In che modo il monitoraggio del tempo può renderti più produttivo mentre lavori da casa

Quando lavori da casa, puoi goderti i privilegi di questo ambiente di lavoro, come non fare il pendolarismo, avere la possibilità di dormire un po' più a lungo o preparare un pasto fatto in casa per pranzo.

Tuttavia, ci sono alcune sfide del lavoro a distanza, come affrontare le distrazioni a casa, la mancanza di routine o essere meno produttivi rispetto a un ufficio. Come già sai, quando sei inefficiente, di solito dedichi più tempo al lavoro, per portare a termine tutti i tuoi compiti.

Secondo il nuovo sondaggio di Chubb, alcuni dipendenti negli Stati Uniti stanno effettivamente registrando più ore durante il telelavoro. Per essere precisi:

• Il 37% dei partecipanti lavora più a lungo e
• Il 17% registra più di 10 ore extra a settimana.

Ora, la chiave per prevenire il superlavoro è trovare i metodi giusti per recuperare la produttività, come tenere traccia delle ore di lavoro. Abbiamo raccolto un elenco di 7 modi in cui il monitoraggio del tempo può renderti più produttivo mentre lavori da casa.

Con il monitoraggio del tempo, imparerai come adottare queste abitudini:

• organizza la tua giornata in base ai tuoi picchi di produttività,
• lavorare a intervalli prestabiliti,
• gestisci meglio il tuo carico di lavoro,
• traccia le tue attività ricorrenti e
• crea dei confini tra il tuo tempo di lavoro e il tempo libero.

Inoltre, il monitoraggio del tempo ti aiuterà a:

• evitare la procrastinazione,
• evitare il multitasking.

Prima di mostrarti come aumentare la tua produttività registrando il tempo quando lavori da casa, diamo un'occhiata ad altri vantaggi significativi del monitoraggio del tempo.

I vantaggi del monitoraggio del tempo quando si lavora da casa

Uno dei principali vantaggi del monitoraggio del tempo durante il telelavoro è che imparerai come essere più efficiente. Oltre a questo, ci sono altri aspetti positivi della registrazione del tuo tempo, come ad esempio:

• Mantieni le tue prestazioni trasparenti . Il tuo manager e il tuo capo vogliono sapere a cosa stai lavorando durante il giorno. Se tieni un registro di ogni attività completata e del tempo necessario per completarla, avrai una chiara panoramica della tua giornata lavorativa. Quindi, puoi condividere questa panoramica con i tuoi supervisori.
• Tenere traccia dei tuoi guadagni. Se sei un libero professionista, dovrai tenere un registro della quantità esatta di tempo speso a lavorare su un progetto. Questi rapporti ti garantiranno di essere pagato correttamente, indipendentemente dal metodo di pagamento che stai utilizzando.
• Avere la prova dei tuoi straordinari. Ogni volta che il tuo lavoro richiede di bruciare l'olio di mezzanotte, assicurati di registrare queste ore extra. Successivamente, puoi informare il tuo manager dei tuoi straordinari.
• Guardando i tuoi progressi. Tracciando il tempo che dedichi a tutte le attività, sarai in grado di seguire lo stato di avanzamento del tuo lavoro, che può essere un'informazione preziosa, soprattutto durante il telelavoro.

Quando si tratta di metodi di monitoraggio del tempo, puoi utilizzare un foglio di calcolo o carta e penna per monitorare il tuo tempo. Se opti per un software di monitoraggio del tempo, puoi monitorare il tuo tempo con un timer, aggiungendo le ore manualmente o con un foglio presenze. Provalo con il nostro time tracker iscrivendoti qui.

7 modi in cui il monitoraggio del tempo può renderti più produttivo mentre lavori da casa

Ora, diamo un'occhiata più da vicino ai modi in cui il monitoraggio del tempo può renderti più produttivo mentre lavori da casa. Può aiutarti a:

1. organizza la tua giornata in base ai tuoi picchi di produttività,
2. lavorare a intervalli prestabiliti,
3. gestisci meglio il tuo carico di lavoro,
4. traccia le tue attività ricorrenti,
5. creare confini tra tempo di lavoro e tempo libero,
6. minimizzare la procrastinazione, e
7. cerca di non multitasking.

1. Organizza la tua giornata in base ai tuoi picchi di produttività

Durante il giorno, potresti notare che la tua produttività è fiorente in momenti particolari. D'altra parte, ci sono periodi in cui non riesci a mantenere la concentrazione sul lavoro e sei inefficace. Ciò accade a causa della tua prima serata biologica, un termine inventato da Sam Carpenter.

La tua prima serata biologica include le tue ore più produttive in un giorno. Queste ore dipendono dai tuoi ritmi ultradiani, i cicli che il tuo corpo sta attraversando un giorno.

Ognuno ha la sua prima serata biologica. Ecco perché alcune persone trovano più facile lavorare al mattino, come il CEO di Twitter Jack Dorsey, che prospera durante le prime ore del mattino. D'altra parte, alcune persone preferiscono svolgere i propri compiti nel tardo pomeriggio o di notte.

In che modo il monitoraggio del tempo può aiutarti a organizzare la tua giornata?

Se vuoi calcolare la tua prima serata biologica, dovrai tenere traccia dei tuoi livelli di energia per 3 settimane. E il modo migliore per farlo è tenere traccia del tuo tempo e di tutte le attività lavorative. Ecco come puoi calcolare i tuoi tempi di produzione:

• Registra le tue ore di lavoro per 3 settimane, comprese tutte le tue attività.
• Quindi, analizza i tuoi risultati. Dai un'occhiata agli stessi compiti che avevi ogni settimana e confronta i tempi necessari per portarli a termine. Ecco un esempio per un'attività ricorrente "Creazione di un rapporto settimanale".

Settimana uno : durante la prima settimana, l'attività è stata completata dopo un'ora e mezza. Il compito è stato svolto in mattinata, dalle 9:00 alle 10:30.

Seconda settimana : durante la seconda settimana, l'attività è stata completata in tre ore. Il compito è stato svolto nel pomeriggio, dalle 14:00 alle 17:00.

Terza settimana : durante la terza settimana, l'attività è stata completata dopo due ore e mezza. Il compito è stato svolto nel primo pomeriggio, dalle 12:00 alle 14:30.

Se analizziamo questi tre risultati, possiamo concludere che il tempo più breve è stato di un'ora e mezza, al mattino. Pertanto, la persona che svolgeva il compito era più produttiva nelle prime ore del mattino, il che implica che la sua prima serata biologica è durante le ore mattutine.

• Una volta che scopri la tua prima serata biologica, questi dati diventano inestimabili. Sarai in grado di selezionare il tuo compito più importante e più urgente e lavorarci prima, durante la tua prima serata biologica. Allo stesso tempo, lascerai quei compiti meno importanti per altre volte durante la giornata.

Per riassumere, il monitoraggio del tempo ti aiuta a identificare la tua prima serata biologica, che ti dà l'opportunità di gestire meglio il tuo tempo e aumentare la produttività.

2. Lavora a intervalli prestabiliti ️

In un ambiente di lavoro tradizionale, le distrazioni più comuni in ufficio sono i colleghi chiacchieroni, le riunioni vicine e persino i rumori esterni. Ma, quando lavori da casa, potresti essere infastidito dai tuoi figli, animali domestici o coinquilini. Quindi, concentrare l'attenzione sui tuoi compiti può sembrare un compito impossibile.

Se stai cercando un modo per concentrarti completamente sul lavoro, ma fai delle brevi pause occasionali, assicurati di provare a lavorare a intervalli prestabiliti. Le regole sono semplici: devi scegliere la durata degli intervalli di lavoro e rispettarla.

Suggeriamo di utilizzare la tecnica di gestione del tempo Pomodoro. Questo metodo ti aiuterà a:

• migliorare la tua efficienza mantenendo tutta la tua attenzione sui tuoi compiti durante le sessioni di lavoro, e
• riavvia il cervello facendo pause regolari.

In che modo il rilevamento del tempo può aiutarti con la tecnica del pomodoro?

Per utilizzare la tecnica del pomodoro, dovrai registrare il tuo tempo con un timer o un cronometro. Ogni sessione/ciclo di lavoro si chiama Pomodoro. Ecco come appare il processo:

• Imposta un timer per 25 minuti: questa è la tua prima sessione di lavoro.
• Concentrati sul lavoro durante questi 25 minuti e non lasciare che nessuno ti distragga.
• Quando l'allarme suona, smettere di funzionare.
• Fai una pausa di 5 minuti. Ora è il momento di fare uno spuntino sano o chiacchierare con i tuoi coinquilini.
• Quando la pausa è finita, continua a lavorare per altri 25 minuti. Quindi, fai un'altra breve pausa.
• Dopo aver completato quattro cicli (quattro Pomodori), è il momento di prendersi una pausa più lunga di 20 minuti. Questa pausa è perfetta per pranzare con la tua famiglia o chiamare il tuo amico.
• Ripeti questa routine fino al termine delle attività o fino al termine della giornata lavorativa.

Tracciare le tue ore di lavoro con la tecnica del Pomodoro migliorerà la tua concentrazione e i livelli di produttività. Inoltre, è meno probabile che lavori più a lungo del necessario quando tieni traccia di ogni minuto. Così eviterai il burnout e potrai goderti il ​​tuo tempo libero.

Oltre a queste sessioni di 25 minuti, puoi anche provare a lavorare a intervalli un po' più lunghi. Inoltre, le tue attività a volte richiedono sessioni più lunghe.

Tony Schwartz, giornalista di produttività del New York Times, consiglia di utilizzare questo metodo: lavorare per 90 minuti, quindi fare una pausa più lunga, circa 15 minuti. La sua idea è in linea con il suddetto ritmo ultradiano.

Inoltre, nel suo articolo per HuffPost, Schwartz cita Nathan Kleitman, il ricercatore del sonno. Kleitman è famoso per aver scoperto il ciclo di attività di riposo di base (BRAC). Questo ciclo si verifica quando dormiamo e dura tra 85 e 90 minuti (per gli adulti) e 55-60 minuti (per i bambini). Durante questi 90 minuti, il nostro cervello si muove attraverso cinque fasi del sonno (inclusa la fase di riposo e di attività).

Ora, Schwartz sottolinea che Kleitman ha anche affermato che i nostri corpi sperimentano questi cicli di 90 minuti durante il giorno, quando siamo svegli. Pertanto, Schwartz ritiene che lavorare in sessioni di 60-90 minuti di concentrazione ininterrotta sia la chiave per una maggiore produttività.

3. Impara a gestire meglio il tuo carico di lavoro

Poiché il telelavoro implica lavorare da solo, senza manager e capi fisicamente in giro, ti sentirai più rilassato quando lavori. È fantastico, ma non metterti troppo a tuo agio. Sei ancora responsabile del tuo lavoro. Inoltre, devi trovare un modo per fornire la stessa qualità di lavoro come se stessi lavorando in un ufficio. Inoltre, sta a te gestire il tuo carico di lavoro e consegnare le tue attività prima delle scadenze.

Come già sai, non tutti gli incarichi giornalieri sono gli stessi. Questi compiti complessi di solito richiedono più tempo ed energia per essere eseguiti. Pertanto, dovrai organizzare correttamente il tuo carico di lavoro, in modo da poter completare tutte le attività.

In che modo il monitoraggio del tempo può aiutarti nella gestione delle attività?

Per completare tutti i compiti giornalieri in tempo, assicurati di tenere traccia del tuo tempo e annotare ogni attività. Quando monitori il tuo tempo, saprai:

️Quanto tempo hai impiegato per completare ogni compito,

️quali compiti hai già completato per la giornata e

️quali compiti devi ancora completare entro la fine della giornata.

Avere una tale panoramica ha un grande vantaggio: sarai in grado di fare una lista di cose da fare la sera prima. Quindi, al mattino, devi solo iniziare a controllare gli elementi dall'elenco.

Come puoi vedere, il monitoraggio del tempo ti aiuta a gestire meglio il tuo carico di lavoro, il che migliora anche la tua produttività.

4. Tieni traccia delle tue attività ricorrenti

Le attività ricorrenti sono quelle assegnazioni che di solito ripeti frequentemente, su base giornaliera, settimanale o mensile. Ad esempio, devi partecipare a diverse riunioni a settimana. Oppure, devi controllare la tua posta ogni giorno.

Sebbene questi compiti sembrino banali, a volte passiamo troppo tempo ad affrontarli.

In che modo il monitoraggio del tempo può aiutarti a tenere traccia delle attività ricorrenti?

Se non sei sicuro del motivo per cui la tua produttività sta soffrendo durante il telelavoro, inizia a registrare le tue attività ricorrenti. Potresti scoprire di dedicare troppo tempo a queste attività.

Ad esempio, ecco una panoramica di una giornata lavorativa. Possiamo vedere molti compiti diversi, per vari progetti.

Uno di questi è la "risposta alle e-mail", un'attività monitorata all'inizio e alla fine di una giornata lavorativa. Possiamo anche vedere un'attività di "riunione", un'attività che si svolge una volta alla settimana.

Ecco la quantità totale di tempo speso per queste due attività ripetitive.

Quindi, questa persona dedica un'ora e mezza a e-mail e riunioni. Potrebbe sembrare troppo tempo dedicato a un'attività ricorrente, soprattutto quando si ha una giornata impegnativa.

Tenere traccia dei tuoi compiti ripetitivi ti aiuta a capire quante ore dedichi a queste attività al giorno. Quindi, sarai in grado di limitare queste attività automatizzandone alcune o delegandole ad altri colleghi. Avere meno compiti ricorrenti significa che potrai concentrare la tua attenzione su incarichi più importanti e essere più produttivo.

• Suggerimento bonus: ogni volta che non ti senti motivato a svolgere attività ricorrenti, concediti dei ritmi rilassanti. Inoltre, particolari tipi di musica possono aumentare la tua produttività. Ad esempio, la musica allegra senza testi può aiutarti a migliorare la tua efficienza quando hai a che fare con compiti ripetitivi. Se preferisci ascoltare conversazioni coinvolgenti rispetto alla musica, puoi optare per un podcast motivazionale a tua scelta.

5. Crea dei confini tra il tempo di lavoro e il tempo libero

Quando il tuo soggiorno è il luogo in cui lavori, stabilire dei confini tra tempo di lavoro e tempo libero può essere difficile. Ma non sei solo.

Come affermato nel già citato studio di Chubb, solo il 43% dei dipendenti statunitensi ritiene di riuscire a separare il lavoro e le attività familiari. Lottare con questo problema spesso significa registrare più ore trascorse sul lavoro del necessario.

Ora, siamo produttivi quando lavoriamo più a lungo? Non proprio. Secondo lo studio di Stanford, quando lavoriamo 48 ore settimanali o meno, la nostra "produzione tende ad essere proporzionale alle ore settimanali lavorate". Tuttavia, quando lavoriamo più di 48 ore a settimana, la nostra produttività inizia a diminuire.

In che modo il monitoraggio del tempo può aiutarti a dividere il lavoro e il tempo libero?

Quindi, se non riesci a smettere di lavorare alla fine della giornata, inizia a monitorare il tuo tempo. Tenendo traccia del tuo tempo, saprai esattamente quando l'orario di lavoro è iniziato e quando devi finire. Una volta che te ne rendi conto, avrai una solida ragione per terminare la tua giornata lavorativa e passare la mente dal lavoro alle attività personali.

Un altro consiglio utile è impostare una sveglia che suoni un'ora prima della fine del turno. Questo ti ricorderà che la tua giornata lavorativa è quasi finita. Inoltre, puoi utilizzare l'ultima ora per completare le tue attività e quindi per creare un elenco di cose da fare per il giorno successivo. Quindi, seguendo l'elenco, potrai testare le tue stime e apportare modifiche se necessario.

6. Riduci al minimo la procrastinazione

Tendiamo tutti a procrastinare a volte. Infatti, i risultati dell'indagine sulla procrastinazione mostrano che la maggioranza dei partecipanti, precisamente l'88%, procrastina almeno un'ora al giorno. Ora, quando lavori da casa, puoi facilmente distrarti e quindi decidere di iniziare a lavorare su un nuovo progetto più tardi, o domani. La prossima cosa che sai, la tua giornata lavorativa è passata e non sei stato molto produttivo.

In che modo il monitoraggio del tempo può aiutarti con la procastinazione?

Per porre fine alla procrastinazione, inizia a registrare il tuo tempo utilizzando un'app timer, come Clockify.

Ecco come utilizzare questa app:

• Creare un account.
• Avvia un timer quando inizi a lavorare su un'attività. Assicurati di aggiungere una descrizione dell'attività che stai attualmente svolgendo.

• Ferma un timer quando finisci il tuo compito.
• Ripeti questo processo per gli altri tuoi compiti.

Quando si tratta di procrastinare, l'uso di un timer è fondamentale, perché vedere un timer in esecuzione ti impedirà di perdere qualsiasi momento prezioso. Pertanto, invece di rimandare i tuoi compiti per dopo, li affronterai in quel momento, il che migliorerà anche le tue capacità di gestione del tempo. Infine, riguadagnerai la tua produttività e finirai la giornata con successo.

7. Cerca di non multitasking

Condividere il tuo ufficio a casa con i bambini a volte significa dover prestare molta attenzione al fatto che stiano facendo i compiti mentre affrontano tu stesso i problemi di lavoro. Oppure, forse non mescoli lavoro e attività personali, ma hai l'abitudine di rispondere alle e-mail mentre partecipi a una riunione online.

Potresti pensare di poter gestire entrambe le attività contemporaneamente. Ma la maggior parte delle persone non ha la capacità cognitiva di passare da un progetto all'altro senza commettere errori, ad eccezione dei supertasker. Solo il 2,5% circa della popolazione è super-tasking e per loro il multitasking si traduce in prestazioni migliori.

Tuttavia, se non hai questi superpoteri (e va bene), ti suggeriamo di stare lontano dal multitasking.

In che modo il monitoraggio del tempo può aiutarti a interrompere il multitasking?

Il modo più conveniente per smettere di destreggiarsi con due attività contemporaneamente è iniziare a monitorare le ore di lavoro. Quando registri il tuo tempo, dovrai inserire la descrizione della tua attività. Pertanto, non sarai in grado di annotare due compiti contemporaneamente. Ecco perché il monitoraggio del tempo ti aiuterà a:

️rivolgi la tua attenzione a un compito alla volta e

️ avere una panoramica accurata della tua giornata lavorativa.

Alla fine, anche le tue prestazioni saranno migliorate.

Conclusione

Se trovi difficile concentrare la tua attenzione sul lavoro e rimanere produttivo durante il telelavoro, inizia a monitorare le tue ore di lavoro. In questo post del blog, abbiamo raccolto un elenco dei modi migliori in cui il monitoraggio del tempo può aumentare la tua produttività. Queste tecniche ti mostrano come acquisire nuove abitudini costruttive, come lavorare a intervalli predeterminati. Inoltre, questi metodi ti incoraggiano a porre fine alle routine dannose, come la procrastinazione.