Comment le suivi du temps peut vous rendre plus productif lorsque vous travaillez à domicile

Lorsque vous travaillez à domicile, vous pouvez profiter des privilèges de ce cadre de travail, comme ne pas vous déplacer, avoir la possibilité de dormir un peu plus longtemps ou de préparer un repas fait maison pour le déjeuner.

Cependant, le travail à distance présente certains défis, comme gérer les distractions à la maison, le manque de routine ou être moins productif qu'au bureau. Comme vous le savez déjà, lorsque vous êtes inefficace, vous passez généralement plus de temps à travailler, afin de terminer toutes vos tâches.

Selon la nouvelle enquête de Chubb, certains employés aux États-Unis enregistrent en fait plus d'heures de télétravail. Pour être précis:

• 37 % des participants travaillent de plus longues heures, et
• 17% enregistrent plus de 10 heures supplémentaires par semaine.

Maintenant, la clé pour prévenir le surmenage est de trouver les bonnes méthodes pour retrouver la productivité, comme le suivi de vos heures de travail. Nous avons rassemblé une liste de 7 façons dont le suivi du temps peut vous rendre plus productif lorsque vous travaillez à domicile.

Avec le suivi du temps, vous apprendrez à adopter ces habitudes :

• organisez votre journée en fonction de vos pics de productivité,
• travailler à des intervalles pré-programmés,
• mieux gérer votre charge de travail,
• suivre vos tâches récurrentes, et
• créer des frontières entre votre temps de travail et votre temps libre.

De plus, le suivi du temps vous aidera à :

• éviter les atermoiements,
• éviter le multitâche.

Avant de vous montrer comment augmenter votre productivité en enregistrant le temps lorsque vous travaillez à domicile, examinons d'autres avantages importants du suivi du temps.

Les avantages du suivi du temps lorsque vous travaillez à domicile

L'un des principaux avantages du suivi du temps lors du télétravail est que vous apprendrez à être plus efficace. En dehors de cela, il existe d'autres aspects positifs de l'enregistrement de votre temps, tels que :

• Garder vos performances transparentes . Votre manager et votre patron veulent savoir sur quoi vous travaillez tout au long de la journée. Si vous conservez une trace de chaque tâche terminée et du temps nécessaire pour la terminer, vous obtiendrez un aperçu clair de votre journée de travail. Ensuite, vous pouvez partager cet aperçu avec vos superviseurs.
• Suivi de vos gains. Si vous êtes un pigiste, vous devrez tenir un registre du temps exact passé à travailler sur un projet. Ces rapports garantiront que vous serez payé correctement, quel que soit le mode de paiement que vous utilisez.
• Avoir une preuve de vos heures supplémentaires. Chaque fois que votre travail vous oblige à brûler l'huile de minuit, assurez-vous de consigner ces heures supplémentaires. Puis plus tard, vous pourrez informer votre manager de vos heures supplémentaires.
• Regarder vos progrès. En traçant le temps que vous passez sur toutes les tâches, vous pourrez suivre l'avancement de votre travail, qui peut être une information précieuse, surtout en télétravail.

En ce qui concerne les méthodes de suivi du temps, vous pouvez utiliser une feuille de calcul ou un stylo et du papier pour surveiller votre temps. Si vous optez pour un logiciel de suivi du temps, vous pouvez suivre votre temps soit avec une minuterie, en ajoutant vos heures manuellement, soit avec une feuille de temps. Essayez-le avec notre outil de suivi du temps en vous inscrivant ici.

7 façons dont le suivi du temps peut vous rendre plus productif lorsque vous travaillez à domicile

Examinons maintenant de plus près les façons dont le suivi du temps peut vous rendre plus productif lorsque vous travaillez à domicile. Il peut vous aider à :

1. organisez votre journée en fonction de vos pics de productivité,
2. travailler à des intervalles pré-programmés,
3. mieux gérer votre charge de travail,
4. suivre vos tâches récurrentes,
5. créer des frontières entre le temps de travail et le temps libre,
6. minimiser la procrastination, et
7. essayez de ne pas faire plusieurs tâches.

1. Organisez votre journée en fonction de vos pics de productivité

Tout au long de la journée, vous remarquerez peut-être que votre productivité est florissante à des moments particuliers. D'un autre côté, il y a des périodes où vous ne pouvez pas rester concentré au travail et où vous êtes inefficace. Cela se produit en raison de votre heure de grande écoute biologique, un terme inventé par Sam Carpenter.

Votre prime time biologique comprend vos heures les plus productives dans une journée. Ces heures dépendent de vos rythmes ultradiens - les cycles que votre corps traverse au cours d'une journée.

Chacun a son prime time biologique. C'est pourquoi certaines personnes trouvent plus facile de travailler le matin, comme le PDG de Twitter, Jack Dorsey, qui s'épanouit tôt le matin. D'autre part, certaines personnes préfèrent effectuer leurs tâches en fin d'après-midi, ou la nuit.

Comment le suivi du temps peut-il vous aider à organiser votre journée ?

Si vous souhaitez calculer votre prime time biologique, vous devrez suivre vos niveaux d'énergie pendant 3 semaines. Et la meilleure façon d'y parvenir est de suivre votre temps et toutes vos activités professionnelles. Voici comment vous pouvez calculer vos temps productifs :

• Enregistrez vos heures de travail pendant 3 semaines - y compris toutes vos tâches.
• Ensuite, analysez vos résultats. Jetez un œil aux mêmes tâches que vous aviez chaque semaine et comparez les temps dont vous aviez besoin pour les terminer. Voici un exemple pour une tâche récurrente "Faire un rapport hebdomadaire".

Première semaine : Au cours de la première semaine, la tâche était terminée après une heure et demie. La tâche a été effectuée le matin, de 9 h à 10 h 30.

Deuxième semaine : Au cours de la deuxième semaine, la tâche a été accomplie en trois heures. La tâche a été effectuée dans l'après-midi, de 14 h à 17 h.

Semaine trois : Au cours de la troisième semaine, la tâche a été terminée après deux heures et demie. La tâche s'est déroulée en début d'après-midi, de 12h à 14h30.

Si nous analysons ces trois résultats, nous pouvons conclure que le temps le plus court était d'une heure et demie, le matin. Par conséquent, la personne effectuant la tâche était la plus productive au petit matin, ce qui implique que son heure de grande écoute biologique se situe pendant les heures du matin.

• Une fois que vous connaissez votre heure de grande écoute biologique, ces données deviennent inestimables. Vous pourrez sélectionner votre tâche la plus importante et la plus urgente et y travailler en premier, pendant votre prime time biologique. En même temps, vous laisserez ces tâches moins importantes pour d'autres moments de la journée.

En résumé, le suivi du temps vous aide à identifier votre propre prime time biologique, ce qui vous donne l'opportunité de mieux gérer votre temps et d'augmenter votre productivité.

2. Travaillez à des intervalles pré-programmés ️

Dans un cadre de travail traditionnel, les distractions les plus courantes au bureau sont les collègues bavards, les réunions à proximité et même les bruits extérieurs. Mais, lorsque vous travaillez à domicile, vous pourriez être dérangé par vos enfants, vos animaux de compagnie ou vos colocataires. Ainsi, attirer l'attention sur vos devoirs peut sembler une tâche impossible.

Si vous cherchez un moyen de vous concentrer pleinement sur le travail, mais que vous faites de brèves pauses occasionnelles, assurez-vous d'essayer de travailler à des intervalles préprogrammés. Les règles sont simples : il faut choisir la durée des intervalles de travail et s'y tenir.

Nous suggérons d'utiliser la technique de gestion du temps Pomodoro. Cette méthode vous aidera :

• améliorer votre efficacité en gardant toute votre attention sur vos tâches pendant les séances de travail, et
• redémarrez votre cerveau en prenant des pauses régulières.

Comment le suivi du temps peut-il vous aider avec la technique Pomodoro ?

Pour utiliser la technique Pomodoro, vous devrez enregistrer votre temps avec une minuterie ou un chronomètre. Chaque session/cycle de travail s'appelle Pomodoro. Voici à quoi ressemble le processus :

• Réglez une minuterie sur 25 minutes - c'est votre première session de travail.
• Concentrez-vous sur le travail pendant ces 25 minutes et ne laissez personne vous distraire.
• Lorsque l'alarme se déclenche, arrêtez de travailler.
• Faites une pause de 5 minutes. C'est le moment de prendre une collation saine ou de discuter avec vos colocataires.
• Lorsque votre pause est terminée, continuez à travailler pendant encore 25 minutes. Ensuite, faites une autre petite pause.
• Après avoir effectué quatre cycles (quatre Pomodoros), il est temps de faire une pause plus longue de 20 minutes. Cette pause est parfaite pour déjeuner en famille ou téléphoner à un ami.
• Répétez cette routine jusqu'à ce que vous ayez terminé vos tâches ou jusqu'à ce que votre journée de travail soit terminée.

Le suivi de vos heures de travail avec la technique Pomodoro améliorera votre concentration et votre productivité. De plus, vous êtes moins susceptible de travailler plus longtemps que nécessaire lorsque vous suivez chaque minute. Ainsi, vous éviterez le burn-out et pourrez profiter de votre temps libre.

En dehors de ces sessions de 25 minutes, vous pouvez également essayer de travailler à des intervalles un peu plus longs. De plus, vos tâches nécessiteront parfois des sessions plus longues.

Tony Schwartz, le chroniqueur de productivité du New York Times, recommande d'utiliser cette méthode : travailler pendant 90 minutes, puis faire une pause plus longue, environ 15 minutes. Son idée s'inscrit dans le rythme ultradien précité.

De plus, dans son article pour HuffPost, Schwartz mentionne Nathan Kleitman, le chercheur sur le sommeil. Kleitman est célèbre pour avoir découvert le cycle de base repos-activité (BRAC). Ce cycle se produit lorsque nous dormons et dure entre 85 et 90 minutes (pour les adultes) et 55 à 60 minutes (pour les nourrissons). Pendant ces 90 minutes, notre cerveau passe par cinq phases de sommeil (y compris la phase de repos et d'activité).

Maintenant, Schwartz souligne que Kleitman a également affirmé que notre corps subit ces cycles de 90 minutes pendant la journée, lorsque nous sommes éveillés. Par conséquent, Schwartz pense que travailler en sessions de 60 à 90 minutes de concentration ininterrompue est la clé d'une productivité accrue.

3. Apprenez à mieux gérer votre charge de travail

Étant donné que le télétravail implique de travailler seul, sans gestionnaires ni patrons physiquement présents, vous vous sentirez plus détendu lorsque vous travaillerez. C'est super, mais ne soyez pas trop à l'aise. Vous êtes toujours responsable de votre travail. De plus, vous devez trouver un moyen de fournir la même qualité de travail que si vous travailliez dans un bureau. De plus, c'est à vous de faire face à votre charge de travail et de livrer vos tâches avant les échéances.

Comme vous le savez déjà, toutes les tâches quotidiennes ne sont pas identiques. Ces tâches complexes nécessitent généralement plus de temps et d'énergie pour être accomplies. Par conséquent, vous devrez organiser correctement votre charge de travail afin de pouvoir accomplir toutes les tâches.

Comment le suivi du temps peut-il vous aider dans la gestion des tâches ?

Afin de terminer toutes les tâches quotidiennes à temps, assurez-vous de suivre votre temps et de noter chaque tâche. En surveillant votre temps, vous saurez :

️ Combien de temps vous a-t-il fallu pour terminer chaque devoir,

️quelles tâches vous avez déjà accomplies pour la journée, et

️quelles tâches vous reste-t-il à accomplir d'ici la fin de la journée.

Avoir une telle vue d'ensemble a un avantage majeur - vous serez en mesure de faire une liste de choses à faire la veille. Ainsi, le matin, il vous suffit de commencer à vérifier les éléments de la liste.

Comme vous pouvez le constater, le suivi du temps vous aide à mieux gérer votre charge de travail, ce qui améliore également votre productivité.

4. Suivez vos tâches récurrentes

Les tâches récurrentes sont les tâches que vous répétez fréquemment fréquemment, soit sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Par exemple, vous devez assister à plusieurs réunions par semaine. Ou, vous devez vérifier votre e-mail tous les jours.

Bien que ces tâches semblent anodines, nous passons parfois trop de temps à nous en occuper.

Comment le suivi du temps peut-il vous aider à suivre les tâches récurrentes ?

Si vous ne savez pas pourquoi votre productivité souffre lorsque vous faites du télétravail, commencez à consigner vos tâches récurrentes. Vous découvrirez peut-être que vous passez trop de temps à travailler sur ces activités.

Par exemple, voici un aperçu d'une journée de travail. Nous pouvons voir beaucoup de tâches différentes, pour divers projets.

L'un d'eux est la « réponse aux e-mails », une activité suivie au début et à la fin d'une journée de travail. Nous pouvons également voir ici une tâche de "réunion", une activité qui a lieu une fois par semaine.

Voici le temps total consacré à ces deux tâches répétitives.

Ainsi, cette personne consacre une heure et demie aux e-mails et aux réunions. Cela peut sembler trop de temps consacré à une tâche récurrente, surtout lorsque vous avez une journée bien remplie.

Le suivi de vos tâches répétitives vous aide à déterminer le nombre d'heures que vous consacrez à ces activités par jour. Ensuite, vous pourrez limiter ces tâches en automatisant certaines d'entre elles ou en les déléguant à d'autres collègues. Avoir moins de tâches récurrentes signifie que vous pourrez concentrer votre attention sur des tâches plus importantes et être plus productif.

• Astuce bonus : chaque fois que vous ne vous sentez pas motivé pour effectuer des tâches récurrentes, offrez-vous des rythmes apaisants. De plus, certains types de musique peuvent augmenter votre productivité. Par exemple, une musique joyeuse sans paroles peut vous aider à améliorer votre efficacité lorsque vous faites face à des tâches répétitives. Si vous préférez écouter des conversations engageantes plutôt que de la musique, vous pouvez opter pour un podcast de motivation de votre choix.

5. Créer des frontières entre temps de travail et temps libre

Lorsque votre salon est l'endroit où vous travaillez, établir des limites entre le temps de travail et le temps libre peut être difficile. Mais, vous n'êtes pas seul.

Comme indiqué dans l'étude de Chubb mentionnée précédemment, seuls 43 % des employés américains pensent qu'ils réussissent à séparer les activités professionnelles et familiales. Lutter contre ce problème signifie souvent enregistrer plus d'heures de travail que nécessaire.

Maintenant, sommes-nous productifs lorsque nous travaillons plus longtemps ? Pas assez. Selon l'étude de Stanford, lorsque nous travaillons 48 heures par semaine ou moins, notre « production a tendance à être proportionnelle aux heures hebdomadaires travaillées ». Cependant, lorsque nous travaillons plus de 48 heures par semaine, notre productivité commence à baisser.

Comment le suivi du temps peut-il vous aider à diviser le travail et les loisirs ?

Donc, si vous ne pouvez pas arrêter de travailler à la fin de la journée, commencez à surveiller votre temps. En gardant une trace de votre temps, vous saurez exactement quand vos heures de travail ont commencé et quand vous devez terminer. Une fois que vous aurez compris cela, vous aurez une bonne raison de mettre fin à votre journée de travail et de passer du travail à vos activités personnelles.

Un autre conseil utile consiste à régler une alarme pour qu'elle se déclenche une heure avant la fin de votre quart de travail. Cela vous rappellera que votre journée de travail est presque terminée. En outre, vous pouvez utiliser votre dernière heure pour terminer vos tâches, puis créer une liste de tâches pour le lendemain. Ensuite, en suivant la liste, vous pourrez tester vos estimations et apporter des modifications si nécessaire.

6. Minimisez la procrastination

Nous avons tous tendance à tergiverser parfois. En effet, les résultats de l'enquête sur la procrastination montrent qu'une majorité de participants, précisément 88%, procrastinent au moins une heure par jour. Maintenant, lorsque vous travaillez à domicile, vous pouvez facilement être distrait et ainsi décider de commencer à travailler sur un nouveau projet plus tard, ou demain. Ensuite, votre journée de travail s'est écoulée et vous n'avez pas été très productif.

Comment le suivi du temps peut-il vous aider à procastrer ?

Afin de mettre fin à la procrastination, commencez à enregistrer votre temps en utilisant une application de minuterie, telle que Clockify.

Voici comment utiliser cette application :

• Créer un compte.
• Démarrez un chronomètre lorsque vous commencez à travailler sur une tâche. Assurez-vous d'ajouter une description de la tâche que vous effectuez actuellement.

• Arrêtez une minuterie lorsque vous avez terminé votre tâche.
• Répétez ce processus pour vos autres devoirs.

En ce qui concerne la procrastination, l'utilisation d'un minuteur est cruciale, car le fait de voir un minuteur fonctionner vous évitera de perdre un moment précieux. Par conséquent, au lieu de remettre vos devoirs à plus tard, vous les traiterez à ce moment-là, ce qui améliorera également vos compétences en gestion du temps. Enfin, vous retrouverez votre productivité et vous terminerez votre journée avec succès.

7. Essayez de ne pas faire plusieurs tâches

Partager votre bureau à domicile avec des enfants signifie parfois devoir faire très attention à ce qu'ils fassent leurs devoirs tout en traitant vous-même des problèmes de travail. Ou, peut-être que vous ne mélangez pas le travail et les activités personnelles, mais que vous avez l'habitude de répondre aux e-mails lorsque vous assistez à une réunion en ligne.

Vous pensez peut-être que vous pouvez gérer les deux tâches simultanément. Mais la plupart des gens n'ont pas la capacité cognitive de basculer entre les projets et les tâches sans faire d'erreurs, à l'exception des super-tâches. Seulement environ 2,5 % de la population sont des super-tâches et pour eux, le multitâche se traduit par de meilleures performances.

Cependant, si vous ne disposez pas de ces super pouvoirs (et c'est très bien), nous vous suggérons de rester à l'écart du multitâche.

Comment le suivi du temps peut-il vous aider à arrêter le multitâche ?

Le moyen le plus pratique pour vous d'arrêter de jongler avec deux activités en même temps est de commencer à suivre vos heures de travail. Lors de l'enregistrement de votre temps, vous devrez entrer la description de votre tâche. Par conséquent, vous ne pourrez pas écrire deux devoirs simultanément. C'est pourquoi le suivi du temps vous aidera à :

️ concentrez votre attention sur une tâche à la fois, et

️avoir un aperçu précis de votre journée de travail.

En fin de compte, vos performances seront également améliorées.

Conclusion

Si vous trouvez qu'il est difficile de concentrer votre attention sur le travail et de rester productif lorsque vous faites du télétravail, commencez à suivre vos heures de travail. Dans cet article de blog, nous avons rassemblé une liste des meilleures façons dont le suivi du temps peut augmenter votre productivité. Ces techniques vous montrent comment acquérir de nouvelles habitudes constructives, comme travailler à des intervalles prédéterminés. De plus, ces méthodes incitent à mettre fin aux routines néfastes, comme la procrastination.