Как выбрать правильное программное обеспечение ERP и когда масштабировать ваше решение

Программное обеспечение ERP является центральным элементом вашего стека финансовых технологий, поэтому важно, чтобы вы сделали правильный выбор для своего бизнеса. Мы поговорили с Константиносом Андреу, директором по финансовому контролю Juni, о том, что такое хорошая ERP-система и когда пришло время масштабировать ваше решение.

‍

Что такое программное обеспечение ERP и почему оно важно?

ERP означает планирование ресурсов предприятия. Стул ERP используется для управления всей информацией и ресурсами в деятельности компании.

Бизнес-операции управляются с помощью таких инструментов, как Xero, Quickbooks или Fortnox, которые представляют собой программное обеспечение для бухгалтерского учета с надстройками, предоставляющими дополнительные возможности, или ERP, которые представляют собой комплексный инструмент, такой как Netsuite со всеми приложениями, необходимыми для эффективного ведения бизнеса, с такими задачами, как отправка получение счетов, получение денег и управление KPI.

Вам может не понадобиться использовать полный набор функций, если ваши операции просты. Однако, если вы ведете зарегистрированный бизнес, вам определенно понадобится более комплексный инструмент, такой как Netsuite.

С помощью ERP вы можете:

- Бухгалтерский учет

- Банковская сверка

- Выставление счетов клиентам

- Отслеживание метрик и KPI

- Оплата счетов (кредиторская задолженность)

ERP-решение — универсальное решение для финансовой команды! Управление максимально возможным объемом информации в одном месте упрощает ведение бухгалтерского учета, управление большими объемами финансовых данных и преобразование их в полезную информацию.

‍

Решение какого размера мне нужно?

Основное различие между недорогими решениями, такими как Xero, Fortnox или QuickBooks, и корпоративными инструментами, такими как Netsuite, заключается в том, как они работают и какие функции они могут предложить.

Xero, например, классифицируется как облачное программное обеспечение для бухгалтерского учета, но оно интегрируется со многими другими решениями, которые могут выполнять широкий спектр функций, что делает его подходящим для многих предприятий. Большое значение для подобных решений имеет то, работает ли ваш бизнес в нескольких странах, местах и ​​валютах с несколькими центрами затрат, и, как следствие, сколько вы готовы потратить на решение, чтобы сэкономить время.

Недорогие решения по цене от 10 евро в месяц имеют одну общую черту — они поддерживают очень мало валют. Они также часто ориентируются на местные рынки, что имеет значение для НДС. Использование подобного решения может подойти небольшому бизнесу, работающему только в одной или двух странах, который захочет использовать разные решения для каждого рынка, например, Xero или Quickbooks для Великобритании и Fortnox в Швеции. Выбор недорогого решения для обработки транзакций в нескольких валютах может потребовать много работы. Чтобы подготовить консолидированную финансовую отчетность, вам нужно будет конвертировать все в вашу основную валюту, что может занять несколько дней, если вы комбинируете разные шаблоны из более чем одного бухгалтерского инструмента.

Для сравнения, Netsuite и другие ERP-системы корпоративного уровня могут работать на нескольких рынках, настраиваться для каждого рынка и использовать местные обменные курсы. Он также может обрабатывать межфирменные отношения и более сложные операционные структуры, местоположения, бизнес-модели и потребности в более глубоком понимании бизнеса. Это делает его подходящим для международных компаний с дочерними компаниями в нескольких странах и обработкой нескольких валют.

‍

Что нужно знать при выборе ERP

Когда вы выбираете решение ERP, вам следует задать несколько вопросов, чтобы найти подходящее решение для нужд вашего бизнеса.

Каков ваш бюджет?

Существует большая разница в цене между различными инструментами. Начиная примерно с 10 евро в месяц для решений начального уровня, переходя к инструментам среднего уровня, которые могут стоить около 3 тысяч евро в месяц за стандартный пакет и увеличиваться до 5-10 тысяч евро в месяц в зависимости от вашего бизнеса. , как дочерние компании, пользователи и дополнительные функции. Существуют также варианты высокого уровня, которые достигают сотен тысяч, но они используются сложными многонациональными корпорациями.

Вам нужно управление запасами?

Если вы продаете физический продукт, ищите решение ERP, которое предлагает управление запасами. Вы можете получать ежемесячные отчеты о входящих и исходящих товарах и проводить сверку запасов. Это экономит время, может помочь получить ценную информацию и объединить ключевые показатели эффективности продаж с другой информацией.

Несколько рынков или дочерние компании?

В каких странах вы работаете и есть ли у вас дочерние компании в других странах, будет иметь большое влияние на то, какое решение вы выберете. Проверьте, в каких странах вы работаете, и может ли выбранное вами программное обеспечение работать там, например, используя правильные валюты и налог на добавленную стоимость для интеграции с местными органами власти, такими как Making Tax Digital в Великобритании.

Если вы работаете на нескольких рынках с несколькими валютами, у вас есть два варианта — сэкономить деньги или сэкономить время. Например, у вас может быть недорогое решение в каждой стране, чтобы убедиться, что вы работаете правильно. Однако компромисс заключается в том, что вы тратите больше времени на ручную консолидацию всей этой информации. Вместо этого вы могли бы заплатить больше за решение среднего уровня, которое будет легко работать с несколькими рынками в одном месте.

Хотите интегрировать свой банк?

Интеграция вашего банка с вашим ERP-решением означает, что вы сможете импортировать транзакции и другую важную информацию, чтобы избежать трудоемкой ручной работы по ее добавлению вручную. Juni интегрируется с Xero, и вскоре мы предложим экспорт файлов SIE, чтобы легко вести учет в совместимом программном обеспечении, таком как Fortnox.

Как вы работаете с кредиторской и дебиторской задолженностью?

Как бы вы ни обрабатывали свои счета, они должны работать с вашим инструментом ERP. Например, если вы используете Stripe или Salesforce, узнайте, как ваши счета-фактуры и контракты можно перенести в ваше решение ERP, и сопоставьте эти счета-фактуры с платежами.

Кроме того, решите, как вы хотите управлять кредиторской задолженностью по счетам поставщиков. Вы можете выбрать интеграцию с другим инструментом, но это будет зависеть от того, как вы используете свою систему утверждения.

Потребуется ли вам настройка?

Если у вас есть несколько центров затрат, офисов и складов в определенных странах, вы хотите иметь правильный налог для транзакций, поэтому убедитесь, что ваша ERP может справиться с этим. Ищите решение, которое предлагает теги для транзакций, чтобы вы могли иметь правильные коды в своем учете.

Нужно управлять основными средствами?

Если вы производите продукт, который продаете, то основные средства, такие как оборудование, являются важным фактором. Вам нужно программное обеспечение, которое может управлять основными средствами и обрабатывать амортизацию за вас.

Как вы справляетесь с расходами на сотрудников?

Возможно, вы захотите, чтобы ваши расходы на сотрудников находились в отдельном от вашей ERP инструменте, чтобы получить больший контроль над утверждениями или распределить право собственности на расходы сотрудников с помощью мультивалютных виртуальных карт от Juni.

Вы можете сэкономить много времени на обработке квитанций, распределив право собственности на бюджет в организации. Когда вы дадите каждому сотруднику собственную карту, сотрудник станет владельцем бюджета и будет нести ответственность за расходы, которые проходят через его карту, включая квитанции. С Juni вы можете создать столько виртуальных карт, сколько вам нужно! Затем вы можете настроить элементы управления для отслеживания, ограничения или блокировки расходов на уровне карты и утверждения транзакций.

Как Juni может помочь вам управлять своими финансами?

Juni вписывается в ваш технический стек и помогает финансовым командам повысить прозрачность, повышая производительность за счет большего контроля. Juni может помочь вам сэкономить время на управлении потоками платежей и оптимизировать процесс работы с кредиторской задолженностью. Это также полезный способ получить аналитику денежных потоков, метрики мультимедиа и данные о витрине от Amazon и Shopify в одном месте для доступа к консолидированной информации.

Если вы выберете Xero в качестве инструмента учета, Juni уже интегрируется с ним. Автоматически синхронизируйте свой банковский канал из Juni напрямую в Xero, чтобы ускорить учет. Если вы используете другое решение, такое как Netsuite или Fortnox, мы скоро запускаем экспорт файлов SIE, чтобы вам было еще проще интегрировать Juni в ваш стек финансовых технологий и вести учет.

Juni также может помочь вам увеличить ваш денежный поток за счет кэшбэка на все ваши приемлемые расходы и получить доступ к гибкому капиталу с расширенными условиями*.

‍

Когда масштабировать вашу ERP

Посмотрите на весь свой цикл заказов клиентов и выставления счетов, а также на то, как вы управляете этим в рамках существующего стека технологий. Если вы тратите слишком много времени на ручную работу, начинаете работать в нескольких странах, нанимаете больше сотрудников в разных юрисдикциях или усложняете бизнес, возможно, пришло время масштабировать ваше решение.

Подходит ли вам решение среднего уровня, будет зависеть от того, насколько сложны ваши операции и циклы доходов и расходов, где базируются ваши поставщики и какую часть процесса вы хотите автоматизировать.

Вы должны убедиться, что ваш бизнес находится в правильном месте для масштабирования. Существует значительная разница в цене, а программное обеспечение среднего уровня, такое как Netsuite, часто требует нескольких сотрудников, чтобы получить максимальную отдачу от его работы.

Какое бы решение вы ни выбрали, оно должно соответствовать состоянию вашего бизнеса, поэтому убедитесь, что у вас есть всесторонний обзор ваших финансовых потребностей, прежде чем принимать решение.

‍

*Капитал в настоящее время доступен только для компаний, зарегистрированных в Великобритании, Нидерландах и Швеции. Право на участие, кредитная линия и увеличение кредитной линии подлежат применению, проверке и финансовым обстоятельствам. Гарантированные 37-дневные условия оплаты, доступно до 60 дней. Применяются положения и условия.