Günlük aktivitelerin ve alışkanlıkların nasıl ve neden takip edileceği

zamanım yok. Bu cümleyi neredeyse her gün iş arkadaşlarımızdan, ailemizden ve arkadaşlarımızdan duyuyoruz. Ancak çoğu durumda, insanlar çalışma saatlerini ve boş zamanlarını gerçekte nasıl harcadıklarına dair net bir anlayışa sahip değillerdir.

Şimdi, zamanınızın efendisi olmanın anahtarı oldukça basittir. Günlük görevleri ve alışkanlıkları daha iyi kavramak için günlük aktivitelerinizi takip etmeniz gerekir. Böylece, fazladan saatler kazanmak için hangi işlemleri yapmanız gerektiğini bileceksiniz.

Bu blog yazısında şunları tartışacağız:

• izleme faaliyetlerinin faydaları,
• günlük görevlerinizi takip etmenin iki yöntemi ve
• alışkanlıklar nasıl takip edilir.

İzleme etkinliklerinin faydaları

Sık sık tüm günlük işleriniz için yeterli zamanınız olmadığını düşünüyorsanız, çalışma saatlerinde ne yaptığınızı takip etmeyi düşünün. İzleme etkinliklerinin başlıca faydalarının bir listesini derledik:

• Zamanınızın kontrolünü ele geçireceksiniz,
• daha gerçekçi ve düzenli olacaksınız,
• daha iyi zaman tahminleri yapacaksınız,
• daha sorumlu ve üretken olacaksınız ve
• çoklu görev yerine tekli görev yapmayı öğreneceksiniz.

Her bir avantajı daha fazla ayrıntıyla inceleyelim.

Zamanınızın kontrolünü ele geçireceksiniz

Laura Vanderkam, birkaç zaman yönetimi ve üretkenlik kitabının yazarıdır. TEDWomen 2016'daki konuşmasında zaman algımızdan bahsetti. Vanderkam, zamanınızı kontrol edebileceğinizi ve istediğiniz gibi harcayabileceğinizi kanıtlamak istedi.

Bu nedenle, meşgul kadınları içeren bir anket yaptı. Katılımcılar bir hafta boyunca hem çalışma saatlerini hem de boş zamanlarını takip etmek zorunda kaldılar.

Vanderkam verilere bakarken, katılımcılardan birinin evde acil bir durum olduğunu fark etti. Bu katılımcı, (hafta boyunca) toplam yedi saat olan bu sorunu çözmek için harcadığı her saati günlüğe kaydetti.

Şimdi, bu acil bir durum olmasına rağmen, bu durum bize bir günde veya bir haftada her zaman yeterli saat olduğunu gösteriyor. Ayrıca, bu araştırma, yapmak istediğiniz her şeye zaman bulabileceğinizi kanıtlıyor, ancak bunun farkında olmayabilirsiniz.

Zamanınızın kontrolünü nasıl kazanırsınız?

• Gün boyunca yaptığınız tüm aktiviteleri yazarak başlayın. Muhtemelen, günde iki saat televizyon izlemek gibi belirli etkinliklere çok fazla zaman harcadığınızı fark edeceksiniz. Veya sosyal medya hesaplarınız arasında gezinerek. Aynı zamanda arkadaşlarınızla kahve içmek veya sinemaya gitmek için yeterli zamanınızın olmadığını düşünüyorsunuz.
• Bir sonraki adım, programınızı yeniden düşünmektir. Arkadaşlarınızla kahve içmek için fazladan saat alabilmeniz için o kadar da önemli olmayan bazı aktiviteler için harcadığınız zamanı sınırlamaya çalışın.

Günlük aktivite günlüğünüzü tutarak zamanınızı çok daha iyi yöneteceksiniz. Böylece yapmaktan zevk aldığınız şeyi yapacaksınız.

Vanderkam'ın konuşmasında değindiği bir diğer ilginç nokta ise zamanın oldukça esnek olmasıdır.

"Daha fazla zaman ayıramayız, ancak içine koymayı seçtiğimiz şeyi yerleştirmek için zaman uzayacak" diye ekledi.

İçine ne koymayı seçeceğimiz bize kalmış ve bunlar öncelikler.

Ayrıca Vanderkam, Cuma öğleden sonra bir öncelikler listesi hazırlamayı öneriyor. Bu liste, önümüzdeki hafta için planladığınız etkinlikleri üç kategoride içermelidir:

1. Kariyer,
2. ilişkiler ve
3. öz.

Her kategori için 2-3 öncelik eklediğinizden emin olun.

Daha gerçekçi ve düzenli olacaksınız

The Productivity Project adlı kitabında Chris Bailey, ne kadar başarabileceğiniz konusunda gerçekçi olmanın çok önemli olduğunu söylüyor.

“Şu anda zamanınızı nasıl harcadığınızın farkına varmadan, değerlerinizle ve en yüksek etkili görevlerle örtüşen şekillerde hareket edip etmediğinizi düşünmek zor. Bir zaman kaydı tutmak, başlangıç ​​noktanızı, temel seviyenizi bulmanın harika bir yoludur."

Gördüğünüz gibi, zamanınızı ve görevlerinizi takip etmek, temelinizin ne olduğunu anlamanıza yardımcı olacaktır. Böylece geleceğe yönelik akılcı hedefler ve planlar yapabileceksiniz. Örneğin, Çarşamba ve Perşembe günleri bazı zaman boşlukları olduğunu fark ederseniz, bir sonraki proje için beyin fırtınası yapmak için bu dönemleri kullanın.

Bunun yanı sıra, her bir görev için ne kadar zamana ihtiyacınız olduğuna dair doğru verilere sahip olmak, iş günlerini daha iyi organize edebilmek anlamına gelir. Atabileceğiniz bir diğer pratik adım, bir önceki gece yarın için bir görev listesi oluşturmaktır. Her biri için zaman dilimlerini yazmayı unutmayın.

Ayrıca, gün boyunca her küçük etkinliği kaydetmeye başladığınızda, boş zamanınızı da nasıl geçirdiğinizi göreceksiniz. Böylece, daha önce bahsedilen iki saatlik televizyon, bir saat bisiklete binmek ve bir sonraki saat banyo yapmak gibi başka bir eylemle değiştirilebilir.

Daha iyi zaman tahminleri yapacaksınız

Kabul edelim, yiyecek almanın, çocuklarınızı okula götürmenin veya işte önemli bir görevi bitirmenin ne kadar süreceğini her zaman tahmin edemezsiniz. Aslında birçok araştırma, bir işi tamamlamak için ihtiyaç duyduğumuz zamanı genellikle hafife aldığımızı gösteriyor.

“Planning Fallacy” araştırmasına göre, katılımcıların yarısından azı etkinliklerini kendilerinin öngördükleri zamanda tamamlamayı başardı. Sonuçlar ayrıca, insanların faaliyetleri hakkında tahminlerde bulunurken, geçmişten gelen belirli bir duruma ve ayrıntılarına odaklandıklarını gösterdi. Ancak, insanlar daha büyük bir resim görmelidir - daha önceki tüm vakaları ayrıntılarla birlikte gözden geçirin. Böylece daha önceki vakalarda yaşadıkları sorunları hatırlayacaklardı; böylece daha gerçekçi tahminlerde bulunabilirler.

Örneğin, geçen Cuma günü, market alışverişinizi bitirip bir saatten daha kısa sürede eve döndüğünüz için şanslıydınız. Ancak, genellikle trafik sıkışıklığı nedeniyle bu iş için neredeyse iki saate ihtiyacınız var. Bu nedenle, bu aktiviteye bir buçuk ila iki saat arasında bir yerde daha fazla zaman ayırmalısınız.

Genel olarak, kesin zaman tahminleri yapmak için faaliyetlerinizi takip etmeniz gerekir. Bu, gün boyunca her işi tek tek yazmak anlamına gelir. Ardından, birkaç hafta sonra günlük işlerinizle ilgili daha doğru tahminlerde bulunabileceksiniz.

Daha sorumlu ve üretken olacaksınız

Bazı günler diğerlerinden daha üretken olacaksınız. Bildiğiniz gibi, işinize odaklanamadığınız zaman sosyal medyaya yönelebilir veya en son haberleri okumaya başlayabilirsiniz. Veya önemli bir sınava çalışmak zorunda olduğunuzda, bunun yerine en sevdiğiniz diziyi aşırı derecede izliyorsunuz. Buna boşa geçen zaman diyoruz.

Ancak, tüm haftanız verimsiz olduğunda ne olur? Muhtemelen haftalık hedeflerinize ulaşamayacaksınız.

İşte size önerdiğimiz şey: tamamladığınız etkinlikleri günlüğe kaydettiğiniz şekilde boşa harcadığınız zamanı takip edin. Bu şekilde, "web'de gezinme" veya "dizi izleme" gibi girişler gördüğünüzde, bu sizin uyandırma çağrınız olacaktır. Ardından yarın, bu eylemleri tekrarlamamak için elinizden gelenin en iyisini yapacaksınız, bu da daha iyi performans ve daha yüksek motivasyonla sonuçlanacaktır.

Ek olarak, faaliyetlerinizi takip etmek, üretkenlik düzeylerini artırmanıza da yardımcı olabilir. Pamela Ayuso, ticari büyüme hakkında bir blog yazan bir emlak girişimcisi ve geliştiricisidir. Günün 24 saati hepimiz için aynı olduğundan, en iyi seçeneğimizin onu en verimli şekilde kullanmak olduğuna inanıyor.

"Günlük aktiviteleri takip ederek, zamanımızın çoğunu hangi görevlerin tükettiğini belirleyebiliyoruz. Eldeki verilerle, zamanımızı en iyi şekilde geçirmek için gerekli değişiklikleri yapabiliriz.”

Bu nedenle, görevlerinize odaklanmak ve daha üretken olmak istiyorsanız, gün boyunca yaptıklarınızın kaydını tutmayı unutmayın.

Çoklu görev yerine tekli görev yapmayı öğreneceksiniz

“Çoklu görev, dikkatin dağılmasından doğar. ” – Marylin ve Savant

Gerçekten dikkat dağıtıcı olmasa da, çoklu görev bir yanılsamadır. MIT'de sinirbilim profesörü olan Earl Miller, beynimizin odağı bir şeyden diğerine son derece hızlı bir şekilde değiştirebileceğine inanıyor. Ancak beyin aynı anda iki şeye odaklanamaz.

Böylece hem yemeğinizi pişirip hem de bulaşıkları aynı anda yıkayabileceğinizi düşünebilirsiniz. Ancak, ya o önemli baharatı eklemeyi unutacaksınız ya da yanlışlıkla bir bardak kıracaksınız.

Aktivitelerinizi takip etme ve kaydetme zamanı geldiğinde, yaptığınız şey hakkında net ve kesin bilgilere sahip olmak isteyeceksiniz. Bu, düzgün bir şekilde günlüğe kaydedebilmeniz için her bir işi ayrı ayrı yapmak anlamına gelir. Bu nedenle, tekli görev becerilerinizi geliştirecek ve çoklu görevlerden kaçınacaksınız. Üstelik sadece bir aktiviteye dikkat ettiğinizde, sonuçlarınız daha lezzetli olacağından bahsetmiyorum bile daha iyi olacaktır.

Günlük işlerinizi nasıl takip ediyorsunuz?

Artık günlük aktivitelerinizi takip etmenin başlıca avantajlarını öğrendiğinize göre, şimdi görevlerinizin kaydını tutmanın iki yolunu keşfedelim:

1. Kalem ve kağıt yöntemi ve
2. Clockify ile aktivitelerinizi takip edin.

Kalem ve kağıt yöntemi

Kalem ve kağıt gibi geleneksel yazı araçlarını kullanmayı tercih ediyorsanız, Neville Medhora tarafından oluşturulan bu yöntem ideal bir çözümdür.

Bu nedenle, iş gününüzün başında bir parça kağıt alın ve aşağıdakileri yazmaya başlayın:

• Tarih : tarihi listenizin en üstünde tutun. Bu küçük ayrıntı gelecekteki referanslar için önemli olacaktır.
• Günün tüm görevleri : gün için en önemli görevleri eklediğinizden emin olun ve bu konuda gerçekçi olun. Altı karmaşık ödevi yapabileceğinizi düşünüyorsanız, yalnızca bunları yazın. İsterseniz işten sonra yapmayı planladığınız işle ilgili olmayan aktiviteleri de ekleyebilirsiniz. Bunları listenizin en altında tutun.
• Toplantı saatleri : Bu, gün boyunca genellikle birkaç toplantınız varsa son derece yararlı bir bilgidir. Bunları bir hatırlatma olarak kağıdınızın sağ tarafına eklemeniz yeterlidir.
• Takip edilen saatler: Bir görev üzerinde çalışmaya başladığınızda ve işiniz bittiğinde saatinizi takip edin. Ardından, o aktivitenin zaman çerçevesini kağıdın sağ tarafına toplantı hatırlatıcınızın altına yazın. Diğer tüm görevler için de aynısını yapın. Bu zaman bloklarını yazmak, çalışma saatlerinizi nasıl harcadığınız, hangi görevlerin daha fazla zaman gerektirdiği konusunda size daha iyi bir fikir verecek ve o gün ne kadar üretken olduğunuzu göreceksiniz.
• Günlük özet : iş gününüzün sonunda, gününüzün bir özetini yazın - günlük başarılarınız.

Medhora'nın önerdiği diğer birkaç pratik ipucu:

️ Yapılacaklar listenizi bir gece önceden yazın . Böylece sabah iş gününüze başladığınızda, sadece listeyi takip etmeniz yeterli.

️ Görevlerinizi daha küçük, yönetilebilir parçalara ayırın. Bu nedenle, daha büyük bir görev yerine, tamamlamanız gereken birkaç göreviniz olacak. Ayrıca, az önce bitirdiğiniz görevi karaladığınızda kendinizi tatmin hissedeceksiniz.

️ Ertelemek istediğinizde kullanabileceğiniz basit bir numara - üstünde bir parça bant bulunan başka bir kağıt kullanın. Ardından, o kağıdı listenize yapıştırın ve yalnızca ilk işinizi görebileceğiniz şekilde ayarlayın. Şu anda canınız çalışmıyorsa bile, o anda yalnızca bir görev görmek, listedeki diğer kişilerle uğraşmayacağınız anlamına gelir.

Bu basit teknik hakkında daha fazla ayrıntı öğrenmek için bu yöntemi açıklayan videoyu izleyin.

Clockify ile aktivite takibi

Alternatif olarak, günlük aktivitelerinizi takip etmek için bir yazılım kullanmayı tercih ediyorsanız, kendi aktivite günlüğü uygulamanız olarak Clockify'ı deneyin.

Bu araçla ödevlerinizi şu şekilde kaydedebilirsiniz:

• Bir Clockify hesabı oluşturun .
• Bir zaman izleyici indirin . Clockify'ı telefonunuzda, bilgisayarınızda veya tarayıcı uzantısı olarak kullanabildiğinizden emin olun.
• Faaliyetlerinizi takip edin . Bunu şu şekilde yapabilirsiniz:
• Zamanlayıcı kullanma: Bir aktivite üzerinde çalışmaya başladığınızda zamanlayıcınızı başlatın ve işiniz bittiğinde durdurun. Faaliyetinizin açıklamasını yazmayı unutmayın.

• Aktivitenizin açıklamasını yazıp saati ekleyerek aktivitelerinizi manuel olarak girme.

Diyelim ki işe gitmeden önceki sabah aktiviteleriniz bunlardı:

• Bu sabah sabah 8'den sabah 9'a kadar koşuya çıktınız.
• Ardından duş aldınız ve toplamda bir 30 dakika olan kahvaltı yaptınız.
• Çalışma saatleriniz sabah 10'dan akşam 6'ya kadar olduğundan, sonraki 30 dakikayı işe gidip gelmek için harcarsınız.

Aşağıda görebileceğiniz gibi, girişleriniz bu şekilde görünecektir.

Gün boyunca yaptığınız her şeyi takip ettiğinizde, bunun gibi bir liste alacaksınız.

Böylece, gerekirse belirli etkinliklerin süresini değiştirebileceksiniz.

Bunların dışında Clockify'ın başka pratik özellikleri de var.

️ Girişlerinizi kategorilere ayırın . Her giriş için bir proje adı veya etiket ekleyebilirsiniz. Örneğimizde proje adları Boş zaman ve Proje A'dır.

️ Aktiviteleri analiz edin . Pano bölümünde, tüm aktivitelerinizi gözden geçirebilir ve proje veya faturalandırma durumuna göre filtreleyebilirsiniz. Ayrıca sağ köşede her bir aktiviteyi yapmak için ne kadar zaman harcadığınızı görebilirsiniz.

Alışkanlıklarınızı nasıl takip ediyorsunuz?

Genel olarak görevler ve aktiviteler dışında, alışkanlıklarınızı da takip edebilirsiniz. Alışkanlıklar oluşturmak, belirli bir rutini veya davranışı takip etmeyi içerir, ancak arada sırada ilerlemenizi analiz etmeniz gerekir. Bunu yaparak, bu rutinin beklenen sonuçları verip vermediğini ve bazı eylemleri değiştirmeniz gerekip gerekmediğini bileceksiniz.

Örneğin, Fince dilini öğrendiğinizi varsayalım. Altı ay oldu ve hiçbir dersi kaçırmadın. Ama nedense şu anki Fince bilginizden memnun değilsiniz. Bu geri bildirim size bir şeyi değiştirmeniz gerektiğini söyler. Belki de ödevini daha özenle yapman ya da konuşma becerilerin üzerinde çalışman gerekiyor.

İşte püf noktası, bir alışkanlık için bazı temel kurallar oluşturduğunuzda, onlara uymanız gerekir. Ayrıca, bu günlük/haftalık eylemlerin bir günlüğünü tutmanız gerekir. Fin dili ile ilgili örneğimize gelince, dili öğrenmek için harcadığınız zamanı işaretlemeniz gerekecek.

Alışkanlık takipçisi ve nasıl çalıştığı

Alışkanlıklarınızı analiz etmenin en pratik yollarından biri, alışkanlık izleyiciyi kullanmaktır. James Clear, Atomic Habits adlı kitabında bu yöntemin temel amacını açıklıyor.

"Bir alışkanlık izleyici, bir alışkanlık yapıp yapmadığınızı ölçmenin basit bir yoludur."

Bir alışkanlık izleyiciyi nasıl kullanacağınız aşağıda açıklanmıştır:

• Takvimli bir not defteri alın veya bir Google sayfası/Excel kullanın .
• Ardından, tüm aylık alışkanlıklarınızı yazın . Örneğin Kasım ayı alışkanlıklarınız Okumak, Egzersiz yapmak, Fince öğrenmek ve Yoga yapmak olabilir.
• Bir alışkanlığı bitirdiğinizde, alışkanlığın yanına bir onay işareti, bir X sembolü veya başka bir işaret ekleyin.

Her bir alışkanlık için günleri seçebilirsiniz, örneğin:

• Pazartesi, Çarşamba ve Cuma – antrenman,
• Salı ve Perşembe – Fince öğrenmek,
• Cumartesi ve Pazar – yoga
• Her gün - okumak.

İşte Kasım ayının ilk haftasında tüm alışkanlıkları tamamlamanın bir örneği.

Gördüğünüz gibi, aylık alışkanlıklarınız ayın her haftası için aynı programlara bölünebilir. Aslında bu yöntem, oldukça üretken insanların rutinleri ve alışkanlıkları ile uyumludur. Örneğin Twitter ve Square CEO'su Jack Dorsey'in haftanın her günü için farklı bir rutini var. Bu nedenle, Pazartesi günleri şirketlerini yönetmek içindir, Salı günleri ürünlere odaklanmak içindir vb.

Bu standarda bağlı kalırsanız, işaretli kutularla dolu bir ayınız olacak. Bu kesinlikle sizin motivasyon güçlendiriciniz olacak. Ayrıca, ilk aydan sonra gerekirse bazı alışkanlıkların sıklığını değiştirebileceksiniz. Örneğin, yoga yapmaktan hoşlanıyorsanız ve rahatlamanıza yardımcı oluyorsa, bunu haftada iki yerine üç kez yapabilirsiniz.

Hangi alışkanlıkları ölçebilirsiniz?

Yukarıda bahsedilen kitapta Clear, İki dakika kuralını önerir. Bu, önce küçük alışkanlıklarla başlamak anlamına gelir. Küçük alışkanlıklar, iki dakika veya daha kısa sürede tamamlayabileceğiniz tüm eylemlerdir.

Örneğin, bunlar günlük olarak yapabileceğiniz bazı küçük alışkanlıklardır:

• En sevdiğiniz kitabın bir sayfasını okuyun.
• Sabahları bir dakika meditasyon yapın.
• Bir dakika boyunca bir şınav çekin veya gerin.
• Belirlenen saatte uyanın ve yatın.
• Bitkilerinizi öğleden sonra sulayın.

Bunun dışında sağlığınızı etkileyen alışkanlıkları ölçebilirsiniz, örneğin:

• Günlük ne kadar kahve içiyorsunuz.
• Günde ne kadar su içiyorsun.
• Yeterince sebze ve meyve yiyip yemediğiniz.
• Beslenmeniz hakkında daha detaylı bilgi için protein, karbonhidrat ve yağ alımınızı bile takip edebilirsiniz.

Peki ya kaçınmak istediğiniz ya da daha az sıklıkta yapmak istediğiniz aktivitelere ne demeli? Clear onlara kaçınma alışkanlıkları diyor. Genel olarak, bu eylemlerin sağlığınız, mali durumunuz veya üretkenliğiniz üzerinde olumsuz bir etkisi vardır. İşte bazı örnekler:

• Alkol, kafein veya şeker alımını ortadan kaldırmak.
• Sigarayı bırakmak.
• Ekran karşısında daha az zaman geçirmek (çalışma saatlerinizin dışında).
• Online alışverişlerde daha az para harcamak.

Bu nedenle, oluşturmak istediğiniz alışkanlıkları takip ettiğiniz gibi, kaçınmak istediğiniz alışkanlıkları da izleyebilirsiniz.

İzleme alışkanlıklarına nasıl alışılır?

Alışkanlıklarınızın kaydını tutmak bile kazanmanız gereken alışkanlıktır. Rutininizi hiç takip etmediyseniz, başlamanıza yardımcı olacak birkaç basit ipucumuz var:

️ Alışkanlığı tamamlar tamamlamaz alışkanlık izleyiciyi doldurun. Bunu yaparak, günlük başarılarınızı not etmeyi unutmayacaksınız.

️ Basit tutun . İstediğiniz alışkanlığı tamamladığınızda, alışkanlığın adının bulunduğu kutuyu işaretlemeniz yeterlidir. Daha fazla ayrıntı eklemeniz gerekmez. Ayrıca, kolayca bulup doldurabilmeniz için alışkanlık izleyicinizi el altında bulundurun.

Son olarak, bir alışkanlığınızı kırarsanız, ertesi gün o hatayı tekrarlamamaya çalışın. Muhtemelen bir kez rutini atlamak için mantıklı nedenleriniz vardı, ancak ertesi gün tekrar yola çıktığınızdan emin olun.

Çözüm

Günlük aktivitelerinizin kaydını tutarak zamanınızın kontrolünü ele geçirecek, organizasyon becerilerinizi ve üretkenliğinizi artıracaksınız. Ayrıca, daha doğru zaman tahminleri yapabilecek ve çoklu görev yerine tekli görev yapmayı öğrenebileceksiniz. Eylemlerinizi izlemeye nasıl başlayacağınızdan emin değilseniz, bu makalede ele aldığımız iki yöntemden birini seçin.

Ayrıca, alışkanlıklarınızı da kaydetmenizi öneririz. Bir alışkanlık oluşturmak her zaman kolay değildir. Ancak, günlük alışkanlığınızı tamamlayıp bir yere yazdığınızda, başarınız konusunda iyi hissedeceksiniz. Ayrıca, alışkanlık takipçisi, bazen gerçek bir mücadele olabilen rutininize bağlı kalmanıza yardımcı olacaktır.