Takip süresi evden çalışırken sizi nasıl daha üretken hale getirebilir?

Evden çalışırken, işe gidip gelmemek, biraz daha uyuma şansına sahip olmak veya öğle yemeği için ev yapımı bir yemek yapmak gibi bu iş ortamının ayrıcalıklarından yararlanabilirsiniz.

Bununla birlikte, evde dikkat dağıtıcı şeylerle uğraşmak, rutin eksikliği veya bir ofiste olduğundan daha az üretken olmak gibi uzaktan çalışmanın bazı zorlukları vardır. Bildiğiniz gibi, verimsiz olduğunuzda, tüm görevlerinizi bitirmek için genellikle daha fazla zaman harcarsınız.

Chubb tarafından yapılan yeni ankete göre, ABD'deki bazı çalışanlar aslında tele-çalışırken daha fazla saat kaydediyor. Kesin olmak:

• Katılımcıların %37'si daha uzun saatler çalışıyor ve
• %17'si haftada fazladan 10 saatten fazla giriş yapıyor.

Artık, fazla çalışmayı önlemenin anahtarı, çalışma saatlerinizi takip etmek gibi üretkenliği yeniden kazanmak için doğru yöntemleri bulmaktır. İzleme süresini evden çalışırken daha üretken hale getirmenin 7 yolunun bir listesini topladık.

Zaman takibi ile şu alışkanlıkları nasıl benimseyeceğinizi öğreneceksiniz:

• gününüzü verimlilik zirvelerinize göre düzenleyin,
• önceden programlanmış aralıklarla çalışmak,
• iş yükünüzü daha iyi yönetin,
• yinelenen görevlerinizi takip edin ve
• Çalışma zamanınız ve boş zamanınız arasında sınırlar oluşturun.

Ayrıca, zaman takibi size şu konularda yardımcı olacaktır:

• ertelemekten kaçının,
• çoklu görevden kaçının.

Evden çalışırken zamanı günlüğe kaydederek verimliliğinizi nasıl artıracağınızı göstermeden önce, izleme süresinin diğer önemli avantajlarına bir göz atalım.

Evden çalışırken zamanı takip etmenin faydaları

Uzaktan çalışma sırasında zaman takibinin ana faydalarından biri, nasıl daha verimli olacağınızı öğrenmenizdir. Bunun dışında, zamanınızı kaydetmenin başka olumlu yönleri de vardır, örneğin:

• Performansınızı şeffaf tutmak . Yöneticiniz ve patronunuz gün boyunca ne üzerinde çalıştığınızı bilmek istiyor. Tamamlanan her görevin ve bitirmek için gereken sürenin kaydını tutarsanız, iş gününüz hakkında net bir genel bakış elde edersiniz. Ardından, bu genel bakışı amirlerinizle paylaşabilirsiniz.
• Kazançlarınızı takip etmek. Serbest çalışan iseniz, bir proje üzerinde çalışmak için harcanan tam sürenin bir kaydını tutmanız gerekir. Bu raporlar, kullandığınız ödeme yöntemi ne olursa olsun, ödemenizi düzgün bir şekilde almanızı sağlayacaktır.
• Fazla mesai yaptığına dair kanıtın olması. İşiniz gece yarısı yağını yakmanızı gerektirdiğinde, bu ekstra saatleri kaydettiğinizden emin olun. Daha sonra, fazla mesainizi yöneticinize bildirebilirsiniz.
• İlerlemenizi izliyorum. Tüm görevler için harcadığınız zamanı takip ederek, özellikle uzaktan çalışma sırasında çok değerli bilgiler olabilecek işinizin ilerlemesini takip edebileceksiniz.

Zaman izleme yöntemleri söz konusu olduğunda, zamanınızı izlemek için bir elektronik tablo veya bir kalem ve kağıt kullanabilirsiniz. Bir zaman izleme yazılımı seçerseniz, zamanınızı bir zamanlayıcı ile, saatlerinizi manuel olarak ekleyerek veya bir zaman çizelgesi ile takip edebilirsiniz. Buradan kaydolarak zaman izleyicimizle deneyin.

İzleme süresini evden çalışırken daha üretken hale getirmenin 7 yolu

Şimdi, evden çalışırken zaman takibinin sizi nasıl daha üretken hale getirebileceğine daha yakından bakalım. Şunları yapmanıza yardımcı olabilir:

1. gününüzü verimlilik zirvelerinize göre düzenleyin,
2. önceden programlanmış aralıklarla çalışmak,
3. iş yükünüzü daha iyi yönetin,
4. yinelenen görevlerinizi takip edin,
5. Çalışma zamanı ve boş zaman arasında sınırlar oluşturmak,
6. ertelemeyi en aza indirmek ve
7. çoklu görev yapmamaya çalışın.

1. Gününüzü üretkenlik zirvelerinize göre düzenleyin

Gün boyunca, üretkenliğinizin belirli zamanlarda arttığını fark edebilirsiniz. Öte yandan, işinize odaklanamadığınız ve etkisiz kaldığınız dönemler de vardır. Bu, Sam Carpenter tarafından icat edilen bir terim olan biyolojik prime time nedeniyle olur.

Biyolojik asal zamanınız, bir günde en verimli saatlerinizi içerir. Bu saatler ultradiyen ritimlerinize – vücudunuzun bir gün boyunca geçirdiği döngülere – bağlıdır.

Herkesin kendi biyolojik prime zamanı vardır. Bu nedenle, sabahın erken saatlerinde başarılı olan Twitter CEO'su Jack Dorsey gibi bazı insanlar sabahları çalışmayı daha kolay buluyor. Öte yandan, bazı insanlar işlerini öğleden sonra veya gece yapmayı tercih ederler.

Zaman takibi, gününüzü düzenlemenize nasıl yardımcı olabilir?

Biyolojik asal zamanınızı hesaplamak istiyorsanız, enerji seviyelerinizi 3 hafta boyunca takip etmeniz gerekir. Ve bunu yapmanın en iyi yolu, zamanınızı ve tüm iş aktivitelerinizi takip etmektir. Üretken sürelerinizi şu şekilde hesaplayabilirsiniz:

• Tüm görevleriniz dahil olmak üzere 3 hafta boyunca çalışma saatlerinizi kaydedin.
• Ardından, sonuçlarınızı analiz edin. Her hafta yaptığınız aynı görevlere bir göz atın ve bunları bitirmek için ihtiyaç duyduğunuz süreleri karşılaştırın. İşte yinelenen bir görev için bir örnek "Haftalık rapor hazırlama".

Birinci Hafta : İlk hafta boyunca görev bir buçuk saat sonra tamamlandı. Görev sabah 9'dan 10.30'a kadar yapıldı.

İkinci Hafta : İkinci hafta boyunca görev üç saatte tamamlandı. Görev, öğleden sonra 14:00 ile 17:00 arasında yapıldı.

Üçüncü Hafta : Üçüncü hafta boyunca, görev iki buçuk saat sonra tamamlandı. Görev, öğleden sonra erken saatlerde, öğlen 12'den akşam 14.30'a kadar yapıldı.

Bu üç sonucu analiz edersek, en kısa sürenin sabahları bir buçuk saat olduğu sonucuna varabiliriz. Bu nedenle, görevi yapan kişi erken saatlerde en verimliydi, bu da biyolojik olarak en iyi zamanının sabah saatlerinde olduğu anlamına geliyor.

• Biyolojik asal zamanınızı öğrendiğinizde, bu veriler paha biçilmez hale gelir. En önemli ve en acil görevinizi seçebilecek ve biyolojik olarak en iyi zamanınızda önce üzerinde çalışabileceksiniz. Aynı zamanda, daha az önemli olan görevleri gün içinde diğer zamanlara bırakacaksınız.

Özetlemek gerekirse, izleme süresi, kendi biyolojik asal zamanınızı belirlemenize yardımcı olur, bu da size zamanınızı daha iyi yönetme ve üretkenliği artırma fırsatı verir.

2. Önceden programlanmış aralıklarla çalışın ️

Geleneksel bir çalışma ortamında, ofisteki en yaygın dikkat dağıtıcı şeyler konuşkan iş arkadaşları, yakındaki toplantılar ve hatta dış seslerdir. Ancak evden çalışırken çocuklarınız, evcil hayvanlarınız veya oda arkadaşlarınız sizi rahatsız edebilir. Bu nedenle, ödevlerinize dikkat çekmek imkansız bir görev gibi görünebilir.

Tam olarak işinize konsantre olmanın bir yolunu arıyorsanız, ancak ara sıra kısa molalar veriyorsanız, önceden planlanmış aralıklarla çalışmayı denediğinizden emin olun. Kurallar basittir: çalışma aralıklarının uzunluğunu seçmeniz ve buna bağlı kalmanız gerekir.

Pomodoro zaman yönetimi tekniğini kullanmanızı öneririz. Bu yöntem size yardımcı olacaktır:

• Çalışma oturumları sırasında tüm dikkatinizi görevlerinize vererek verimliliğinizi artırın ve
• Düzenli molalar vererek beyninizi yeniden başlatın.

Pomodoro tekniğinde zaman takibi size nasıl yardımcı olabilir?

Pomodoro tekniğini kullanmak için zamanınızı bir zamanlayıcı veya kronometre ile kaydetmeniz gerekir. Her çalışma oturumu/döngüsü Pomodoro olarak adlandırılır. İşte süreç nasıl görünüyor:

• 25 dakikalık bir zamanlayıcı ayarlayın – bu sizin ilk çalışma seansınız.
• Bu 25 dakika boyunca işinize odaklanın ve kimsenin dikkatinizi dağıtmasına izin vermeyin.
• Alarm çaldığında çalışmayı bırakın.
• 5 dakikalık bir mola verin. Şimdi sağlıklı bir şeyler atıştırmanın veya oda arkadaşlarınızla sohbet etmenin tam zamanı.
• Molanız bittiğinde 25 dakika daha çalışmaya devam edin. Ardından, başka bir hızlı mola verin.
• Dört döngüyü (dört Pomodoro) tamamladıktan sonra, 20 dakikalık daha uzun bir mola vermenin zamanı geldi. Bu mola, ailenizle öğle yemeği yemek veya arkadaşınızı aramak için mükemmeldir.
• Görevlerinizi bitirene veya iş gününüz bitene kadar bu rutini tekrarlayın.

Pomodoro tekniği ile çalışma saatlerinizi takip etmek, odaklanma ve verimlilik seviyenizi artıracaktır. Ayrıca, her dakikayı takip ettiğinizde, gerekenden daha uzun süre çalışmanız daha az olasıdır. Böylece tükenmişliği önleyecek ve boş zamanınızın tadını çıkarabileceksiniz.

Bu 25 dakikalık seansların dışında biraz daha uzun aralıklarla çalışmayı da deneyebilirsiniz. Ayrıca, görevleriniz bazen daha uzun oturumlar gerektirebilir.

New York Times üretkenlik köşe yazarı Tony Schwartz, bu yöntemin kullanılmasını tavsiye ediyor: 90 dakika çalışma, ardından daha uzun bir mola, yaklaşık 15 dakika. Onun fikri yukarıda bahsedilen ultradian ritimle uyumludur.

Ayrıca, HuffPost için yazdığı makalesinde Schwartz, uyku araştırmacısı Nathan Kleitman'dan bahseder. Kleitman, temel dinlenme aktivite döngüsünü (BRAC) keşfetmesiyle ünlüdür. Bu döngü uyuduğumuzda gerçekleşir ve 85 ile 90 dakika (yetişkinler için) ve 55-60 dakika (bebekler için) arasında sürer. Bu 90 dakika boyunca beynimiz uykunun beş aşamasından geçer (dinlenme ve aktivite aşaması dahil).

Şimdi, Schwartz, Kleitman'ın, vücudumuzun bu 90 dakikalık döngüleri gün içinde, biz uyanıkken yaşadığını iddia ettiğini de belirtiyor. Bu nedenle Schwartz, 60-90 dakikalık kesintisiz odaklanma seanslarında çalışmanın gelişmiş üretkenliğin anahtarı olduğuna inanıyor.

3. İş yükünüzü daha iyi yönetmeyi öğrenin

Uzaktan çalışma, fiziksel olarak etrafta yönetici ve patron olmadan tek başına çalışmayı ima ettiğinden, çalışırken daha rahat hissedeceksiniz. Bu harika, ama fazla rahat olma. Hala işinizden sorumlusunuz. Ayrıca, bir ofiste çalışıyormuşsunuz gibi aynı kalitede iş sağlamanın bir yolunu bulmanız gerekiyor. Ayrıca, iş yükünüzü halletmek ve görevlerinizi son teslim tarihlerinden önce teslim etmek size kalmış.

Bildiğiniz gibi, tüm günlük görevler aynı değildir. Bu karmaşık görevler genellikle yapılması için daha fazla zaman ve enerji gerektirir. Bu nedenle, tüm görevleri tamamlayabilmeniz için iş yükünüzü uygun şekilde düzenlemeniz gerekir.

Zaman takibi, görev yönetiminde size nasıl yardımcı olabilir?

Tüm günlük görevleri zamanında bitirmek için, zamanınızı takip ettiğinizden ve her görevi not ettiğinizden emin olun. Zamanınızı izlerken şunları bileceksiniz:

️Her bir görevi ne kadar sürede bitirmeniz gerektiğini,

️Gün için halihazırda tamamladığınız görevler ve

️Günün sonunda hala tamamlamanız gereken görevler.

Böyle bir genel bakışa sahip olmanın önemli bir faydası vardır – bir gece önceden yapılacaklar listesi hazırlayabileceksiniz. Bu nedenle, sabahları listedeki öğeleri kontrol etmeye başlamanız yeterlidir.

Gördüğünüz gibi, izleme süresi iş yükünüzü daha iyi yönetmenize yardımcı olur ve bu da verimliliğinizi artırır.

4. Yinelenen görevlerinizi takip edin

Yinelenen görevler, genellikle günlük, haftalık veya aylık olarak sık sık tekrarladığınız ödevlerdir. Örneğin, haftada birkaç toplantıya katılmanız gerekiyor. Veya e-postanızı her gün kontrol etmeniz gerekir.

Bu görevler önemsiz gibi görünse de bazen bunlarla uğraşmak için çok fazla zaman harcıyoruz.

Zaman izleme, yinelenen görevleri izlemenize nasıl yardımcı olabilir?

Uzaktan çalışma sırasında üretkenliğinizin neden düştüğünden emin değilseniz, yinelenen görevlerinizi kaydetmeye başlayın. Bu faaliyetler üzerinde çok fazla zaman harcadığınızı fark edebilirsiniz.

Örneğin, burada bir iş gününe genel bir bakış. Çeşitli projeler için birçok farklı görev görebiliriz.

Bunlardan biri, bir iş gününün başında ve sonunda izlenen bir etkinlik olan “e-postaları yanıtlama”dır. Burada ayrıca haftada bir gerçekleşen bir “toplantı” görevi görebiliriz.

İşte bu iki tekrarlayan görev için harcanan toplam süre.

Yani bu kişi bir buçuk saatini e-postalara ve toplantılara ayırıyor. Bu, özellikle yoğun bir gün geçirirken, tekrar eden bir görev için çok fazla zaman harcanmış gibi görünebilir.

Tekrarlayan ödevlerinizi takip etmek, bu etkinliklere günde kaç saat ayırdığınızı anlamanıza yardımcı olur. Ardından, bazılarını otomatikleştirerek veya diğer iş arkadaşlarınıza devrederek bu görevleri sınırlayabileceksiniz. Daha az yinelenen göreve sahip olmak, dikkatinizi daha önemli görevlere yönelteceğiniz ve daha üretken olacağınız anlamına gelir.

• Bonus ipucu: Ne zaman tekrar eden işler yapmak için motivasyonsuz hissediyorsanız, kendinize yatıştırıcı vuruşlarla kendinizi şımartın. Ayrıca, belirli müzik türleri üretkenliğinizi artırabilir. Örneğin, sözleri olmayan neşeli müzik, tekrarlayan görevlerle uğraşırken verimliliğinizi artırmanıza yardımcı olabilir. Müzik yerine ilgi çekici konuşmaları dinlemeyi tercih ediyorsanız, seçtiğiniz bir motivasyonel podcast'i tercih edebilirsiniz.

5. Çalışma zamanı ve boş zaman arasında sınırlar oluşturun

Oturma odanız çalıştığınız yer olduğunda, çalışma ve boş zaman arasında sınır koymak zor olabilir. Ama yalnız değilsin.

Chubb tarafından daha önce bahsedilen çalışmada belirtildiği gibi, ABD çalışanlarının sadece %43'ü iş ve aile faaliyetlerini birbirinden ayırmada başarılı olduklarına inanıyor. Bu sorunla mücadele etmek, genellikle iş için gerekenden daha fazla saat harcanması anlamına gelir.

Şimdi, daha uzun saatler çalışırken üretken miyiz? Pek değil. Stanford araştırmasına göre, haftada 48 saat veya daha az çalıştığımızda, “çıktımız haftalık çalışılan saatlerle orantılı olma eğilimindedir”. Ancak haftada 48 saatten fazla çalıştığımızda verimliliğimiz düşmeye başlar.

Zaman takibi, iş ve serbest zaman ayırmanıza nasıl yardımcı olabilir?

Bu nedenle, günün sonunda çalışmayı bırakamıyorsanız, zamanınızı izlemeye başlayın. Zamanınızı takip ederek, çalışma saatlerinizin ne zaman başladığını ve ne zaman bitmesi gerektiğini tam olarak bileceksiniz. Bunu fark ettiğinizde, iş gününüzü bitirmek ve fikrinizi işten kişisel faaliyetlere geçirmek için sağlam bir nedeniniz olacak.

Bir başka yararlı ipucu da, vardiyanız bitmeden bir saat önce çalacak bir alarm ayarlamaktır. Bu size iş gününüzün neredeyse bittiğini hatırlatacaktır. Ayrıca son bir saatinizi işlerinizi bitirmek için kullanabilir ve ardından ertesi gün için yapılacaklar listesi oluşturabilirsiniz. Ardından, listeyi takip ederek tahminlerinizi test edebilir ve gerekirse değişiklik yapabilirsiniz.

6. Ertelemeyi en aza indirin

Hepimiz bazen erteleme eğilimindeyiz. Aslında, erteleme anketinin sonuçları, katılımcıların çoğunluğunun, tam olarak %88'inin günde en az bir saat ertelediğini gösteriyor. Artık evden çalışırken kolayca dikkatiniz dağılabilir ve böylece yeni bir proje üzerinde daha sonra veya yarın çalışmaya başlamaya karar verebilirsiniz. Bildiğiniz bir sonraki şey, iş gününüz geçti ve çok üretken olmadınız.

Zaman izleme, procastrinasyon konusunda size nasıl yardımcı olabilir?

Ertelemeye son vermek için Clockify gibi bir zamanlayıcı uygulaması kullanarak zamanınızı kaydetmeye başlayın.

Bu uygulamayı nasıl kullanacağınız aşağıda açıklanmıştır:

• Hesap oluştur.
• Bir görev üzerinde çalışmaya başladığınızda bir zamanlayıcı başlatın. Şu anda yapmakta olduğunuz görevin bir açıklamasını eklediğinizden emin olun.

• Görevinizi tamamladığınızda bir zamanlayıcıyı durdurun.
• Diğer ödevleriniz için bu işlemi tekrarlayın.

Erteleme söz konusu olduğunda, bir zamanlayıcı kullanmak çok önemlidir, çünkü bir zamanlayıcının çalıştığını görmek, herhangi bir değerli anı boşa harcamanıza engel olur. Bu nedenle, ödevlerinizi sonraya ertelemek yerine, o anda onlarla ilgilenirsiniz, bu da zaman yönetimi becerilerinizi geliştirir. Sonunda üretkenliğinizi yeniden kazanacaksınız ve gününüzü başarıyla bitireceksiniz.

7. Çoklu görev yapmamaya çalışın

Ev ofisinizi çocuklarla paylaşmak bazen, iş sorunlarıyla uğraşırken ev ödevlerini yapıp yapmadıklarına çok dikkat etmeniz gerektiği anlamına gelir. Ya da belki iş ve kişisel etkinlikleri karıştırmıyorsunuz, ancak çevrimiçi bir toplantıya katılırken e-postaları yanıtlama alışkanlığınız var.

Her iki görevi de aynı anda yapabileceğinizi düşünebilirsiniz. Ancak çoğu insan, süper görevliler dışında, projeler ve görevler arasında hata yapmadan geçiş yapma bilişsel yeteneğine sahip değildir. Nüfusun yalnızca yaklaşık %2,5'i süper görevlidir ve onlar için çoklu görev daha iyi performans sağlar.

Ancak, bu süper güçlere sahip değilseniz (ki sorun değil), çoklu görevlerden uzak durmanızı öneririz.

Zaman izleme, çoklu görevleri durdurmanıza nasıl yardımcı olabilir?

Aynı anda iki aktivite ile uğraşmayı bırakmanın en kolay yolu çalışma saatlerinizi takip etmeye başlamaktır. Zamanınızı kaydederken, görevinizin açıklamasını girmeniz gerekir. Bu nedenle, aynı anda iki ödevi yazamazsınız. Bu nedenle zaman takibi size yardımcı olacaktır:

️Dikkatinizi bir seferde bir göreve odaklayın ve

️İş gününüze dair doğru bir genel bakışa sahip olun.

Sonuç olarak, performansınız da artacaktır.

Çözüm

Dikkatinizi işinize odaklamayı ve uzaktan çalışma sırasında üretkenliğinizi sürdürmeyi zor buluyorsanız, çalışma saatlerinizi takip etmeye başlayın. Bu blog gönderisinde, zaman takibinin üretkenliğinizi artırmasının en iyi yollarının bir listesini topladık. Bu teknikler, önceden belirlenmiş aralıklarla çalışmak gibi yeni, yapıcı alışkanlıkları nasıl edineceğinizi gösterir. Ayrıca bu yöntemler, erteleme gibi zararlı rutinlere son vermenizi teşvik eder.