การก้าวไปไกลกว่า Excel หรือ Notes: เคล็ดลับสำคัญสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน SMB

เมื่อคุณเริ่มต้นธุรกิจ คุณจะมีลูกค้าเพียงไม่กี่ราย การเก็บและจัดการรายละเอียดใน สเปรดชีต Excel เป็น เรื่อง ที่สมเหตุสมผล

แต่เมื่อบริษัทของคุณเติบโตขึ้น ฐานลูกค้าของคุณก็เติบโตขึ้นเช่นกัน ปัจจุบัน คุณหรือตัวแทนฝ่ายขายต้องเลื่อนดูแถวหลายร้อย (หรือหลายพันแถว) ใน สเปรดชีต เพื่อค้นหารายละเอียดลูกค้าที่จำเป็น

หาก SMB ของคุณ กำลังต่อสู้กับความท้าทายเหล่านี้ คุณไม่ได้อยู่คนเดียว พรบ. ล่าสุด ! รายงานการสำรวจ CRM ​​เปิดเผยว่า 39 เปอร์เซ็นต์ของ เจ้าของ SMB ใช้ สเปรดชีต เพื่อจัดการข้อมูลลูกค้า

แต่เนื่องจาก การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล กลายเป็นบรรทัดฐานสำหรับธุรกิจในทุกอุตสาหกรรม บันทึกย่อและ สเปรดชีต จึงไม่เหมาะสำหรับการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้าและตอบสนอง ความต้องการทางธุรกิจ ของ คุณ อีกต่อไป นี่คือเหตุผลที่คุณต้องแทนที่โซลูชันเหล่านั้นด้วยโซลูชัน CRM ที่ปรับขนาดได้ และสิ่งที่ต้องพิจารณาเมื่อคุณหยุดใช้ Excel เป็น CRM

เหตุผลที่เลิกใช้ Notes และ Excel เพื่อจัดการ ข้อมูลลูกค้า

สิ่งแรกอันดับแรก— สเปรดชีต Excel ยอดเยี่ยมในการจัดเก็บ ชุดข้อมูล จากแหล่งต่างๆ เช่น Quickbooks และ LinkedIn เรียกใช้การคำนวณอย่างรวดเร็ว และสร้างแผนภูมิและกราฟ ในทำนองเดียวกัน แอปจดบันทึกสามารถช่วยให้คุณจดประเด็นสำคัญจาก การโต้ตอบกับ ลูกค้า ได้ อย่างรวดเร็ว

แต่เมื่อพูดถึงการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ที่มีประสิทธิภาพ ความสามารถเหล่านี้ยังไม่เพียงพอ ต่อไปนี้เป็นข้อเสียทั่วไปบางประการของการใช้ Excel เป็นระบบ CRM:

ปัญหาการควบคุมเวอร์ชัน

ลองนึกภาพสิ่งนี้: คุณแชร์ สเปรดชีต กับ ข้อมูลลูกค้า กับทีมขายของคุณ สมาชิกในทีมแต่ละคนดาวน์โหลดไฟล์ลงในคอมพิวเตอร์และอัปเดตรายละเอียดที่เกี่ยวข้องหลังจากพูดคุยกับลูกค้า ใช้เวลาไม่นานก่อนที่คุณจะต้องจัดการกับ ข้อมูล ที่ซ้ำกัน หรือไม่ถูกต้อง ซึ่งนำไปสู่การสื่อสารที่ไม่สอดคล้องกัน

ขาดการเข้าถึง

สเปรดชีต ไม่เหมาะกับอุปกรณ์เคลื่อนที่เป็นพิเศษ ทำให้ตัวแทนฝ่ายขายเข้าถึงและอัปเดต ข้อมูลลูกค้า ได้ยาก ในขณะที่พวกเขากำลังเดินทาง และอาจส่งผลต่อผลลัพธ์ของการประชุมลูกค้าแบบเจอหน้ากัน

ข้อกังวลด้านความปลอดภัย

นอกเหนือจากการปกป้อง สเปรดชีต ข้อมูลลูกค้า ของคุณ ด้วยรหัสผ่านแล้ว Microsoft Excel ยังไม่มีฟีเจอร์ความปลอดภัยที่แข็งแกร่ง คุณไม่สามารถทำอะไรได้มากเพื่อป้องกันการเข้าถึง ข้อมูลที่ละเอียดอ่อน โดย ไม่ได้รับอนุญาต ที่แย่กว่านั้นคือ หากพนักงานดาวน์โหลดไฟล์ลงในคอมพิวเตอร์และออกจากบริษัทของคุณ พวกเขาก็จะสามารถใช้ ข้อมูลลูกค้า ของคุณต่อไป ได้

ความสามารถในการวิเคราะห์มีจำกัด

หมายเหตุและ สเปรดชีต สามารถบรรจุข้อมูลที่เป็นประโยชน์มากมายเกี่ยวกับพฤติกรรมของลูกค้า ประวัติการซื้อ คำขอบริการ และอื่นๆ อย่างไรก็ตาม พวกเขาขาดคุณสมบัติการวิเคราะห์ที่ซับซ้อนเพื่อเปลี่ยนข้อมูลที่มีอยู่ให้เป็นข้อมูลเชิงลึกที่นำไปปฏิบัติได้

ความท้าทายในการขยายขนาด

เมื่อฐานลูกค้าของคุณเติบโตขึ้น การจัดการ ข้อมูลลูกค้า ใน สเปรดชีต จะกลายเป็นฝันร้ายอย่างแน่นอน ลองจินตนาการถึงการเลื่อนดูแถวที่ไม่มีที่สิ้นสุดเพื่อดูว่าลูกค้าเป้าหมายได้รับการติดต่อครั้งสุดท้ายเมื่อใด หรือส่ง SMS ติดตามผลไปยังหมายเลขโทรศัพท์ที่ไม่ถูกต้องเนื่องจากตัวแทนฝ่ายขายลืมอัพเดตรายละเอียด ความไร้ประสิทธิภาพดังกล่าวอาจส่งผลให้ลีดหลุดออกจากช่องทางได้

เหตุใดซอฟต์แวร์ CRM จึงดีกว่าสเปรดชีต

คุณรู้หรือไม่ว่ามากกว่าหนึ่งในสี่ของ SMB ที่เริ่มใช้ซอฟต์แวร์ CRM พบว่ามีรายได้และการเติบโตของบริษัทเพิ่มขึ้นอย่างมาก แต่รายได้ที่เพิ่มขึ้นไม่ใช่เหตุผลเดียวที่คุณควรใช้ซอฟต์แวร์ CRM แทน Excel มีสาเหตุหลายประการที่คุณควรใช้ CRM แทน Excel

ปรับปรุงการจัดการข้อมูลลูกค้า

แพลตฟอร์ม CRM เช่น Act! CRM นำเสนอแดชบอร์ดแบบรวมศูนย์เพื่อรวบรวม จัดเก็บ และจัดการข้อมูลลูกค้า มันสร้างแหล่งที่มาของความจริงแหล่งเดียว และพนักงานในแผนกต่างๆ สามารถใช้ประโยชน์จาก การแชร์ไฟล์ และอ้างอิงถึงไฟล์ก่อนที่จะโต้ตอบกับลูกค้า หากพวกเขาแก้ไขข้อมูลใดๆ การเปลี่ยนแปลงจะมีผลแบบ เรียลไท ม์ ซึ่งจะทำให้ทุกคนได้รับมุมมองที่เป็นหนึ่งเดียวและอัปเดตของลูกค้าแต่ละราย ซึ่งจะช่วยยกระดับ ประสบการณ์ ผู้ใช้ นอกจากนี้ยังเพิ่มความรวดเร็ว ในการตัดสินใจ และลดความซับซ้อนของ กระบวนการทาง ธุรกิจ

กระทำ! ยังมีตัวกรองการค้นหาขั้นสูงเพื่อช่วยให้พนักงานค้นหาข้อมูลที่จำเป็นได้อย่างรวดเร็ว สิ่งนี้อำนวยความสะดวก ในการโต้ตอบกับ ลูกค้าอย่างราบรื่น และปรับปรุงประสบการณ์การซื้อในที่สุด

นอกจากนี้ โซลูชัน CRM พร้อม บริการคลาวด์ ช่วยให้สมาชิกในทีมหลายคนสามารถเข้าถึงและทำงานกับข้อมูลลูกค้าพร้อมกันได้ ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใดก็ตาม ทำให้เหมาะสมเป็นพิเศษสำหรับทีมไฮบริดหรือทีมระยะไกลเมื่อเปรียบเทียบกับ ทีม ในองค์กร

ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับวงจรชีวิตของลูกค้า

ด้วยโซลูชัน CRM ความรู้ของคุณเกี่ยวกับลูกค้าไม่ได้จำกัดอยู่เพียงบางสาขา เช่น ชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ และวันที่ซื้อครั้งล่าสุด แทนที่จะเป็นแพลตฟอร์มอย่าง Act! ช่วยให้คุณวางแผนการเดินทางทั้งหมดของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า และช่วยให้คุณเข้าใจว่าพวกเขาอยู่จุดใดในช่องทางการขาย

ด้วยข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้ คุณสามารถปรับแต่งการตลาดและการขายสำหรับลูกค้าเป้าหมายแต่ละราย แทนที่จะทำตามแนวทางตัดคุกกี้ คุณยังสามารถติดตามดูว่าลีดที่แตกต่างกันเคลื่อนตัวผ่านช่องทางการขายอย่างไร และระบุจุดขัดแย้งที่ผลักดันผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าออกไป

เพิ่มประสิทธิภาพด้วยขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติ

ระบบ CRM สมัยใหม่มาพร้อมกับ ความสามารถ อัตโนมัติ ที่หลากหลาย ตัวอย่างเช่น พระราชบัญญัติ! ช่วยให้คุณตั้งค่าการแจ้งเตือนและการเตือนอัตโนมัติ คุณยังสามารถมอบหมายงานเฉพาะให้กับตัวแทนฝ่ายขายและให้ซอฟต์แวร์แจ้งเตือนโดยอัตโนมัติ คุณลักษณะเหล่านี้มีประโยชน์ในการติดตามผลอย่างทันท่วงทีและ เพิ่ม Conversion สูงสุด

นอกจากนี้ พระราชบัญญัติ! ช่วยให้คุณ กำหนด ค่าเวิร์กโฟลว์ อัตโนมัติ ที่ถูกทริกเกอร์ตามการกระทำของลูกค้าที่เฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าอีเมลต้อนรับที่จะส่งโดยอัตโนมัติเมื่อลูกค้าเป้าหมายใหม่เข้าสู่ช่องทางของคุณ ในทำนองเดียวกัน เมื่อลูกค้าทำการซื้อครั้งแรกเสร็จสิ้น คุณสามารถส่งแบบสำรวจทางอีเมลได้

ขั้นตอนการทำงาน อัตโนมัติดังกล่าว ช่วยลดความจำเป็นในการติดตามผลด้วยตนเอง และช่วย ปรับปรุง การ ปฏิบัติ งาน ฝ่ายสนับสนุนลูกค้าและทีมขายสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญกว่าแทน เช่น การผลักดันการรักษาลูกค้าและอัตราคอนเวอร์ชัน

การวิเคราะห์และการรายงานขั้นสูง

โซลูชัน CRM ที่ล้ำสมัย ไม่เพียงแต่จัดเก็บข้อมูลลูกค้าเท่านั้น ช่วยให้คุณวิเคราะห์ข้อมูลที่มีอยู่และติดตามตัวชี้วัดที่สำคัญ เช่น ต้นทุนการได้มาซึ่งลูกค้า (CAC) มูลค่าช่วงชีวิตของลูกค้า (CLV) และคะแนนความพึงพอใจของลูกค้า (CSAT)

ด้วยตัวชี้วัดเหล่านี้เพียงปลายนิ้วสัมผัส ทีมการตลาดและการขายจึงสามารถตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลมากขึ้น นอกจากนี้คุณยังสามารถเปลี่ยนข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้ให้เป็นรายงานที่มีความหมายซึ่งมีประโยชน์ในการสร้างการคาดการณ์รายได้

เข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลา

แพลตฟอร์ม CRM จำนวนมาก รวมถึง Act! นำเสนอแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ที่ช่วยให้พนักงานเข้าถึง ข้อมูลลูกค้า และข้อมูลเชิงลึกได้อย่างง่ายดายไม่ว่าจะอยู่ที่ใดก็ตาม

แอพมือถือของ Act! (Android และ iOS ) ช่วยให้ตัวแทนฝ่ายขายได้รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการขับขี่และจุดหมายปลายทาง พวกเขายังสามารถอัปเดตข้อมูลของลูกค้าในแอปได้ เพื่อให้มั่นใจว่าสมาชิกในทีมคนอื่นๆ เข้าใจตรงกัน นอกจากนี้ยังสามารถปรับแต่ง การแจ้งเตือน เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของตัวแทนขายและสร้าง ทีม ที่มีประสิทธิภาพสูง ได้

สิทธิประโยชน์เพิ่มเติม

แพลตฟอร์ม CRM มอบคุณประโยชน์อื่นๆ หลายประการ ซึ่งมักจะรวมถึง ระบบอัตโนมัติทางการ ตลาด แบบผสานรวม และการปรับแต่งส่วนบุคคล พร้อมด้วยคลัง เทมเพลต อีเมล รวมถึงการผสานการทำงานมากมายกับเครื่องมือของบุคคลที่สาม กระทำ! แม้กระทั่งใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยที่แข็งแกร่ง เช่น การเข้ารหัสและ การตรวจสอบสิทธิ์ แบบหลายปัจจัย เพื่อ ปกป้อง ข้อมูลลูกค้า

การเปลี่ยนจากสเปรดชีตเป็น CRM: ข้อควรพิจารณาที่สำคัญ

แม้ว่าซอฟต์แวร์ CRM จะมีคุณประโยชน์หลายประการ แต่ การค้นหาซอฟต์แวร์ที่เหมาะกับ ธุรกิจขนาดเล็ก ของคุณก็เป็นสิ่งสำคัญ แพลตฟอร์ม CRM ไม่ได้ถูกสร้างขึ้นมาทั้งหมดเท่ากัน และวิธีแก้ปัญหาที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้เกิดปัญหาคอขวดมากกว่าที่จะแก้ไขได้

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับบางประการในการระบุ แพลตฟอร์ม CRM ที่เหมาะสม สำหรับ การเพิ่มประสิทธิภาพ กระบวนการ และการเติบโตที่ไร้อุปสรรคสำหรับธุรกิจของคุณ

สรุปความต้องการและงบประมาณของคุณ

แพลตฟอร์ม CRM นำเสนอคุณสมบัติที่หลากหลาย ตั้งแต่ เวิร์กโฟลว์ อัตโนมัติ และ ทางลัดไป จนถึงข้อมูลไปจนถึงการจัดการไปป์ไลน์และการรายงาน อย่างไรก็ตาม ธุรกิจของคุณอาจไม่ต้องการฟีเจอร์ทุกอย่างที่มีให้ ประเมินความต้องการเฉพาะของคุณและสร้างรายการสิ่งที่ต้องมี จากนั้น กำหนดงบประมาณตามความเป็นจริงตามความต้องการของคุณ และมองหา CRM ที่มี ราคา ในช่วงนั้น

ตรวจสอบความเข้ากันได้

ไม่ว่าคุณจะเลือกแพลตฟอร์ม CRM ใดก็ตาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่า เข้ากันได้ กับกลุ่มเทคโนโลยีที่มีอยู่ของคุณ มองหาการผสานรวมกับเครื่องมือที่ใช้กันทั่วไป เช่น Google Workspace , Microsoft 365, Shopify, แอปปฏิทิน และอื่นๆ ตรวจสอบด้วยว่าสามารถทำงานบน ระบบปฏิบัติการ ของคุณ เช่น Windows หรือ macOS ได้หรือ ไม่

พิจารณาเส้นโค้งการเรียนรู้

การค้นหาโซลูชัน CRM ที่อัดแน่นไปด้วยฟีเจอร์นั้นทำได้เพียงครึ่งเดียวเท่านั้น คุณต้องแน่ใจว่าพนักงานของคุณใช้มันอย่างเต็มที่ นั่นทำให้การประเมินทักษะทางเทคนิคในปัจจุบันของพวกเขาเป็นสิ่งสำคัญ และพิจารณาว่าพวกเขาจะสามารถใช้ซอฟต์แวร์ CRM ใหม่ได้หรือไม่ คุณอาจต้องใช้โปรแกรมการฝึกอบรมเพื่อให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนจาก สเปรดชีต ไปเป็น CRM เป็นไป อย่างราบรื่น

ยกระดับเกม CRM ของคุณด้วย Act!

การจัดเก็บ ข้อมูลลูกค้า ใน สเปรดชีต จะช่วยให้ ธุรกิจขนาดเล็ก ของคุณ ประสบความสำเร็จ เท่านั้น หากคุณต้องการสร้างความสัมพันธ์ที่ยั่งยืนกับลูกค้าและการเติบโตของบริษัทให้เติบโตอย่างรวดเร็ว โดยใช้โซลูชันที่ทรงพลังอย่าง Act! ไม่สามารถต่อรองได้ ด้วยฟีเจอร์ขั้นสูง เช่น เวิร์กโฟลว์ อัตโนมัติ และการรายงาน คุณสามารถดูแลลูกค้าเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และเพิ่มยอดขายของคุณ

เริ่มทดลองใช้ฟรี 14 วัน เพื่อสัมผัสประสบการณ์ Act! และทำความเข้าใจว่าสิ่งนี้สามารถขับเคลื่อนการตลาดและการขายของคุณได้อย่างไร