Cum să alegeți software-ul ERP potrivit și când să vă extindeți soluția

Software-ul ERP este piesa centrală a stivei dvs. de tehnologie financiară, așa că este important să faceți alegerea potrivită pentru afacerea dvs. Am vorbit cu Konstantinos Andreou, director de control financiar la Juni, despre ce face un ERP bun și când este timpul să extindeți soluția.

‍

Ce este software-ul ERP și de ce este important?

ERP înseamnă planificarea resurselor întreprinderii. Un scaun ERP este folosit pentru a gestiona toate informațiile și resursele din operațiunile companiei.

Operațiunile de afaceri sunt gestionate cu instrumente precum Xero, Quickbooks sau Fortnox, care sunt software de contabilitate cu suplimente pentru a oferi capabilități suplimentare, sau ERP-uri care sunt un instrument cuprinzător precum Netsuite cu toate aplicațiile de care au nevoie pentru a rula afacerea eficient, cu sarcini precum trimiterea. și primirea facturilor, primirea de bani și gestionarea KPI-urilor.

Este posibil să nu fie nevoie să utilizați suita completă de funcții dacă operațiunile dvs. sunt simple. Cu toate acestea, dacă conduceți o afacere listată, cu siguranță veți avea nevoie de un instrument mai cuprinzător, cum ar fi Netsuite.

Cu un ERP, puteți face:

- Contabilitate

- Reconciliere bancară

- Facturarea clientilor

- Urmărirea valorilor și KPI-urilor

- Plata facturilor (conturi de plată)

O soluție ERP este un ghișeu unic pentru o echipă financiară! Gestionarea cât mai multor informații posibil într-un singur loc face foarte ușor să vă finalizați contabilitatea, să gestionați cantități mari de date financiare și să le transformați în informații utilizabile.

‍

De ce soluție de dimensiune am nevoie?

Principala diferență dintre soluțiile low-cost precum Xero, Fortnox sau QuickBooks și instrumentele de întreprindere precum Netsuite este modul în care funcționează și ce funcționalități pot oferi.

Xero, de exemplu, este clasificat ca un software de contabilitate bazat pe cloud, dar se integrează cu multe alte soluții care pot face o gamă largă de funcții, făcându-l potrivit pentru o mulțime de afaceri. Principala considerație pentru astfel de soluții este dacă afacerea dvs. operează în mai multe țări, locații și valute cu mai multe centre de cost și, prin urmare, cât de mult sunteți dispus să cheltuiți pentru o soluție pentru a economisi timp.

Soluțiile low-cost, la prețuri de la 10 EUR pe lună, au un lucru în comun – acceptă foarte puține monede. De asemenea, se concentrează adesea pe piețele locale, ceea ce are implicații pentru TVA. Folosirea unei astfel de soluții s-ar putea potrivi unei afaceri mai mici care operează doar în una sau două țări care ar fi dispuse să utilizeze o soluție diferită pentru fiecare piață, de exemplu, Xero sau Quickbooks pentru Marea Britanie și Fortnox în Suedia. Alegerea de a utiliza o soluție low-cost pentru a gestiona tranzacțiile în mai multe valute ar putea însemna multă muncă. Pentru a pregăti situații financiare consolidate, ar trebui să convertiți totul în moneda dvs. principală, ceea ce ar putea dura câteva zile pentru a finaliza manual dacă combinați diferite șabloane din mai multe instrumente de contabilitate.

În comparație, Netsuite și alte ERP-uri la nivel de întreprindere pot funcționa pe mai multe piețe, pot fi personalizate pentru fiecare piață și pot utiliza cursurile de schimb locale. De asemenea, poate gestiona relațiile intercompanii și structurile de operare, locațiile, modelele de afaceri și nevoile de informații mai profunde de afaceri mai complexe. Acest lucru îl face potrivit pentru companiile internaționale cu filiale în mai multe țări și care gestionează mai multe valute.

‍

Ce să știi când îți alegi ERP-ul

Când alegeți soluția dvs. ERP, există câteva întrebări pe care ar trebui să le adresați pentru a găsi o soluție potrivită pentru nevoile dvs. de afaceri.

Care este bugetul tău?

Există o diferență mare de preț între diferitele instrumente. Începând de la aproximativ 10 EUR pe lună pentru soluțiile de bază, trecând la instrumente de nivel mediu, care pot ajunge la aproximativ 3.000 EUR pe lună pentru un pachet standard și cresc la 5-10.000 EUR pe lună, în funcție de afacerea dvs. , cum ar fi filiale, utilizatori și funcții suplimentare. Există și opțiuni de nivel înalt care ajung la sute de mii, dar acestea sunt folosite de corporații multinaționale complexe.

Ai nevoie de management al stocurilor?

Dacă vindeți un produs fizic, căutați o soluție ERP care oferă gestionarea stocurilor. Puteți obține rapoarte lunare despre articolele intrate și ieșite și puteți face reconcilierea inventarului. Acest lucru economisește timp, poate ajuta la generarea de informații valoroase și la consolidarea KPI-urilor de vânzări cu alte informații.

Mai multe piețe sau filiale?

În ce țări operați și dacă aveți filiale în alte țări, vor avea un impact mare asupra soluției pe care o alegeți. Verificați în ce țări operați și dacă software-ul pe care îl alegeți poate funcționa acolo, de exemplu, folosind monedele potrivite și taxa TVA pentru a vă integra cu autoritățile locale, cum ar fi Making Tax Digital în Marea Britanie.

Dacă operați pe mai multe piețe cu mai multe valute, aveți două opțiuni – economisiți bani sau economisiți timp. De exemplu, ați putea avea o soluție low-cost în fiecare țară pentru a vă asigura că funcționați corect. Cu toate acestea, compromisul este să petreacă mai mult timp consolidând manual toate aceste informații. În schimb, ați putea plăti mai mult pentru o soluție de nivel mediu care va gestiona mai multe piețe cu ușurință într-un singur loc.

Doriți să vă integrați banca?

Integrarea băncii dvs. cu soluția dvs. ERP înseamnă că veți putea importa tranzacții și alte informații importante pentru a evita munca manuală consumatoare de timp de a adăuga acestea manual. Juni se integrează cu Xero și, în curând, vom oferi exporturi de fișiere SIE pentru a vă gestiona cu ușurință contabilitatea în software compatibil, cum ar fi Fortnox.

Cum faci conturile de plătit și de primit?

Oricum vă gestionați facturarea, aceasta trebuie să funcționeze cu instrumentul dvs. ERP. De exemplu, dacă utilizați Stripe sau Salesforce, vedeți cum facturile și contractele dvs. de vânzări pot fi transferate în soluția dvs. ERP și potriviți aceste facturi cu plățile.

De asemenea, decideți cum doriți să gestionați conturile de plătit pentru facturile furnizorilor. Puteți alege să vă integrați cu un alt instrument, dar va depinde de modul în care rulați sistemul de aprobare.

Veți avea nevoie de personalizare?

Dacă aveți mai multe centre de cost, locații și depozite în anumite țări, doriți să aveți taxa corectă pentru tranzacții, așa că asigurați-vă că ERP-ul dumneavoastră se poate ocupa de asta. Căutați o soluție care oferă etichete pentru tranzacții, astfel încât să aveți codurile potrivite în contabilitate.

Trebuie să gestionați activele fixe?

Dacă produceți produsul pe care îl vindeți, atunci activele fixe, cum ar fi utilajele, sunt un aspect important. Aveți nevoie de software care să gestioneze mijloacele fixe și să gestioneze amortizarea pentru dvs.

Cum gestionați cheltuielile angajaților?

S-ar putea să doriți să aveți cheltuielile angajaților într-un instrument separat de ERP-ul dvs., pentru a obține mai mult control asupra aprobărilor sau pentru a distribui dreptul de proprietate asupra cheltuielilor angajaților cu cardurile virtuale multivalute de la Juni.

Puteți economisi mult timp în gestionarea chitanțelor prin distribuirea dreptului de proprietate asupra bugetului în întreaga organizație. Când oferiți fiecărui angajat propriul card, acesta va deveni proprietar de buget și va fi responsabil pentru cheltuielile care trec prin cardul său – inclusiv chitanțele. Cu Juni, puteți crea câte cărți virtuale aveți nevoie! Apoi puteți seta controale pentru a monitoriza, limita sau bloca cheltuielile la nivel de card și aproba tranzacțiile.

Cum vă poate ajuta Juni să vă gestionați finanțele?

Juni se încadrează în stiva dvs. de tehnologie și ajută echipele financiare să sporească vizibilitatea, îmbunătățind productivitatea cu mai mult control. Juni vă poate ajuta să economisiți timp în gestionarea fluxurilor de plăți și să simplificați procesul de conturi de plăți. Este, de asemenea, o modalitate utilă de a obține analize ale fluxului de numerar, valori media și date de vitrine de la Amazon și Shopify într-un singur loc pentru a accesa informații consolidate.

Dacă alegeți Xero ca instrument de contabilitate, Juni se integrează deja cu asta. Sincronizați automat fluxul dvs. bancar de la Juni direct în Xero pentru a vă accelera contabilitatea. Dacă utilizați o altă soluție, cum ar fi Netsuite sau Fortnox, lansăm în curând un export de fișiere SIE pentru a face și mai ușor să încorporați Juni în stiva dvs. de tehnologie financiară și să vă faceți contabilitatea.

Juni vă poate ajuta, de asemenea, să vă sporiți fluxul de numerar cu cashback pentru toate cheltuielile eligibile și să accesați capital flexibil cu termene extinse*.

‍

Când să-ți extinzi ERP-ul

Priviți întregul ciclu pentru comenzile și facturarea clienților și modul în care gestionați acest lucru în cadrul stivei de tehnologie existente. Dacă petreceți prea mult timp lucrând manual, începeți să lucrați în mai multe țări, luați mai mulți angajați în diferite jurisdicții sau creșteți complexitatea afacerii, ar putea fi timpul să vă extindeți soluția.

Dacă o soluție de nivel mediu este potrivită pentru dvs., va depinde de cât de complicate sunt operațiunile și ciclurile dvs. de venituri și cheltuieli, unde se află furnizorii dvs. și cât de mult din proces doriți să automatizați.

Trebuie să vă asigurați că afacerea dvs. este în locul potrivit pentru extindere. Există o diferență semnificativă de preț, iar software-ul de nivel mediu precum Netsuite necesită adesea mai mulți angajați pentru a profita la maximum de rularea acestuia.

Orice soluție pe care o alegeți trebuie să fie potrivită pentru starea afacerii dvs., așa că asigurați-vă că aveți o imagine de ansamblu cuprinzătoare asupra nevoilor dvs. financiare înainte de a lua o decizie.

‍

*Capitalul este în prezent disponibil numai pentru companiile înregistrate în Marea Britanie, Olanda și Suedia. Eligibilitatea, linia de credit și creșterea liniei de credit sunt supuse cererii, revizuirii și circumstanțelor financiare. Termenele de plată în 37 de zile garantate, cu până la 60 de zile disponibile. Se aplică termeni și condiții.