Ce este comunicarea de afaceri și de ce ai nevoie de ea?

Modul în care comunicăm cu ceilalți este o parte atât de obișnuită a noastră încât rareori ne oprim și ne gândim la asta. Acest lucru se traduce și în comunicarea de afaceri. La urma urmei, organizațiile nu sunt entități fără chip, ci grupuri de oameni reali.

Comunicarea eficientă afectează procesele, eficiența și fiecare strat al unei companii.

În acest ghid, vom acoperi tot ce trebuie să știți pentru a configura un proces de comunicare de afaceri de succes.

• Ce este comunicarea de afaceri? Definitia
• Tipuri de comunicare de afaceri
• Metode de comunicare în afaceri
• Probleme pe care o comunicare eficientă în afaceri le poate rezolva
• Cum să vă configurați procesul de comunicare în afaceri

Ce este comunicarea de afaceri? Definitia

Comunicarea de afaceri este procesul de schimb de informații între oameni de la locul de muncă și din afara unei companii.

Comunicarea eficientă în afaceri este modul în care angajații și conducerea interacționează pentru a atinge obiectivele organizaționale. Scopul său este de a îmbunătăți practicile organizaționale și de a reduce erorile. Este important să lucrați atât la abilitățile de comunicare, cât și la procesele de comunicare pentru a obține o comunicare eficientă în afaceri.

Importanța comunicării în afaceri constă și în:

• Prezentarea de opțiuni/idei de afaceri noi
• Elaborarea de planuri și propuneri (scriere de afaceri)
• Executarea deciziilor
• A ajunge la acorduri
• Expedierea si onorarea comenzilor
• Vânzare cu succes
• Întâlniri eficiente
• Oferirea feedback-ului angajaților și clienților

Înrudit: Raportul privind starea comunicării în afaceri dezvăluie noi tendințe șocante în 2020

Toată activitatea organizată într-o companie se bazează pe procesul de comunicare în afaceri și pe strategia ta de comunicare. Aceasta ar putea fi orice, de la comunicare managerială la comunicare tehnică cu furnizorii.

Și odată ce comunicarea devine neclară, sistemele de bază ale companiei riscă să se destrame. Datele arată că 60% dintre profesioniștii în comunicații interne nu măsoară comunicațiile interne. Motivele potențiale includ faptul că nu știi de unde să începi, pașii următori sau cum să calculezi rentabilitatea investiției.

De ce este importantă comunicarea în afaceri?

Strategia de comunicare puternică într-o companie va duce probabil la o implicare mai mare a angajaților. Și companiile cu angajați conectați la locul de muncă au înregistrat o creștere a productivității de până la 25%.

Companiile cu o forță de muncă angajată înregistrează o creștere de 19,2% a veniturilor din exploatare pe o perioadă de 12 luni. Cei cu scoruri scăzute de implicare câștigă cu 32,7% mai puțin.

Cât de mult mai de succes ai avea dacă ai avea o implicare mai bună a angajaților?

Și cum poți asigura un proces de comunicare în afaceri care să-l facă posibil?

Tipuri de comunicare de afaceri

Să diferențiem mai întâi principalele tipuri de comunicare într-o organizație tipică.

În primul rând, avem comunicare internă de afaceri .

Comunicarea internă de afaceri poate fi:

• Comunicare ascendentă: orice comunicare care vine de la un subordonat unui manager. Sau de la o altă persoană în sus în ierarhia organizațională.
• Comunicare descendentă/Comunicare managerială : orice vine de la un superior la un subordonat.
• Comunicare laterală/Comunicare tehnică : comunicare internă sau interdepartamentală între colegi

Apoi, există comunicarea externă de afaceri .

Comunicarea externă de afaceri este orice mesaj care părăsește biroul și personalul intern. Aceasta implică relația cu clienții, vânzătorii sau orice altceva care vă afectează marca.

Puteți sorta toate comunicările din acest spectru în patru tipuri de comunicare de afaceri.

1. Obținerea și primirea de instrucțiuni și sarcini atât în ​​sus, cât și în jos. Aceasta include o delegare efectivă de la o persoană la alta. Cele mai multe probleme în afaceri încep cu comunicări neclare în acest domeniu.
2. Partajarea și discutarea informațiilor, inclusiv schimbul de informații care are loc în cadrul întâlnirilor. Atunci când comunicarea eșuează în acest domeniu, face ca sarcinile să fie efectuate incorect sau deloc.
3. Oferiți feedback, corecție și disciplină persoanelor care vă raportează, astfel încât să poată avea cunoștințele și instrumentele de care au nevoie pentru a-și face treaba mai bine. Oferirea de feedback grozav, practic, este o abilitate cheie pentru oricine ocupă o poziție de conducere. Comunicarea non-verbală și limbajul corpului joacă, de asemenea, un rol aici.
4. Întâlniri și discuții pentru rezolvarea problemelor și luarea deciziilor. Acestea sunt considerate printre cele mai importante discuții pentru orice organizație. Aceasta implică o gândire critică mai înaltă și o tehnologie de comunicare mai bună.
5. Relațiile publice pot fi considerate chiar o formă de comunicare externă care este importantă pentru strategia ta de comunicare.

De ce metode de comunicare comercială are nevoie afacerea mea?

Răspunsul depinde în mare măsură de dimensiunea și preferințele afacerii tale. Nu există o soluție unică pentru toate. Un lucru este sigur: te vei pregăti pentru succes folosind doar metodele de comunicare în afaceri de care ai nevoie și pe care le vei folosi efectiv.

De exemplu:

Vrei un forum, așa că tu și personalul tău petreci săptămâni să găsească cea mai bună soluție și să o creeze.
După un timp, înveți că nimeni nu îl folosește pentru că primește răspunsurile mai repede din echipa sau din documente. O soluție inutilă v-a costat timp și bani prețios.
Sau instalați un sistem de videoconferință de calitate, când, în realitate, aveți nevoie doar de un sistem telefonic de afaceri fiabil pentru a vă desfășura întâlnirile la distanță.
Fiecare afacere va folosi comunicarea pe web. Toate celelalte metode, însă, vor depinde de circumstanțele individuale ale companiei. Fă-ți timp pentru a lua în considerare valoarea fiecăruia pentru situația ta unică.

Probleme pe care o comunicare eficientă în afaceri le poate rezolva

Comunicarea clară și eficientă în afaceri este esențială pentru echipe, angajați, manageri și directori pentru a-și îndeplini sarcinile și a-și îndeplini responsabilitățile.
Fără procesele și instrumentele potrivite, fluxul de informații este întrerupt și oamenii sunt lăsați în întuneric. Acest lucru poate duce la consecințe grave pentru companie, de la angajați și clienți nemulțumiți până la pierderi de profit.
Fluxul transparent de informații este un obiectiv general evident al unui proces de comunicare de afaceri. Dar care sunt unele probleme mai profunde pe care le rezolvă o comunicare de succes în afaceri?

1) Supraîncărcarea e-mailului și lipsa de productivitate și claritate de zi cu zi

În multe locuri de muncă, oamenii sunt pur și simplu copleșiți de numărul de mesaje pe care le primesc într-o singură zi. În cartea sa Message Not Received, Phil Simon a spus că o persoană obișnuită primește între 120 și 150 de e-mailuri pe zi.
Greșim cu ușurință sau trecem cu vederea complet o informație crucială. Cu un sistem de comunicare de afaceri în vigoare, companiile pot reduce distragerile digitale și pot crea spațiu pentru idei și gândire.

2) Silozuri de comunicații orizontale și verticale

De multe ori, echipele și departamentele nu fac schimb de informații esențiale. Alteori, nu există o modalitate ușoară de a contacta un manager de departament atunci când există o problemă în interiorul unei echipe. Aceste silozuri se formează ușor și des, fără ca nimeni să observe, dar pot fi remediate cu ușurință cu un plan de comunicare în vigoare.

3) Comunicare slabă cu angajații de la distanță

Lucrarea de la distanță este aici pentru a rămâne. Raportul State of Remote Work de la Buffer arată că marea majoritate a angajaților ar dori să lucreze de la distanță cel puțin o parte din timp.
Ei enumera colaborarea și comunicarea printre primele trei lupte atunci când vine vorba de lucrul de la distanță, demonstrând valoarea sistemelor de comunicare potrivite existente.
Înrudit: Tehnologia de telecommuting: elementele esențiale pentru munca de la distanță

4) Cifra de afaceri a angajaților/Angajare scăzută a angajaților

Pierderea oamenilor ideali din organizația dvs. vă pune în pericol capacitatea de a servi clienții. Este și scump.
Pierderea unui angajat poate costa până la dublul salariului anual, dar atunci când companiile comunică eficient, sunt cu 50% mai multe șanse să raporteze niveluri de cifra de afaceri sub media industriei.

5) Serviciu slab pentru clienți

Dacă există o comunicare slabă într-o organizație, se întâmplă două lucruri când vine vorba de serviciul clienți. În primul rând, angajații care se adresează clienților nu vor avea informațiile de care au nevoie. În al doilea rând, clienții vor simți moralul scăzut al angajaților și vor avea o experiență negativă.
De fapt, un studiu a constatat că îmbunătățirea atitudinii angajaților are un impact asupra satisfacției clienților, ceea ce duce apoi la o creștere a veniturilor.

Care este importanța comunicării non verbale în afaceri?

Comunicarea non-verbală acoperă atât de mult teren – de la expresiile tale faciale la tonul tău dintr-un e-mail. Având în vedere că marea majoritate a comunicării de afaceri are loc asincron (adică orice altceva decât o întâlnire 1-1, față în față) prin e-mail, forumuri de activități de management de proiect sau chat-uri... aproape toată comunicarea noastră de afaceri poate fi considerată non-verbală. Prin urmare, este incredibil de important să lucrați și la comunicarea voastră non-vervală.

Sfat de top? Citiți ceva cu voce tare înainte de a apăsa „trimite”. Aceasta este o verificare bună pentru a afla cum este transmis mesajul dvs.

5 pași pentru a vă configura procesul de comunicare în afaceri

Un proces solid de comunicare de afaceri este esențial pentru fericirea angajaților și clienților tăi. În cele din urmă, acest lucru duce la stabilitate financiară.
Un raport a descoperit că 29% dintre angajați cred că instrumentele lor actuale de comunicații interne nu funcționează.
Iată câteva dintre motivele pentru care au enumerat:

Informațiile irelevante, excluderea, lipsa de onestitate și lipsa accesului la informațiile cheie sunt ceva care probabil a experimentat și propria forță de muncă.
Un studiu realizat de Salesforce a constatat că 86% dintre directori, angajați și educatori consideră că comunicarea ineficientă este motivul eșecurilor la locul de muncă.
Nu mai putem ignora importanța muncii în echipă și a chimiei și impactul acestora asupra productivității angajaților, angajamentului și advocacy. Iată pașii pe care îi puteți urma pentru a asigura un proces de comunicare de afaceri de succes.

1) Auditează-ți starea actuală a comunicării în afaceri și stabilește-ți obiective

Indiferent de stadiul afacerii tale, ai nevoie de un plan de comunicare de afaceri.
Cu toate acestea, îl vei face cel mai util dacă te concentrezi pe zonele care au nevoie de cea mai mare îmbunătățire chiar acum și te vei îndrepta către toate celelalte domenii mai târziu.
De exemplu, acestea ar putea fi câteva dintre motivele pentru care comunicarea dvs. trebuie revizuită:

• Satisfacția scăzută a angajaților sau turnover mare
• Rezultate mai mici decât cele așteptate în cadrul companiei
• Creștere rapidă care duce la pierderea informațiilor
• Lipsa transparenței informațiilor din cauza lucrului de la distanță

Este posibil să experimentați mai multe dintre acestea sau un scenariu complet diferit. Identifică-l și stabilește-ți obiective pentru procesul de comunicare de afaceri pe baza acestuia. De exemplu, obiectivele dvs. pot include:

• O anumită rată de rotație a angajaților sau de satisfacție
• Rata de satisfacție a clienților
• Numărul de proiecte finalizate
• Numărul de interacțiuni între departamente

…și altele.

2) Identificați grupurile de bază din organizația dvs. și relațiile lor între ele

Analizați structura organizației dumneavoastră și toate grupurile implicate în capacitatea acesteia de a funcționa.
Luați notă de fiecare grup care necesită informații pentru a funcționa. Aceasta ar trebui să includă:

• Clasificare orizontală , adică departamente (operațiuni, marketing, design, resurse umane, vânzări, asistență pentru clienți, finanțe și multe altele)
• Clasificare verticală : profesioniști în echipe, lideri de echipă, directori de departamente, directori
• Grupuri externe : clienți, furnizori, parteneri și multe altele

De aici, luând în considerare munca pe care o fac în mod continuu și rezultatele așteptate de la ei. Evidențiază modul în care trebuie să comunice pentru ca treburile lor să se termine.
În funcție de dimensiunea companiei dvs., aceasta ar putea fi o sarcină mare, așa că acordați-vă suficient timp. Câteva dintre întrebările principale la care trebuie să răspundeți sunt:

• Ce echipe și oameni trebuie să vorbească cu cine în fiecare zi? Dar săptămânal, bisăptămânal și lunar?
• Ce comunicare se întâmplă numai atunci când există o criză în curs de desfășurare ?
• Cum mențin managerii și liderii de echipă progresul în departamentele lor? Cum funcționează raportarea?
• Există o bibliotecă de cunoștințe care are potențialul de a reduce întâlnirile și conversațiile inutile?
• Ce proiecte și procese necesită aprobări de la alte persoane din companie? Cum sunt solicitate și facilitate aprobările?

Cel puțin, aceste răspunsuri ar trebui să vă ofere o perspectivă asupra cantității necesare de e-mailuri, mesaje, apeluri, întâlniri și documente pentru ca totul să se întâmple în intervalul de timp stabilit.

3) Definiți metode de comunicare

Apoi, alegeți metodele de comunicare care se aliniază cu obiectivele de comunicare de afaceri, precum și interacțiunile dintre grupurile de bază din compania dvs.
Consultați lista metodelor de comunicare despre care am discutat mai devreme și asigurați-vă că adăugați orice unic pentru compania dvs.:

• Comunicare bazată pe web
• Întâlniri telefonice
• Videoconferinta
• Întâlniri față în față
• Rapoarte și documente oficiale
• Prezentări
• Forumuri și întrebări frecvente
• Sondajele
• Activitati de management al clientilor

Care dintre acestea sunt esențiale pentru ca organizația dumneavoastră să își atingă obiectivele? Ce este opțional și ar putea vedea rezistență în adoptare? Care creează riscul de a adăuga prea multe instrumente și ar trebui simplificate?
Fii realist cu privire la nevoile tale specifice.
De exemplu, un startup format din cinci persoane în care toată lumea lucrează în același birou se va concentra probabil pe:

• Comunicare bazată pe web
• Întâlniri față în față
• Managementul clientilor

O companie de 50 de persoane care este complet la distanță va investi mai multe resurse în:

• Teleconferinta si videoconferinta
• Documentați organizarea pentru a putea urmări cu sârguință procesele

O întreprindere globală mare va folosi probabil toate metodele de comunicare enumerate și va avea echipe dedicate pentru multe dintre ele.

4) Alegeți instrumentele potrivite

Nu există un manual care să definească ce instrumente sunt absolut cele mai bune pentru fiecare scop.
Gmail versus Outlook. Google Drive versus Dropbox. Slack versus Nextiva Chat.
Bătăliile continuă, dar alegerea ta depinde în totalitate de preferințele tale și ale forței de muncă.
Deși nu vă putem oferi o listă de instrumente software și vă putem lăsa pe voi, vă putem împărtăși aceste sfaturi atunci când vine vorba de selectarea instrumentelor potrivite:

• Utilizați stocarea în cloud pentru a păstra documente importante și alte date. Activați sincronizarea automată și backup pentru a evita erorile umane și uitarea de a salva manual informațiile în ele.
• Utilizați o singură platformă pentru e-mailuri și calendare.
• Utilizați un singur instrument pentru mesageria prin chat. De exemplu, dacă unele persoane folosesc Slack și altele Hangouts în Gmail, aceasta va crea fricțiuni și va încetini comunicarea.
• Implementați un sistem telefonic VoIP ușor de utilizat și fiabil dacă multe dintre întâlnirile dvs. au loc de la distanță.
• Elaborați ghiduri de marcă și editoriale care detaliază tonul vocii și utilizarea elementelor mărcii. În acest fel, toată comunicarea este unificată, în interior și în exterior.

5) Documentați procesul

În cele din urmă, luați notă de tot ceea ce faceți pe parcursul acestei instalări și transformați-l într-un document partajat vizibil pentru întreaga organizație.
În acest fel, fiecare angajat se poate referi la un plan de comunicare dezvoltat intenționat și poate decide cea mai bună acțiune pentru situația în care se află.
De asemenea, documentul îi va ajuta pe angajații nou încorporați să înțeleagă cu ușurință toate instrumentele și cele mai bune practici de comunicare.
Puteți crea un memento de calendar recurent pentru dvs. și pentru echipa dvs. pentru a revizui documentul o dată pe trimestru. În acest fel, vă veți asigura că planul își servește în continuare cel mai bun scop și îl veți actualiza dacă este necesar.

Canale de comunicare în afaceri

Atunci când comunicarea de afaceri are loc de fapt, este fie verbală, fie scrisă.

Comunicarea are loc sub mai multe forme – verbală sau scrisă, în persoană sau de la distanță, dar este esențială pentru fericirea angajaților tăi la locul de muncă.

Niciunul dintre acestea nu este mai bun sau mai rău pentru compania dvs. în sine și depinde în întregime de context.

Comunicarea scrisă este excelentă pentru a păstra o evidență pe hârtie a deciziilor și acțiunilor luate, precum și pentru a pune împreună strategii și planuri. Interacțiunile verbale permit generarea instantanee de idei și un flux mai deschis de gânduri.

Acestea sunt metodele de comunicare de afaceri aplicabile unora sau tuturor scenariilor de mai sus:

1) Comunicare pe web

Acestea includ canale de comunicare de zi cu zi, cum ar fi e-mailurile și aplicațiile de mesagerie instantanee (cum ar fi Slack, Hangouts sau chiar Nextiva Chat).

Beneficiile e-mailurilor și mesajelor constă în capacitatea de a conduce conversații private într-un mediu de birou aglomerat, precum și de a partaja un mesaj cu multe persoane - de la câteva până la sute - toate simultan.

2) Întâlniri telefonice

Telefoanele au înlăturat bariera de locație pentru a desfășura întâlniri productive și cu mișcare rapidă. Permite un schimb mai bun de idei datorită comunicării non-verbale (tonul vocii) în comparație cu comunicarea scrisă. Sistemele de telefonie în cloud pot accelera integrarea și colaborarea generală în echipă.

3) Videoconferință

Sistemele excelente de videoconferință le permit persoanelor aflate la distanță să organizeze întâlniri care se simt cât mai aproape de întâlnirile în persoană. Ei fac întâlnirile telefonice cu un pas mai sus.

4) Întâlniri față în față

Întâlnirile în persoană pot ajuta o afacere să avanseze rapid cu idei. Cercetările arată că întâlnirile în persoană generează mai multe idei decât întâlnirile virtuale.

Înrudit: Comunicații de afaceri: Cele mai bune 10 exemple de servicii pentru clienți

Cu toate acestea, a avea o agendă de întâlnire solidă este esențială pentru întâlniri eficiente. 46% dintre angajați părăsesc rar sau niciodată o întâlnire știind ce ar trebui să facă în continuare.

5) Rapoarte și documente oficiale

Documentarea activităților care influențează alte persoane și departamente este o parte crucială a unui sistem de comunicare de afaceri bine uns.

Abilitatea de a face referire la un document scris în orice moment reduce șansele de confuzie sau dezacord și oferă un plus de claritate în comunicare.

6) Prezentări

Prezentările susținute de rapoarte și pachetele de diapozitive PowerPoint sunt adesea modul în care se desfășoară întâlnirile cu grupuri mai mari.

Acestea sunt excelente pentru a împărtăși idei noi într-un mod care creează spațiu pentru întrebări și orice clarificări.

7) Forumuri și întrebări frecvente

O zonă internă în care angajații să facă referire la întrebări frecvente pe diverse subiecte departamentale și să pună altele noi care să-i facă mai productivi și mai actualizați cu privire la o problemă.

8) Sondajele

Atât sondajele interne, cât și cele ale clienților sunt o modalitate ideală de a aduna feedback și evaluări pe subiecte importante. Sondajele facilitează un ciclu sănătos de îmbunătățiri susținute de feedback și deschid un canal de comunicare între toate nivelurile din interiorul unei organizații.

Înrudit : Peste 60 de întrebări din sondajul de satisfacție a clienților pe care le puteți împrumuta

9) Activități de gestionare a clienților

Aceasta poate include orice activitate de relații cu clienții. Exemplele includ asistența prin chat live, sistemele de management al relațiilor cu clienții (CRM), procesul de integrare a clienților, recenziile clienților și multe altele.

Succesul companiei tale începe cu comunicare

Comunicarea defectuoasă implică prea multe riscuri pentru o organizație pentru a le conta.

Cu toate acestea, comunicarea excelentă oferă o oportunitate de implicare remarcabilă a angajaților și clienților. Creează claritate, rezultate mai semnificative și creștere a veniturilor și profitului.

Înrudit: Ce este un telefon VoIP și cum funcționează?

Indiferent dacă aveți un sistem de comunicare de afaceri în vigoare sau nu aveți încă unul, nu uitați să:

• Stabiliți-vă și revizuiți-vă obiectivele de comunicare ca companie pe baza stării actuale a comunicării în compania dvs
• Identificați pe toți cei implicați în procesele care vă fac compania să-și facă treaba, zi de zi
• Analizați nevoile lor de a comunica între ei și identificați metodele care fac posibilă fluxul de informații
• Căutați cele mai potrivite instrumente și platforme care vor activa metodele pe care le-ați identificat
• Distribuiți această configurație în mod transparent întregii organizații

Ca rezultat, veți vedea oameni fericiți, productivi, entuziasmați să lucreze la proiecte și să creeze rezultate semnificative în beneficiul tuturor celor implicați.

Sunteți gata să investiți în instrumente care vă pot ajuta să vă îmbunătățiți comunicarea în afaceri?

Software-ul de afaceri Nextiva ajută la organizarea comunicării echipei dvs., aducând totul într-o singură platformă. Nu mai te amesteci pentru a găsi ceea ce ai nevoie, nu mai rămâi frustrări între ecrane. Totul este aici într-o singură platformă. Acest instrument vă face viața profesională mai simplă și vă ajută să vă aduceți întreaga comunicare într-o singură imagine.

Discutați astăzi cu un expert pentru a vedea cum vă putem simplifica comunicarea în afaceri.