數據透視表的力量：開始使用 Excel 數據透視表

如果您依靠電子表格來管理業務的任何方面，數據透視表將使您的生活變得更加輕鬆。

數據透視表是 Microsoft Excel 最強大的功能之一，但許多人要么不知道它們，要么被它們嚇倒了。 如果您屬於這些陣營中的任何一個，這篇文章將向您介紹數據透視表並引導您完成創建數據透視表的步驟。

什麼是數據透視表？

數據透視表是一種報告工具，可讓您以多種方式對數據進行排序、匯總、分析和呈現，同時保持原始數據不變。 數據透視表獨立於您的原始行和列工作，因此允許您在不更改原始數據表的情況下創建不同的視圖和報告。

好處很多，包括：

• 能夠在幾分鐘內從大型表中生成和提取有意義的信息。
• 節省時間和效率。 只需幾次點擊即可創建數據透視表，您無需編寫宏或尋找程序員。
• 內存使用率低。 數據透視表不會降低您的 PC 速度。
• 自動更新。 由於數據透視表引用您的原始數據，因此它們與更新和更改保持同步。

因此，讓我們創建一個簡單的數據透視表。 但在我們做之前……

確保您的數據組織得當

在創建數據透視表之前，必須以 Excel 可以理解的方式組織數據。 否則，你將踏上一段令人沮喪、徒勞無果的旅程。

1. 在行和列中組織您的數據，每行包含有關一條記錄的信息，例如銷售訂單或庫存交易。
2. 使用標題。 第一行的每一列都必須有標題，並且每個標題都應該是唯一的。
3. 將數據類型放在一起。 每列應包含相同類型的數據，例如“文本”或“貨幣”或“百分比”或“日期”。 不要將它們混合在一個列中。
4. 沒有空白行或列。 可以有空白單元格（儘管將其保持在最低限度），但表格中沒有任何完全空白的行或列。
5. 保持數據隔離。 在您用於數據透視表的數據集與工作表上的任何其他數據之間留出一些距離。 為此，請使用一個或多個空白行和列在目標數據周圍保留一個緩衝區，以確保它是獨立的。

創建你的數據透視表

對於此示例，我使用 Excel 2010（對於 Mac 用戶，這是 Excel 2011 的同義詞），因為它仍然是大多數中小型企業使用的主要版本。 好消息：我的同事用 Excel 2007 (PC/Mac) 測試了它，步驟幾乎相同。 Eggggsellent。

這是我們開始的數據。 我們有 3 名銷售人員，他們在 3 個地區銷售 3 種不同的產品。 他們的銷售額按月計算。

開始了。

選擇數據

1. 突出顯示您要使用的數據——列和行。 請務必包含標題行。

2. 在 Excel 功能區中，單擊“插入”選項卡。

3. 在表組中，單擊數據透視表。

4. 將出現創建數據透視表對話框。 它應該預先填充了您剛剛突出顯示的數據范圍。 如果不是，請單擊工作表並手動選擇範圍。

5. 選擇新工作表或現有工作表作為數據透視表的位置，然後單擊確定。

將字段添加到數據透視表，並開始創建報告

完成第 5 步後，您將看到一個空的數據透視表，它位於現有工作表或新工作表上，具體取決於您選擇的選項。

當您選擇數據透視表中的任何單元格（本例中的單元格 A3）時，數據透視表字段列表將出現在右側。 它有兩個部分：頂部的“複選框”列表和底部的 4 方形區域。 請注意，頂部的選項列表將與原始數據表標題行名稱相匹配。

（請注意，我已經大大收緊了 Excel 窗口，以確保所有重要的位都在圖像中。你的可能不會被壓扁。）

6. 要構建數據透視表，首先，從頂部選擇字段。 對於您選擇的每個選項（標準），它將自動放置

樞軸的力量

一旦你開始使用數據透視表，我保證你會著迷並想知道沒有它們你是如何完成你的工作（或你的志願者工作或你的愛好或你的財務狀況）的。

的確，有一些非常複雜的交互式數據透視表，但它們並非必須如此。 簡單的表格（如本文中使用的表格）可以非常有效地傳達有用和有見地的信息。 可以肯定的是，您現在擁有大量數據等待轉換和試驗。

潛入。

這將需要一些試驗和錯誤，但熟悉數據透視表並使其發揮作用是一個相對較快的過程。

下載數據透視表工作簿並開始練習

進行快速搜索，您會發現大量數據透視表模板和教程。 但如果您想下載用於創建上述示例的工作簿，可以在此處下載。 隨意使用它，修改它以滿足您的需要，並試驗它。