พลังของ Pivot: เริ่มต้นด้วย Excel Pivot Table

หากคุณใช้สเปรดชีตเพื่อจัดการด้านต่างๆ ของธุรกิจของคุณ Pivot Table จะทำให้ชีวิตคุณง่ายขึ้นมาก

ตาราง Pivot เป็นหนึ่งในคุณสมบัติที่ทรงพลังที่สุดของ Microsoft Excel แต่หลายคนอาจไม่รู้จักหรือกลัว หากคุณอยู่ในค่ายเหล่านี้ โพสต์นี้จะแนะนำคุณเกี่ยวกับ pivot table และแนะนำคุณตลอดขั้นตอนในการสร้างตาราง

ตารางเดือยคืออะไร?

ตาราง Pivot เป็นเครื่องมือการรายงานที่ช่วยให้คุณจัดเรียง สรุป วิเคราะห์ และนำเสนอข้อมูลได้หลายวิธี โดยที่ข้อมูลเดิมจะไม่เปลี่ยนแปลง ตาราง Pivot ทำงานเป็นอิสระจากแถวและคอลัมน์เดิมของคุณ จึงทำให้คุณสามารถสร้างมุมมองและรายงานต่างๆ ได้โดยไม่ต้องแก้ไขตารางข้อมูลเดิม

ประโยชน์มีมากมาย ได้แก่ :

• ความสามารถในการสร้างและดึงข้อมูลที่มีความหมายจากตารางขนาดใหญ่ภายในไม่กี่นาที
• ประหยัดเวลาและมีประสิทธิภาพ คุณสามารถสร้างตาราง Pivot ได้ด้วยการคลิกเพียงเล็กน้อย และคุณไม่จำเป็นต้องเขียนมาโครหรือติดตามโปรแกรมเมอร์
• การใช้หน่วยความจำต่ำ ตาราง Pivot จะไม่ทำให้พีซีของคุณทำงานช้าลง
• อัปเดตอัตโนมัติ เนื่องจากตาราง Pivot อ้างอิงข้อมูลต้นฉบับของคุณ จึงซิงค์กับการอัปเดตและการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ

ดังนั้นมาสร้าง pivot table อย่างง่ายกัน แต่ก่อนที่เราจะทำ…

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณได้รับการจัดระเบียบอย่างเหมาะสม

ก่อนที่คุณจะสามารถสร้างตาราง Pivot ได้ คุณจำเป็นต้องจัดระเบียบข้อมูลของคุณในแบบที่ Excel สามารถเข้าใจได้ มิฉะนั้น คุณจะเริ่มต้นการเดินทางที่น่าผิดหวัง ไร้ประโยชน์ และไร้ผล

1. จัดระเบียบข้อมูลของคุณในแถวและคอลัมน์ โดยแต่ละแถวจะมีข้อมูลเกี่ยวกับเรกคอร์ดหนึ่งรายการ เช่น ใบสั่งขายหรือธุรกรรมสินค้าคงคลัง
2. ใช้หัวเรื่อง แถวแรกต้องมีหัวเรื่องสำหรับแต่ละคอลัมน์ และแต่ละหัวเรื่องไม่ควรซ้ำกัน
3. เก็บประเภทข้อมูลไว้ด้วยกัน แต่ละคอลัมน์ควรมีข้อมูลประเภทเดียวกัน เช่น "ข้อความ" หรือ "สกุลเงิน" หรือ "เปอร์เซ็นต์" หรือ "วันที่" อย่าผสมสิ่งเหล่านี้ในคอลัมน์เดียว
4. ไม่มีแถวหรือคอลัมน์ว่าง อาจมีเซลล์ว่าง (แต่ให้น้อยที่สุด) แต่ไม่มีแถวหรือคอลัมน์ว่างทั้งหมดในตาราง
5. แยกข้อมูลออกจากกัน เว้นระยะห่างระหว่างชุดข้อมูลที่คุณกำลังใช้สำหรับตาราง Pivot และข้อมูลอื่นๆ บนเวิร์กชีต ในการดำเนินการนี้ ให้รักษาพื้นที่กันชนรอบข้อมูลเป้าหมายของคุณโดยใช้แถวและคอลัมน์ว่างอย่างน้อยหนึ่งแถวเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลนั้นแยกออกจากกัน

สร้างตารางเดือยของคุณ

สำหรับตัวอย่างนี้ ฉันใช้ Excel 2010 (สำหรับผู้ใช้ Mac นี่หมายถึง Excel 2011) เนื่องจากยังคงเป็นเวอร์ชันเด่นที่ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางส่วนใหญ่ใช้ ข่าวดี: เพื่อนร่วมงานของฉันทดสอบด้วย Excel 2007 (PC/Mac) และขั้นตอนเกือบจะเหมือนกัน ไข่แดง

นี่คือข้อมูลที่เรากำลังเริ่มต้น เรามีพนักงานขาย 3 คนที่ขายผลิตภัณฑ์ที่แตกต่างกัน 3 รายการใน 3 ภูมิภาค ยอดขายของพวกเขาจะถูกคำนวณเป็นรายเดือน

ไปเลย.

เลือกข้อมูล

1. เน้นข้อมูล - คอลัมน์และแถว - ที่คุณต้องการใช้ อย่าลืมใส่แถวส่วนหัว

2. จาก Ribbon ของ Excel คลิกแท็บ สิ่งที่ใส่เข้าไป

3. ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก PivotTable

4. กล่องโต้ตอบสร้าง PivotTable จะปรากฏขึ้น ควรเติมช่วงข้อมูลที่คุณเพิ่งไฮไลต์ไว้ล่วงหน้า ถ้าไม่คลิกบนแผ่นงานและเลือกช่วงด้วยตนเอง

5. เลือกแผ่นงานใหม่หรือแผ่นงานที่มีอยู่เป็นตำแหน่งของตารางสาระสำคัญของคุณ แล้วคลิกตกลง

เพิ่มฟิลด์ลงในตาราง Pivot และเริ่มสร้างรายงาน

หลังจากทำตามขั้นตอนที่ 5 คุณจะพบตารางเดือยเปล่าที่อยู่บนแผ่นงานที่มีอยู่หรือแผ่นงานใหม่ ขึ้นอยู่กับตัวเลือกที่คุณเลือก

เมื่อคุณเลือกเซลล์ใดๆ ภายในตาราง Pivot (เซลล์ A3 ในตัวอย่างนี้) รายการเขตข้อมูล PivotTable จะปรากฏขึ้นทางด้านขวา มันมีสองส่วน: รายการ "กล่องกาเครื่องหมาย" ด้านบนและพื้นที่ 4 ตารางด้านล่าง โปรดสังเกตว่ารายการตัวเลือกของส่วนบนสุดจะตรงกับชื่อแถวส่วนหัวของตารางข้อมูลต้นฉบับ

(โปรดทราบว่าฉันได้กระชับหน้าต่าง Excel อย่างมากเพื่อให้แน่ใจว่ามีบิตที่สำคัญทั้งหมดอยู่ในรูปภาพ บิตของคุณไม่น่าจะถูกบีบขนาดนี้)

6. ในการสร้าง Pivot Table ก่อนอื่นให้เลือกฟิลด์จากส่วนบนสุด สำหรับแต่ละตัวเลือก (เกณฑ์) ที่คุณเลือก ระบบจะวางโดยอัตโนมัติ

จ่ายไฟให้กับเดือย

เมื่อคุณเริ่มใช้ pivot table ฉันรับประกันว่าคุณจะติดใจและสงสัยว่าคุณเคยทำงานของคุณได้อย่างไร (หรืองานอาสาสมัคร งานอดิเรก หรือการเงินของคุณ) โดยไม่มีพวกเขา

จริงอยู่ มี pivot table เชิงโต้ตอบที่ซับซ้อนมากบางตัว แต่ก็ไม่จำเป็นต้องมี ตารางอย่างง่าย (เช่นที่ใช้ในโพสต์นี้) มีประสิทธิภาพอย่างมากในการถ่ายทอดข้อมูลที่เป็นประโยชน์และลึกซึ้ง เป็นทางออกที่ดีที่คุณมีข้อมูลมากมายรอให้คุณแปลงและทดลอง

การดำน้ำใน.

จะใช้เวลาลองผิดลองถูกบ้าง แต่การได้รับความสะดวกสบายและใช้งานได้กับตารางเดือยนั้นเป็นกระบวนการที่ค่อนข้างรวดเร็ว

ดาวน์โหลดเวิร์กบุ๊ก Pivot Table และเริ่มฝึกฝน

ทำการค้นหาอย่างรวดเร็วแล้วคุณจะพบเทมเพลตและแบบฝึกหัดตารางเดือยจำนวนมาก แต่ถ้าคุณต้องการดาวน์โหลดสมุดงานที่ใช้ในการสร้างตัวอย่างข้างต้น คุณสามารถ ดาวน์โหลดได้ที่นี่ อย่าลังเลที่จะเล่นกับมัน ปรับเปลี่ยนให้เหมาะกับความต้องการของคุณ และทดลองกับมัน