Cómo elegir el software ERP adecuado y cuándo escalar su solución

El software ERP es la pieza central de su pila de tecnología financiera, por lo que es importante que tome la decisión correcta para su negocio. Hablamos con Konstantinos Andreou, director de control financiero de Juni, sobre lo que hace que un ERP sea bueno y cuándo es el momento de escalar su solución.

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¿Qué es el software ERP y por qué es importante?

ERP significa planificación de recursos empresariales. Un taburete ERP se utiliza para gestionar toda la información y los recursos en las operaciones de la empresa.

Las operaciones comerciales se gestionan con herramientas como Xero, Quickbooks o Fortnox, que son software de contabilidad con complementos para brindar capacidades adicionales, o ERP, que son una herramienta integral como Netsuite con todas las aplicaciones que necesitan para administrar el negocio de manera eficiente, con tareas como enviar y recibir facturas, recibir dinero y administrar KPI.

Es posible que no necesite usar el conjunto completo de funciones si sus operaciones son sencillas. Sin embargo, si tiene una empresa que cotiza en bolsa, definitivamente necesitará una herramienta más completa como Netsuite.

Con un ERP, puedes hacer:

- Contabilidad

- Conciliación bancaria

- Facturación a clientes.

- Seguimiento de métricas y KPIs

- Pago de facturas (cuentas por pagar)

¡Una solución ERP es una ventanilla única para un equipo de finanzas! Administrar la mayor cantidad de información posible en un solo lugar hace que sea realmente sencillo realizar su contabilidad, administrar grandes cantidades de datos financieros y convertirlos en información útil.

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¿Qué tamaño de solución necesito?

La principal diferencia entre soluciones de bajo coste como Xero, Fortnox o QuickBooks y herramientas empresariales como Netsuite es cómo funcionan y qué funcionalidades pueden ofrecer.

Xero, por ejemplo, está clasificado como un software de contabilidad basado en la nube, pero se integra con muchas otras soluciones que pueden realizar una amplia gama de funciones, lo que lo hace adecuado para muchas empresas. La gran consideración para soluciones como esta es si su empresa está operando en varios países, ubicaciones y monedas con múltiples centros de costos y, como resultado, cuánto está dispuesto a gastar en una solución para ahorrar tiempo.

Las soluciones de bajo costo, con un precio de 10 € al mes, tienen una cosa en común: admiten muy pocas monedas. También suelen centrarse en los mercados locales, lo que tiene implicaciones para el IVA. El uso de una solución como esta podría adaptarse a una empresa más pequeña que solo opera en uno o dos países que estaría dispuesta a utilizar una solución diferente para cada mercado, por ejemplo, Xero o Quickbooks para el Reino Unido y Fortnox en Suecia. Elegir utilizar una solución de bajo costo para manejar transacciones en múltiples monedas podría significar mucho trabajo. Para preparar estados financieros consolidados, deberá convertir todo a su moneda principal, lo que podría demorar días en completarse manualmente si está combinando diferentes plantillas de más de una herramienta de contabilidad.

En comparación, Netsuite y otros ERP de nivel empresarial pueden operar en múltiples mercados, personalizarse para cada mercado y usar tipos de cambio locales. También puede manejar relaciones entre empresas y estructuras operativas, ubicaciones, modelos comerciales y necesidades más complejas para obtener conocimientos comerciales más profundos. Esto lo convierte en una buena opción para empresas internacionales con filiales en varios países y que manejan múltiples monedas.

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Lo que debe saber cuando está eligiendo su ERP

Cuando elige su solución ERP, hay varias preguntas que debe hacer para encontrar una buena opción para las necesidades de su negocio.

¿Cuál es tu presupuesto?

Hay una gran diferencia de precio entre diferentes herramientas. A partir de alrededor de 10 € al mes para soluciones de nivel de entrada, pasando a herramientas de nivel medio que pueden costar alrededor de 3 000 € al mes por un paquete estándar y aumentar a entre 5 000 y 10 000 € al mes dependiendo de su negocio. , como filiales, usuarios y funciones adicionales. También hay opciones de alto nivel que llegan a los cientos de miles, pero son utilizadas por corporaciones multinacionales complejas.

¿Necesitas gestión de inventario?

Si está vendiendo un producto físico, busque una solución ERP que ofrezca gestión de inventario. Puede obtener informes mensuales sobre la entrada y salida de artículos y realizar conciliaciones de inventario. Esto ahorra tiempo, puede ayudar a generar información valiosa y consolidar los KPI de ventas con otra información.

¿Múltiples mercados o filiales?

Los países en los que opera y si tiene filiales en otros países tendrán un gran impacto en la solución que elija. Compruebe en qué países opera y si el software que elige puede operar allí, por ejemplo, utilizando las monedas correctas y el IVA para integrarse con las autoridades locales como Making Tax Digital en el Reino Unido.

Si está operando en varios mercados con múltiples monedas, tiene dos opciones: ahorrar dinero o ahorrar tiempo. Por ejemplo, podría tener una solución de bajo costo en cada país para asegurarse de que está operando correctamente. Sin embargo, la compensación es pasar más tiempo consolidando manualmente toda esa información. En cambio, podría pagar más por una solución de nivel medio que manejará múltiples mercados fácilmente en un solo lugar.

¿Quieres integrar tu banco?

La integración de su banco con su solución ERP significa que podrá importar transacciones y otra información importante para evitar el lento trabajo manual de agregar esto manualmente. Juni se integra con Xero y pronto ofreceremos exportaciones de archivos SIE para manejar fácilmente su contabilidad en software compatible, como Fortnox.

¿Cómo se llevan las cuentas por pagar y por cobrar?

Independientemente de cómo maneje su facturación, debe funcionar con su herramienta ERP. Por ejemplo, si usa Stripe o Salesforce, vea cómo sus facturas de ventas y contratos pueden transferirse a su solución ERP y hacer coincidir estas facturas con los pagos.

Además, decida cómo desea administrar las cuentas por pagar para las facturas de los proveedores. Puede optar por integrarse con otra herramienta, pero dependerá de cómo ejecute su sistema de aprobación.

¿Necesitarás personalización?

Si tiene varios centros de costos, ubicaciones y almacenes en países específicos, desea tener el impuesto correcto para las transacciones, así que asegúrese de que su ERP pueda manejar eso. Busque una solución que ofrezca etiquetas para las transacciones, para que pueda tener los códigos correctos en su contabilidad.

¿Necesita administrar activos fijos?

Si produce el producto que está vendiendo, entonces los activos fijos, como la maquinaria, son una consideración importante. Necesita un software que pueda administrar activos fijos y manejar la depreciación por usted.

¿Cómo manejan los gastos de los empleados?

Es posible que desee tener los gastos de sus empleados en una herramienta separada de su ERP, para obtener un mayor control de las aprobaciones o para distribuir la propiedad de los gastos de los empleados con tarjetas virtuales multidivisa de Juni.

Puede ahorrar mucho tiempo en el manejo de recibos distribuyendo la propiedad del presupuesto en toda la organización. Cuando le da a cada empleado su propia tarjeta, el empleado se convertirá en propietario del presupuesto y será responsable de los gastos que pasan por su tarjeta, incluidos los recibos. ¡Con Juni, puedes crear tantas tarjetas virtuales como necesites! Luego puede establecer controles para monitorear, limitar o bloquear gastos a nivel de tarjeta y aprobar transacciones.

¿Cómo puede ayudarte Juni a administrar tus finanzas?

Juni encaja en su pila de tecnología y ayuda a los equipos de finanzas a aumentar la visibilidad, mejorando la productividad con más control. Juni puede ayudarlo a ahorrar tiempo en la administración de los flujos de pago y optimizar el proceso de cuentas por pagar. También es una forma útil de obtener análisis de flujo de efectivo, métricas de medios y datos de escaparate de Amazon y Shopify en un solo lugar para acceder a información consolidada.

Si elige Xero como herramienta de contabilidad, Juni ya se integra con eso. Sincronice automáticamente su fuente bancaria de Juni directamente en Xero para acelerar su contabilidad. Si está utilizando otra solución como Netsuite o Fortnox, pronto lanzaremos una exportación de archivos SIE para que sea aún más fácil incorporar Juni en su pila de tecnología financiera y hacer su contabilidad.

Juni también puede ayudarlo a aumentar su flujo de efectivo con reembolsos en todos sus gastos elegibles y acceder a capital flexible con plazos extendidos*.

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Cuándo escalar su ERP

Mire todo el ciclo de pedidos y facturación de los clientes y cómo administra esto dentro de su pila tecnológica existente. Si dedica demasiado tiempo al trabajo manual, comienza a operar en varios países, contrata a más empleados en diferentes jurisdicciones o aumenta la complejidad del negocio, es posible que sea el momento de ampliar su solución.

Si una solución de nivel medio es adecuada para usted dependerá de cuán complicadas sean sus operaciones y los ciclos de ingresos y gastos, dónde se encuentran sus proveedores y qué parte del proceso desea automatizar.

Debe asegurarse de que su negocio esté en el lugar correcto para escalar. Hay una diferencia de precio significativa, y el software de nivel medio como Netsuite a menudo requiere varios empleados para aprovecharlo al máximo.

Cualquiera que sea la solución que elija, debe ser adecuada para el estado de su negocio, así que asegúrese de tener una visión general completa de sus necesidades financieras antes de tomar una decisión.

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*Actualmente, el capital solo está disponible para empresas registradas en el Reino Unido, los Países Bajos y Suecia. La elegibilidad, la línea de crédito y el aumento de la línea de crédito están sujetos a solicitud, revisión y circunstancias financieras. Plazos de pago de 37 días garantizados, con hasta 60 días disponibles. Aplican terminos y condiciones.