การสื่อสารทางธุรกิจคืออะไรและทำไมคุณถึงต้องการ

วิธีที่เราสื่อสารกับผู้อื่นเป็นนิสัยของเราที่เราไม่ค่อยหยุดและคิดเกี่ยวกับเรื่องนี้ สิ่งนี้แปลเป็นการสื่อสารทางธุรกิจด้วย ท้ายที่สุดแล้ว องค์กรไม่ใช่หน่วยงานที่ไม่มีตัวตน แต่เป็นกลุ่มคนจริงๆ

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพส่งผลต่อกระบวนการ ประสิทธิภาพ และทุกชั้นของบริษัท

ในคู่มือนี้ เราจะครอบคลุมทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เพื่อตั้งค่ากระบวนการสื่อสารทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ

• การสื่อสารทางธุรกิจคืออะไร? คำนิยาม
• ประเภทของการสื่อสารทางธุรกิจ
• วิธีการสื่อสารทางธุรกิจ
• ปัญหาที่การสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพสามารถแก้ไขได้
• วิธีการตั้งค่ากระบวนการสื่อสารทางธุรกิจของคุณ

การสื่อสารทางธุรกิจคืออะไร? คำนิยาม

การสื่อสารทางธุรกิจเป็นกระบวนการแบ่งปันข้อมูลระหว่างบุคคลภายในสถานที่ทำงานและภายนอกบริษัท

การสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพคือวิธีที่พนักงานและผู้บริหารโต้ตอบกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์กร จุดประสงค์คือเพื่อปรับปรุงแนวทางปฏิบัติขององค์กรและลดข้อผิดพลาด การทำงานทั้งทักษะการสื่อสารและกระบวนการสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้เกิดการสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ

ความสำคัญของการสื่อสารทางธุรกิจยังอยู่ใน:

• นำเสนอทางเลือก/แนวคิดธุรกิจใหม่
• จัดทำแผนและข้อเสนอ (การเขียนเชิงธุรกิจ)
• กำลังดำเนินการตัดสินใจ
• บรรลุข้อตกลง
• ส่งและทำตามออร์เดอร์
• ประสบความสำเร็จในการขาย
• การประชุมที่มีประสิทธิภาพ
• ให้ข้อเสนอแนะแก่พนักงานและลูกค้า

ที่เกี่ยวข้อง: รายงานสถานะการสื่อสารทางธุรกิจเผยแนวโน้มใหม่ที่น่าตกใจในปี 2020

กิจกรรมที่จัดขึ้นทั้งหมดในบริษัทขึ้นอยู่กับกระบวนการสื่อสารทางธุรกิจและกลยุทธ์การสื่อสารของคุณ นี่อาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่การสื่อสารเพื่อการจัดการไปจนถึงการสื่อสารทางเทคนิคกับผู้ขาย

และเมื่อการสื่อสารไม่ชัดเจน ระบบหลักของบริษัทก็เสี่ยงที่จะแตกสลาย ข้อมูลแสดงให้เห็นว่า 60% ของผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารภายในไม่ได้วัดผลการสื่อสารภายใน สาเหตุที่เป็นไปได้รวมถึงการไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นจากที่ใด ขั้นตอนต่อไป หรือวิธีคำนวณ ROI

เหตุใดการสื่อสารทางธุรกิจจึงมีความสำคัญ

กลยุทธ์การสื่อสารที่แข็งแกร่งในบริษัทอาจส่งผลให้พนักงานมีส่วนร่วมมากขึ้น และบริษัทที่มีพนักงานที่เชื่อมต่อกันในที่ทำงานก็มีประสิทธิผลเพิ่มขึ้นถึง 25%

บริษัทที่มีพนักงานที่มีส่วนร่วมมีรายได้จากการดำเนินงานเพิ่มขึ้น 19.2% ในช่วง 12 เดือน ผู้ที่มีคะแนนการมีส่วนร่วมต่ำจะได้รับน้อยลง 32.7%

คุณจะประสบความสำเร็จมากขึ้นแค่ไหนถ้าคุณมีการมีส่วนร่วมของพนักงานที่ดีขึ้น?

และคุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่ากระบวนการสื่อสารทางธุรกิจจะทำให้เป็นไปได้?

ประเภทของการสื่อสารทางธุรกิจ

ก่อนอื่นเรามาแยกแยะประเภทการสื่อสารหลักในองค์กรทั่วไปกันก่อน

ประการแรก เรามีการ สื่อสารทางธุรกิจ ภายใน

การสื่อสารทางธุรกิจภายในสามารถ:

• การสื่อสารขั้นสูง: การ สื่อสารใด ๆ ที่มาจากผู้ใต้บังคับบัญชาถึงผู้จัดการ หรือจากบุคคลอื่นขึ้นไปตามลำดับชั้นขององค์กร
• การสื่อสารแบบ ลงล่าง / การสื่อสารเพื่อการจัดการ : อะไรก็ได้ที่มาจากผู้บังคับบัญชาไปยังผู้ใต้บังคับบัญชา
• การสื่อสารด้านข้าง/การสื่อสารทางเทคนิค : การสื่อสารภายในหรือข้ามแผนกระหว่างเพื่อนร่วมงาน

จากนั้นมี การสื่อสารทางธุรกิจ ภายนอก

การสื่อสารทางธุรกิจภายนอกคือการส่งข้อความใดๆ ที่ออกจากสำนักงานและพนักงานภายในของคุณ มันเกี่ยวข้องกับการติดต่อกับลูกค้า ผู้ขาย หรืออะไรก็ตามที่ส่งผลกระทบต่อแบรนด์ของคุณ

คุณสามารถจัดเรียงการสื่อสารทั้งหมดในสเปกตรัมนี้เป็นการสื่อสารทางธุรกิจสี่ประเภท

1. การรับและการรับคำสั่งและการมอบหมายงานทั้งขึ้นและลง ซึ่งรวมถึงการมอบหมายที่มีประสิทธิภาพจากบุคคลหนึ่งไปยังอีกบุคคลหนึ่ง ปัญหาส่วนใหญ่ในธุรกิจเริ่มต้นจากการสื่อสารที่ไม่ชัดเจนในด้านนี้
2. การแบ่งปันและอภิปรายข้อมูล รวมถึงการแบ่งปันข้อมูลที่เกิดขึ้นในการประชุม เมื่อการสื่อสารล้มเหลวในพื้นที่นี้ จะทำให้งานต่างๆ นั้นทำไม่ถูกต้องหรือไม่ทำเลย
3. ให้ข้อเสนอแนะ การแก้ไข และระเบียบวินัยแก่ผู้ที่รายงานให้คุณทราบ เพื่อให้พวกเขามีความรู้และเครื่องมือที่จำเป็นในการทำงานได้ดีขึ้น การให้ข้อเสนอแนะที่ยอดเยี่ยมและนำไปปฏิบัติได้จริงเป็นทักษะสำคัญสำหรับทุกคนที่อยู่ในตำแหน่งผู้นำ การสื่อสารแบบไม่ใช้คำพูดและภาษากายก็มีบทบาทเช่นกัน
4. การประชุมและการอภิปรายเพื่อแก้ปัญหาและตัดสินใจ สิ่งเหล่านี้ถือเป็นการอภิปรายที่สำคัญที่สุดสำหรับองค์กรใดๆ สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการคิดเชิงวิพากษ์ที่สูงขึ้นและเทคโนโลยีการสื่อสารที่ดีขึ้น
5. การประชาสัมพันธ์ถือได้ว่าเป็นการสื่อสารภายนอกรูปแบบหนึ่งที่มีความสำคัญต่อกลยุทธ์การสื่อสารของคุณ

ธุรกิจของฉันต้องการวิธีการสื่อสารทางธุรกิจแบบใด?

คำตอบส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับขนาดและความชอบของธุรกิจของคุณ ไม่มีวิธีแก้ปัญหาแบบเดียว สิ่งหนึ่งที่แน่นอน: คุณจะเตรียมพร้อมสำหรับความสำเร็จโดยใช้วิธีการสื่อสารทางธุรกิจที่คุณต้องการเท่านั้นและจะนำไปใช้จริง

ตัวอย่างเช่น:

คุณต้องการกระดานฟอรัม ดังนั้นคุณและพนักงานของคุณจึงใช้เวลาหลายสัปดาห์ในการค้นหาโซลูชันที่ดีที่สุดและตั้งค่า
ผ่านไประยะหนึ่ง คุณจะได้เรียนรู้ว่าไม่มีใครใช้เพราะได้รับคำตอบจากทีมหรือเอกสารเร็วขึ้น วิธีแก้ปัญหาที่ไม่จำเป็นทำให้คุณเสียเวลาและเงินอันมีค่า
หรือคุณติดตั้งระบบการประชุมทางวิดีโอที่มีคุณภาพ แต่ในความเป็นจริง คุณต้องการเพียงระบบโทรศัพท์สำหรับธุรกิจที่เชื่อถือได้เท่านั้นเพื่อดำเนินการประชุมทางไกล
ทุกธุรกิจจะใช้การสื่อสารทางเว็บ อย่างไรก็ตาม วิธีการอื่นๆ ทั้งหมดจะขึ้นอยู่กับสถานการณ์ของบริษัทแต่ละแห่ง ใช้เวลาในการพิจารณาถึงคุณค่าของแต่ละรายการอย่างมีสติสำหรับสถานการณ์เฉพาะของคุณ

ปัญหาที่การสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพสามารถแก้ไขได้

การสื่อสารทางธุรกิจที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทีม พนักงาน ผู้จัดการ และผู้บริหารในการปฏิบัติงานและปฏิบัติตามความรับผิดชอบ
หากไม่มีกระบวนการและเครื่องมือที่เหมาะสม การไหลของข้อมูลจะถูกขัดจังหวะและผู้คนจะถูกทิ้งไว้ในความมืด ซึ่งอาจส่งผลร้ายแรงต่อบริษัท ตั้งแต่พนักงานและลูกค้าที่ไม่พอใจไปจนถึงการสูญเสียผลกำไร
การไหลของข้อมูลที่โปร่งใสเป็นเป้าหมายที่ชัดเจนของกระบวนการสื่อสารทางธุรกิจ แต่อะไรคือปัญหาที่ลึกซึ้งกว่าที่การสื่อสารทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จแก้ไขได้?

1) อีเมลเกินพิกัดและขาดประสิทธิภาพและความชัดเจนในชีวิตประจำวัน

ในสถานที่ทำงานหลายแห่ง ผู้คนมักจะได้รับข้อความจำนวนมากในหนึ่งวัน ในหนังสือ Message Not Received ของเขา Phil Simon กล่าวว่าคนทั่วไปได้รับอีเมล 120 ถึง 150 ฉบับต่อวัน
เราใส่ผิดที่หรือมองข้ามข้อมูลสำคัญไปโดยสิ้นเชิง ด้วยระบบการสื่อสารทางธุรกิจ บริษัทต่างๆ สามารถลดสิ่งรบกวนทางดิจิทัลและสร้างพื้นที่สำหรับความคิดและการคิด

2) ไซโลสื่อสารแนวนอนและแนวตั้ง

บ่อยครั้งที่ทีมและแผนกไม่แลกเปลี่ยนข้อมูลที่จำเป็น ในบางครั้ง ไม่มีวิธีง่ายๆ ในการติดต่อผู้จัดการแผนกเมื่อมีปัญหาภายในทีม ไซโลเหล่านี้ก่อตัวได้ง่ายและบ่อยครั้งโดยไม่มีใครสังเกตเห็น แต่สามารถแก้ไขได้ง่ายด้วยแผนการสื่อสารที่มีอยู่

3) การสื่อสารที่ไม่ดีกับพนักงานทางไกล

การทำงานระยะไกลอยู่ที่นี่ รายงานสถานะการทำงานทางไกลจาก Buffer แสดงให้เห็นว่าพนักงานส่วนใหญ่ต้องการทำงานทางไกลอย่างน้อยบางเวลา
พวกเขาระบุถึงการทำงานร่วมกันและการสื่อสารระหว่างปัญหาสามอันดับแรกเมื่อต้องทำงานจากระยะไกล ซึ่งพิสูจน์คุณค่าของระบบการสื่อสารที่เหมาะสม
ที่เกี่ยวข้อง: เทคโนโลยีการสื่อสารโทรคมนาคม: สิ่งจำเป็นสำหรับการทำงานระยะไกล

4) การหมุนเวียนของพนักงาน/การมีส่วนร่วมของพนักงานต่ำ

การสูญเสียบุคคลในอุดมคติจากองค์กรของคุณทำให้ความสามารถในการให้บริการลูกค้าตกอยู่ในความเสี่ยง ก็ยังมีราคาแพง
การสูญเสียพนักงานอาจมีค่าใช้จ่ายมากถึงสองเท่าของเงินเดือนประจำปี แต่เมื่อบริษัทสื่อสารกันอย่างมีประสิทธิภาพ พวกเขามีแนวโน้มที่จะรายงานระดับการลาออกต่ำกว่าค่าเฉลี่ยของอุตสาหกรรม 50%

5) การบริการลูกค้าแย่

หากมีการสื่อสารที่ไม่ดีในองค์กร มีสองสิ่งเกิดขึ้นเมื่อพูดถึงการบริการลูกค้า ประการแรก พนักงานในบทบาทที่ต้องเผชิญหน้ากับลูกค้าจะไม่มีข้อมูลที่ต้องการ ประการที่สอง ลูกค้าจะรู้สึกถึงขวัญกำลังใจของพนักงานที่ต่ำและมีประสบการณ์ด้านลบ
อันที่จริง การศึกษาชิ้นหนึ่งพบว่า การปรับปรุงทัศนคติของพนักงานส่งผลต่อความพึงพอใจของลูกค้า ซึ่งส่งผลให้รายได้เพิ่มขึ้น

ความสำคัญของการสื่อสารด้วยวาจาในธุรกิจคืออะไร?

การสื่อสารแบบไม่ใช้คำพูดครอบคลุมพื้นที่มากมาย ตั้งแต่การแสดงออกทางสีหน้าไปจนถึงน้ำเสียงในอีเมล เมื่อพิจารณาว่าการสื่อสารทางธุรกิจส่วนใหญ่เกิดขึ้นแบบอะซิงโครนัส (หมายถึงสิ่งอื่นที่ไม่ใช่การประชุมแบบตัวต่อตัว 1-1) ผ่านอีเมล กระดานงานการจัดการโครงการ หรือการแชท…การสื่อสารทางธุรกิจเกือบทั้งหมดของเราถือได้ว่าไม่ใช่คำพูด ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องทำงานกับการสื่อสารที่ไม่ใช่แบบเวอร์วาลของคุณด้วย

เคล็ดลับยอดนิยม? อ่านออกเสียงบางอย่างก่อนที่คุณจะกด "ส่ง" นี่เป็นการตรวจสอบลำไส้ที่ดีเพื่อฟังว่าข้อความของคุณส่งมาถึงอย่างไร

5 ขั้นตอนในการตั้งค่ากระบวนการสื่อสารทางธุรกิจของคุณ

กระบวนการสื่อสารทางธุรกิจที่มั่นคงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับความสุขของพนักงานและลูกค้าของคุณ ในที่สุดสิ่งนี้นำไปสู่ความมั่นคงทางการเงิน
รายงานฉบับหนึ่งพบว่า 29% ของพนักงานเชื่อว่าเครื่องมือสื่อสารภายในปัจจุบันไม่ทำงาน
นี่คือสาเหตุบางประการที่ระบุไว้:

ข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง การกีดกัน ความไม่ซื่อสัตย์ และการขาดการเข้าถึงข้อมูลสำคัญเป็นสิ่งที่พนักงานของคุณน่าจะเคยประสบเช่นกัน
การศึกษาโดย Salesforce พบว่า 86% ของผู้บริหาร พนักงาน และนักการศึกษาพิจารณาว่าการสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพเป็นสาเหตุของความล้มเหลวในที่ทำงาน
เราไม่สามารถเพิกเฉยต่อความสำคัญของการทำงานเป็นทีมและเคมีและผลกระทบที่มีต่อผลิตภาพ การมีส่วนร่วม และการสนับสนุนของพนักงานได้อีกต่อไป คุณสามารถปฏิบัติตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการสื่อสารทางธุรกิจจะประสบความสำเร็จ

1) ตรวจสอบสถานะปัจจุบันของการสื่อสารทางธุรกิจและกำหนดเป้าหมาย

ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะเป็นอย่างไร คุณต้องมีแผนการสื่อสารทางธุรกิจ
อย่างไรก็ตาม คุณจะทำให้มันมีประโยชน์มากที่สุดหากคุณมุ่งเน้นไปที่พื้นที่ที่ต้องการการปรับปรุงครั้งใหญ่ที่สุดในขณะนี้ และพยายามไปยังส่วนอื่นๆ ทั้งหมดในภายหลัง
ตัวอย่างเช่น นี่อาจเป็นสาเหตุบางประการที่การสื่อสารของคุณต้องทบทวน:

• ความพึงพอใจของพนักงานต่ำหรืออัตราการลาออกสูง
• ผลผลิตต่ำกว่าคาดทั่วทั้งบริษัท
• การเติบโตอย่างรวดเร็วซึ่งนำไปสู่การสูญเสียการติดตามข้อมูล
• ขาดความโปร่งใสของข้อมูลเนื่องจากการทำงานทางไกล

คุณอาจพบเหตุการณ์เหล่านี้มากกว่าหนึ่งเหตุการณ์ หรือสถานการณ์ที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง ระบุและกำหนดเป้าหมายสำหรับกระบวนการสื่อสารทางธุรกิจของคุณตามนั้น ตัวอย่างเช่น เป้าหมายของคุณอาจรวมถึง:

• อัตราการลาออกของพนักงานหรืออัตราความพึงพอใจ
• อัตราความพึงพอใจของลูกค้า
• จำนวนโครงการที่เสร็จสมบูรณ์
• จำนวนปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนก

…และอื่น ๆ.

2) ระบุกลุ่มหลักในองค์กรของคุณและความสัมพันธ์ระหว่างกัน

พิจารณาโครงสร้างองค์กรของคุณและทุกกลุ่มที่เกี่ยวข้องกับความสามารถในการทำงาน
จดบันทึกทุกกลุ่มที่ต้องการข้อมูลในการทำงาน สิ่งนี้ควรรวมถึง:

• การจัดประเภทตามแนวนอน เช่น แผนกต่างๆ (ปฏิบัติการ การตลาด การออกแบบ ทรัพยากรบุคคล การขาย การสนับสนุนลูกค้า การเงิน และอื่นๆ)
• การจำแนกประเภทแนวตั้ง : ผู้เชี่ยวชาญในทีม, หัวหน้าทีม, ผู้จัดการแผนก, ผู้บริหาร
• กลุ่มภายนอก : ลูกค้า ซัพพลายเออร์ คู่ค้า และอื่นๆ

จากนี้ไปพิจารณางานที่พวกเขาทำอย่างต่อเนื่องและผลลัพธ์ที่คาดหวังจากพวกเขา กำหนดแนวทางในการสื่อสารเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง
นี่อาจเป็นงานใหญ่ ขึ้นอยู่กับขนาดบริษัทของคุณ ดังนั้นให้เวลากับตัวเองให้มาก คำถามหลักที่จะตอบคือ:

• ทีมและทีมไหนต้องคุยกับใครทุกวัน? แล้วรายสัปดาห์ รายปักษ์ และรายเดือนล่ะ?
• การสื่อสารอะไรจะเกิดขึ้นเมื่อมี วิกฤตอย่างต่อเนื่อง เท่านั้น ?
• ผู้จัดการและหัวหน้าทีมรักษาความก้าวหน้าในแผนกของตนอย่างไร? การรายงานทำงานอย่างไร
• มีคลังความรู้ที่มีศักยภาพในการลดการประชุมและการสนทนาที่ไม่จำเป็นหรือไม่?
• โครงการและกระบวนการใดบ้างที่ต้องได้รับการอนุมัติจากบุคคลอื่นในบริษัท มีการขอและอำนวยความสะดวกอย่างไร?

อย่างน้อยที่สุด คำตอบเหล่านี้ควรให้ข้อมูลเชิงลึกแก่คุณเกี่ยวกับจำนวนอีเมล ข้อความ การโทร การประชุม และเอกสารที่จำเป็นเพื่อให้ทุกอย่างเกิดขึ้นในกรอบเวลาที่กำหนด

3) กำหนดวิธีการสื่อสาร

ถัดไป เลือกวิธีการสื่อสารที่สอดคล้องกับเป้าหมายการสื่อสารทางธุรกิจของคุณ รวมถึงการโต้ตอบระหว่างกลุ่มหลักในบริษัทของคุณ
ตรวจสอบรายการวิธีการสื่อสารที่เราได้พูดคุยกันก่อนหน้านี้ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เพิ่มเอกลักษณ์ใดๆ ให้กับบริษัทของคุณ:

• การสื่อสารทางเว็บ
• การประชุมทางโทรศัพท์
• การประชุมทางวิดีโอ
• การประชุมแบบเห็นหน้ากัน
• รายงานและเอกสารราชการ
• การนำเสนอ
• กระดานสนทนาและคำถามที่พบบ่อย
• แบบสำรวจ
• กิจกรรมการจัดการลูกค้า

ข้อใดที่จำเป็นสำหรับองค์กรของคุณในการบรรลุเป้าหมาย อะไรคือทางเลือกและอาจเห็นการต่อต้านในการรับเลี้ยงบุตรบุญธรรม? ข้อใดที่สร้างความเสี่ยงในการเพิ่มเครื่องมือมากเกินไปและควรทำให้ง่ายขึ้น
เป็นจริงเกี่ยวกับความต้องการเฉพาะของคุณ
ตัวอย่างเช่น การเริ่มต้นธุรกิจห้าคนที่ทุกคนทำงานในสำนักงานเดียวกันมักจะเน้นที่:

• การสื่อสารทางเว็บ
• การประชุมแบบเห็นหน้ากัน
• การจัดการลูกค้า

บริษัท 50 คนที่อยู่ห่างไกลอย่างสมบูรณ์จะลงทุนทรัพยากรเพิ่มเติมใน:

• การประชุมทางโทรศัพท์และวิดีโอ
• จัดทำเอกสารให้สามารถติดตามกระบวนการอย่างขยันขันแข็ง

องค์กรระดับโลกขนาดใหญ่อาจใช้วิธีการสื่อสารที่ระบุไว้ทั้งหมดและมีทีมเฉพาะสำหรับหลาย ๆ วิธี

4) เลือกเครื่องมือที่เหมาะสม

ไม่มีคู่มือใดที่จะกำหนดว่าเครื่องมือใดเหมาะสมที่สุดสำหรับแต่ละวัตถุประสงค์
Gmail กับ Outlook Google ไดรฟ์กับ Dropbox Slack กับ Nextiva Chat
การต่อสู้ดำเนินต่อไป แต่ทางเลือกของคุณขึ้นอยู่กับความชอบของคุณและทีมงานของคุณ
แม้ว่าเราจะให้รายชื่อเครื่องมือซอฟต์แวร์แก่คุณไม่ได้และปล่อยให้เป็นเช่นนั้น เราสามารถแบ่งปันเคล็ดลับเหล่านี้ในการเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมได้:

• ใช้ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์เพื่อเก็บรักษาเอกสารสำคัญและข้อมูลอื่นๆ เปิดใช้งานการซิงค์และสำรองข้อมูลอัตโนมัติเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดของมนุษย์และลืมบันทึกข้อมูลลงด้วยตนเอง
• ใช้แพลตฟอร์มเดียวสำหรับอีเมลและปฏิทิน
• ใช้เครื่องมือเดียวสำหรับการส่งข้อความแชท ตัวอย่างเช่น ถ้าบางคนใช้ Slack และคนอื่นๆ แฮงเอาท์ใน Gmail จะทำให้เกิดความขัดแย้งและทำให้การสื่อสารช้าลง
• ใช้ ระบบโทรศัพท์ VoIP ที่ใช้งานง่ายและเชื่อถือได้ หากมีการประชุมหลายครั้งจากระยะไกล
• พัฒนาแนวทางแบรนด์และบรรณาธิการที่ให้รายละเอียดเกี่ยวกับน้ำเสียงและการใช้องค์ประกอบของแบรนด์ ด้วยวิธีนี้ การสื่อสารทั้งหมดจะรวมเป็นหนึ่งเดียวทั้งภายในและภายนอก

5) จัดทำเอกสารกระบวนการ

สุดท้าย ให้จดบันทึกทุกสิ่งที่คุณทำตลอดการตั้งค่านี้ และเปลี่ยนเป็นเอกสารที่แชร์ซึ่งมองเห็นได้สำหรับทั้งองค์กร
ด้วยวิธีนี้ พนักงานแต่ละคนสามารถอ้างถึงแผนการสื่อสารที่พัฒนาขึ้นโดยเจตนา และตัดสินใจเกี่ยวกับการดำเนินการที่ดีที่สุดสำหรับสถานการณ์ที่พวกเขาอยู่
เอกสารนี้จะช่วยให้พนักงานที่เพิ่งเข้ามาทำงานสามารถเข้าใจเครื่องมือทั้งหมดและแนวทางปฏิบัติในการสื่อสารที่ดีที่สุดได้อย่างง่ายดาย
คุณสามารถสร้างตัวเตือนปฏิทินที่เกิดซ้ำสำหรับตัวคุณเองและทีมของคุณให้กลับมาดูเอกสารได้ทุกๆ ไตรมาส ด้วยวิธีนี้ คุณจะมั่นใจได้ว่าแผนยังคงให้บริการตามวัตถุประสงค์ที่ดีที่สุดและอัปเดตหากจำเป็น

ช่องทางการสื่อสารทางธุรกิจ

เมื่อการสื่อสารทางธุรกิจเกิดขึ้นจริง จะเป็นทั้งวาจาหรือลายลักษณ์อักษร

การสื่อสารเกิดขึ้นในหลายรูปแบบ ทั้งทางวาจาหรือลายลักษณ์อักษร ต่อหน้าหรือทางไกล แต่สิ่งสำคัญคือความสุขของพนักงานในที่ทำงาน

สิ่งเหล่านี้ไม่ได้ดีหรือแย่กว่าสำหรับบริษัทของคุณโดยลำพังและขึ้นอยู่กับบริบททั้งหมด

การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรนั้นยอดเยี่ยมสำหรับการเก็บร่องรอยของการตัดสินใจและการดำเนินการต่างๆ รวมถึงการจัดทำกลยุทธ์และแผนเข้าที่ ปฏิสัมพันธ์ทางวาจาช่วยให้เกิดความคิดในทันทีและความคิดที่เปิดกว้างมากขึ้น

นี่คือวิธีการสื่อสารทางธุรกิจที่ใช้กับสถานการณ์ข้างต้นบางส่วนหรือทั้งหมด:

1) การสื่อสารทางเว็บ

ซึ่งรวมถึงช่องทางการสื่อสารในชีวิตประจำวัน เช่น อีเมลและแอปพลิเคชันการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที (เช่น Slack, Hangouts หรือแม้แต่ Nextiva Chat)

ประโยชน์ของอีเมลและข้อความอยู่ที่ความสามารถในการนำไปสู่การสนทนาส่วนตัวในสภาพแวดล้อมของสำนักงานที่พลุกพล่าน รวมถึงการแบ่งปันข้อความกับผู้คนจำนวนมาก ตั้งแต่สองสามคนไปจนถึงหลายร้อยคน พร้อมกัน

2) การประชุมทางโทรศัพท์

โทรศัพท์ได้ขจัดอุปสรรคด้านสถานที่เพื่อดำเนินการประชุมที่มีประสิทธิผลและรวดเร็ว ช่วยให้แลกเปลี่ยนความคิดได้ดีขึ้นด้วยการสื่อสารแบบไม่ใช้คำพูด (น้ำเสียง) เมื่อเทียบกับการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร ระบบโทรศัพท์บนคลาวด์สามารถเร่งการเริ่มต้นใช้งานและการทำงานร่วมกันในทีมโดยรวม

3) การประชุมทางวิดีโอ

ระบบการประชุมทางวิดีโอที่ยอดเยี่ยมช่วยให้ผู้คนที่อยู่ห่างไกลสามารถจัดการประชุมที่ให้ความรู้สึกใกล้ชิดกับการประชุมแบบตัวต่อตัวมากที่สุด พวกเขาใช้การประชุมทางโทรศัพท์เพิ่มขึ้นหนึ่งขั้น

4) การประชุมแบบตัวต่อตัว

การประชุมแบบตัวต่อตัวช่วยให้ธุรกิจก้าวไปข้างหน้าด้วยแนวคิดได้อย่างรวดเร็ว การวิจัยแสดงให้เห็นว่าการประชุมแบบตัวต่อตัวสร้างแนวคิดมากกว่าการประชุมเสมือนจริง

ที่เกี่ยวข้อง: การสื่อสารทางธุรกิจ: 10 ตัวอย่างการบริการลูกค้าที่ดีที่สุด

อย่างไรก็ตาม การมีวาระการประชุมที่มั่นคงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการประชุมที่มีประสิทธิภาพ 46% ของพนักงานแทบจะไม่หรือไม่เคยออกจากการประชุมโดยรู้ว่าควรทำอะไรต่อไป

5) รายงานและเอกสารราชการ

การบันทึกกิจกรรมที่ส่งผลกระทบต่อบุคคลและแผนกอื่น ๆ เป็นส่วนสำคัญของระบบการสื่อสารทางธุรกิจที่ดี

ความสามารถในการอ้างถึงเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรในเวลาใดก็ได้ช่วยลดโอกาสเกิดความสับสนหรือไม่เห็นด้วย และให้ความชัดเจนเป็นพิเศษในการสื่อสาร

6) การนำเสนอ

การนำเสนอที่ได้รับการสนับสนุนจากรายงานและชุดสไลด์ PowerPoint มักเป็นวิธีการประชุมกับกลุ่มใหญ่

สิ่งเหล่านี้เหมาะสำหรับการแบ่งปันแนวคิดใหม่ๆ ในลักษณะที่สร้างพื้นที่สำหรับคำถามและการชี้แจงใดๆ

7) กระดานสนทนาและคำถามที่พบบ่อย

พื้นที่ภายในสำหรับพนักงานเพื่ออ้างถึงคำถามที่ถามบ่อยในหัวข้อต่างๆ ของแผนกและเพื่อถามคำถามใหม่ๆ ที่จะทำให้พวกเขาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและเป็นปัจจุบันมากขึ้น

8) แบบสำรวจ

ทั้งแบบสำรวจภายในและแบบสำรวจลูกค้าเป็นวิธีที่เหมาะที่สุดในการรวบรวมความคิดเห็นและการให้คะแนนในหัวข้อที่สำคัญ แบบสำรวจช่วยให้เกิดวงจรที่ดีของการปรับปรุงที่ได้รับการสนับสนุนจากข้อเสนอแนะและเปิดช่องทางการสื่อสารระหว่างทุกระดับภายในองค์กร

ที่เกี่ยวข้อง: คำถามแบบสำรวจความพึงพอใจของลูกค้ามากกว่า 60 ข้อที่คุณสามารถยืมได้

9) กิจกรรมการจัดการลูกค้า

ซึ่งอาจรวมถึงกิจกรรมลูกค้าสัมพันธ์ใดๆ ตัวอย่าง ได้แก่ การสนับสนุนแชทสด ระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) กระบวนการเริ่มต้นกับลูกค้า บทวิจารณ์ของลูกค้า และอื่นๆ

ความสำเร็จของบริษัทของคุณเริ่มต้นด้วยการสื่อสาร

การสื่อสารที่ไม่ดีมีความเสี่ยงมากเกินไปต่อองค์กรที่จะนับ

อย่างไรก็ตาม การสื่อสารที่ยอดเยี่ยมนำมาซึ่งโอกาสสำหรับความผูกพันของพนักงานและลูกค้าที่โดดเด่น สร้างความชัดเจน ผลลัพธ์ที่สำคัญยิ่งขึ้น และการเติบโตของรายได้และผลกำไร

ที่เกี่ยวข้อง: โทรศัพท์ VoIP คืออะไรและทำงานอย่างไร

ไม่ว่าคุณจะมีระบบการสื่อสารทางธุรกิจอยู่แล้วหรือยังไม่ได้สร้าง อย่าลืม:

• ตั้งและทบทวนเป้าหมายการสื่อสารของคุณในฐานะบริษัทโดยพิจารณาจากสถานะปัจจุบันของการสื่อสารในบริษัทของคุณ
• ระบุทุกคนที่เกี่ยวข้องในกระบวนการที่ทำให้บริษัทของคุณทำงานได้ทุกวัน
• วิเคราะห์ความต้องการของพวกเขาในการสื่อสารระหว่างกันและระบุวิธีการที่ทำให้การไหลของข้อมูลเป็นไปได้
• มองหาเครื่องมือและแพลตฟอร์มที่เหมาะสมที่สุดที่จะเปิดใช้งานวิธีการที่คุณระบุ
• แชร์การตั้งค่านี้อย่างโปร่งใสกับทั้งองค์กร

ด้วยเหตุนี้ คุณจะเห็นผู้คนที่มีความสุขและมีประสิทธิผลตื่นเต้นที่จะทำงานในโครงการและสร้างผลลัพธ์ที่มีความหมายเพื่อประโยชน์ของทุกคนที่เกี่ยวข้อง

พร้อมที่จะลงทุนในเครื่องมือที่สามารถช่วยปรับปรุงการสื่อสารทางธุรกิจของคุณแล้วหรือยัง?

ซอฟต์แวร์ธุรกิจของ Nextiva ช่วยจัดระเบียบการสื่อสารของทีมโดยนำทุกอย่างมาไว้ในแพลตฟอร์มเดียว ไม่ต้องวนไปวนมาเพื่อค้นหาสิ่งที่คุณต้องการ ไม่มีความยุ่งยากในการพลิกไปมาระหว่างหน้าจออีกต่อไป ทั้งหมดอยู่ที่นี่ในแพลตฟอร์มเดียว เครื่องมือนี้ทำให้ชีวิตการทำงานของคุณง่ายขึ้นและช่วยนำการสื่อสารทั้งหมดของคุณมาไว้ในมุมมองเดียว

พูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญวันนี้เพื่อดูว่าเราสามารถช่วยให้การสื่อสารทางธุรกิจของคุณง่ายขึ้นได้อย่างไร