Etkinlik Planlama Stajyerlerinizin Kullanımını En Üst Düzeye Çıkaracak 5 Görev

Çoğu stajyer, kahve getirme ve fotokopi çekme konusunda klişeleşmiş bir deneyimden korkar.

Bu görevler sadece mesleki gelişim açısından yararsız olmakla kalmaz, aynı zamanda stajyerlerinizi ilgisiz ve motivasyonsuz bırakır.

Etkinlik planlama staj programınız, katılımcılarınız üzerinde kalıcı bir izlenim bırakmalı, katılanların güçlü yanlarını kullanmalı ve iş yerinizde verimliliği en üst düzeye çıkarmalıdır.

Bu parça, etkinlik planlama işinizin veya etkinlik ekibinizin, stajyerlerinizin güçlü yönlerini belirlemesine ve kullanmasına yardımcı olacaktır. Bunu yaptığınızda, maksimum etkinliği sağlamak ve işinize fayda sağlamak için gerekli görevleri doğru stajyere atayabileceksiniz.

Stajyerlerinizin güçlü yanlarını bulun

Stajyerleriniz geldi ama çalışmaya başlamaya hazırlar mı? Çoğu zaman, birçok şirket, stajyerlerine, ilgi alanlarını ve güçlü yanlarını çok fazla dikkate almadan genel görevler verir. Bu yaklaşım, işletmeniz için daha düşük üretkenliğe ve stajyer sınıfınız için moralin düşmesine neden olabilir.

Bunun yerine, stajyerlerinizin güçlü ve zayıf yönlerini bulun ve buna göre görevler atayın. Bazı stajyerler veri girişi/e-tabloları için güçlüdür, bazıları sosyal eğilimlidir ve diğerleri yaratıcı eğilimlidir.

Varışta, stajyerlerinizin ilgi alanlarını, güçlü ve zayıf yönlerini belirlemek için bir Strengthsfinder testi kullanın. Neden buradalar? Etkinlik planlama ekibiniz veya işletmenizle neden bu özel stajı yaptılar?

Tüm bunları anladıktan sonra, verimliliklerini en üst düzeye çıkaracak her bir görevi atamaya başlayabilirsiniz.

Bu beş görevle stajyerlerinizin kullanımını en üst düzeye çıkarın

Aşağıdaki görevler, stajyerlerinize, etkinlik planlama işiniz veya ekibiniz için stajyer sınıfınızın verimliliğini en üst düzeye çıkarırken, stajları sona erdikten sonra yanlarında taşıyacakları yararlı beceriler kazandıracaktır.

1. Sosyal medyada paylaşım yapmak

Etkinlik planlaması paha biçilmezken sosyal medya erişimi.

Katılımcı sayılarını korumak ve/veya artırmak için tutarlı bir gönderme stratejisi ve yürütmesi gereklidir. Çoğu genç yetişkin kapsamlı bir sosyal medya deneyimini masaya yatırırken, çoğu zaman bütün bir sosyal stratejiyi yönetmeye hazır değiller.

Ancak bu, mevcut stratejinizi uygulamanıza yardımcı olamayacakları anlamına gelmez. Stajyerler, etkinliklerinizle ilgili bağlantıları ve diğer materyalleri hesaplarınıza (kayıt bağlantıları, video reklamlar, blog gönderileri vb.), etkinlikler sırasında canlı tweet gönderebilir ve gelecekteki gönderileri planlayabilir.

Stajyerlerinizin takip etmesi için açık marka yönergelerine sahip olduğunuzdan emin olun. Kendinizinkini hazırlarken Shift Communications'ın sosyal medya politikası yönergelerine göz atın.

2. Etkinliği yönetmek

Stajyerlerinizin bir etkinliği yürütmek için ne gerektiğini öğrenmesi için etkinliğin kendisi üzerinde çalışmaktan daha iyi bir yol var mı? Stajyerlerinizin çeşitli etkinlik masalarında (kayıt, VIP alanları, vb.) yardımcı olmasını sağlayın, yön vermek ve etkinlik bilgilerini dağıtmak için etkinlik katında yürüyün ve etkinlik kurulumuna yardımcı olun.

Farklı etkinlik görevleri, farklı beceri setleri gerektirir ve bu, stajyerlerinizin belirlenen güçlü yönleriyle oynamak için mükemmel bir fırsattır. İş/etkinlik ekibinizde birden fazla stajyer varsa, stajyer yerleştirme için birkaç fikir:

• Detay/veri odaklı stajyerler: kayıt tabloları için çok uygundur.
• Sosyal eğilimli stajyerler: Etkinlik katında yürümek ve yön vermek için çok uygundur.
• Sanata yatkın stajyerler: etkinlik düzenlemesi ve dekorasyonu için çok uygundur.

Stajyerlerinizi etkinliğinizin ayrıntıları, kullanacakları herhangi bir yazılım (kayıt yazılımı, check-in araçları ve etkinlik uygulamaları dahil) konusunda eğitmek ve katılımcılardan alacakları en olası soruları onlara yöneltmek önemlidir. . Ve stajyerlerinize, deneyimli çalışanlardan yardım istemenin önemini vurgulamayı unutmayın.

Etkinlik sırasında, düzenli etkinlik personeliniz, işlerin sorunsuz yürüdüğünden emin olmak için stajyerlerinizi rutin kontroller yapmalıdır. Ne kadar yetenekli olurlarsa olsunlar, çoğu stajyer, deneyimli çalışanların deneyiminden yoksundur ve süreç boyunca yönlendirilmeleri gerekir.

3. Etkinlik blog gönderileri ve diğer temel içerik yazma

Her genç bu görev için uygun değildir. Yazmak, blogunuzun takipçileri çekmesine ve etkinliğinizin daha fazla katılımcı çekmesine yardımcı olacak bol miktarda kolay sindirilebilir içerik sağlayabilen yaratıcı stajyerler için en uygun yöntemdir.

Stajyerleriniz için birkaç örnek blog konusu:

• XX Etkinliğine Katılmak İçin En Önemli XX Neden
• Etkinliğimizden Öğrenebileceğiniz XX Ders
• Önceki XX Etkinlikte En İyi XX Konuşmacı

Stajyerlerinize blog yazıları yazarken biraz yaratıcı özgürlük verin, ancak çılgınca koşmalarına izin vermeyin. Blog odağını açıkça belirtin ve içerikleri için hedeflerinizi belirtin. Bunu yapmanın en iyi yolu, her blog yazısı için beklentilerinizi listeleyen bir stil kılavuzu sağlamaktır.

4. Etkinlik sonrası anketlerden veri derlemek

Bu görev, elektronik tabloları seven ve beyinlerinin sol tarafıyla düşünme olasılığı daha yüksek olan, veri konusunda bilgili stajyerler için çok uygundur. Verileri derlemek, sistemi açıklamak ve stajyerinizin onunla çalışmasına izin vermek dışında fazla rehberlik gerektirmez.

Stajyerinizin verileri girmesini ve Excel'de çizelgelere dönüştürmesini sağlayın veya verilerinize göre raporlar yazmasını sağlayın. Herhangi bir stajyer görevinde olduğu gibi, ekip üyelerinizden biri stajyerinizin çalışmasını düzenli olarak kontrol etmelidir. Stajın bir öğrenme deneyimi olduğunu ve her anın üretkenliği artırmayacağını unutmayın.

İş elektronik tablolarda büyük miktarda veriyle çalışmak olduğunda veri stajyerinizin ilgisi varsa ancak teknik bilgisi yoksa, bir başlangıç ​​eğitim oturumu planlayın ve onlara tekrar başvurmaları için birkaç kılavuz verin.

5. Etkinlik katılımcıları için "swag" kitlerini bir araya getirmek

Swag kitlerini bir araya getirmek, stajyerler için mükemmel bir iştir. Etkinliğin tüm hareketli parçalarının bir araya geldiğinden emin olurken tişörtleri, not defterlerini ve markalı telefon şarj cihazlarını toplayabilirler.

Bu görevi tamamlamadan önce, stajyeriniz için her çantaya giren tüm öğelerin bir kontrol listesini yapın. Bu, hemen hemen herhangi bir stajyere atayabileceğiniz oldukça basit bir görevdir ve etkinlik yaklaştıkça bunu bıraktığınıza sevineceksiniz!

Diğer etkinlik yönetimi kaynakları

Capterra, etkinlik planlama stajyerleriniz konusunda size yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda Capterra etkinlik yönetimi blogunda etkinlik teknolojisi, yazılım ve en iyi uygulamalar konusunda uzmanız.

Bu parçayı beğendiyseniz ve etkinlik yönetimindeki tüm yenilikleri ve blogumuzdaki diğer parçaları öğrenmek istiyorsanız:

• Y Kuşağına Ulaşmak için 3 Etkinlik Pazarlama Stratejisi
• Etkinlik YG'nizi Belirleyecek 5 Metrik
• Meşgul Etkinlik Planlayıcıları için 3 Verimlilik İpuçları