Wie die Zeiterfassung Sie produktiver machen kann, während Sie von zu Hause aus arbeiten

Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, können Sie die Privilegien dieser Arbeitsumgebung genießen, z. B. kein Pendeln, die Möglichkeit, etwas länger zu schlafen oder ein hausgemachtes Essen zum Mittagessen zuzubereiten.

Es gibt jedoch einige Herausforderungen bei der Fernarbeit, wie z. B. den Umgang mit Ablenkungen zu Hause, fehlende Routine oder weniger Produktivität als im Büro. Wie Sie bereits wissen, verbringen Sie normalerweise mehr Zeit mit der Arbeit, wenn Sie ineffizient sind, um alle Ihre Aufgaben zu erledigen.

Laut der neuen Umfrage von Chubb verzeichnen einige Mitarbeiter in den USA tatsächlich mehr Stunden bei der Telearbeit. Um genau zu sein:

• 37 % der Teilnehmer arbeiten länger, und
• 17 % arbeiten mehr als 10 zusätzliche Stunden pro Woche.

Jetzt liegt der Schlüssel zur Verhinderung von Überarbeitung darin, die richtigen Methoden zu finden, um die Produktivität wiederzuerlangen, wie z. B. die Aufzeichnung Ihrer Arbeitszeiten. Wir haben eine Liste mit 7 Möglichkeiten zusammengestellt, wie die Zeiterfassung Sie produktiver machen kann, während Sie von zu Hause aus arbeiten.

Mit der Zeiterfassung lernen Sie, diese Gewohnheiten anzunehmen:

• Organisieren Sie Ihren Tag nach Ihren Produktivitätsspitzen,
• Arbeit in vorab festgelegten Intervallen,
• verwalten Sie Ihre Arbeitsbelastung besser,
• Verfolgen Sie Ihre wiederkehrenden Aufgaben und
• Schaffen Sie Grenzen zwischen Ihrer Arbeitszeit und Ihrer Freizeit.

Außerdem hilft Ihnen die Zeiterfassung:

• Vermeiden Sie Verzögerungen,
• Multitasking vermeiden.

Bevor wir Ihnen zeigen, wie Sie Ihre Produktivität steigern können, indem Sie die Zeit von zu Hause aus erfassen, werfen wir einen Blick auf andere wichtige Vorteile der Zeiterfassung.

Die Vorteile der Zeiterfassung bei der Arbeit von zu Hause aus

Einer der Hauptvorteile der Zeiterfassung bei der Telearbeit besteht darin, dass Sie lernen, effizienter zu arbeiten. Abgesehen davon gibt es noch weitere positive Aspekte der Zeiterfassung, wie zum Beispiel:

• Halten Sie Ihre Leistung transparent . Ihr Vorgesetzter und Ihr Chef möchten wissen, woran Sie den ganzen Tag arbeiten. Wenn Sie jede abgeschlossene Aufgabe und die dafür benötigte Zeit aufzeichnen, erhalten Sie einen klaren Überblick über Ihren Arbeitstag. Anschließend können Sie diese Übersicht mit Ihren Vorgesetzten teilen.
• Verfolgen Sie Ihre Einnahmen. Wenn Sie ein Freiberufler sind, müssen Sie die genaue Zeit, die Sie für die Arbeit an einem Projekt aufgewendet haben, dokumentieren. Diese Berichte stellen sicher, dass Sie unabhängig von der verwendeten Zahlungsmethode ordnungsgemäß bezahlt werden.
• Einen Nachweis über Ihre Überstunden zu haben. Wann immer Ihr Job es erfordert, dass Sie das Mitternachtsöl verbrennen, achten Sie darauf, diese zusätzlichen Stunden zu protokollieren. Später können Sie Ihren Vorgesetzten dann über Ihre Überstunden informieren.
• Beobachten Sie Ihren Fortschritt. Indem Sie die Zeit verfolgen, die Sie für alle Aufgaben aufwenden, können Sie den Fortschritt Ihrer Arbeit verfolgen, was insbesondere bei der Telearbeit von unschätzbarem Wert sein kann.

Wenn es um Zeiterfassungsmethoden geht, können Sie eine Tabelle oder Stift und Papier verwenden, um Ihre Zeit zu überwachen. Wenn Sie sich für eine Zeiterfassungssoftware entscheiden, können Sie Ihre Zeit entweder mit einem Timer erfassen, indem Sie Ihre Stunden manuell hinzufügen, oder mit einem Stundenzettel. Probieren Sie es mit unserer Zeiterfassung aus, indem Sie sich hier anmelden.

7 Möglichkeiten, wie die Zeiterfassung Sie produktiver machen kann, während Sie von zu Hause aus arbeiten

Lassen Sie uns nun einen genaueren Blick darauf werfen, wie die Zeiterfassung Sie produktiver machen kann, wenn Sie von zu Hause aus arbeiten. Es kann Ihnen helfen:

1. Organisieren Sie Ihren Tag nach Ihren Produktivitätsspitzen,
2. Arbeit in vorab festgelegten Intervallen,
3. verwalten Sie Ihre Arbeitsbelastung besser,
4. Verfolgen Sie Ihre wiederkehrenden Aufgaben,
5. Grenzen zwischen Arbeitszeit und Freizeit schaffen,
6. Minimieren Sie das Aufschieben und
7. versuche kein Multitasking.

1. Organisieren Sie Ihren Tag nach Ihren Produktivitätsspitzen

Im Laufe des Tages stellen Sie möglicherweise fest, dass Ihre Produktivität zu bestimmten Zeiten floriert. Andererseits gibt es Zeiten, in denen Sie sich bei der Arbeit nicht konzentrieren können und ineffektiv sind. Dies geschieht aufgrund Ihrer biologischen Hauptsendezeit, ein Begriff, der von Sam Carpenter erfunden wurde.

Ihre biologische Hauptsendezeit umfasst Ihre produktivsten Stunden an einem Tag. Diese Stunden hängen von Ihren ultradianen Rhythmen ab – den Zyklen, die Ihr Körper an einem Tag durchläuft.

Jeder hat seine eigene biologische Blütezeit. Aus diesem Grund fällt es manchen Menschen leichter, morgens zu arbeiten, wie Twitters CEO Jack Dorsey, der in den frühen Morgenstunden so richtig aufblüht. Andererseits erledigen manche Menschen ihre Aufgaben lieber am späten Nachmittag oder in der Nacht.

Wie kann Zeiterfassung Ihnen helfen, Ihren Tag zu organisieren?

Wenn Sie Ihre biologische Hauptsendezeit berechnen möchten, müssen Sie Ihr Energieniveau 3 Wochen lang im Auge behalten. Und das geht am besten, indem Sie Ihre Zeit und alle Arbeitsaktivitäten verfolgen. So können Sie Ihre produktiven Zeiten berechnen:

• Protokollieren Sie 3 Wochen lang Ihre Arbeitszeiten – inklusive all Ihrer Aufgaben.
• Analysieren Sie dann Ihre Ergebnisse. Sehen Sie sich die gleichen Aufgaben an, die Sie jede Woche hatten, und vergleichen Sie die Zeiten, die Sie für ihre Erledigung benötigten. Hier ist ein Beispiel für eine wiederkehrende Aufgabe „Erstellen eines Wochenberichts“.

Woche eins : In der ersten Woche war die Aufgabe nach anderthalb Stunden erledigt. Die Aufgabe wurde morgens von 9.00 bis 10.30 Uhr erledigt.

Zweite Woche : In der zweiten Woche wurde die Aufgabe in drei Stunden erledigt. Die Aufgabe wurde am Nachmittag von 14 bis 17 Uhr erledigt.

Woche drei : In der dritten Woche war die Aufgabe nach zweieinhalb Stunden erledigt. Die Aufgabe wurde am frühen Nachmittag von 12:00 bis 14:30 Uhr erledigt.

Wenn wir diese drei Ergebnisse analysieren, können wir schlussfolgern, dass die kürzeste Zeitspanne anderthalb Stunden am Morgen betrug. Daher war die Person, die die Aufgabe erledigt, in den frühen Morgenstunden am produktivsten, was impliziert, dass ihre biologische Hauptzeit in den Morgenstunden liegt.

• Sobald Sie Ihre biologische Blütezeit kennen, werden diese Daten von unschätzbarem Wert. Sie können Ihre wichtigste und dringendste Aufgabe auswählen und in Ihrer biologischen Blütezeit zuerst bearbeiten. Gleichzeitig werden Sie diese weniger wichtigen Aufgaben für andere Tageszeiten aufheben.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Zeiterfassung Ihnen hilft, Ihre eigene biologische Hauptsendezeit zu identifizieren, was Ihnen die Möglichkeit gibt, Ihre Zeit besser zu verwalten und die Produktivität zu steigern.

2. Arbeiten Sie in vorab festgelegten Intervallen️

In einer traditionellen Arbeitsumgebung sind die häufigsten Ablenkungen im Büro gesprächige Kollegen, Meetings in der Nähe und sogar Geräusche von draußen. Aber wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, könnten Sie von Ihren Kindern, Haustieren oder Mitbewohnern belästigt werden. Daher kann es wie eine unmögliche Aufgabe erscheinen, die Aufmerksamkeit auf Ihre Aufgaben zu richten.

Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, sich voll und ganz auf die Arbeit zu konzentrieren, aber gelegentlich kurze Pausen einzulegen, versuchen Sie unbedingt, in vorab festgelegten Intervallen zu arbeiten. Die Regeln sind einfach: Sie müssen die Länge der Arbeitsintervalle wählen und sich daran halten.

Wir empfehlen die Verwendung der Pomodoro-Zeitmanagementtechnik. Diese Methode hilft Ihnen:

• verbessern Sie Ihre Effizienz, indem Sie während der Arbeitssitzungen Ihre ganze Aufmerksamkeit auf Ihre Aufgaben richten, und
• Starten Sie Ihr Gehirn neu, indem Sie regelmäßige Pausen einlegen.

Wie kann Ihnen die Zeiterfassung bei der Pomodoro-Technik helfen?

Um die Pomodoro-Technik anzuwenden, müssen Sie Ihre Zeit mit einem Timer oder einer Stoppuhr protokollieren. Jede Arbeitssitzung/jeder Arbeitszyklus wird Pomodoro genannt. So sieht der Ablauf aus:

• Stellen Sie einen Timer auf 25 Minuten ein – dies ist Ihre erste Arbeitssitzung.
• Konzentrieren Sie sich in diesen 25 Minuten auf Ihre Arbeit und lassen Sie sich von niemandem ablenken.
• Wenn der Wecker klingelt, hören Sie auf zu arbeiten.
• Machen Sie eine 5-minütige Pause. Jetzt ist die Zeit für einen gesunden Snack oder ein Gespräch mit Ihren Mitbewohnern.
• Wenn Ihre Pause vorbei ist, arbeiten Sie noch 25 Minuten weiter. Dann machen Sie eine weitere kurze Pause.
• Nach vier Zyklen (vier Pomodoros) ist es Zeit für eine längere Pause von 20 Minuten. Diese Pause ist perfekt, um mit Ihrer Familie zu Mittag zu essen oder Ihren Freund anzurufen.
• Wiederholen Sie diese Routine, bis Sie Ihre Aufgaben erledigt haben oder bis Ihr Arbeitstag vorbei ist.

Das Verfolgen Ihrer Arbeitszeiten mit der Pomodoro-Technik wird Ihre Konzentration und Produktivität verbessern. Außerdem ist es unwahrscheinlicher, dass Sie länger als nötig arbeiten, wenn Sie jede Minute verfolgen. So vermeiden Sie Burnout und können Ihre Freizeit genießen.

Abgesehen von diesen 25-Minuten-Sitzungen können Sie auch versuchen, in etwas längeren Intervallen zu arbeiten. Außerdem erfordern Ihre Aufgaben manchmal längere Sitzungen.

Tony Schwartz, Produktivitätskolumnist der New York Times, empfiehlt diese Methode: 90 Minuten arbeiten, dann eine längere Pause machen, etwa 15 Minuten. Seine Idee steht im Einklang mit dem oben erwähnten ultradianen Rhythmus.

Außerdem erwähnt Schwartz in seinem Artikel für die HuffPost den Schlafforscher Nathan Kleitman. Kleitman ist berühmt für die Entdeckung des grundlegenden Ruhe-Aktivitäts-Zyklus (BRAC). Dieser Zyklus findet statt, wenn wir schlafen, und dauert zwischen 85 und 90 Minuten (für Erwachsene) und 55–60 Minuten (für Säuglinge). Während dieser 90 Minuten durchläuft unser Gehirn fünf Schlafphasen (inklusive Ruhe- und Aktivitätsphase).

Nun weist Schwartz darauf hin, dass Kleitman auch behauptete, dass unser Körper diese 90-Minuten-Zyklen tagsüber durchläuft, wenn wir wach sind. Daher glaubt Schwartz, dass das Arbeiten in 60-90-minütigen Sitzungen mit ununterbrochener Konzentration der Schlüssel zu gesteigerter Produktivität ist.

3. Lernen Sie, Ihre Arbeitsbelastung besser zu verwalten

Da Telearbeit bedeutet, alleine zu arbeiten, ohne dass Manager und Vorgesetzte physisch in der Nähe sind, werden Sie sich bei der Arbeit entspannter fühlen. Das ist großartig, aber machen Sie es sich nicht zu bequem. Sie sind weiterhin für Ihre Arbeit verantwortlich. Außerdem müssen Sie einen Weg finden, die gleiche Arbeitsqualität zu bieten, als ob Sie in einem Büro arbeiten würden. Außerdem liegt es an Ihnen, Ihr Arbeitspensum zu bewältigen und Ihre Aufgaben vor Ablauf der Fristen zu erledigen.

Wie Sie bereits wissen, sind nicht alle täglichen Aufgaben gleich. Diese komplexen Aufgaben erfordern in der Regel mehr Zeit und Energie. Daher müssen Sie Ihre Arbeitsbelastung richtig organisieren, damit Sie alle Aufgaben erledigen können.

Wie kann Ihnen die Zeiterfassung beim Aufgabenmanagement helfen?

Um alle täglichen Aufgaben pünktlich zu erledigen, achten Sie darauf, Ihre Zeit zu verfolgen und jede Aufgabe aufzuschreiben. Wenn Sie Ihre Zeit überwachen, wissen Sie:

️Wie lange Sie gebraucht haben, um jede Aufgabe zu erledigen,

️welche Aufgaben Sie für den Tag bereits erledigt haben, und

️welche Aufgaben Sie bis zum Ende des Tages noch erledigen müssen.

Einen solchen Überblick zu haben, hat einen großen Vorteil – Sie können am Vorabend eine To-Do-Liste erstellen. Am Morgen müssen Sie also nur die Punkte auf der Liste überprüfen.

Wie Sie sehen können, hilft Ihnen die Zeiterfassung, Ihre Arbeitsbelastung besser zu verwalten, was auch Ihre Produktivität steigert.

4. Verfolgen Sie Ihre wiederkehrenden Aufgaben

Wiederkehrende Aufgaben sind solche Aufgaben, die Sie normalerweise häufig wiederholen, entweder täglich, wöchentlich oder monatlich. Beispielsweise müssen Sie an mehreren Meetings pro Woche teilnehmen. Oder Sie müssen Ihre E-Mails jeden Tag abrufen.

Obwohl diese Aufgaben trivial erscheinen, verbringen wir manchmal zu viel Zeit mit ihnen.

Wie kann Zeiterfassung Ihnen helfen, wiederkehrende Aufgaben zu verfolgen?

Wenn Sie sich nicht sicher sind, warum Ihre Produktivität bei der Telearbeit leidet, fangen Sie an, Ihre wiederkehrenden Aufgaben zu protokollieren. Möglicherweise stellen Sie fest, dass Sie zu viel Zeit mit diesen Aktivitäten verbringen.

Hier ist zum Beispiel eine Übersicht über einen Arbeitstag. Wir sehen viele verschiedene Aufgaben für verschiedene Projekte.

Eine davon ist das „Beantworten von E-Mails“, eine Aktivität, die zu Beginn und am Ende eines Arbeitstages verfolgt wird. Wir können hier auch eine „Meeting“-Aufgabe sehen, eine Aktivität, die einmal pro Woche stattfindet.

Hier ist die Gesamtzeit, die für diese beiden sich wiederholenden Aufgaben aufgewendet wird.

Diese Person widmet also eineinhalb Stunden E-Mails und Besprechungen. Dies mag wie zu viel Zeit erscheinen, die für eine wiederkehrende Aufgabe aufgewendet wird, insbesondere an einem arbeitsreichen Tag.

Das Verfolgen Ihrer sich wiederholenden Aufgaben hilft Ihnen herauszufinden, wie viele Stunden Sie diesen Aktivitäten pro Tag widmen. Dann können Sie diese Aufgaben einschränken, indem Sie einige davon automatisieren oder an andere Kollegen delegieren. Weniger wiederkehrende Aufgaben bedeuten, dass Sie Ihre Aufmerksamkeit auf wichtigere Aufgaben richten und produktiver sein können.

• Bonus-Tipp: Wenn Sie sich unmotiviert fühlen, wiederkehrende Aufgaben zu erledigen, gönnen Sie sich ein paar beruhigende Beats. Außerdem können bestimmte Arten von Musik Ihre Produktivität steigern. Fröhliche Musik ohne Text kann beispielsweise helfen, Ihre Effizienz bei der Bewältigung sich wiederholender Aufgaben zu steigern. Wenn Sie lieber anregenden Gesprächen als Musik lauschen, können Sie sich für einen Motivations-Podcast Ihrer Wahl entscheiden.

5. Schaffen Sie Grenzen zwischen Arbeitszeit und Freizeit

Wenn Ihr Wohnzimmer der Ort ist, an dem Sie arbeiten, kann es schwierig sein, Grenzen zwischen Arbeitszeit und Freizeit zu ziehen. Aber du bist nicht allein.

Wie in der bereits erwähnten Studie von Chubb festgestellt, glauben nur 43 % der US-Beschäftigten, dass es ihnen gelingt, Beruf und Familie zu trennen. Mit diesem Problem zu kämpfen bedeutet oft, dass mehr Stunden für die Arbeit aufgewendet werden als nötig.

Sind wir produktiv, wenn wir länger arbeiten? Nicht ganz. Wenn wir 48 Stunden pro Woche oder weniger arbeiten, ist laut der Stanford-Studie unser „Output tendenziell proportional zu den wöchentlich geleisteten Arbeitsstunden“. Wenn wir jedoch mehr als 48 Stunden pro Woche arbeiten, beginnt unsere Produktivität zu sinken.

Wie kann Zeiterfassung Ihnen helfen, Arbeit und Freizeit aufzuteilen?

Wenn Sie also am Ende des Tages nicht aufhören können zu arbeiten, fangen Sie an, Ihre Zeit zu überwachen. Indem Sie Ihre Zeit im Auge behalten, wissen Sie genau, wann Ihre Arbeitszeit begonnen hat und wann Sie fertig sein müssen. Sobald Sie dies erkannt haben, haben Sie einen guten Grund, Ihren Arbeitstag zu beenden und Ihre Gedanken von der Arbeit auf persönliche Aktivitäten umzulenken.

Ein weiterer nützlicher Tipp ist, einen Wecker so einzustellen, dass er eine Stunde vor Schichtende klingelt. Dies wird Sie daran erinnern, dass Ihr Arbeitstag fast vorbei ist. Außerdem können Sie Ihre letzte Stunde nutzen, um Ihre Aufgaben zu erledigen und dann eine To-Do-Liste für den nächsten Tag zu erstellen. Wenn Sie dann der Liste folgen, können Sie Ihre Schätzungen testen und bei Bedarf Änderungen vornehmen.

6. Minimieren Sie das Aufschieben

Wir alle neigen dazu, manchmal zu zögern. Tatsächlich zeigen die Ergebnisse der Umfrage zum Thema Prokrastination, dass eine Mehrheit der Teilnehmer, genau 88 %, mindestens eine Stunde pro Tag aufschieben. Wenn Sie jetzt von zu Hause aus arbeiten, können Sie sich leicht ablenken lassen und sich entscheiden, später oder morgen an einem neuen Projekt zu arbeiten. Das nächste, was Sie wissen, ist, dass Ihr Arbeitstag vorbei ist und Sie nicht sehr produktiv waren.

Wie kann Ihnen die Zeiterfassung beim Prokastrieren helfen?

Um dem Aufschieben ein Ende zu bereiten, fangen Sie an, Ihre Zeit zu erfassen, indem Sie eine Timer-App wie Clockify verwenden.

So verwenden Sie diese App:

• Ein Konto erstellen.
• Starten Sie einen Timer, wenn Sie mit der Arbeit an einer Aufgabe beginnen. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Beschreibung der Aufgabe hinzufügen, die Sie gerade ausführen.

• Stoppen Sie einen Timer, wenn Sie Ihre Aufgabe beendet haben.
• Wiederholen Sie diesen Vorgang für Ihre anderen Aufgaben.

Wenn es um Prokrastination geht, ist die Verwendung eines Timers entscheidend, denn wenn Sie einen Timer laufen sehen, werden Sie keinen wertvollen Moment verschwenden. Anstatt Ihre Aufgaben auf später zu verschieben, erledigen Sie sie daher in diesem Moment, was auch Ihre Zeitmanagementfähigkeiten verbessert. Endlich werden Sie Ihre Produktivität wiedererlangen und Ihren Tag erfolgreich beenden.

7. Versuchen Sie kein Multitasking

Das Homeoffice mit Kindern zu teilen bedeutet manchmal, genau darauf zu achten, ob sie ihre Hausaufgaben machen, während sie sich selbst um berufliche Belange kümmern. Oder vielleicht kombinieren Sie Arbeit und private Aktivitäten nicht, aber Sie haben die Angewohnheit, auf E-Mails zu antworten, während Sie an einem Online-Meeting teilnehmen.

Sie denken vielleicht, dass Sie beide Aufgaben gleichzeitig erledigen können. Aber die meisten Menschen haben nicht die kognitive Fähigkeit, zwischen Projekten und Aufgaben zu wechseln, ohne Fehler zu machen, außer Supertaskern. Nur etwa 2,5 % der Bevölkerung sind Supertasker und für sie führt Multitasking zu einer besseren Leistung.

Wenn Sie diese Superkräfte jedoch nicht haben (und das ist in Ordnung), empfehlen wir Ihnen, sich vom Multitasking fernzuhalten.

Wie kann Zeiterfassung Ihnen helfen, Multitasking zu stoppen?

Der bequemste Weg für Sie, mit dem Jonglieren mit zwei Aktivitäten gleichzeitig aufzuhören, ist, mit der Erfassung Ihrer Arbeitszeiten zu beginnen. Wenn Sie Ihre Zeit erfassen, müssen Sie die Beschreibung Ihrer Aufgabe eingeben. Daher können Sie nicht zwei Aufgaben gleichzeitig aufschreiben. Deshalb hilft Ihnen die Zeiterfassung:

️konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe nach der anderen, und

️haben Sie einen genauen Überblick über Ihren Arbeitstag.

Letztendlich wird auch Ihre Leistung verbessert.

Fazit

Wenn es Ihnen schwer fällt, sich auf die Arbeit zu konzentrieren und bei der Telearbeit produktiv zu bleiben, beginnen Sie mit der Erfassung Ihrer Arbeitszeiten. In diesem Blogbeitrag haben wir eine Liste der besten Möglichkeiten zusammengestellt, wie Zeiterfassung Ihre Produktivität steigern kann. Diese Techniken zeigen Ihnen, wie Sie sich neue, konstruktive Gewohnheiten aneignen, wie z. B. das Arbeiten in festgelegten Intervallen. Darüber hinaus ermutigen Sie diese Methoden, schädlichen Routinen wie dem Aufschieben ein Ende zu setzen.