Excel veya Notes'un Ötesine Geçmek: KOBİ Operasyonlarını Kolaylaştırmak için Temel İpuçları

İşinize başladığınızda yalnızca bir avuç müşteriniz vardı. Ayrıntılarını bir Excel elektronik tablosunda saklamak ve yönetmek mantıklıydı .

Ancak şirketiniz büyüdükçe müşteri tabanınız da büyüdü. Bugün siz veya satış temsilcileriniz, gerekli müşteri ayrıntılarını bulmak için bir e-tablodaki yüzlerce (binlerce olmasa da) satırı kaydırmanız gerekiyor.

KOBİ'niz bu zorluklarla boğuşuyorsa yalnız değilsiniz. Yakın zamanda çıkan bir Kanun! CRM Anket Raporu, KOBİ sahiplerinin yüzde 39'unun müşteri bilgilerini yönetmek için elektronik tablolar kullandığını ortaya çıkardı.

Ancak dijital dönüşümün tüm sektörlerdeki işletmeler için norm haline gelmesiyle birlikte, notlar ve e-tablolar artık müşteri ilişkilerini yönetmek ve iş ihtiyaçlarınızı karşılamak için doğru seçim değil . Bunları neden ölçeklenebilir bir CRM çözümüyle değiştirmeniz gerektiğini ve Excel'i bir CRM olarak kullanmayı bıraktığınızda neleri dikkate almanız gerektiğini burada bulabilirsiniz .

Müşteri verilerini yönetmek için notları ve Excel'i kullanmayı bırakmanın nedenleri

Öncelikle ilk şeyler: Excel elektronik tabloları, Quickbooks ve LinkedIn gibi çeşitli kaynaklardan veri kümelerini depolamak , hızlı hesaplamalar yapmak ve çizelgeler ve grafikler oluşturmak için mükemmeldir . Benzer şekilde, not alma uygulamaları müşteri etkileşiminden önemli çıkarımları hızlı bir şekilde not almanıza yardımcı olabilir .

Ancak etkili müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) söz konusu olduğunda bu yetenekler yeterli değildir. Excel'i bir CRM sistemi olarak kullanmanın birkaç yaygın dezavantajı şunlardır :

Sürüm kontrolü sorunları

Şunu hayal edin: Müşteri verilerini içeren e-tabloyu satış ekibinizle paylaşırsınız . Her ekip üyesi dosyayı bilgisayarına indirir ve müşteriyle konuştuktan sonra ilgili ayrıntıları günceller. Tutarsız iletişimlere yol açan yinelenen veya hatalı verilerle uğraşmak zorunda kalmanız çok uzun sürmeyecek .

Erişilebilirlik eksikliği

E-tablolar özellikle mobil uyumlu değildir. Bu, satış temsilcilerinin hareket halindeyken müşteri verilerine erişmesini ve bunları güncellemesini zorlaştırır ve yüz yüze müşteri toplantılarının sonuçlarını etkileyebilir.

Güvenlik endişeleri

Microsoft Excel, müşteri verileri elektronik tablonuzu bir parolayla korumanın ötesinde güçlü güvenlik özellikleri sunmaz. Hassas verilere yetkisiz erişimi önlemek için fazla bir şey yapamazsınız . Daha da kötüsü, bir çalışan dosyayı bilgisayarına indirip şirketinizden ayrılırsa müşteri verilerinizi kullanmaya devam edebilir .

Sınırlı analitik yetenekleri

Notlar ve e-tablolar müşteri davranışı, satın alma geçmişi, hizmet talepleri ve daha fazlası hakkında tonlarca yararlı veri toplayabilir. Ancak mevcut verileri eyleme geçirilebilir içgörülere dönüştürecek gelişmiş analiz özelliklerinden yoksundurlar.

Ölçeklenebilirlik zorlukları

Müşteri tabanınız büyüdükçe, e-tablolardaki müşteri verilerini yönetmek bir kabustan başka bir şey olmayacak. Potansiyel bir müşteriyle en son ne zaman iletişime geçildiğini öğrenmek için sonsuz satırlar arasında gezindiğinizi hayal edin. Veya bir satış temsilcisi ayrıntıları güncellemeyi unuttuğu için yanlış telefon numarasına takip SMS'i göndermek. Bu tür bir verimsizlik, potansiyel müşterilerin huniden dışarı kaymasına neden olabilir.

CRM yazılımı neden elektronik tablolardan daha iyidir?

CRM yazılımını kullanmaya başlayan KOBİ'lerin dörtte birinden fazlasının gelirlerinde ve şirket büyümesinde önemli bir artış elde ettiğini biliyor muydunuz ? Ancak Excel yerine CRM yazılımını kullanmanızın tek nedeni artan gelir değildir . Excel yerine CRM kullanmanızın birçok nedeni vardır .

Geliştirilmiş müşteri veri yönetimi

Act gibi bir CRM platformu ! CRM, müşteri bilgilerini toplamak, saklamak ve yönetmek için merkezi bir kontrol paneli sunar. Tek bir gerçek bilgi kaynağı oluşturur ve farklı departmanlardaki çalışanlar dosya paylaşımından yararlanabilir ve müşterilerle etkileşime geçmeden önce ona başvurabilir. Herhangi bir bilgiyi düzenlerlerse değişiklikler gerçek zamanlı olarak yansıtılır . Bu, herkese her müşterinin birleşik ve güncellenmiş bir görünümünü sağlayarak kullanıcı deneyimini artırır . Aynı zamanda karar almayı hızlandırır ve iş süreçlerini basitleştirir .

Davranmak! çalışanların gerekli bilgileri hızlı bir şekilde bulmasına yardımcı olmak için gelişmiş arama filtreleri bile sağlar. Bu, kusursuz müşteri etkileşimlerini kolaylaştırır ve sonuçta satın alma deneyimini geliştirir.

Ek olarak, bulut hizmetlerine sahip CRM çözümleri, birden fazla ekip üyesinin, konumlarından bağımsız olarak müşteri verilerine aynı anda erişmesine ve bunlarla çalışmasına olanak tanır. Bu, onları şirket içi ekiplerle karşılaştırıldığında özellikle hibrit veya uzak ekipler için uygun kılar .

Müşteri yaşam döngüsüne ilişkin daha derin bilgiler

Bir CRM çözümüyle müşterileriniz hakkındaki bilgileriniz isim, telefon numarası ve son satın alma tarihi gibi birkaç alanla sınırlı değildir. Bunun yerine Act! potansiyel müşterinin tüm yolculuğunun haritasını çıkarmanıza olanak tanır ve satış hunisinde nerede olduklarını anlamanıza yardımcı olur.

Bu bilgilerle, kalıplaşmış bir yaklaşım izlemek yerine, pazarlama ve satış çalışmalarınızı her potansiyel müşteri için özel olarak özelleştirebilirsiniz. Ayrıca farklı potansiyel müşterilerin satış hunisinde nasıl ilerlediğini izleyebilir ve potansiyel müşterileri uzaklaştıran sürtünme noktalarını belirleyebilirsiniz.

Otomatik iş akışlarıyla artırılmış verimlilik

Modern CRM sistemleri geniş bir otomasyon yetenekleri yelpazesiyle birlikte gelir . Örneğin, Harekete Geçin! otomatik hatırlatıcılar ve uyarılar ayarlamanıza olanak tanır. Hatta satış temsilcilerine belirli görevler atayabilir ve yazılımın onları otomatik olarak bilgilendirmesini sağlayabilirsiniz. Bu özellikler, zamanında takip sağlamak ve dönüşümleri en üst düzeye çıkarmak için kullanışlıdır .

Ayrıca, Harekete Geçin! belirli istemci eylemlerine göre tetiklenen otomatik iş akışlarını yapılandırmanıza olanak tanır . Örneğin, dönüşüm hunisine yeni bir potansiyel müşteri girdiğinde otomatik olarak gönderilecek bir hoş geldiniz e-postası ayarlayabilirsiniz. Benzer şekilde, bir müşteri ilk satın alma işlemini tamamladığında e-posta anketi gönderebilirsiniz.

Bu tür otomatikleştirilmiş iş akışları, manuel takip ihtiyacını ortadan kaldırır ve operasyonların düzenlenmesine yardımcı olur . Müşteri desteği ve satış ekipleri bunun yerine elde tutma ve dönüşüm oranlarını artırmak gibi daha önemli görevlere odaklanabilir.

Gelişmiş analiz ve raporlama

Son teknoloji ürünü bir CRM çözümü yalnızca müşteri bilgilerini depolamaz. Mevcut verileri analiz etmenize ve müşteri edinme maliyeti (CAC), müşteri yaşam boyu değeri (CLV) ve müşteri memnuniyeti puanı (CSAT) gibi önemli ölçümleri izlemenize yardımcı olur.

Pazarlama ve satış ekipleri parmaklarının ucundaki bu metriklerle daha bilinçli kararlar alabilir. Ayrıca, bu öngörüleri, gelir tahminleri oluşturmak için kullanışlı olan anlamlı raporlara dönüştürebilirsiniz.

Hareket halindeyken erişim

Act! dahil birçok CRM platformu, çalışanların nerede olurlarsa olsunlar müşteri verilerine ve içgörülerine erişmelerini kolaylaştıran mobil uygulamalar sunar .

Act!'in Mobil Uygulaması (Android ve iOS ), satış temsilcilerine sürüş ve varış noktası bilgileri sağlar. Ayrıca uygulamadaki bir müşterinin bilgilerini güncelleyerek diğer ekip üyelerinin de aynı sayfada olmasını sağlayabilirler. Satış temsilcilerinin verimliliğini artırmak ve yüksek performanslı ekipler oluşturmak için bildirimleri özelleştirmek de mümkündür .

Ek yararlar

CRM platformları, genellikle entegre pazarlama otomasyonu ve kişiselleştirmenin yanı sıra e-posta şablonlarından oluşan bir kitaplığın yanı sıra üçüncü taraf araçlarla çok sayıda entegrasyon da dahil olmak üzere birçok başka avantaj sunar. Davranmak! hatta müşteri verilerinin korunması için şifreleme ve çok faktörlü kimlik doğrulama gibi güçlü güvenlik önlemlerini bile kullanıyor .

Elektronik tablolardan CRM'ye geçiş: Önemli hususlar

CRM yazılımı çeşitli avantajlar sunarken, küçük işletmeniz için doğru olanı bulmak çok önemlidir . Tüm CRM platformları eşit şekilde yaratılmamıştır ve yanlış çözüm, çözdüğünden daha fazla darboğaz yaratabilir.

İşletmenizin süreç optimizasyonu ve engelsiz büyümesi için doğru CRM platformunu belirlemenize yardımcı olacak birkaç ipucunu burada bulabilirsiniz .

İhtiyaçlarınızı ve bütçenizi ana hatlarıyla belirtin

CRM platformları, otomatik iş akışları ve kısayollardan verilere, işlem hattı yönetimi ve raporlamaya kadar çok çeşitli özellikler sunar . Ancak işletmenizin sunulan her özelliğe ihtiyacı olmayabilir. Benzersiz gereksinimlerinizi değerlendirin ve olmazsa olmazların bir listesini oluşturun. Ardından ihtiyaçlarınıza göre gerçekçi bir bütçe tanımlayın ve bu aralıkta fiyatlandırmaya sahip CRM'leri arayın.

Uyumluluğu kontrol edin

Seçtiğiniz CRM platformundan bağımsız olarak mevcut teknoloji yığınınızla uyumlu olduğundan emin olun. Google Workspace , Microsoft 365, Shopify, takvim uygulamaları ve daha fazlası gibi yaygın olarak kullanılan araçlarla entegrasyonu arayın . Ayrıca Windows veya macOS gibi işletim sisteminizde çalışıp çalışmadığını kontrol edin .

Öğrenme eğrisini göz önünde bulundurun

Özelliklerle dolu bir CRM çözümü bulmak işin yalnızca yarısıdır. Ayrıca çalışanlarınızın bunu sonuna kadar kullanmasını sağlamalısınız. Bu, mevcut teknik becerilerini değerlendirmeyi ve yeni CRM yazılımını kullanıp kullanamayacaklarını belirlemeyi hayati önem taşıyor. Elektronik tablolardan CRM'ye sorunsuz geçiş sağlamak için bir eğitim programı da uygulamanız gerekebilir .

Act ile CRM oyununuzu geliştirin!

Müşteri verilerini e-tablolarda saklamak , küçük işletmenizi yalnızca bir yere kadar ulaştıracaktır . Kalıcı müşteri ilişkileri kurmak ve şirketinizin hızla büyümesini istiyorsanız Act gibi güçlü bir çözüm kullanın! pazarlık konusu olamaz. Otomatik iş akışları ve raporlama gibi gelişmiş özellikler sayesinde potansiyel müşterileri daha etkili bir şekilde geliştirebilir ve satışlarınızı artırabilirsiniz.

Act'i deneyimlemek için 14 günlük ücretsiz deneme sürenizi başlatın ! ve bunun pazarlama ve satış çalışmalarınızı nasıl yönlendirebileceğini anlayın.