Indo além do Excel ou do Notes: dicas essenciais para agilizar as operações de pequenas e médias empresas

Quando você iniciou seu negócio, você tinha apenas alguns clientes. Fazia sentido armazenar e gerenciar seus detalhes em uma planilha Excel .

Mas à medida que sua empresa cresceu, sua base de clientes também cresceu. Hoje, você ou seus representantes de vendas precisam percorrer centenas (senão milhares) de linhas em uma planilha para encontrar os detalhes necessários do cliente.

Se a sua pequena e média empresa tem enfrentado esses desafios, você não está sozinho. Uma lei recente ! O relatório de pesquisa de CRM revelou que 39% dos proprietários de pequenas e médias empresas usam planilhas para gerenciar informações de clientes.

Mas, com a transformação digital se tornando a norma para empresas de todos os setores, notas e planilhas não são mais a opção certa para gerenciar o relacionamento com os clientes e atender às necessidades do seu negócio . Veja por que você precisa substituí-los por uma solução de CRM escalonável e o que considerar ao parar de usar o Excel como CRM.

Razões para parar de usar notas e Excel para gerenciar dados de clientes

Comecemos pelo princípio: as planilhas do Excel são ótimas para armazenar conjuntos de dados de várias fontes, como Quickbooks e LinkedIn , executar cálculos rápidos e criar tabelas e gráficos. Da mesma forma, os aplicativos de anotações podem ajudá-lo a anotar rapidamente as principais conclusões de uma interação com o cliente .

Mas quando se trata de gerenciamento eficaz do relacionamento com o cliente (CRM), esses recursos não são suficientes. Aqui estão algumas desvantagens comuns de usar o Excel como sistema CRM:

Problemas de controle de versão

Imagine isto: você compartilha a planilha com os dados do cliente com sua equipe de vendas. Cada membro da equipe baixa o arquivo em seu computador e atualiza os detalhes relevantes após conversar com um cliente. Não demorará muito para que você tenha que lidar com dados duplicados ou imprecisos, levando a comunicações inconsistentes.

Falta de acessibilidade

As planilhas não são particularmente compatíveis com dispositivos móveis. Isso torna difícil para os representantes de vendas acessar e atualizar os dados dos clientes enquanto estão em trânsito e pode afetar os resultados das reuniões presenciais com os clientes.

Preocupações com segurança

Além de proteger a planilha de dados do cliente com uma senha, o Microsoft Excel não oferece recursos de segurança robustos. Você não pode fazer muito para impedir o acesso não autorizado a dados confidenciais . Pior ainda, se um funcionário baixar o arquivo em seu computador e sair da empresa, ele poderá continuar usando os dados do cliente .

Capacidades analíticas limitadas

Notas e planilhas podem conter muitos dados úteis sobre comportamento do cliente, histórico de compras, solicitações de serviço e muito mais. No entanto, faltam-lhes recursos analíticos sofisticados para transformar os dados disponíveis em insights acionáveis.

Desafios de escalabilidade

À medida que sua base de clientes cresce, o gerenciamento de dados de clientes em planilhas se tornará um pesadelo. Imagine percorrer infinitas linhas para descobrir quando um cliente potencial foi contatado pela última vez. Ou enviar um SMS de acompanhamento para o número de telefone errado porque um representante de vendas se esqueceu de atualizar os detalhes. Esse tipo de ineficiência pode fazer com que leads saiam do funil.

Por que o software CRM é melhor que planilhas

Você sabia que mais de um quarto das pequenas e médias empresas que começaram a usar software CRM tiveram um aumento significativo na receita e no crescimento da empresa? Mas o aumento da receita não é a única razão pela qual você deve usar o software CRM em vez do Excel . Existem muitos motivos pelos quais você deve usar um CRM em vez do Excel .

Melhor gerenciamento de dados do cliente

Uma plataforma de CRM como o Act! O CRM oferece um painel centralizado para coletar, armazenar e gerenciar informações do cliente. Ele cria uma única fonte de verdade, e funcionários de diferentes departamentos podem aproveitar o compartilhamento de arquivos e consultá-los antes de interagir com os clientes. Se editarem alguma informação, as alterações serão refletidas em tempo real . Isso proporciona a todos uma visão unificada e atualizada de cada cliente, elevando a experiência do usuário . Também acelera a tomada de decisões e simplifica os processos de negócios .

Agir! ainda fornece filtros de pesquisa avançados para ajudar os funcionários a encontrar as informações necessárias rapidamente. Isso facilita interações perfeitas com o cliente e, em última análise, melhora a experiência de compra.

Além disso, as soluções de CRM com serviços em nuvem possibilitam que vários membros da equipe acessem e trabalhem com dados de clientes simultaneamente, independentemente de sua localização. Isso os torna particularmente adequados para equipes híbridas ou remotas em comparação com equipes locais .

Insights mais profundos sobre o ciclo de vida do cliente

Com uma solução de CRM, seu conhecimento dos clientes não se limita a alguns campos como nome, número de telefone e data da última compra. Em vez disso, uma plataforma como o Act! permite mapear toda a jornada de um cliente potencial e ajuda a entender onde ele está no funil de vendas.

Com esses insights, você pode adaptar seus esforços de marketing e vendas para cada lead, em vez de seguir uma abordagem padronizada. Você também pode monitorar como diferentes leads se movem pelo funil de vendas e identificar pontos de atrito que afastam os clientes potenciais.

Eficiência aprimorada com fluxos de trabalho automatizados

Os sistemas CRM modernos vêm com um amplo espectro de recursos de automação . Por exemplo, Aja! permite configurar lembretes e alertas automatizados. Você pode até atribuir tarefas específicas aos representantes de vendas e permitir que o software os notifique automaticamente. Esses recursos são úteis para garantir acompanhamentos oportunos e maximizar conversões .

Além disso, Aja! permite configurar fluxos de trabalho automatizados que são acionados com base em ações específicas do cliente. Por exemplo, você pode configurar um e-mail de boas-vindas que será enviado automaticamente quando um novo lead entrar em seu funil. Da mesma forma, quando um cliente conclui sua primeira compra, você pode enviar uma pesquisa por e-mail.

Esses fluxos de trabalho automatizados eliminam a necessidade de acompanhamentos manuais e ajudam a agilizar as operações . As equipes de suporte ao cliente e de vendas podem se concentrar em tarefas mais cruciais, como aumentar a retenção e as taxas de conversão.

Análise e relatórios avançados

Uma solução de CRM de ponta não armazena apenas informações do cliente. Ele ajuda você a analisar os dados disponíveis e rastrear métricas cruciais, como custo de aquisição do cliente (CAC), valor da vida do cliente (CLV) e índice de satisfação do cliente (CSAT).

Com essas métricas ao seu alcance, as equipes de marketing e vendas podem tomar decisões mais informadas. Além disso, você pode transformar esses insights em relatórios significativos que serão úteis para gerar projeções de receita.

Acesso em qualquer lugar

Muitas plataformas de CRM, incluindo o Act!, oferecem aplicativos móveis que facilitam o acesso dos funcionários aos dados e insights dos clientes, onde quer que estejam.

O aplicativo móvel da Act! (Android e iOS ) fornece aos representantes de vendas informações sobre direção e destino. Eles também podem atualizar as informações de um cliente no aplicativo, garantindo que outros membros da equipe estejam na mesma página. Também é possível personalizar notificações para melhorar a produtividade dos representantes de vendas e formar equipes de alto desempenho .

Benefícios adicionais

As plataformas de CRM oferecem vários outros benefícios, muitas vezes incluindo automação e personalização de marketing integradas , juntamente com uma biblioteca de modelos de e-mail , bem como inúmeras integrações com ferramentas de terceiros. Agir! ainda usa medidas de segurança robustas, como criptografia e autenticação multifator , para proteção dos dados do cliente .

Mudando de planilhas para CRM: principais considerações

Embora o software CRM ofereça vários benefícios, é crucial encontrar a solução certa para sua pequena empresa . Nem todas as plataformas de CRM são criadas iguais, e a solução errada pode adicionar mais gargalos do que resolver.

Aqui estão algumas dicas para identificar a plataforma de CRM certa para otimização de processos e crescimento desimpedido para o seu negócio.

Descreva suas necessidades e orçamento

As plataformas de CRM oferecem uma ampla gama de recursos, desde fluxos de trabalho automatizados e atalhos até dados, gerenciamento de pipeline e relatórios. No entanto, sua empresa pode não precisar de todos os recursos oferecidos. Avalie seus requisitos exclusivos e crie uma lista de itens essenciais. Em seguida, defina um orçamento realista com base nas suas necessidades e procure CRMs com preços nessa faixa.

Verifique a compatibilidade

Independentemente da plataforma de CRM selecionada, certifique-se de que ela seja compatível com sua pilha de tecnologia existente. Procure integração com ferramentas comumente usadas, como Google Workspace , Microsoft 365, Shopify, aplicativos de calendário e muito mais. Além disso, verifique se ele funciona em seu sistema operacional, como Windows ou macOS .

Considere a curva de aprendizado

Encontrar uma solução de CRM repleta de recursos é apenas metade do trabalho. Você também deve garantir que seus funcionários o utilizem ao máximo. Isso torna crucial avaliar suas habilidades técnicas atuais e determinar se eles podem usar o novo software de CRM. Talvez você também precise implementar um programa de treinamento para garantir uma mudança perfeita de planilhas para CRM.

Aprimore seu jogo de CRM com o Act!

Armazenar dados de clientes em planilhas só ajudará sua pequena empresa até certo ponto. Se você deseja construir relacionamentos duradouros com os clientes e disparar o crescimento da empresa, usando uma solução poderosa como o Act! é inegociável. Com recursos avançados, como fluxos de trabalho automatizados e relatórios, você pode estimular leads de maneira mais eficaz e aumentar suas vendas.

Comece seu teste gratuito de 14 dias para experimentar o Act! e entenda como isso pode impulsionar seus esforços de marketing e vendas.