Cum vă poate face urmărirea timpului mai productiv în timp ce lucrați de acasă

Când lucrați de acasă, vă puteți bucura de privilegiile acestui cadru de lucru, cum ar fi să nu faceți naveta, să aveți șansa de a dormi puțin mai mult sau să faceți o masă de casă pentru prânz.

Cu toate acestea, există unele provocări ale muncii de la distanță, cum ar fi gestionarea distragerilor acasă, lipsa rutinei sau a fi mai puțin productiv decât într-un birou. După cum știi deja, atunci când ești ineficient, de obicei petreci mai mult timp lucrând, pentru a-ți termina toate sarcinile.

Potrivit noului sondaj realizat de Chubb, unii angajați din SUA înregistrează de fapt mai multe ore când lucrează la distanță. Pentru a fi precis:

• 37% dintre participanți lucrează mai multe ore și
• 17% înregistrează mai mult de 10 ore suplimentare pe săptămână.

Acum, cheia pentru a preveni suprasolicitarea este găsirea metodelor potrivite pentru a-și redobândi productivitatea, cum ar fi urmărirea orelor de lucru. Am adunat o listă cu 7 moduri în care urmărirea timpului vă poate face mai productiv în timp ce lucrați de acasă.

Cu urmărirea timpului, veți învăța cum să adoptați aceste obiceiuri:

• organizați-vă ziua în funcție de vârfurile de productivitate,
• lucrați la intervale prestabilite,
• gestionează-ți mai bine volumul de muncă,
• urmăriți-vă sarcinile recurente și
• creați limite între timpul de lucru și timpul liber.

De asemenea, urmărirea timpului vă va ajuta:

• evitați amânarea,
• evitați multitasking-ul.

Înainte de a vă arăta cum să vă creșteți productivitatea prin înregistrarea timpului când lucrați de acasă, să aruncăm o privire la alte avantaje semnificative ale urmăririi timpului.

Beneficiile urmăririi timpului atunci când lucrați de acasă

Unul dintre principalele beneficii ale urmăririi timpului atunci când lucrezi la distanță este că vei învăța cum să fii mai eficient. În afară de asta, există și alte aspecte pozitive ale înregistrării timpului, cum ar fi:

• Păstrarea performanței tale transparente . Managerul și șeful dvs. vor să știe la ce lucrați pe parcursul zilei. Dacă păstrați o evidență a fiecărei sarcini finalizate și a timpului necesar pentru a o finaliza, veți obține o imagine de ansamblu clară a zilei dvs. de lucru. Apoi, puteți împărtăși această prezentare generală cu supervizorii dvs.
• Urmărirea câștigurilor dvs. Dacă sunteți freelancer, va trebui să păstrați o evidență a timpului exact petrecut lucrând la un proiect. Aceste rapoarte vă vor asigura că veți fi plătit corespunzător, indiferent de metoda de plată pe care o utilizați.
• Având dovada orelor suplimentare. Ori de câte ori slujba dvs. cere să ardeți uleiul de la miezul nopții, asigurați-vă că înregistrați aceste ore suplimentare. Apoi, mai târziu, vă puteți informa managerul despre orele suplimentare.
• Urmărește progresul tău. Urmărind timpul pe care îl petreceți pentru toate sarcinile, veți putea urmări progresul muncii dvs., care poate fi informații de neprețuit, mai ales atunci când lucrați la distanță.

Când vine vorba de metodele de urmărire a timpului, puteți folosi o foaie de calcul sau un pix și hârtie pentru a vă monitoriza timpul. Dacă optați pentru un software de urmărire a timpului, vă puteți urmări timpul fie cu un cronometru, adăugând orele manual, fie cu o foaie de pontaj. Încercați-l cu instrumentul nostru de urmărire a timpului, înregistrându-vă aici.

7 moduri în care urmărirea timpului vă poate face mai productiv în timp ce lucrați de acasă

Acum, să aruncăm o privire mai atentă la modurile în care urmărirea timpului vă poate face mai productiv în timp ce lucrați de acasă. Vă poate ajuta să:

1. organizați-vă ziua în funcție de vârfurile de productivitate,
2. lucrați la intervale prestabilite,
3. gestionează-ți mai bine volumul de muncă,
4. urmăriți-vă sarcinile recurente,
5. să creeze limite între timpul de lucru și timpul liber,
6. minimizați amânarea și
7. încercați să nu faceți mai multe sarcini.

1. Organizează-ți ziua în funcție de vârfurile de productivitate

Pe parcursul zilei, este posibil să observați că productivitatea dvs. crește în anumite momente. Pe de altă parte, există perioade în care nu îți poți menține concentrarea la locul de muncă și ești ineficient. Acest lucru se întâmplă din cauza prime-time-ului tău biologic, un termen inventat de Sam Carpenter.

Ora de primă oră biologică include orele tale cele mai productive dintr-o zi. Aceste ore depind de ritmurile tale ultradiene – ciclurile prin care corpul tău le trece pe zi.

Fiecare are propriul său orar biologic de primă audiență. De aceea, unora le este mai ușor să lucreze dimineața, cum ar fi CEO-ul Twitter, Jack Dorsey, care prosperă în primele ore ale dimineții. Pe de altă parte, unii oameni preferă să-și facă sarcinile după-amiaza târziu sau noaptea.

Cum vă poate ajuta urmărirea timpului să vă organizați ziua?

Dacă doriți să vă calculați orele biologice de maximă audiență, va trebui să vă urmăriți nivelul de energie timp de 3 săptămâni. Și cel mai bun mod de a face acest lucru este să vă urmăriți timpul și toate activitățile de lucru. Iată cum vă puteți calcula timpii productivi:

• Înregistrați-vă orele de lucru timp de 3 săptămâni – inclusiv toate sarcinile.
• Apoi, analizează-ți rezultatele. Aruncați o privire la aceleași sarcini pe care le-ați avut în fiecare săptămână și comparați timpii de care ați avut nevoie pentru a le termina. Iată un exemplu pentru o sarcină recurentă „Efectuarea unui raport săptămânal”.

Săptămâna întâi : În prima săptămână, sarcina a fost terminată după o oră și jumătate. Sarcina a fost efectuată dimineața, între orele 9 și 10.30.

Săptămâna a doua : În timpul celei de-a doua săptămâni, sarcina a fost finalizată în trei ore. Sarcina a fost realizată după-amiaza, de la 14 până la 17.

Săptămâna a treia : În timpul celei de-a treia săptămâni, sarcina a fost terminată după două ore și jumătate. Sarcina a fost realizată la începutul după-amiezii, între orele 12:00 și 14:30.

Dacă analizăm aceste trei rezultate, putem concluziona că cel mai scurt timp a fost o oră și jumătate, dimineața. Prin urmare, persoana care face sarcina a fost cea mai productivă la primele ore, ceea ce implică faptul că timpul său biologic de maximă audiență este în orele dimineții.

• Odată ce aflați despre ora dvs. biologică de vârf, aceste date devin neprețuite. Veți putea să vă selectați cea mai importantă și cea mai urgentă sarcină și să lucrați la ea mai întâi, în timpul orelor de vârf biologice. În același timp, vei lăsa acele sarcini mai puțin importante pentru alte momente ale zilei.

În concluzie, urmărirea timpului vă ajută să vă identificați propriul timp de vârf biologic, ceea ce vă oferă oportunitatea de a vă gestiona mai bine timpul și de a crește productivitatea.

2. Lucrați la intervale prestabilite ️

Într-un cadru de lucru tradițional, cele mai comune distrageri la birou sunt colegii vorbăreț, întâlnirile din apropiere și chiar zgomotele din exterior. Dar, când lucrezi de acasă, s-ar putea să fii deranjat de copiii tăi, animalele de companie sau colegii de cameră. Așadar, îndreptarea atenției către sarcinile tale poate părea o sarcină imposibilă.

Dacă sunteți în căutarea unei modalități de a vă concentra pe deplin asupra muncii, dar luați ocazional pauze scurte, asigurați-vă că încercați să lucrați la intervale prestabilite. Regulile sunt simple: trebuie să alegeți durata intervalelor de lucru și să vă respectați.

Vă sugerăm să utilizați tehnica de gestionare a timpului Pomodoro. Această metodă vă va ajuta:

• îmbunătățiți-vă eficiența păstrându-vă toată atenția asupra sarcinilor dvs. în timpul sesiunilor de lucru și
• reporniți-vă creierul luând pauze regulate.

Cum vă poate ajuta urmărirea timpului cu tehnica Pomodoro?

Pentru a utiliza tehnica Pomodoro, va trebui să vă înregistrați timpul cu un cronometru sau un cronometru. Fiecare sesiune/ciclu de lucru se numește Pomodoro. Iată cum arată procesul:

• Setați un cronometru pentru 25 de minute - aceasta este prima dvs. sesiune de lucru.
• Concentrați-vă pe muncă în aceste 25 de minute și nu lăsați pe nimeni să vă distragă atenția.
• Când alarma se stinge, nu mai funcționa.
• Luați o pauză de 5 minute. Acum este momentul să luați o gustare sănătoasă sau să discutați cu colegii de cameră.
• După terminarea pauzei, continuați să lucrați încă 25 de minute. Apoi, ia o altă pauză rapidă.
• După ce ați încheiat patru cicluri (patru Pomodoros), este timpul să luați o pauză mai lungă, de 20 de minute. Această pauză este perfectă pentru a lua prânzul cu familia sau pentru a-ți suna prietenul.
• Repetați această rutină până când vă terminați sarcinile sau până când ziua de lucru este terminată.

Urmărirea orelor de lucru cu tehnica Pomodoro vă va îmbunătăți concentrarea și nivelul de productivitate. În plus, este mai puțin probabil să lucrați mai mult decât este necesar atunci când urmăriți fiecare minut. Astfel, vei evita epuizarea și te vei putea bucura de timpul liber.

În afară de aceste sesiuni de 25 de minute, puteți încerca și să lucrați la intervale puțin mai lungi. În plus, sarcinile tale vor necesita uneori sesiuni mai lungi.

Tony Schwartz, cronicarul de productivitate din New York Times, recomandă utilizarea acestei metode: lucrul timp de 90 de minute, apoi luând o pauză mai lungă, în jur de 15 minute. Ideea lui este în concordanță cu ritmul ultradian menționat mai sus.

De asemenea, în articolul său pentru HuffPost, Schwartz îl menționează pe Nathan Kleitman, cercetătorul somnului. Kleitman este renumit pentru descoperirea ciclului de bază al activității de odihnă (BRAC). Acest ciclu are loc atunci când dormim și durează între 85 și 90 de minute (pentru adulți) și 55-60 de minute (pentru sugari). În aceste 90 de minute, creierul nostru trece prin cinci etape de somn (inclusiv faza de odihnă și activitate).

Acum, Schwartz subliniază că Kleitman a susținut și că corpurile noastre experimentează aceste cicluri de 90 de minute în timpul zilei, când suntem treji. Prin urmare, Schwartz consideră că lucrul în sesiuni de 60-90 de minute de concentrare neîntreruptă este cheia pentru o productivitate sporită.

3. Învață să-ți gestionezi mai bine volumul de muncă

Deoarece telecommuting implică lucrul singur, fără manageri și șefi fizic în preajmă, te vei simți mai relaxat când lucrezi. E grozav, dar nu te simți prea confortabil. Încă ești responsabil pentru munca ta. În plus, trebuie să găsești o modalitate de a oferi aceeași calitate a muncii ca și când ai lucra într-un birou. În plus, depinde de dvs. să vă ocupați de volumul de muncă și să vă livrați sarcinile înainte de termenele limită.

După cum știți deja, nu toate sarcinile zilnice sunt la fel. Aceste sarcini complexe necesită, de obicei, mai mult timp și energie. Prin urmare, va trebui să vă organizați corect volumul de muncă, astfel încât să puteți finaliza toate sarcinile.

Cum vă poate ajuta urmărirea timpului în gestionarea sarcinilor?

Pentru a termina toate sarcinile zilnice la timp, asigurați-vă că vă urmăriți timpul și notați fiecare sarcină. Când vă monitorizați timpul, veți ști:

️De cât timp ai avut nevoie pentru a termina fiecare sarcină,

️ce sarcini ai îndeplinit deja pentru ziua respectivă și

️ce sarcini mai trebuie să îndepliniți până la sfârșitul zilei.

A avea o astfel de vedere de ansamblu are un beneficiu major - veți putea face o listă de lucruri de făcut cu o seară înainte. Deci, dimineața, trebuie doar să începeți să verificați elementele din listă.

După cum puteți vedea, urmărirea timpului vă ajută să vă gestionați mai bine volumul de muncă, ceea ce vă sporește și productivitatea.

4. Urmăriți-vă sarcinile recurente

Sarcinile recurente sunt acele sarcini pe care de obicei le repetați frecvent, fie zilnic, săptămânal sau lunar. De exemplu, trebuie să participați la mai multe întâlniri pe săptămână. Sau, trebuie să vă verificați e-mailul în fiecare zi.

Deși aceste sarcini par banale, uneori petrecem prea mult timp ne ocupăm de ele.

Cum vă poate ajuta urmărirea timpului să urmăriți sarcinile recurente?

Dacă nu sunteți sigur de ce productivitatea dvs. suferă atunci când faceți telecommuting, începeți să vă înregistrați sarcinile recurente. S-ar putea să descoperi că petreci prea mult timp lucrând la aceste activități.

De exemplu, iată o prezentare generală a unei zile de lucru. Putem vedea o mulțime de sarcini diferite, pentru diverse proiecte.

Una dintre ele este „răspunsul la e-mailuri”, o activitate urmărită la începutul și la sfârșitul unei zile de lucru. De asemenea, putem vedea aici o sarcină de „întâlnire”, o activitate care are loc o dată pe săptămână.

Iată cantitatea totală de timp petrecută acestor două sarcini repetitive.

Deci, această persoană dedică o oră și jumătate e-mailurilor și întâlnirilor. Acest lucru poate părea prea mult timp petrecut pe o sarcină recurentă, mai ales atunci când aveți o zi plină.

Urmărirea sarcinilor repetitive vă ajută să vă dați seama câte ore dedici acestor activități pe zi. Apoi, veți putea limita aceste sarcini prin automatizarea unora dintre ele sau prin delegarea altor colegi. A avea mai puține sarcini recurente înseamnă că îți vei îndrepta atenția către sarcini mai importante și vei fi mai productiv.

• Sfat bonus: ori de câte ori te simți nemotivat să faci sarcini recurente, răsfățează-te cu niște bătăi liniștitoare. În plus, anumite tipuri de muzică vă pot crește productivitatea. De exemplu, muzica veselă fără versuri vă poate ajuta să vă sporiți eficiența atunci când aveți de-a face cu sarcini repetitive. Dacă preferați să ascultați conversații captivante decât muzică, puteți opta pentru un podcast motivațional la alegere.

5. Creați limite între timpul de lucru și timpul liber

Atunci când sufrageria dvs. este locul în care lucrați, stabilirea limitelor între timpul de lucru și timpul liber poate fi o provocare. Dar, nu ești singur.

După cum se menționează în studiul menționat anterior al lui Chubb, doar 43% dintre angajații din SUA cred că au succes în separarea activităților profesionale și familiale. A te confrunta cu această problemă înseamnă adesea să înregistrezi mai multe ore petrecute la muncă decât este necesar.

Acum, suntem productivi când lucrăm ore mai lungi? Nu chiar. Potrivit studiului de la Stanford, atunci când lucrăm 48 de ore pe săptămână sau mai puțin, „producția noastră tinde să fie proporțională cu orele săptămânale lucrate”. Cu toate acestea, atunci când lucrăm mai mult de 48 de ore pe săptămână, productivitatea noastră începe să scadă.

Cum vă poate ajuta urmărirea timpului să împărțiți timpul de lucru și timpul liber?

Așadar, dacă nu puteți opri munca la sfârșitul zilei, începeți să vă monitorizați timpul. Ținând evidența timpului dvs., veți ști exact când au început orele de lucru și când trebuie să terminați. Odată ce îți dai seama de acest lucru, vei avea un motiv solid pentru a-ți încheia ziua de muncă și a-ți trece mintea de la muncă la activități personale.

Un alt sfat util este să setați o alarmă să se declanșeze cu o oră înainte de sfârșitul turei. Acest lucru vă va aminti că ziua dvs. de lucru este aproape de sfârșit. În plus, puteți folosi ultima oră pentru a vă termina sarcinile și apoi, pentru a crea o listă de lucruri de făcut pentru ziua următoare. Apoi, urmând lista, veți putea să vă testați estimările și să faceți modificări dacă este necesar.

6. Minimizați procrastinarea

Cu toții avem tendința de a amâna uneori. De fapt, rezultatele sondajului privind amânarea arată că majoritatea participanților, tocmai 88%, amână cel puțin o oră pe zi. Acum, când lucrezi de acasă, poți să te distragi cu ușurință și, prin urmare, te poți decide să începi să lucrezi la un nou proiect mai târziu sau mâine. Următorul lucru pe care îl știi, ziua ta de lucru a trecut și nu ai fost foarte productiv.

Cum vă poate ajuta urmărirea timpului cu procastrinarea?

Pentru a pune capăt amânării, începeți să vă înregistrați timpul utilizând o aplicație de cronometru, cum ar fi Clockify.

Iată cum să utilizați această aplicație:

• Creează un cont.
• Porniți un cronometru când începeți să lucrați la o sarcină. Asigurați-vă că adăugați o descriere a sarcinii pe care o desfășurați în prezent.

• Opriți un cronometru când vă terminați sarcina.
• Repetați acest proces pentru celelalte sarcini.

Când vine vorba de amânare, folosirea unui cronometru este crucială, deoarece a vedea un cronometru în funcțiune te va împiedica să pierzi orice moment valoros. Prin urmare, în loc să vă amânați sarcinile pentru mai târziu, vă veți ocupa de ele în acel moment, ceea ce vă va îmbunătăți și abilitățile de gestionare a timpului. În cele din urmă, îți vei recâștiga productivitatea și îți vei încheia ziua cu succes.

7. Încercați să nu faceți mai multe sarcini

Împărtășirea biroului de acasă cu copiii înseamnă uneori să fii nevoit să acorde o atenție deosebită dacă își fac temele în timp ce se confruntă singur cu problemele de muncă. Sau, poate că nu amestecați activitățile profesionale cu cele personale, dar aveți obiceiul de a răspunde la e-mailuri în timp ce participați la o întâlnire online.

S-ar putea să credeți că vă puteți descurca să faceți ambele sarcini simultan. Dar, majoritatea oamenilor nu au capacitatea cognitivă de a comuta între proiecte și sarcini fără a face greșeli, cu excepția supertaskerilor. Doar aproximativ 2,5% din populație sunt supertaskeri și pentru ei, multitasking-ul are ca rezultat o performanță mai bună.

Cu toate acestea, dacă nu aveți aceste superputeri (și este în regulă), vă sugerăm să stați departe de multitasking.

Cum vă poate ajuta urmărirea timpului să opriți multitasking?

Cea mai convenabilă modalitate de a nu mai jongla cu două activități în același timp este să începeți să vă urmăriți orele de lucru. Când vă înregistrați timpul, va trebui să introduceți descrierea sarcinii dvs. Prin urmare, nu veți putea nota două sarcini simultan. De aceea, urmărirea timpului vă va ajuta:

️ îndreptați-vă atenția către o sarcină la un moment dat și

️aveți o imagine de ansamblu exactă a zilei dvs. de lucru.

În cele din urmă, performanța dvs. va fi îmbunătățită.

Concluzie

Dacă vă este dificil să vă concentrați atenția asupra muncii și să rămâneți productiv atunci când faceți telecommuting, începeți să vă urmăriți orele de lucru. În această postare de blog, am adunat o listă cu cele mai bune moduri prin care urmărirea timpului vă poate crește productivitatea. Aceste tehnici vă arată cum să dobândiți obiceiuri noi, constructive, cum ar fi lucrul la intervale prestabilite. În plus, aceste metode vă încurajează să puneți capăt rutinelor care sunt dăunătoare, cum ar fi amânarea.