5 Aufgaben zur Maximierung des Einsatzes Ihrer Eventplanungspraktikanten

Die meisten Praktikanten fürchten die stereotype Erfahrung, Kaffee zu holen und Kopien anzufertigen.

Diese Aufgaben sind nicht nur im Hinblick auf die berufliche Entwicklung nicht hilfreich, sie werden Ihre Praktikanten auch unmotiviert und unmotiviert zurücklassen.

Ihr Praktikumsprogramm für Eventplanung sollte bei Ihren Teilnehmern einen bleibenden Eindruck hinterlassen, die Stärken der Beteiligten ausspielen und die Produktivität an Ihrem Arbeitsplatz maximieren.

Dieses Stück wird Ihrem Veranstaltungsplanungsunternehmen oder Veranstaltungsteam helfen, die Stärken Ihrer Praktikanten zu identifizieren und zu nutzen. Sobald Sie dies getan haben, können Sie die erforderlichen Aufgaben dem richtigen Praktikanten zuweisen, um maximale Effizienz zu gewährleisten und Ihrem Unternehmen zugute zu kommen.

Finden Sie die Stärken Ihrer Praktikanten heraus

Ihre Praktikanten sind angekommen, aber sind sie bereit, mit der Arbeit zu beginnen? Zu oft geben viele Unternehmen ihren Praktikanten allgemeine Aufgaben ohne Rücksicht auf deren Interessen und Stärken. Dieser Ansatz kann zu einer geringeren Produktivität Ihres Unternehmens führen und die Moral Ihrer Praktikantenklasse verringern.

Finden Sie stattdessen heraus, was die Stärken und Schwächen Ihrer Praktikanten sind, und weisen Sie die Aufgaben entsprechend zu. Einige Praktikanten haben eine Stärke für Dateneingabe/Tabellenkalkulation, einige sind sozial veranlagt und andere sind kreativ veranlagt.

Verwenden Sie bei Ihrer Ankunft einen Strengthsfinder-Test, um die Interessen, Stärken und Schwächen Ihrer Praktikanten zu ermitteln. Warum gibt es hier? Warum haben sie dieses spezielle Praktikum bei Ihrem Veranstaltungsplanungsteam oder Unternehmen absolviert?

Sobald Sie das alles verstanden haben, können Sie direkt damit beginnen, jede Aufgabe zuzuweisen, die ihre Effizienz maximiert.

Maximieren Sie den Einsatz Ihrer Praktikanten mit diesen fünf Aufgaben

Die folgenden Aufgaben geben Ihren Praktikanten nützliche Fähigkeiten, die sie nach dem Ende ihres Praktikums mitnehmen können, während sie gleichzeitig die Produktivität Ihrer Praktikantenklasse für Ihr Veranstaltungsplanungsunternehmen oder -team maximieren.

1. Posten in sozialen Medien

Social Media Outreach während der Eventplanung ist von unschätzbarem Wert.

Eine konsistente Posting-Strategie und -Ausführung sind notwendig, um die Teilnehmerzahlen zu halten und/oder zu steigern. Während die meisten jungen Erwachsenen umfangreiche Erfahrungen mit sozialen Medien mitbringen, sind sie oft nicht bereit, eine vollständige soziale Strategie zu verwalten.

Dies bedeutet jedoch nicht, dass sie Ihnen nicht bei der Umsetzung Ihrer bestehenden Strategie helfen können. Praktikanten können Links und andere Materialien zu Ihren Veranstaltungen in Ihren Konten posten (Registrierungslinks, Videoanzeigen, Blog-Beiträge usw.), Live-Tweets während Veranstaltungen und zukünftige Beiträge planen.

Stellen Sie sicher, dass Sie klare Markenrichtlinien haben, die Ihre Praktikanten befolgen können. Sehen Sie sich die Social-Media-Richtlinien von Shift Communications an, während Sie Ihre eigenen entwerfen.

2. Besetzung der Veranstaltung

Wie können Ihre Praktikanten besser lernen, was es braucht, um eine Veranstaltung zu leiten, als an der Veranstaltung selbst zu arbeiten? Lassen Sie Ihre Praktikanten an verschiedenen Veranstaltungstischen (Registrierung, VIP-Bereiche usw.) assistieren, die Veranstaltungsfläche begehen, um Anweisungen zu geben und Veranstaltungsinformationen zu verteilen, und bei der Einrichtung der Veranstaltung helfen.

Unterschiedliche Veranstaltungsaufgaben erfordern unterschiedliche Fähigkeiten, und dies ist eine perfekte Gelegenheit, die identifizierten Stärken Ihrer Praktikanten auszuspielen. Hier sind ein paar Ideen für die Praktikantenvermittlung, wenn Ihr Geschäfts-/Veranstaltungsteam mehrere Praktikanten hat:

• Detail-/datenorientierte Praktikanten: Gut geeignet für Registrierungstische.
• Sozial veranlagte Praktikanten: gut geeignet, um die Veranstaltungsfläche zu begehen und Orientierung zu geben.
• Künstlerisch veranlagte Praktikanten: Gut geeignet für Eventaufbau und -dekoration.

Es ist wichtig, Ihre Praktikanten über die Besonderheiten Ihrer Veranstaltung und die von ihnen verwendete Software (einschließlich Registrierungssoftware, Check-in-Tools und Event-Apps) zu schulen und sie durch die wahrscheinlichsten Fragen zu führen, die sie von den Teilnehmern erhalten werden . Und vergessen Sie nicht, Ihren Praktikanten gegenüber zu betonen, wie wichtig es ist, erfahrene Mitarbeiter um Hilfe zu bitten.

Während der Veranstaltung sollte Ihr reguläres Veranstaltungspersonal Ihre Praktikanten routinemäßig untersuchen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft. Unabhängig davon, wie qualifiziert sie sind, fehlt den meisten Praktikanten die Erfahrung erfahrener Mitarbeiter und sie müssen durch den Prozess geführt werden.

3. Schreiben von Event-Blog-Beiträgen und anderen grundlegenden Inhalten

Nicht alle Jugendlichen sind für diese Aufgabe geeignet. Das Schreiben eignet sich am besten für kreative Praktikanten, die viele leicht verdauliche Inhalte bereitstellen können, die Ihrem Blog helfen, Follower und Ihre Veranstaltung mehr Teilnehmer anzuziehen.

Hier sind einige beispielhafte Blog-Themen für Ihre Praktikanten:

• Die XX wichtigsten Gründe für die Teilnahme an der XX-Veranstaltung
• XX Lektionen, die Sie von unserer Veranstaltung lernen können
• Top XX Redner bei früheren XX Veranstaltungen

Lassen Sie Ihren Praktikanten etwas kreative Freiheit beim Schreiben von Blogbeiträgen, aber lassen Sie ihnen nicht freien Lauf. Legen Sie den Blog-Fokus klar fest und geben Sie Ihre Ziele für deren Inhalt an. Der beste Weg, dies zu tun, ist die Bereitstellung eines Styleguides, der Ihre Erwartungen für jeden Blog-Beitrag auflistet.

4. Zusammenstellung von Daten aus Post-Event-Umfragen

Diese Aufgabe eignet sich gut für datenversierte Praktikanten, die Tabellenkalkulationen lieben und eher mit der linken Gehirnhälfte denken. Das Zusammenstellen von Daten erfordert nicht viel Anleitung, außer das System zu erklären und Ihren Praktikanten damit arbeiten zu lassen.

Lassen Sie Ihren Praktikanten Daten eingeben und in Excel-Diagramme umwandeln oder erstellen Sie Berichte basierend auf Ihren Daten. Wie bei jeder Praktikantenaufgabe sollte eines Ihrer Teammitglieder die Arbeit Ihres Praktikanten regelmäßig überprüfen. Denken Sie daran, dass ein Praktikum eine Lernerfahrung ist und dass nicht jeder Moment ein Produktivitätsschub ist.

Wenn Ihr Datenpraktikant das Interesse, aber nicht das Know-how für die Arbeit mit großen Datenmengen in Tabellenkalkulationen hat, vereinbaren Sie eine erste Schulungssitzung und geben Sie ihm einige Leitfäden, auf die er zurückgreifen kann.

5. Zusammenstellen von „Swag“-Kits für Event-Teilnehmer

Das Zusammenstellen von Swag-Kits ist eine perfekte Aufgabe für Praktikanten. Sie können die T-Shirts, Notizblöcke und gebrandeten Telefonladegeräte einsammeln, während Sie dafür sorgen, dass alle beweglichen Teile der Veranstaltung zusammenkommen.

Bevor Sie diese Aufgabe übergeben, erstellen Sie für Ihren Praktikanten eine Checkliste aller Gegenstände, die in jeder Tasche enthalten sind. Dies ist eine ziemlich einfache Aufgabe, die Sie so ziemlich jedem Praktikanten zuweisen können, und Sie werden froh sein, dass Sie sie weitergegeben haben, wenn das Event näher rückt!

Andere Event-Management-Ressourcen

Capterra kann Ihnen nicht nur bei Ihren Eventplanungspraktikanten helfen, sondern wir sind auch auf Eventtechnologie, Software und Best Practices im Capterra Eventmanagement-Blog spezialisiert.

Wenn Ihnen dieser Artikel gefallen hat und Sie mehr über alles Neue im Eventmanagement und andere Artikel in unserem Blog erfahren möchten:

• 3 Event-Marketing-Strategien, um Millennials zu erreichen
• 5 Metriken, die Ihren Event-ROI bestimmen
• 3 Produktivitätstipps für vielbeschäftigte Veranstaltungsplaner