Excel やメモの枠を超えて: SMB 業務を合理化するための重要なヒント

ビジネスを始めたとき、顧客はほんの一握りでした。 詳細をExcelスプレッドシートに保存して管理することは理にかなっています。

しかし、会社が成長するにつれて、顧客ベースも成長しました。 現在、あなたまたは営業担当者は、必要な顧客の詳細を見つけるために、スプレッドシート内の数百（数千ではないにしても）の行をスクロールする必要があります。

中小企業がこれらの課題に取り組んでいるのは、あなただけではありません。 最近の行為！ CRM 調査レポートによると、 SMBオーナーの 39% がスプレッドシートを使用して顧客情報を管理していることが明らかになりました。

しかし、デジタル変革があらゆる業界の企業にとって標準となりつつあるため、メモやスプレッドシートは顧客関係の管理やビジネス ニーズを満たすのにもはや適していません。 ここでは、スケーラブルな CRM ソリューションに置き換える必要がある理由と、 CRM としてExcel の使用をやめるときに考慮すべきことを説明します。

顧客データの管理にメモとExcel の使用をやめる理由

まず最初に — Excelスプレッドシートは、Quickbooks やLinkedInなどのさまざまなソースからのデータセットの保存、素早い計算の実行、チャートやグラフの作成に優れています。 同様に、メモ取りアプリは、クライアントとのやり取りから重要なポイントをすばやく書き留めるのに役立ちます。

しかし、効果的な顧客関係管理 (CRM) に関しては、これらの機能だけでは十分ではありません。 Excel をCRM システムとして使用する場合の一般的な欠点をいくつか示します。

バージョン管理の問題

これを想像してみてください。顧客データを含むスプレッドシートを営業チームと共有します。 各チーム メンバーは自分のコンピュータにファイルをダウンロードし、クライアントとの会話後に関連する詳細を更新します。 重複したデータや不正確なデータを処理しなければならなくなり、通信の一貫性が失われることになるでしょう。

アクセシビリティの欠如

スプレッドシートは特にモバイルフレンドリーではありません。 そのため、営業担当者が移動中に顧客データにアクセスして更新することが困難になり、顧客との対面でのミーティングの結果に影響を及ぼす可能性があります。

セキュリティ上の懸念

Microsoft Excel は、顧客データのスプレッドシートをパスワードで保護する以外に、堅牢なセキュリティ機能を提供しません。 機密データへの不正アクセスを防ぐためにできることはあまりありません。 さらに悪いことに、従業員が自分のコンピュータにファイルをダウンロードして退職した場合でも、顧客データを使い続けることができます。

限られた分析機能

メモやスプレッドシートには、顧客の行動、購入履歴、サービス リクエストなどに関する大量の有用なデータが詰め込まれています。 ただし、利用可能なデータを実用的な洞察に変えるための高度な分析機能が欠けています。

スケーラビリティの課題

顧客ベースが拡大するにつれて、スプレッドシートで顧客データを管理することは悪夢以外の何ものでもなくなります。 無限の行をスクロールして、潜在的な顧客に最後に連絡したのがいつだったかを確認することを想像してください。 または、営業担当者が詳細を更新するのを忘れたために、間違った電話番号にフォローアップ SMS を送信します。 このような非効率性により、リードがファネルから漏れてしまう可能性があります。

CRM ソフトウェアがスプレッドシートよりも優れている理由

CRM ソフトウェアの使用を開始した中小企業の 4 分の 1 以上で、収益と会社の成長が大幅に向上したことをご存知ですか? ただし、 Excelの代わりに CRM ソフトウェアを使用する必要がある唯一の理由は、収益の向上だけではありません。 Excelの代わりに CRM を使用する必要がある理由はたくさんあります。

顧客データ管理の改善

Act!のような CRM プラットフォームCRM は、顧客情報を収集、保存、管理するための一元的なダッシュボードを提供します。 これにより、信頼できる単一の情報源が作成され、さまざまな部門の従業員がファイル共有を利用して、クライアントとやり取りする前にそれを参照できるようになります。 情報を編集すると、その変更はリアルタイムで反映されます。 これにより、各クライアントの統一された最新のビューが全員に提供され、ユーザー エクスペリエンスが向上します。 また、意思決定が迅速化され、ビジネス プロセスが簡素化されます。

活動！ 従業員が必要な情報を素早く見つけられるよう、高度な検索フィルターも提供します。 これにより、顧客とのシームレスなやり取りが促進され、最終的に購入エクスペリエンスが向上します。

さらに、クラウド サービスを使用した CRM ソリューションにより、複数のチーム メンバーが場所に関係なく、同時にクライアント データにアクセスして作業できるようになります。 そのため、オンプレミスのチームと比較して、ハイブリッド チームやリモート チームに特に適しています。

顧客のライフサイクルに対するより深い洞察

CRM ソリューションを使用すると、顧客に関する知識は、名前、電話番号、最終購入日などのいくつかのフィールドに限定されません。 代わりに、Act! のようなプラットフォームが必要です。 見込み顧客のプロセス全体を計画し、セールスファネルのどの位置にいるのかを理解するのに役立ちます。

これらの洞察を利用すると、ありきたりなアプローチに従うのではなく、リードごとにマーケティングと販売の取り組みを調整できます。 また、さまざまな見込み客が販売目標到達プロセスをどのように通過するかを監視し、見込み客を遠ざける摩擦点を特定することもできます。

自動化されたワークフローによる効率の向上

最新の CRM システムには、幅広い自動化機能が備わっています。 たとえば、「アクト！」 自動リマインダーとアラートを設定できます。 営業担当者に特定のタスクを割り当て、ソフトウェアが自動的に通知するようにすることもできます。 これらの機能は、タイムリーなフォローアップを確保し、コンバージョンを最大化するために役立ちます。

さらに、アクト！ 特定のクライアント アクションに基づいてトリガーされる自動ワークフローを構成できます。 たとえば、新しい見込み客が目標到達プロセスに入ったときに自動的に送信されるウェルカム メールを設定できます。 同様に、顧客が最初の購入を完了したときに、電子メール アンケートを送信できます。

このような自動化されたワークフローにより、手動によるフォローアップの必要性がなくなり、業務の合理化に役立ちます。 代わりに、カスタマー サポート チームと営業チームは、定着率やコンバージョン率の向上など、より重要なタスクに集中できます。

高度な分析とレポート作成

最先端のCRM ソリューションは、顧客情報を保存するだけではありません。 これは、利用可能なデータを分析し、顧客獲得コスト (CAC)、顧客生涯価値 (CLV)、顧客満足度スコア (CSAT) などの重要な指標を追跡するのに役立ちます。

これらの指標をすぐに利用できるため、マーケティング チームと営業チームはより多くの情報に基づいた意思決定を行うことができます。 さらに、これらの洞察を収益予測の作成に役立つ有意義なレポートに変換できます。

外出先からのアクセス

Act! を含む多くの CRM プラットフォームは、従業員がどこにいても顧客データや洞察に簡単にアクセスできるモバイル アプリを提供しています。

Act! のモバイル アプリ(Android およびiOS ) は、営業担当者に運転と目的地の洞察を提供します。 また、アプリ内の顧客情報を更新して、他のチームメンバーが同じ認識を持っていることを確認することもできます。 通知をカスタマイズして、営業担当者の生産性を向上させ、パフォーマンスの高いチームを構築することもできます。

追加のメリット

CRM プラットフォームには、他にもいくつかの利点があり、多くの場合、統合されたマーケティングオートメーションやパーソナライゼーション、電子メールテンプレートのライブラリ、サードパーティ ツールとの多数の統合などが含まれます。 活動！ 顧客データ保護のために、暗号化や多要素認証などの堅牢なセキュリティ手段も使用しています。

スプレッドシートから CRM への切り替え: 主な考慮事項

CRM ソフトウェアにはいくつかの利点がありますが、中小企業に最適なものを見つけることが重要です。 すべての CRM プラットフォームが同じように作られているわけではなく、間違ったソリューションを使用すると、解決するよりもさらに多くのボトルネックが追加される可能性があります。

ビジネスのプロセスを最適化し、妨げられない成長を実現するための適切な CRM プラットフォームを特定するためのヒントをいくつか紹介します。

ニーズと予算の概要を説明します

CRM プラットフォームは、自動化されたワークフローやデータへのショートカット、パイプライン管理やレポートに至るまで、幅広い機能を提供します。 ただし、提供されているすべての機能がビジネスに必要なわけではありません。 独自の要件を評価し、必須アイテムのリストを作成します。 次に、ニーズに基づいて現実的な予算を定義し、その範囲内の価格設定の CRM を探します。

互換性を確認する

選択した CRM プラットフォームに関係なく、既存の技術スタックと互換性があることを確認してください。 Google Workspace 、 Microsoft 365、Shopify、カレンダー アプリなどの一般的に使用されるツールとの統合を検討してください。 また、 WindowsやmacOSなどのオペレーティング システムで動作するかどうかも確認してください。

学習曲線を考慮する

機能満載の CRM ソリューションを見つけるだけでは、作業は半分にすぎません。 また、従業員がそれを最大限に活用できるようにする必要もあります。 そのため、現在の技術スキルを評価し、新しい CRM ソフトウェアを使用できるかどうかを判断することが重要になります。 スプレッドシートからCRM へのシームレスな切り替えを確実にするためのトレーニング プログラムの実装も必要になる場合があります。

Act で CRM ゲームを強化しましょう!

顧客データをスプレッドシートに保存しても、中小企業にとっては今のところメリットしかありません。 永続的な顧客関係を構築し、会社の成長を急成長させたい場合は、Act! のような強力なソリューションを使用してください。 交渉の余地はありません。 自動化されたワークフローやレポートなどの高度な機能を利用すると、より効果的にリードを育成し、売上を伸ばすことができます。

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