتماعي

لا شيء يمتص الوقت تمامًا مثل محاولة جدولة منشورات الوسائط الاجتماعية عبر منصات متعددة ، واحدة تلو الأخرى. كل هذا التنسيق والنسخ واللصق والنقر يضيف عددًا لا يحصى من الساعات المفقودة. يمكن أن تساعد أدوات إدارة مشروع الوسائط الاجتماعية التي تسمح لك بجدولة منشور واحد عبر قنوات متعددة مع الاستمرار في تخصيص أوقات النشر والتفاصيل لتناسب تلك القنوات في تحسين سير عملك وعائد الاستثمار الإجمالي.

2. التحليلات الاجتماعية وإعداد التقارير

ما لم يدمج برنامج إدارة مشروع الوسائط الاجتماعية التحليلات الاجتماعية والتقارير المرتبطة بها ، فلن تتمكن من قياس صحة حملاتك دون التبديل بين الأنظمة الأساسية المختلفة للتحقق من أداء ما بعد.

3. خيارات التحليلات

يعد وجود أدوات التحليل أمرًا مهمًا ، ولكن امتلاك القدرة على انتقاء واختيار التحليلات التي تتبعها قد يكون أكثر أهمية. إن الحملة التي تركز على جعل المتابعين الاجتماعيين يشاهدون شيئًا ما على موقع العميل قد تعطي الأولوية لتحويلات حركة المرور ، في حين أن الحملة المصممة لزيادة الوعي بالعلامة التجارية قد تكون أكثر اهتمامًا بالمشاركة الاجتماعية ومعدلات المشاركة.

يساعدك وجود خيار حذف تدفقات البيانات الأقل فائدة على التركيز على التدفقات الحيوية - مثل خفض ضوضاء الخلفية.

4. ميزات الموافقة على المحتوى

يتطلب الأمر أكثر من "موافقة" واحدة قبل أن تتمكن من إرسال محتوى جديد إلى العالم. ابحث عن أداة لإدارة المشروع تتلاءم مع عملية الموافقة متعددة الخطوات ، ويمكنك جمع الأصول وطلب الموافقات من الجميع من المصممين إلى CMO الخاص بالعميل باستخدام لوحة القيادة المركزية الخاصة بك.

5. إنشاء المحتوى الاجتماعي

تدمج أدوات إدارة مشاريع الوسائط الاجتماعية الأكثر طلبًا إنشاء المحتوى في سير العمل أيضًا. من المنطقي أن يكون لديك موارد مثل محرري WYSIWYG وصور المخزون وأدوات التدقيق اللغوي في متناول يدك. عندما يمكنك صياغة محتوى اجتماعي وتعديله وعرضه والحصول على الموافقة عليه وجدولته ونشره من نظام أساسي واحد ، فأنت في طريقك إلى المستوى التالي من الإنتاجية.

أسئلة مكررة

كم مرة يجب أن أعيد تقييم إستراتيجيتي لوسائل التواصل الاجتماعي وأعدلها حسب الحاجة؟

تحقق من استراتيجية وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك كل ستة أشهر على الأقل. بعض الظروف ، مثل التغيير الملحوظ في خوارزمية النظام الأساسي أو المقاييس التي تتجه في الاتجاه الخاطئ ، هي بالتأكيد سبب لإعادة النظر في استراتيجيتك وموازنة إيجابيات وسلبيات الخيارات البديلة.

ماذا أفعل إذا ظهرت مشاكل أو أزمات غير متوقعة أثناء مشروع على وسائل التواصل الاجتماعي؟

يجب أن تتضمن حزم إدارة الوسائط الاجتماعية الخاصة بك سياسات إدارة السمعة والأزمات التي تحدد كيفية معالجة "سيناريوهات أسوأ الحالات". إنشاء تسلسل واضح للقيادة وعملية إعداد التقارير في وقت مبكر. في الوقت الحالي ، أجب على الانتقادات على الفور ، واستخدم التعاطف وسياسة وسائل التواصل الاجتماعي الحالية لتوجيه الردود.