Andare oltre Excel o Notes: suggerimenti essenziali per semplificare le operazioni delle PMI

Quando hai avviato la tua attività, avevi solo una manciata di clienti. Aveva senso archiviare e gestire i propri dettagli in un foglio di calcolo Excel .

Ma man mano che la tua azienda cresceva, cresceva anche la tua base di clienti. Oggi tu o i tuoi rappresentanti di vendita dovete scorrere centinaia (se non migliaia) di righe in un foglio di calcolo per trovare i dettagli necessari del cliente.

Se la tua PMI è alle prese con queste sfide, non sei il solo. Una legge recente ! Il CRM Survey Report ha rivelato che il 39% dei proprietari di PMI utilizza fogli di calcolo per gestire le informazioni sui clienti.

Tuttavia, con la trasformazione digitale che sta diventando la norma per le aziende di tutti i settori, le note e i fogli di calcolo non sono più la soluzione giusta per gestire le relazioni con i clienti e soddisfare le esigenze aziendali . Ecco perché è necessario sostituirli con una soluzione CRM scalabile e cosa considerare quando si smette di utilizzare Excel come CRM.

Motivi per smettere di utilizzare note ed Excel per gestire i dati dei clienti

Per prima cosa: i fogli di calcolo Excel sono ottimi per archiviare set di dati da varie fonti come Quickbooks e LinkedIn , eseguire calcoli rapidi e creare tabelle e grafici. Allo stesso modo, le app per prendere appunti possono aiutarti a annotare rapidamente i punti chiave dell'interazione con un cliente .

Ma quando si tratta di una gestione efficace delle relazioni con i clienti (CRM), queste funzionalità non sono sufficienti. Ecco alcuni svantaggi comuni dell'utilizzo di Excel come sistema CRM:

Problemi di controllo della versione

Immagina questo: condividi il foglio di calcolo con i dati dei clienti con il tuo team di vendita. Ogni membro del team scarica il file sul proprio computer e aggiorna i dettagli rilevanti dopo aver parlato con un cliente. Non passerà molto tempo prima che dovrai gestire dati duplicati o imprecisi, che portano a comunicazioni incoerenti.

Mancanza di accessibilità

I fogli di calcolo non sono particolarmente ottimizzati per i dispositivi mobili. Ciò rende difficile per i rappresentanti di vendita accedere e aggiornare i dati dei clienti mentre sono in movimento e può influire sui risultati degli incontri di persona con i clienti.

Problemi di sicurezza

Oltre a proteggere il foglio di calcolo dei dati dei clienti con una password, Microsoft Excel non offre solide funzionalità di sicurezza. Non puoi fare molto per impedire l'accesso non autorizzato ai dati sensibili . Peggio ancora, se un dipendente scarica il file sul proprio computer e lascia l'azienda, può continuare a utilizzare i dati del cliente .

Funzionalità di analisi limitate

Note e fogli di calcolo possono contenere moltissimi dati utili sul comportamento dei clienti, sulla cronologia degli acquisti, sulle richieste di servizio e altro ancora. Tuttavia, mancano di sofisticate funzionalità di analisi per trasformare i dati disponibili in informazioni fruibili.

Sfide di scalabilità

Man mano che la tua base clienti cresce, la gestione dei dati dei clienti nei fogli di calcolo diventerà a dir poco un incubo. Immagina di scorrere infinite righe per scoprire quando un potenziale cliente è stato contattato per ultimo. Oppure inviando un SMS di follow-up al numero di telefono sbagliato perché un rappresentante di vendita ha dimenticato di aggiornare i dettagli. Questo tipo di inefficienza può comportare la fuoriuscita dei lead dall’imbuto.

Perché il software CRM è migliore dei fogli di calcolo

Sapevi che oltre un quarto delle PMI che hanno iniziato a utilizzare il software CRM hanno riscontrato un aumento significativo dei ricavi e della crescita aziendale? Ma il miglioramento delle entrate non è l'unico motivo per cui dovresti utilizzare il software CRM invece di Excel . Ci sono molti motivi per cui dovresti utilizzare un CRM invece di Excel .

Gestione migliorata dei dati dei clienti

Una piattaforma CRM come Act! CRM offre una dashboard centralizzata per raccogliere, archiviare e gestire le informazioni sui clienti. Crea un'unica fonte di verità e i dipendenti di diversi reparti possono sfruttare la condivisione dei file e farvi riferimento prima di interagire con i clienti. Se modificano qualsiasi informazione, le modifiche si riflettono in tempo reale . Ciò fornisce a tutti una visione unificata e aggiornata di ciascun cliente, migliorando l' esperienza dell'utente . Inoltre accelera il processo decisionale e semplifica i processi aziendali .

Atto! fornisce anche filtri di ricerca avanzati per aiutare i dipendenti a trovare rapidamente le informazioni necessarie. Ciò facilita le interazioni senza interruzioni con i clienti e, in definitiva, migliora l'esperienza di acquisto.

Inoltre, le soluzioni CRM con servizi cloud consentono a più membri del team di accedere e lavorare contemporaneamente con i dati dei clienti, indipendentemente dalla loro ubicazione. Ciò li rende particolarmente adatti a team ibridi o remoti rispetto a quelli locali .

Una visione più approfondita del ciclo di vita del cliente

Con una soluzione CRM, la tua conoscenza dei clienti non si limita a pochi campi come nome, numero di telefono e data dell'ultimo acquisto. Invece, una piattaforma come Act! ti consente di tracciare l'intero percorso di un potenziale cliente e ti aiuta a capire dove si trova nella canalizzazione di vendita.

Con queste informazioni, puoi personalizzare i tuoi sforzi di marketing e vendita per ciascun lead invece di seguire un approccio fatto con lo stampino. Puoi anche monitorare il modo in cui i diversi lead si muovono attraverso la canalizzazione di vendita e identificare i punti di attrito che allontanano i potenziali clienti.

Maggiore efficienza con flussi di lavoro automatizzati

I moderni sistemi CRM sono dotati di un ampio spettro di funzionalità di automazione . Ad esempio, Agisci! ti consente di impostare promemoria e avvisi automatici. Puoi anche assegnare attività specifiche ai rappresentanti di vendita e lasciare che il software li avvisi automaticamente. Queste funzionalità sono utili per garantire follow-up tempestivi e massimizzare le conversioni .

Inoltre, Agisci! consente di configurare flussi di lavoro automatizzati che vengono attivati ​​in base a specifiche azioni del client. Ad esempio, puoi impostare un'e-mail di benvenuto che viene inviata automaticamente quando un nuovo lead entra nella tua canalizzazione. Allo stesso modo, quando un cliente completa il suo primo acquisto, puoi inviare un sondaggio via email.

Tali flussi di lavoro automatizzati eliminano la necessità di follow-up manuali e aiutano a semplificare le operazioni . I team di assistenza clienti e vendita possono invece concentrarsi su attività più cruciali, come aumentare la fidelizzazione e i tassi di conversione.

Analisi e reporting avanzati

Una soluzione CRM all'avanguardia non si limita a archiviare le informazioni sui clienti. Ti aiuta ad analizzare i dati disponibili e a tenere traccia di parametri cruciali, come il costo di acquisizione del cliente (CAC), il valore della vita del cliente (CLV) e il punteggio di soddisfazione del cliente (CSAT).

Con questi parametri a portata di mano, i team di marketing e vendita possono prendere decisioni più informate. Inoltre, puoi trasformare queste informazioni in report significativi che risultano utili per generare proiezioni di entrate.

Accesso in movimento

Molte piattaforme CRM, incluso Act!, offrono app mobili che consentono ai dipendenti di accedere facilmente ai dati e agli approfondimenti dei clienti ovunque si trovino.

L'app mobile di Act! (Android e iOS ) fornisce agli agenti di vendita informazioni dettagliate sulla guida e sulla destinazione. Possono anche aggiornare le informazioni di un cliente nell'app, assicurandosi che gli altri membri del team siano sulla stessa pagina. È anche possibile personalizzare le notifiche per migliorare la produttività dei rappresentanti di vendita e creare team ad alte prestazioni .

Benefici addizionali

Le piattaforme CRM offrono numerosi altri vantaggi, spesso tra cui l'automazione e la personalizzazione del marketing integrate insieme a una libreria di modelli di posta elettronica e numerose integrazioni con strumenti di terze parti. Atto! utilizza anche robuste misure di sicurezza, come la crittografia e l'autenticazione a più fattori , per la protezione dei dati dei clienti .

Passaggio dai fogli di calcolo al CRM: considerazioni chiave

Sebbene il software CRM offra numerosi vantaggi, è fondamentale trovare la soluzione giusta per la tua piccola impresa . Non tutte le piattaforme CRM sono uguali e la soluzione sbagliata può aggiungere più colli di bottiglia di quanti ne risolva.

Ecco alcuni suggerimenti per identificare la giusta piattaforma CRM per l'ottimizzazione dei processi e la crescita senza ostacoli della tua azienda.

Descrivi le tue esigenze e il tuo budget

Le piattaforme CRM offrono un'ampia gamma di funzionalità, dai flussi di lavoro automatizzati e collegamenti ai dati fino alla gestione e al reporting della pipeline. Tuttavia, la tua azienda potrebbe non aver bisogno di tutte le funzionalità offerte. Valuta le tue esigenze specifiche e crea un elenco di prodotti indispensabili. Quindi, definisci un budget realistico in base alle tue esigenze e cerca CRM con prezzi compresi in tale intervallo.

Verifica la compatibilità

Indipendentemente dalla piattaforma CRM selezionata, assicurati che sia compatibile con il tuo stack tecnologico esistente. Cerca l'integrazione con gli strumenti di uso comune, come Google Workspace , Microsoft 365, Shopify, app di calendario e altro ancora. Inoltre, controlla se può funzionare sul tuo sistema operativo come Windows o macOS .

Considera la curva di apprendimento

Trovare una soluzione CRM ricca di funzionalità è solo metà del lavoro. Devi anche assicurarti che i tuoi dipendenti lo utilizzino al meglio. Ciò rende fondamentale valutare le loro attuali competenze tecniche e determinare se possono utilizzare il nuovo software CRM. Potrebbe anche essere necessario implementare un programma di formazione per garantire un passaggio fluido dai fogli di calcolo al CRM.

Migliora il tuo gioco CRM con Act!

L'archiviazione dei dati dei clienti nei fogli di calcolo porterà solo la tua piccola impresa finora. Se desideri costruire relazioni durature con i clienti e far crescere l'azienda alle stelle, utilizzando una soluzione potente come Act! non è negoziabile. Con funzionalità avanzate come flussi di lavoro e reporting automatizzati, puoi coltivare i lead in modo più efficace e aumentare le vendite.

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